Parti di una fattura: cosa deve contenere una fattura

Quando inizi a creare fatture per la prima volta, può sicuramente essere travolgente. Ciò è particolarmente vero poiché molte fatture differiranno a seconda del lavoro svolto, dei requisiti di te e del tuo cliente e se stai creando fatture consolidate. Tuttavia, ci sono diversi elementi chiave che devi includere in ogni fattura, sia per le fatture ad hoc che per le fatture ricorrenti.

Puoi pensare a questi come alla "linea di base" della tua fattura, le informazioni più importanti sia per te che per il destinatario. Assicurandoti di includerli in ogni fattura emessa, avrai un buon modello da cui partire.

In questo articolo, ti mostreremo gli otto elementi chiave che dovrai mostrare su ogni fattura. Spiegheremo anche come semplificare l'intero processo di pagamento utilizzando un software di fatturazione come Hiveage. Iniziamo!

8 Parti essenziali di una fattura Tutte le fatture devono contenere

Naturalmente, la tua fattura di solito conterrà tutti gli elementi richiesti dai tuoi clienti, e questo a volte sarà dettato da leggi e regolamenti geografici o specifici del governo. Tuttavia, il nostro primo elemento è saldamente radicato nel buon senso.

1. Contrassegna chiaramente le tue fatture come tali

Questo primo elemento è facile. Questo significa semplicemente includere la parola "Fattura" nella fattura. Anche se questo può sembrare ovvio, in realtà è molto importante chiarire il suo scopo. Ad esempio, contrassegnare chiaramente la fattura eviterà situazioni in cui le persone potrebbero confonderla con una ricevuta, un estratto conto o un preventivo.

Mentre leggi questi elementi, ricorda che il tuo obiettivo principale dovrebbe essere quello di essere pagato il più rapidamente possibile una volta emessa una fattura. Pertanto, noterai spesso che il tuo modello dovrà essere modificato in qualche modo se i tempi di pagamento sono troppo lunghi.

2. Aggiungere un numero di fattura univoco

Un numero ID fattura, o semplicemente numero fattura, è una stringa univoca che identifica una fattura specifica. Questi di solito hanno un formato predeterminato, incluso un prefisso e una serie di numeri. Gli ID fattura sono più comunemente associati alla fatturazione ricorrente.

Tuttavia, è ancora estremamente importante includerli, anche in fatture una tantum per i tuoi archivi e quelli dei tuoi clienti. Assegnando un identificatore univoco a ciascuna fattura, puoi facilmente fare riferimento a fatture precedenti e semplifica notevolmente il monitoraggio del lavoro svolto con clienti diversi.

3. Includere importi di costo accurati

Naturalmente, devi dire al tuo cliente cosa deve pagare. Tuttavia, oltre alla somma totale, dovresti anche suddividere i costi in importi individuali per ogni aspetto del lavoro che hai svolto.

Ad esempio, se hai progettato sia un sito Web che un logo per un cliente, dovresti delineare il costo di ciascuna attività. Questo li aiuterà a farsi un'idea più chiara di cosa stanno pagando e di come è stata calcolata la cifra finale.

4. Rendi chiari i termini di pagamento

Oltre a dire loro cosa dovrebbero pagare, devi anche chiarire come dovrebbero farlo. Puoi utilizzarlo per informarli se sono consentiti pagamenti parziali, quali metodi di pagamento utilizzi per riscuotere il pagamento e quando desideri che paghino (ad esempio, data di scadenza)

Essere chiari in questa fase aiuterà a evitare causati da incertezze o ritardi nei pagamenti. Come accennato, più è facile pagare una fattura, più velocemente riceverai il denaro.

5. Fornire i dettagli di pagamento

Naturalmente, devi anche fornire al tuo cliente i dettagli di cui ha bisogno per completare il pagamento. Ad esempio, questo potrebbe includere i dettagli del tuo account e il codice di ordinamento o il tuo indirizzo PayPal.

Come prima, fornire tutte le informazioni e i dettagli in questa fase renderà più facile per i tuoi clienti completare il pagamento in tempo. Garantisce inoltre che ogni pagamento sia completato in base alle tue esigenze.

6. Includere tutte le date rilevanti nella fattura di vendita

La fattura deve inoltre contenere informazioni precise sulla data. Ciò include quanto segue:

• Data di fornitura: quando hai consegnato il servizio o il prodotto al cliente.
• Data fattura: quando hai inviato la fattura.
• Scadenza pagamento : Termine ultimo per il pagamento della fattura.

Naturalmente è anche importante che le date rilevanti siano completamente chiare, al fine di evitare malintesi.

7. Includere un riepilogo del prodotto o servizio fatturato

Dovresti includere una descrizione dell'esatto scopo della fattura. Lo scopo di questo è di delineare chiaramente quale prodotto o servizio hai fornito al cliente.

Assicurati di essere il più specifico possibile qui, in quanto ciò aiuterà i responsabili dell'elaborazione della fattura a sapere esattamente per cosa stanno pagando. Evita commenti vaghi come "Servizi forniti vari" e concentrati sui risultati effettivi.

8. Fornire informazioni personali per te e il tuo cliente

Infine, dovresti assicurarti di aggiungere tutte le informazioni personali rilevanti su di te e sul tuo cliente. Per te, questo include il tuo nome, indirizzo e informazioni di contatto come minimo. Quando si tratta del cliente, dovresti almeno includere il nome e l'indirizzo della sua azienda.

È inoltre possibile aggiungere ulteriori informazioni, a seconda dei casi, come i codici fiscali. Tuttavia, evita di aggiungere riempitivi non importanti, poiché ciò potrebbe rendere difficile la lettura della fattura.

Come creare e gestire facilmente fatture professionali

Anche se ci sono alcune cose che devi considerare, la creazione di un modello di fattura funzionale non deve essere difficile. Per semplificarti la vita, dovresti prendere in considerazione l'utilizzo di software dedicati come Hiveage per la creazione di fatture elettroniche.

Con questo, puoi facilmente creare fatture professionali utilizzando i modelli, che assicurano che tutte le informazioni rilevanti siano incluse ogni volta. Puoi anche usarlo per inviare ricevute e promemoria dalla stessa interfaccia, mantenendo tutto in un posto ordinato.

In definitiva, questo ti aiuta a creare fatture coerenti e complete e a semplificare il processo di fatturazione. Questo ti aiuterà a risparmiare tempo, poiché puoi facilmente tenere traccia delle fatture che hai inviato e per le quali sei in attesa di pagamento, mentre i tuoi clienti riceveranno fatture pulite e funzionali contenenti tutte le informazioni necessarie per pagarti tempestivamente.

Conclusione

Creare fatture può essere un compito spaventoso se hai un'esperienza limitata nel campo, ma non deve esserlo. Comprendendo l'anatomia di base di una fattura e conoscendo i requisiti minimi, puoi creare e inviare facilmente fatture funzionali.

In questo articolo, abbiamo delineato gli elementi che qualsiasi fattura deve includere. Questi includono l'etichettatura chiara delle fatture, inclusi i dettagli sia del cliente che di te stesso, il riepilogo dei servizi effettivi forniti, il costo totale e altro ancora.

Hai domande su come costruire una fattura? Fatecelo sapere nella sezione commenti qui sotto!