أجزاء من الفاتورة: ما يجب أن تحتويه الفاتورة

عندما تبدأ في إنشاء الفواتير لأول مرة ، فمن المؤكد أن ذلك قد يكون مربكًا. هذا صحيح بشكل خاص لأن العديد من الفواتير ستختلف حسب العمل الذي قمت به ، ومتطلباتك وعميلك ، وما إذا كنت تقوم بإنشاء فواتير موحدة. ومع ذلك ، هناك العديد من العناصر الأساسية التي تحتاج إلى تضمينها في كل فاتورة — لكل من الفواتير المخصصة والفواتير المتكررة.

يمكنك التفكير في هذه على أنها "خط الأساس" لفاتورتك - وهي المعلومات الأكثر أهمية لك وللمستلم. من خلال التأكد من تضمينها في كل فاتورة صادرة ، سيكون لديك نموذج جيد للبناء منه.

في هذه المقالة ، سنعرض لك العناصر الثمانية الأساسية التي ستحتاج إلى إظهارها في كل فاتورة. سنتطرق أيضًا إلى كيفية تسهيل عملية الدفع بالكامل باستخدام برنامج الفوترة مثل Hiveage. هيا بنا نبدأ!

8 أجزاء أساسية من الفاتورة يجب أن تحتوي كل فواتيرك

بالطبع ، ستحتوي فاتورتك عادةً على كل عنصر يطلبه عملاؤك ، وفي بعض الأحيان يتم تحديد ذلك بموجب قوانين وأنظمة جغرافية أو خاصة بالحكومة. ومع ذلك ، فإن العنصر الأول لدينا راسخ بقوة في الفطرة السليمة.

1. قم بتمييز فواتيرك بوضوح على هذا النحو

هذا العنصر الأول هو عنصر سهل. هذا يعني ببساطة تضمين كلمة "فاتورة" في فاتورتك. على الرغم من أن هذا قد يبدو واضحًا ، إلا أنه من المهم جدًا في الواقع توضيح الغرض منه. على سبيل المثال ، يؤدي وضع علامة واضحة على فاتورتك إلى تجنب المواقف التي قد يخلط فيها الأشخاص بينها وبين إيصال أو بيان أو تقدير.

أثناء قراءة هذه العناصر ، تذكر أن هدفك الرئيسي يجب أن يكون الحصول على أموال في أسرع وقت ممكن بمجرد إصدار فاتورة. على هذا النحو ، ستلاحظ غالبًا أن النموذج الخاص بك سيحتاج إلى تعديل بطريقة ما إذا كانت أوقات الدفع طويلة جدًا.

2. أضف رقمًا فريدًا للفاتورة

رقم معرف الفاتورة ، أو رقم الفاتورة ببساطة ، هو سلسلة فريدة تحدد فاتورة معينة. عادةً ما يكون لهذه الأشكال تنسيق محدد مسبقًا ، بما في ذلك بادئة وسلسلة من الأرقام. ترتبط معرفات الفواتير بشكل شائع بالفوترة المتكررة.

ومع ذلك ، لا يزال من المهم للغاية تضمينها ، حتى في الفواتير لمرة واحدة لسجلاتك الخاصة وسجلات عملائك. من خلال تعيين معرف فريد لكل فاتورة ، يمكنك بسهولة الرجوع إلى الفواتير السابقة ويجعل تتبع العمل الذي قمت به مع عملاء مختلفين أسهل بكثير.

3. قم بتضمين مبالغ تكلفة دقيقة

بطبيعة الحال ، عليك أن تخبر عميلك بما يحتاج إلى دفعه. ومع ذلك ، جنبًا إلى جنب مع المبلغ الإجمالي ، يجب أيضًا تقسيم التكاليف إلى مبالغ فردية لكل جانب من جوانب العمل الذي قمت به.

على سبيل المثال ، إذا كنت قد صممت كلاً من موقع الويب والشعار للعميل ، فيجب عليك تحديد تكلفة كل مهمة. سيساعدهم هذا في الحصول على فكرة أوضح عما يدفعون مقابله وكيف تم حساب الرقم النهائي.

4. توضيح شروط الدفع

بالإضافة إلى إخبارهم بما يجب عليهم دفعه ، تحتاج أيضًا إلى توضيح كيفية القيام بذلك. يمكنك استخدام هذا لإعلامهم بما إذا كان مسموحًا بالدفعات الجزئية ، وما هي طرق الدفع التي تستخدمها لتحصيل المدفوعات ، ومتى تريد منهم الدفع (أي تاريخ الاستحقاق)

سيساعد الوضوح في هذه المرحلة في تجنب عدم اليقين أو التأخير في السداد. كما ذكرنا ، كلما كان دفع الفاتورة أسهل ، كلما حصلت على المال بشكل أسرع.

5. تفاصيل دفع التوريد

بالطبع ، تحتاج أيضًا إلى تزويد عميلك بالتفاصيل التي يحتاجها لإتمام الدفع. على سبيل المثال ، قد يتضمن ذلك تفاصيل حسابك ورمز الفرز أو عنوان PayPal الخاص بك.

كما كان من قبل ، فإن توفير جميع المعلومات والتفاصيل في هذه المرحلة سيسهل على عملائك إكمال الدفع في الوقت المحدد. كما يضمن إتمام كل دفعة وفقًا لمتطلباتك.

6. قم بتضمين جميع التواريخ ذات الصلة في فاتورة المبيعات

تحتاج فاتورتك أيضًا إلى احتواء معلومات التاريخ الدقيقة. وهذا يشمل ما يلي:

• تاريخ التوريد: تاريخ تسليم الخدمة أو المنتج للعميل.
• تاريخ الفاتورة: تاريخ إرسال الفاتورة.
• تاريخ استحقاق الدفع: الموعد النهائي لدفع الفاتورة.

من المهم أيضًا بطبيعة الحال أن تجعل التواريخ ذات الصلة واضحة تمامًا ، وذلك لتجنب سوء الفهم.

7. قم بتضمين ملخص للمنتج أو الخدمة المفوترة

يجب عليك تضمين وصف لماهية الفاتورة بالضبط. الغرض من ذلك هو تحديد المنتج أو الخدمة التي قدمتها للعميل بوضوح.

تأكد من أنك محدد قدر الإمكان هنا ، حيث سيساعد ذلك المسؤولين عن معالجة الفاتورة على معرفة ما يدفعون مقابله بالضبط. تجنب التعليقات الغامضة مثل "قدمت خدمات متنوعة" وركز على النتائج الفعلية.

8. تقديم معلومات شخصية لك ولعميلك

أخيرًا ، يجب عليك التأكد من إضافة جميع المعلومات الشخصية ذات الصلة عنك وعن عميلك. بالنسبة لك ، يتضمن هذا اسمك وعنوانك ومعلومات الاتصال الخاصة بك كحد أدنى. عندما يتعلق الأمر بالعميل ، يجب عليك على الأقل تضمين اسم الشركة وعنوانها.

يمكنك إضافة معلومات إضافية أيضًا ، حسب الاقتضاء ، مثل أرقام المعرف الضريبي. ومع ذلك ، تجنب إضافة حشو غير مهم ، لأن هذا قد يجعل من الصعب قراءة الفاتورة.

كيفية إنشاء وإدارة الفواتير المهنية بسهولة

على الرغم من وجود عدد قليل من الأشياء التي تحتاج إلى أخذها في الاعتبار ، إلا أن إنشاء قالب فاتورة وظيفي لا يجب أن يكون صعبًا. لجعل حياتك أسهل ، يجب أن تفكر في استخدام برامج مخصصة مثل Hiveage لإنشاء الفواتير الإلكترونية.

باستخدام هذا ، يمكنك بسهولة إنشاء فواتير احترافية باستخدام القوالب ، مما يضمن تضمين جميع المعلومات ذات الصلة في كل مرة. يمكنك حتى استخدام هذا لإرسال الإيصالات والتذكيرات من نفس الواجهة ، مع الاحتفاظ بكل شيء في مكان واحد مرتب.

في النهاية ، يساعدك هذا في إنشاء فواتير متسقة وشاملة ، وتبسيط عملية تحرير الفواتير الخاصة بك. سيساعدك هذا على توفير الوقت ، حيث يمكنك بسهولة تتبع الفواتير التي أرسلتها وتنتظر الدفع مقابلها ، بينما سيحصل عملاؤك على فواتير نظيفة وعملية تحتوي على جميع المعلومات التي يحتاجون إليها للدفع لك على الفور.

استنتاج

يمكن أن يكون إنشاء الفواتير مهمة مخيفة إذا كانت لديك خبرة محدودة في هذا المجال ، ولكن لا يجب أن تكون كذلك. من خلال فهم الهيكل الأساسي للفاتورة ومعرفة الحد الأدنى من المتطلبات ، يمكنك بسهولة إنشاء وإرسال الفواتير الوظيفية.

في هذه المقالة ، حددنا العناصر التي يجب أن تتضمنها أي فاتورة. يتضمن ذلك تسمية فواتيرك بوضوح ، بما في ذلك تفاصيل كل من عميلك ونفسك ، وتلخيص الخدمات الفعلية التي قدمتها ، والتكلفة الإجمالية ، والمزيد.

هل لديك أي أسئلة حول كيفية إنشاء الفاتورة؟ واسمحوا لنا أن نعرف في قسم التعليقات أدناه!