송장의 일부: 송장에 포함되어야 하는 내용

인보이스 작성을 처음 시작할 때 확실히 압도적일 수 있습니다. 많은 송장이 수행한 작업, 귀하와 고객의 요구 사항, 통합 송장 생성 여부에 따라 다르기 때문에 특히 그렇습니다. 그러나 임시 송장과 반복 송장 모두에 대해 모든 송장에 포함해야 하는 몇 가지 핵심 요소가 있습니다.

이것을 인보이스의 '기준'으로 생각할 수 있습니다. 이는 귀하와 수취인 모두에게 가장 중요한 정보입니다. 발행된 모든 인보이스에 이러한 항목을 포함하면 좋은 템플릿을 만들 수 있습니다.

이 기사에서는 모든 인보이스에 표시해야 하는 8가지 핵심 요소를 보여줍니다. 또한 Hiveage와 같은 인보이스 발행 소프트웨어를 사용하여 전체 결제 프로세스를 더 쉽게 만드는 방법에 대해서도 설명합니다. 시작하자!

모든 인보이스에 포함되어야 하는 인보이스의 8가지 필수 요소

물론 인보이스에는 일반적으로 고객이 필요로 하는 모든 요소가 포함되며 때로는 지리적 또는 정부별 법률 및 규정에 따라 결정됩니다. 그러나 우리의 첫 번째 요소는 상식에 확고하게 기반을 두고 있습니다.

1. 인보이스를 명확하게 표시하십시오.

이 첫 번째 항목은 쉬운 항목입니다. 이것은 단순히 인보이스에 "인보이스"라는 단어를 포함하는 것을 의미합니다. 이것은 명백해 보일 수 있지만 실제로는 목적을 명확하게 하는 것이 매우 중요합니다. 예를 들어 인보이스를 명확하게 표시하면 사람들이 영수증, 명세서 또는 견적으로 혼동할 수 있는 상황을 피할 수 있습니다.

이러한 요소를 읽을 때 주요 목표는 인보이스가 발행된 후 가능한 한 빨리 지불을 받는 것이어야 한다는 점을 기억하십시오. 따라서 결제 시간이 너무 긴 경우 템플릿을 어떤 식으로든 조정해야 한다는 사실을 종종 알게 될 것입니다.

2. 고유 인보이스 번호 추가

인보이스 ID 번호 또는 간단히 인보이스 번호는 특정 인보이스를 식별하는 고유한 문자열입니다. 일반적으로 접두사와 일련의 숫자를 포함하여 미리 결정된 형식을 갖습니다. 인보이스 ID는 가장 일반적으로 반복 청구와 연결됩니다.

그러나 귀하의 기록과 고객의 일회성 송장에도 포함하는 것이 여전히 매우 중요합니다. 각 인보이스에 고유한 식별자를 할당하면 이전 인보이스를 쉽게 참조할 수 있으며 다른 고객과 수행한 작업을 훨씬 더 쉽게 추적할 수 있습니다.

3. 정확한 비용 금액 포함

당연히 고객에게 지불해야 할 금액을 알려야 합니다. 그러나 총액과 함께 비용을 수행한 작업의 각 측면에 대한 개별 금액으로 나누어야 합니다.

예를 들어, 클라이언트를 위해 웹사이트와 로고를 모두 디자인했다면 각 작업 비용을 간략하게 설명해야 합니다. 이것은 그들이 지불하고 있는 것과 최종 수치가 어떻게 계산되었는지에 대한 명확한 아이디어를 얻는 데 도움이 될 것입니다.

4. 지불 조건을 명확히 하십시오

지불해야 할 금액을 알려주는 것 외에도 어떻게 지불해야 하는지도 분명히 해야 합니다. 이를 사용하여 부분 지불이 허용되는지 여부, 지불을 수집하는 데 사용하는 지불 방법 및 지불을 원하는 시간(예: 만기일)을 알릴 수 있습니다.

이 단계에서 명확하게 하면 불확실성이나 지불 지연으로 인한 것을 방지하는 데 도움이 됩니다. 앞서 언급했듯이 인보이스 결제가 간편할수록 금액을 더 빨리 받을 수 있습니다.

5. 지불 세부 정보 제공

물론 고객에게 지불을 완료하는 데 필요한 세부 정보도 제공해야 합니다. 예를 들어 여기에는 계정 세부 정보 및 정렬 코드 또는 PayPal 주소가 포함될 수 있습니다.

이전과 마찬가지로 이 단계에서 모든 정보와 세부 정보를 제공하면 고객이 정시에 지불을 완료하는 것이 더 쉬워집니다. 또한 각 지불이 귀하의 요구 사항에 따라 완료되었는지 확인합니다.

6. 판매 송장에 모든 관련 날짜 포함

또한 인보이스에는 정확한 날짜 정보가 포함되어야 합니다. 여기에는 다음이 포함됩니다.

• 공급일: 귀하가 서비스 또는 제품을 고객에게 인도한 때.
• 인보이스 날짜: 인보이스 를 보낸 날짜입니다.
• 결제 기한: 인보이스 결제 기한입니다.

오해를 피하기 위해 관련 날짜를 완전히 명확하게 하는 것도 중요합니다.

7. 청구된 제품 또는 서비스에 대한 요약 포함

청구서가 정확히 무엇을 위한 것인지에 대한 설명을 포함해야 합니다. 이 목적은 귀하가 고객에게 제공한 제품 또는 서비스를 명확하게 설명하는 것입니다.

여기에서 가능한 한 구체적으로 작성해야 인보이스 처리 담당자가 지불 대상을 정확히 알 수 있습니다. "다양한 서비스 제공"과 같은 모호한 언급을 피하고 실제 결과물에 집중하십시오.

8. 귀하와 귀하의 고객을 위한 개인 정보 제공

마지막으로 귀하와 귀하의 고객에 대한 모든 관련 개인 정보를 추가해야 합니다. 귀하의 경우 여기에는 최소한 귀하의 이름, 주소 및 연락처 정보가 포함됩니다. 클라이언트에 관해서는 최소한 회사 이름과 주소를 포함해야 합니다.

세금 ID 번호와 같은 추가 정보도 적절하게 추가할 수 있습니다. 그러나 중요하지 않은 필러를 추가하면 인보이스를 읽기 어렵게 만들 수 있으므로 피하십시오.

전문 송장을 쉽게 만들고 관리하는 방법

고려해야 할 몇 가지 사항이 있지만 기능적인 인보이스 템플릿을 만드는 것은 어렵지 않습니다. 자신의 삶을 더 쉽게 만들려면 Hiveage와 같은 전용 소프트웨어를 사용하여 전자 인보이스를 만드는 것을 고려해야 합니다.

이를 통해 템플릿을 사용하여 전문적인 송장을 쉽게 생성할 수 있으므로 모든 관련 정보가 항상 포함됩니다. 이를 사용하여 동일한 인터페이스에서 영수증과 미리 알림을 보내 모든 것을 깔끔한 한 곳에 보관할 수도 있습니다.

궁극적으로 이는 일관되고 포괄적인 인보이스를 만들고 인보이스 프로세스를 간소화하는 데 도움이 됩니다. 이렇게 하면 어떤 송장을 보냈고 지불을 기다리고 있는지 쉽게 추적할 수 있으므로 시간을 절약하는 데 도움이 됩니다. 고객은 즉시 지불하는 데 필요한 모든 정보가 포함된 깨끗하고 기능적인 송장을 받을 수 있습니다.

결론

현장 경험이 제한적이라면 인보이스를 만드는 것이 두려운 작업이 될 수 있지만 반드시 그럴 필요는 없습니다. 인보이스의 핵심 구조를 이해하고 최소한의 요구 사항이 무엇인지 알면 기능 인보이스를 쉽게 만들고 보낼 수 있습니다.

이 문서에서는 모든 인보이스에 포함되어야 하는 요소를 간략하게 설명했습니다. 여기에는 고객과 자신의 세부 정보를 포함하여 청구서에 명확하게 레이블을 지정하고 제공한 실제 서비스, 총 비용 등을 요약하는 것이 포함됩니다.

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