Assumi appaltatori o dipendenti per la tua piccola impresa?

Dipendenti contro appaltatori: la scelta è diversa per ogni piccola impresa. Tuttavia, la maggior parte delle piccole imprese si basa su una combinazione dei due. Considera questo: a partire dal 2015, l'Ufficio per la responsabilità del governo degli Stati Uniti ha rilevato che il 17,2% dei lavoratori erano appaltatori. Un piccolo numero di questi lavoratori (1,3%) erano lavoratori interinali, mentre il 3% erano dipendenti di aziende a contratto e quasi il 13% erano appaltatori indipendenti che fornivano prodotti e servizi alla propria base di clienti. Inoltre, con l'aumento del telelavoro e l'aumento dei costi dell'assistenza sanitaria, nei prossimi anni si prevede che più lavoratori si uniranno ai loro colleghi come appaltatori.

Tuttavia, non scontiamo il valore dei dipendenti troppo in fretta! I dipendenti hanno anche una serie di vantaggi, il che significa che gli imprenditori devono spesso affrontare scelte difficili quando decidono tra questi due gruppi di lavoratori. Ti aiuteremo a semplificare questa scelta mostrandoti la differenza tra appaltatori e dipendenti, come viene tassato ogni gruppo e altro ancora.

Differenze chiave tra appaltatori e dipendenti

Prima di scegliere se assumere un appaltatore o un dipendente, è importante capire le differenze tra queste due tipologie di lavoratori. In poche parole, un appaltatore indipendente è un lavoratore autonomo che gestisce la propria attività, mentre i dipendenti sono impiegati dalla tua attività. Ecco una ripartizione delle differenze:

Caratteristiche degli appaltatori indipendenti:

• Un appaltatore mantiene la propria attività, che comporta pubblicità, fatturazione, tasse, assicurazione sanitaria e molto altro. Tutte queste cose devono essere prese in considerazione nelle spese generali di quell'appaltatore quando ti presentano le loro tariffe.
• Gli appaltatori spesso operano con un nome commerciale. Tuttavia, non è sempre così: i liberi professionisti solisti, come scrittori e artisti, a volte operano con il proprio nome come lavoratori autonomi.
• Gli appaltatori più grandi sono imprenditori proprio come te, il che significa che avranno il proprio gruppo di dipendenti.
• La maggior parte degli appaltatori avrà i propri strumenti. Ad esempio, un elettricista non ti chiederà di fornirgli tronchesi e uno scrittore sarà dotato del software necessario per portare a termine il lavoro.
• Gli appaltatori di solito lavorano per più di una persona per assicurarsi che la loro attività rimanga stabile e redditizia. Ciò significa che spesso stabiliscono i propri orari, non solo per flessibilità, ma in modo che possano programmare il tempo per ciascuna delle esigenze dei loro clienti.

Caratteristiche dei dipendenti:

• I dipendenti svolgono un solo lavoro invece di occuparsi della pubblicità o della fatturazione dell'azienda (a meno che, ovviamente, non sia il loro lavoro) e di solito pagano solo una piccola parte della loro assicurazione sanitaria, con il datore di lavoro che copre la maggior parte.
• Gli appaltatori tendono a completare i lavori usando i propri metodi, ma i dipendenti sono vincolati dalle cose che tu detti. Lavorano in conformità con le loro descrizioni del lavoro e rimangono entro i limiti stabiliti dalle procedure operative della tua azienda.
• Parlando di procedure operative, i dipendenti normalmente devono essere formati sui metodi della tua azienda mentre gli appaltatori, come abbiamo affermato sopra, hanno le proprie competenze e operano con i propri metodi.
• A differenza di un appaltatore indipendente, un dipendente lavora esclusivamente per te durante l'orario di lavoro che hai impostato.

Naturalmente, le caratteristiche di cui sopra non sono sempre scolpite nella pietra. Ad esempio, potresti dare ai tuoi dipendenti orari flessibili o potresti richiedere che gli appaltatori seguano le procedure operative delle tue piccole imprese. Poiché queste linee a volte possono essere sfocate, l'IRS ha alcune regole di diritto comune che ti aiutano a determinare se qualcuno è un appaltatore o un dipendente:

• Soprattutto, il tuo lavoratore è vincolato da un contratto scritto o riceve benefici come l'assicurazione o le ferie? Se una persona è vincolata da un contratto, è sicuramente un appaltatore. Tuttavia, gli appaltatori di solito pagano per i propri benefici, quindi qualcuno che riceve benefici dalla tua attività (e non è vincolato da un contratto) è un dipendente.
• Quando si tratta del costo di fare affari, le aziende generalmente gestiscono questi costi fornendo strumenti o rimborsi a un dipendente. Gli appaltatori, d'altra parte, sono responsabili di questi costi, quindi li inseriranno nella tariffa che ti addebitano.
• La regola finale è semplice: se la tua azienda controlla il tempo di un lavoratore e il modo in cui affronta il suo lavoro, questo potrebbe essere considerato un rapporto datore di lavoro-dipendente.

Poiché la distinzione tra dipendenti e appaltatori è spesso così poco chiara, l'IRS ha creato il modulo SS-8, progettato per aiutarti a determinare lo stato dei tuoi lavoratori. Anche se non hai ancora assunto nessuno per la tua piccola impresa, puoi dare un'occhiata a questo modulo per comprendere meglio le differenze tra dipendenti e appaltatori indipendenti.

Requisiti fiscali per appaltatori e dipendenti

Quando lavori con gli appaltatori, i tuoi doveri fiscali come imprenditore sono relativamente semplici: dopo aver assunto l'appaltatore, sarà loro richiesto di compilare un W-9, che è fondamentalmente un modulo che ti fornisce il nome corretto e il numero di identificazione fiscale dell'appaltatore . Dopodiché, dovrai tenere traccia dei soldi che paghi all'appaltatore in modo da poter inviare un modulo 1099 sia all'appaltatore che all'IRS a gennaio. Tieni presente che devi inviare un modulo 1099 solo se hai pagato a quell'appaltatore più di $ 600 durante l'anno.

Se stai assumendo dipendenti, le tue tasse saranno molto più complicate. Inizia chiedendo al nuovo dipendente di compilare il modulo W-4. Questo modulo ti dirà quanta tassa deve essere trattenuta dal loro salario e dovrai trattenere l'imposta federale sul reddito, le tasse sulla sicurezza sociale e l'assistenza sanitaria, la tassa sulla disoccupazione e tutte le tasse aggiuntive richieste dal tuo stato.

Quando arriva la fine dell'anno, dovrai fornire il modulo W-2 a ciascun dipendente e all'IRS. Questo modulo elenca gli stipendi che hai pagato, le mance e altre forme di compensazione, ed elenca anche tutte le tasse che hai trattenuto dai guadagni di un dipendente.

Ramificazioni di errata classificazione di dipendenti e appaltatori

L'idea di essere in acqua calda con l'IRS è una prospettiva terrificante per chiunque, soprattutto per i piccoli imprenditori. Se, tuttavia, classifichi accidentalmente i tuoi lavoratori, è improbabile che le conseguenze siano la morte della tua piccola impresa. Ecco cosa aspettarsi in varie situazioni di errata classificazione dei lavoratori:

• Se un dipendente è irragionevolmente classificato come un appaltatore indipendente (ovvero, non hai motivi validi per cui questa persona sia un appaltatore), potresti dover rimborsare le tasse sul lavoro che avresti dovuto pagare per quel dipendente.
• Se un lavoratore ritiene di essere un dipendente classificato erroneamente come appaltatore, può compilare il modulo 8919, che segnala all'IRS le tasse Medicare e Social Security non riscosse.

La cosa bella è che ci sono disposizioni in vigore nel caso in cui classifichi erroneamente i lavoratori, non che dovresti, ma nel caso in cui commetti un errore. Se puoi provare che c'era un motivo ragionevole per trattare un lavoratore come un dipendente e non come un appaltatore, allora potresti avere diritto a uno sgravio fiscale. In quelle situazioni, è meglio guardare la pubblicazione IRS 1976 per i requisiti di ammissibilità.

Decidere tra appaltatori indipendenti e dipendenti

Ora che conosci la differenza tra appaltatori e dipendenti, le responsabilità fiscali per ciascuno e le conseguenze di una classificazione errata dei lavoratori, come fai a sapere qual è la decisione giusta per la tua attività? Dipende. Dovrai fare la scelta caso per caso.

Per alcuni professionisti, è improbabile che tu abbia bisogno dei loro servizi a tempo pieno e sicuramente non vorrai essere responsabile degli strumenti e delle altre cose di cui hanno bisogno per svolgere il loro lavoro (questo include professionisti come avvocati, idraulici ed elettricisti ). In teoria, dovresti aver bisogno di questi servizi solo una volta ogni tanto, quindi è meglio assumere quando se ne presenta la necessità.

Ecco alcuni altri fattori da considerare:

• Analizza attentamente i costi. In molti casi, scoprirai che gli appaltatori sono in realtà più convenienti nonostante il fatto che le loro spese generali siano incluse nelle tariffe che paghi semplicemente perché non sei soggetto a tasse, vantaggi o attrezzature. Calcolare salari, tasse, benefici e tutti gli altri costi che derivano dall'occupazione e confrontarli con le tariffe degli appaltatori.
• Pensa a quanto tempo impiegherà il lavoro a portata di mano. Ad esempio, se hai solo bisogno di un social media manager per lavorare sulla tua strategia di marketing per un'ora o due al giorno, allora un appaltatore potrebbe essere la scelta migliore. Allo stesso modo, se hai un numero relativamente piccolo di dipendenti, potresti essere in grado di esternalizzare le attività delle risorse umane. Se, tuttavia, le tue risorse umane richiedono che qualcuno sia sempre disponibile per rispondere a domande sui vantaggi, sul libro paga e altro, un dipendente a tempo pieno potrebbe essere la soluzione migliore.
• Considera il periodo di tempo di cui avrai bisogno del dipendente. Cose come il lavoro stagionale o progetti occasionali come il software ERP personalizzato sono gestiti al meglio da appaltatori che si aspettano di passare da un lavoro all'altro. I posti a tempo indeterminato, tuttavia, sono meglio occupati da dipendenti a tempo indeterminato.
• Pensa a come appare la tua attività agli estranei. Se sei costantemente alla ricerca di lavoratori a contratto a tempo determinato per soddisfare le tue esigenze di lavoro, avrai un alto tasso di turnover che porta a un calo della percezione pubblica della tua azienda. I dipendenti felici e leali tendono a spargere la buona parola e a rendere la tua azienda fantastica.

La scelta tra appaltatori indipendenti e dipendenti spetta solo a te e dovrai basare le tue decisioni su una varietà di fattori. Se la tua piccola impresa è come la maggior parte, probabilmente ti ritroverai con un buon equilibrio tra dipendenti e appaltatori.