Нанимать подрядчиков или сотрудников для вашего малого бизнеса?

Сотрудники или подрядчики — выбор у каждого малого бизнеса свой. Тем не менее, большинство малых предприятий полагаются на сочетание этих двух способов. Подумайте об этом: по состоянию на 2015 год Счетная палата правительства США обнаружила, что 17,2% рабочих были подрядчиками. Небольшое количество этих работников (1,3%) были временными работниками агентств, 3% были работниками подрядных компаний, и почти 13% были независимыми подрядчиками, которые предоставляли продукты и услуги своим клиентам. Более того, с ростом удаленной работы и ростом расходов на здравоохранение ожидается, что в ближайшие годы все больше работников присоединятся к своим коллегам в качестве подрядчиков.

Однако не будем слишком быстро сбрасывать со счетов ценность сотрудников! Сотрудники также имеют ряд преимуществ, а это означает, что владельцы бизнеса часто сталкиваются с трудным выбором при выборе между этими двумя группами работников. Мы поможем вам сделать этот выбор проще, показав вам разницу между подрядчиками и сотрудниками, как облагается налогом каждая группа и многое другое.

Ключевые различия между подрядчиками и сотрудниками

Прежде чем выбрать, нанимать ли подрядчика или наемного работника, важно понимать различия между этими двумя типами работников. В двух словах, независимый подрядчик — это самозанятое лицо, которое ведет свой собственный бизнес, в то время как сотрудники нанимаются вашим бизнесом. Вот разбивка различий:

Характеристики независимых подрядчиков:

• Подрядчик ведет свой собственный бизнес, который влечет за собой рекламу, выставление счетов, налоги, медицинское страхование и многое другое. Все эти вещи должны быть учтены в накладных расходах этого подрядчика, когда они представляют вам свои ставки.
• Подрядчики часто работают под коммерческим названием. Однако это не всегда так — фрилансеры-одиночки, такие как писатели и художники, иногда работают под своим именем в качестве самозанятых.
• Крупные подрядчики, как и вы, являются владельцами бизнеса, а это значит, что у них будет свой штат сотрудников.
• Большинство подрядчиков будут иметь свои собственные инструменты. Например, электрик не будет просить вас предоставить ему кусачки, а писатель будет снабжен программным обеспечением, необходимым для выполнения работы.
• Подрядчики обычно работают более чем на одного человека, чтобы их бизнес оставался стабильным и прибыльным. Это означает, что они часто устанавливают свои собственные часы не только для гибкости, но и для того, чтобы они могли планировать время для каждой потребности своих клиентов.

Характеристики сотрудников:

• Сотрудники выполняют только одну работу, а не заботятся о рекламе бизнеса или выставлении счетов (если, конечно, это не является их работой), и они обычно оплачивают лишь небольшую часть своей медицинской страховки, а работодатель покрывает большую ее часть.
• Подрядчики, как правило, выполняют работу, используя свои собственные методы, но сотрудники связаны тем, что вы диктуете. Они работают в соответствии со своими должностными инструкциями и не выходят за рамки, установленные операционными процедурами вашей компании.
• Говоря об операционных процедурах, сотрудники обычно должны быть обучены методам вашей компании, тогда как подрядчики, как мы уже говорили выше, имеют свои собственные навыки и работают по своим собственным методам.
• В отличие от независимого подрядчика, сотрудник работает исключительно на вас в установленное вами рабочее время.

Конечно, вышеперечисленные характеристики не всегда высечены на камне. Например, вы можете предоставить своим сотрудникам гибкий график или потребовать, чтобы подрядчики соблюдали операционные процедуры вашего малого бизнеса. Поскольку эти границы иногда могут быть размыты, у IRS есть несколько правил общего права, которые помогут вам определить, является ли кто-то подрядчиком или сотрудником:

• Самое главное, связан ли ваш работник письменным контрактом или он получает льготы, такие как страховка или отпуск? Если человек связан контрактом, он определенно является подрядчиком. Однако подрядчики обычно оплачивают свои собственные льготы, поэтому тот, кто получает выгоду от вашего бизнеса (и не связан контрактом), является сотрудником.
• Когда дело доходит до затрат на ведение бизнеса, компании обычно справляются с этими расходами, предоставляя инструменты или возмещая расходы сотруднику. Подрядчики, с другой стороны, несут ответственность за эти расходы, поэтому они включат их в плату, которую они взимают с вас.
• Последнее правило очень простое: если ваша компания контролирует время работника и то, как он подходит к своей работе, это можно рассматривать как отношения между работодателем и работником.

Поскольку различие между работниками и подрядчиками часто неясно, IRS создало форму SS-8, которая предназначена для того, чтобы помочь вам определить статус ваших работников. Даже если вы еще никого не наняли для своего малого бизнеса, вы можете взглянуть на эту форму, чтобы лучше понять различия между наемными работниками и независимыми подрядчиками.

Налоговые требования к подрядчикам и работникам

При работе с подрядчиками ваши налоговые обязанности как владельца бизнеса относительно просты: при найме подрядчика они должны будут заполнить форму W-9, которая в основном представляет собой форму, в которой вы указываете правильное имя подрядчика и идентификационный номер налогоплательщика. . После этого вам нужно будет отслеживать деньги, которые вы платите подрядчику, чтобы вы могли подать форму 1099 как подрядчику, так и IRS в январе. Обратите внимание, что вам нужно отправить форму 1099 только в том случае, если вы заплатили этому подрядчику более 600 долларов в течение года.

Если вы нанимаете сотрудников, то ваши налоговые обязанности будут намного сложнее. Все начинается с того, что нового сотрудника просят заполнить форму W-4. В этой форме будет указано, сколько налогов должно быть удержано из их заработной платы, и вам нужно будет удержать федеральный подоходный налог, налоги на социальное обеспечение и медицинскую помощь, налог на безработицу и любые дополнительные налоги, которые требует ваш штат.

Когда наступит конец года, вам нужно будет предоставить форму W-2 каждому сотруднику и в IRS. В этой форме перечислены выплаченная вами заработная плата, чаевые и другие формы вознаграждения, а также перечислены все налоги, которые вы удержали из заработка сотрудника.

Последствия неправильной классификации сотрудников и подрядчиков

Идея быть в горячей воде с IRS является ужасающей перспективой для всех, особенно для владельцев малого бизнеса. Если, однако, вы случайно неправильно классифицируете своих работников, последствия вряд ли приведут к гибели вашего малого бизнеса. Вот чего следует ожидать в различных ситуациях неправильной классификации работников:

• Если работник необоснованно классифицируется как независимый подрядчик (то есть у вас нет веских оснований для того, чтобы это лицо было подрядчиком), вам, возможно, придется выплатить налоги, которые вы должны были заплатить за этого сотрудника.
• Если работник считает, что он или она является сотрудником, который был ошибочно классифицирован как подрядчик, он может заполнить форму 8919, которая сообщает о неуплаченных налогах Medicare и Social Security в IRS.

Хорошо, что есть положения на случай, если вы неправильно классифицируете работников — не то чтобы вы должны, а просто на тот случай, если вы совершите ошибку. Если вы сможете доказать, что существовала разумная причина рассматривать работника как наемного работника, а не как подрядчика, вы можете иметь право на налоговые льготы. В таких ситуациях лучше всего ознакомиться с публикацией IRS 1976 года, чтобы узнать о квалификационных требованиях.

Выбор между независимыми подрядчиками и сотрудниками

Теперь, когда вы знаете разницу между подрядчиками и наемными работниками, налоговые обязательства каждого из них и последствия неправильной классификации работников, как вам узнать, какое решение будет правильным для вашего бизнеса? Это зависит. Вам нужно будет сделать выбор в каждом конкретном случае.

Для некоторых специалистов маловероятно, что вам понадобятся их услуги на постоянной основе, и вы определенно не захотите нести ответственность за инструменты и другие вещи, необходимые им для выполнения своей работы (включая таких специалистов, как юристы, сантехники и электрики). ). Теоретически вам могут понадобиться эти услуги только время от времени, поэтому лучше всего нанимать их по мере необходимости.

Вот некоторые другие факторы, которые следует учитывать:

• Тщательно проанализируйте расходы. Во многих случаях вы обнаружите, что подрядчики на самом деле более эффективны с точки зрения затрат, несмотря на то, что их накладные расходы включены в сборы, которые вы платите, просто потому, что вы не несете ответственности за налоги, льготы или оборудование. Учтите заработную плату, налоги, льготы и все другие расходы, связанные с трудоустройством, и сравните их со ставками подрядчиков.
• Подумайте, сколько времени займет работа. Например, если вам нужен только менеджер по социальным сетям для работы над вашей маркетинговой стратегией в течение часа или двух в день, то лучшим выбором может быть подрядчик. Точно так же, если у вас относительно небольшое количество сотрудников, вы можете передать задачи отдела кадров на аутсорсинг. Однако, если вашему отделу кадров требуется, чтобы кто-то всегда был доступен для решения вопросов о льготах, расчете заработной платы и многого другого, лучшим выбором может быть сотрудник, работающий полный рабочий день.
• Подумайте, на какой период времени вам понадобится сотрудник. С такими вещами, как сезонная работа или разовые проекты, такие как индивидуальное программное обеспечение ERP, лучше всего справляются подрядчики, которые планируют переходить с работы на работу. Однако постоянные должности лучше заполняются постоянными сотрудниками.
• Подумайте о том, как ваш бизнес выглядит для посторонних. Если вы постоянно переключаетесь между временными работниками по контракту для удовлетворения потребностей в рабочей силе, у вас будет высокая текучесть кадров, что приведет к снижению общественного мнения о вашей компании. Счастливые, лояльные сотрудники, как правило, распространяют доброе слово и делают вашу компанию великолепной.

Выбор между независимыми подрядчиками и сотрудниками остается за вами и только за вами, и вам придется основывать свои решения на множестве факторов. Если ваш малый бизнес похож на большинство, вы, скорее всего, получите хороший баланс как сотрудников, так и подрядчиков.