Части счета-фактуры: что должен содержать счет-фактура

Когда вы впервые начинаете создавать счета, это, безусловно, может быть ошеломляющим. Это особенно верно, поскольку многие счета будут различаться в зависимости от проделанной вами работы, требований вас и вашего клиента, а также от того, создаете ли вы сводные счета. Однако есть несколько ключевых элементов, которые необходимо включить в каждый счет — как для разовых счетов, так и для повторяющихся счетов.

Вы можете рассматривать их как «базовый уровень» вашего счета — наиболее важную информацию как для вас, так и для получателя. Удостоверившись, что вы включили их в каждый выставленный счет, у вас будет хороший шаблон для построения.

В этой статье мы покажем вам восемь ключевых элементов, которые необходимо указывать в каждом счете. Мы также коснемся того, как упростить весь процесс оплаты с помощью программного обеспечения для выставления счетов, такого как Hiveage. Давайте начнем!

8 основных частей счета-фактуры, которые должны содержать все ваши счета-фактуры

Конечно, ваш счет обычно будет содержать все элементы, требуемые вашими клиентами, и это иногда будет продиктовано географическими или государственными законами и правилами. Однако наш первый элемент прочно основан на здравом смысле.

1. Четко пометьте свои счета как таковые

Этот первый пункт является легким. Это просто означает включение слова «Счет» в ваш счет. Хотя это может показаться очевидным, на самом деле очень важно прояснить его цель. Например, четкая маркировка вашего счета позволит избежать ситуаций, когда люди могут спутать его с квитанцией, выпиской или сметой.

Читая эти элементы, помните, что вашей главной целью должно быть получение оплаты как можно быстрее после выставления счета. Таким образом, вы часто будете замечать, что ваш шаблон нуждается в некоторой корректировке, если время оплаты слишком велико.

2. Добавьте уникальный номер счета

Идентификационный номер счета-фактуры или просто номер счета-фактуры — это уникальная строка, которая идентифицирует конкретный счет-фактуру. Обычно они имеют заранее определенный формат, включая префикс и серию цифр. Идентификаторы счетов чаще всего связаны с регулярными платежами.

Тем не менее, их по-прежнему чрезвычайно важно включать даже в разовые счета для ваших собственных записей и записей ваших клиентов. Присвоив каждому счету уникальный идентификатор, вы можете легко ссылаться на предыдущие счета, и это значительно упрощает отслеживание работы, которую вы проделали с разными клиентами.

3. Включите точные суммы затрат

Естественно, вам нужно сообщить клиенту, что ему нужно заплатить. Однако, наряду с общей суммой, вы также должны разбить затраты на отдельные суммы для каждого аспекта проделанной вами работы.

Например, если вы разработали и веб-сайт, и логотип для клиента, вы должны указать, сколько стоит каждая задача. Это поможет им получить более четкое представление о том, за что они платят и как была рассчитана окончательная сумма.

4. Сделайте условия оплаты понятными

В дополнение к тому, чтобы сказать им, что они должны платить, вы также должны дать понять , как они должны это сделать. Вы можете использовать это, чтобы информировать их о том, разрешены ли частичные платежи, какие способы оплаты вы используете для получения оплаты и когда вы хотите, чтобы они заплатили (т. е. срок оплаты).

Четкость на этом этапе поможет избежать вызванных неопределенностью или задержек с оплатой. Как мы уже упоминали, чем проще оплатить счет, тем быстрее вы получите деньги.

5. Предоставьте реквизиты для оплаты

Конечно, вы также должны предоставить своему клиенту детали, необходимые для завершения платежа. Например, это могут быть данные вашей учетной записи и код сортировки или ваш адрес PayPal.

Как и прежде, предоставление всей информации и деталей на этом этапе облегчит вашим клиентам своевременное завершение платежа. Это также гарантирует, что каждый платеж будет выполнен в соответствии с вашими требованиями.

6. Включите все соответствующие даты в свой счет продажи

Ваш счет также должен содержать точную информацию о дате. Это включает в себя следующее:

• Дата поставки: когда вы доставили услугу или продукт клиенту.
• Дата выставления счета: Когда вы отправили счет.
• Дата платежа: Крайний срок оплаты счета.

Естественно, также важно, чтобы соответствующие даты были полностью ясны, чтобы избежать недоразумений.

7. Включите краткую информацию о продукте или услуге, на которую выставлен счет.

Вы должны включить описание того, для чего именно счет-фактура. Цель этого состоит в том, чтобы четко обозначить, какой продукт или услугу вы предоставили клиенту.

Убедитесь, что вы как можно более конкретны, так как это поможет лицам, ответственным за обработку счета, точно знать, за что они платят. Избегайте расплывчатых комментариев, таких как «Предоставлены различные услуги», и сосредоточьтесь на реальных результатах.

8. Предоставление личной информации для вас и вашего клиента

Наконец, вы должны убедиться, что добавили всю необходимую личную информацию как о вас, так и о вашем клиенте. Для вас это включает как минимум ваше имя, адрес и контактную информацию. Когда дело доходит до клиента, вы должны, по крайней мере, указать его название компании и адрес.

Вы также можете добавить дополнительную информацию, например идентификационный номер налогоплательщика. Однако избегайте добавления неважного наполнителя, так как это может затруднить чтение счета.

Как легко создавать профессиональные счета и управлять ими

Несмотря на то, что вам нужно учитывать несколько вещей, создание функционального шаблона счета-фактуры не должно быть сложным. Чтобы облегчить себе жизнь, вам следует рассмотреть возможность использования специального программного обеспечения, такого как Hiveage, для создания электронных счетов.

Благодаря этому вы можете легко создавать профессиональные счета-фактуры с использованием шаблонов, что гарантирует, что вся необходимая информация будет включена каждый раз. Вы даже можете использовать это для отправки квитанций и напоминаний из одного и того же интерфейса, сохраняя все в одном месте.

В конечном счете, это помогает создавать согласованные и полные счета и оптимизировать процесс выставления счетов. Это поможет вам сэкономить время, так как вы можете легко отслеживать, какие счета вы отправили и ожидаете оплаты, в то время как ваши клиенты будут получать четкие, функциональные счета, содержащие всю информацию, необходимую им для быстрой оплаты.

Вывод

Создание счетов-фактур может быть пугающей задачей, если у вас ограниченный опыт в этой области, но это не обязательно. Понимая основную структуру счета-фактуры и зная минимальные требования, вы можете легко создавать и отправлять функциональные счета-фактуры.

В этой статье мы описали элементы, которые должен включать любой счет. К ним относятся четкие обозначения ваших счетов, в том числе сведения о вашем клиенте и вас самих, сводка фактических услуг, которые вы предоставили, общая стоимость и многое другое.

У вас есть вопросы о том, как построить счет-фактуру? Дайте нам знать в комментариях ниже!