Stellen Sie Auftragnehmer oder Mitarbeiter für Ihr kleines Unternehmen ein?

Mitarbeiter versus Auftragnehmer – die Wahl ist für jedes kleine Unternehmen anders. Die meisten kleinen Unternehmen verlassen sich jedoch auf eine Mischung aus beidem. Bedenken Sie Folgendes: Im Jahr 2015 stellte das US Government Accountability Office fest, dass 17,2 % der Arbeitnehmer Auftragnehmer waren. Eine kleine Anzahl dieser Arbeitnehmer (1,3 %) waren Zeitarbeitsfirmen, während 3 % Vertragsarbeiter waren und fast 13 % unabhängige Auftragnehmer waren, die Produkte und Dienstleistungen für ihren Kundenstamm bereitstellten. Darüber hinaus wird erwartet, dass mit dem Aufkommen der Telearbeit und den steigenden Gesundheitskosten in den kommenden Jahren mehr Arbeitnehmer ihren Kollegen als Auftragnehmer beitreten werden.

Lassen Sie uns jedoch den Wert der Mitarbeiter nicht zu schnell herabsetzen! Auch die Arbeitnehmer haben eine Reihe von Vorteilen, was bedeutet, dass Unternehmer bei der Entscheidung zwischen diesen beiden Arbeitnehmergruppen oft vor eine schwierige Wahl gestellt werden. Wir helfen Ihnen, diese Wahl zu erleichtern, indem wir Ihnen den Unterschied zwischen Auftragnehmern und Mitarbeitern zeigen, wie jede Gruppe besteuert wird und vieles mehr.

Hauptunterschiede zwischen Auftragnehmern und Mitarbeitern

Bevor Sie sich entscheiden, ob Sie einen Auftragnehmer oder einen Mitarbeiter einstellen, ist es wichtig, die Unterschiede zwischen diesen beiden Arten von Arbeitnehmern zu verstehen. Kurz gesagt, ein unabhängiger Auftragnehmer ist eine selbstständige Person, die ihr eigenes Unternehmen führt, während Mitarbeiter von Ihrem Unternehmen beschäftigt werden. Hier ist eine Aufschlüsselung der Unterschiede:

Merkmale unabhängiger Auftragnehmer:

• Ein Auftragnehmer unterhält sein eigenes Geschäft, das Werbung, Rechnungsstellung, Steuern, Krankenversicherung und vieles mehr umfasst. All diese Dinge müssen in den Gemeinkosten dieses Auftragnehmers berücksichtigt werden, wenn er Ihnen seine Tarife vorlegt.
• Auftragnehmer treten häufig unter einem Firmennamen auf. Dies ist jedoch nicht immer der Fall – Solo-Freiberufler, wie Schriftsteller und Künstler, arbeiten manchmal unter ihrem eigenen Namen als Selbständige.
• Größere Auftragnehmer sind genau wie Sie Geschäftsinhaber, was bedeutet, dass sie ihre eigenen Mitarbeiter haben.
• Die meisten Auftragnehmer haben ihre eigenen Werkzeuge. Beispielsweise wird ein Elektriker Sie nicht bitten, ihm Drahtschneider zu liefern, und ein Schriftsteller wird mit der Software ausgestattet, die für die Erledigung der Arbeit erforderlich ist.
• Auftragnehmer arbeiten in der Regel für mehr als eine Person, um sicherzustellen, dass ihr Geschäft stabil und profitabel bleibt. Das bedeutet, dass sie ihre Arbeitszeiten oft selbst festlegen, nicht nur aus Gründen der Flexibilität, sondern auch, damit sie Zeit für die Bedürfnisse jedes einzelnen Kunden einplanen können.

Eigenschaften der Mitarbeiter:

• Angestellte üben nur einen Job aus, anstatt sich um die Werbung oder Rechnungsstellung des Unternehmens zu kümmern (es sei denn, das ist natürlich ihre Aufgabe), und sie zahlen normalerweise nur einen kleinen Teil ihrer Krankenversicherung, wobei der Arbeitgeber den Großteil übernimmt.
• Auftragnehmer neigen dazu, Aufträge mit ihren eigenen Methoden zu erledigen, aber die Mitarbeiter sind an die Dinge gebunden, die Sie diktieren. Sie arbeiten in Übereinstimmung mit ihren Stellenbeschreibungen und halten sich innerhalb der Grenzen, die durch die Betriebsabläufe Ihres Unternehmens vorgegeben sind.
• Apropos Betriebsverfahren: Mitarbeiter müssen normalerweise in den Methoden Ihres Unternehmens geschult werden, während Auftragnehmer, wie oben erwähnt, über ihre eigenen Fähigkeiten verfügen und nach ihren eigenen Methoden arbeiten.
• Im Gegensatz zu einem unabhängigen Auftragnehmer arbeitet ein Mitarbeiter während der von Ihnen festgelegten Geschäftszeiten ausschließlich für Sie.

Natürlich sind die oben genannten Eigenschaften nicht immer in Stein gemeißelt. Beispielsweise können Sie Ihren Mitarbeitern flexible Arbeitszeiten gewähren oder verlangen, dass Auftragnehmer die Betriebsverfahren Ihres Kleinunternehmens befolgen. Da diese Grenzen manchmal verschwommen sein können, hat der IRS einige Common-Law-Regeln, die Ihnen helfen, festzustellen, ob jemand ein Auftragnehmer oder ein Angestellter ist:

• Am wichtigsten ist, ist Ihr Arbeitnehmer an einen schriftlichen Vertrag gebunden oder erhält er Leistungen wie Versicherungen oder Urlaub? Wenn eine Person an einen Vertrag gebunden ist, ist sie definitiv ein Auftragnehmer. Auftragnehmer zahlen jedoch normalerweise für ihre eigenen Leistungen, sodass jemand, der Leistungen von Ihrem Unternehmen erhält (und nicht an einen Vertrag gebunden ist), ein Mitarbeiter ist.
• Wenn es um die Kosten für die Geschäftstätigkeit geht, tragen Unternehmen diese Kosten im Allgemeinen, indem sie einem Mitarbeiter Werkzeuge zur Verfügung stellen oder die Kosten erstatten. Auftragnehmer hingegen sind für diese Kosten verantwortlich, sodass sie sie in die Gebühr einbeziehen, die sie Ihnen in Rechnung stellen.
• Die letzte Regel ist einfach: Wenn Ihr Unternehmen die Zeit eines Arbeitnehmers und die Art und Weise, wie er seine Arbeit angeht, kontrolliert, könnte dies als Arbeitgeber-Arbeitnehmer-Beziehung betrachtet werden.

Da die Unterscheidung zwischen Angestellten und Auftragnehmern oft so unklar ist, hat der IRS das Formular SS-8 erstellt, das Ihnen helfen soll, den Status Ihrer Arbeitnehmer zu bestimmen. Auch wenn Sie noch niemanden für Ihr Kleinunternehmen eingestellt haben, können Sie sich dieses Formular ansehen, um die Unterschiede zwischen Angestellten und unabhängigen Auftragnehmern besser zu verstehen.

Steuerliche Anforderungen für Auftragnehmer und Arbeitnehmer

Wenn Sie mit Auftragnehmern zusammenarbeiten, sind Ihre Steuerpflichten als Geschäftsinhaber relativ einfach: Bei der Einstellung des Auftragnehmers muss dieser ein W-9 ausfüllen, das im Grunde ein Formular ist, das Ihnen den korrekten Namen und die Steueridentifikationsnummer des Auftragnehmers gibt . Danach müssen Sie das Geld, das Sie an den Auftragnehmer zahlen, im Auge behalten, damit Sie im Januar sowohl beim Auftragnehmer als auch beim IRS ein 1099-Formular einreichen können. Beachten Sie, dass Sie nur dann ein 1099-Formular einreichen müssen, wenn Sie diesem Auftragnehmer im Laufe des Jahres mehr als 600 US-Dollar gezahlt haben.

Wenn Sie Mitarbeiter einstellen, werden Ihre Steuerpflichten viel komplizierter. Es beginnt damit, den neuen Mitarbeiter zu bitten, das Formular W-4 auszufüllen. Dieses Formular sagt Ihnen, wie viel Steuern von ihren Löhnen einbehalten werden müssen, und Sie müssen die Bundeseinkommensteuer, die Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern, die Arbeitslosensteuer und alle zusätzlichen Steuern einbehalten, die Ihr Staat verlangt.

Wenn das Jahresende vorüber ist, müssen Sie jedem Mitarbeiter und dem IRS das Formular W-2 zukommen lassen. Dieses Formular listet die Löhne, die Sie gezahlt haben, Trinkgelder und andere Formen der Entschädigung auf, und es listet auch alle Steuern auf, die Sie vom Einkommen eines Mitarbeiters einbehalten haben.

Auswirkungen der Fehlklassifizierung von Mitarbeitern und Auftragnehmern

Die Vorstellung, mit dem IRS in heißem Wasser zu sein, ist für jeden eine erschreckende Aussicht, insbesondere für Kleinunternehmer. Wenn Sie Ihre Arbeitnehmer jedoch versehentlich falsch einstufen, werden die Folgen wahrscheinlich nicht der Tod Ihres kleinen Unternehmens sein. Folgendes ist in verschiedenen Situationen mit Fehlklassifizierungen von Arbeitnehmern zu erwarten:

• Wenn ein Mitarbeiter unangemessen als unabhängiger Auftragnehmer eingestuft wird (d. h. Sie haben keinen triftigen Grund, warum diese Person ein Auftragnehmer ist), müssen Sie möglicherweise die Lohnsteuern zurückzahlen, die Sie für diesen Mitarbeiter hätten zahlen müssen.
• Wenn ein Arbeitnehmer das Gefühl hat, ein Angestellter zu sein, der fälschlicherweise als Auftragnehmer eingestuft wurde, kann er das Formular 8919 ausfüllen, das nicht erhobene Medicare- und Sozialversicherungssteuern an den IRS meldet.

Das Schöne ist, dass es Vorkehrungen für den Fall gibt, dass Sie Arbeitnehmer falsch einstufen – nicht, dass Sie das sollten, aber nur für den Fall, dass Sie einen Fehler machen. Wenn Sie nachweisen können, dass es einen triftigen Grund gab, einen Arbeitnehmer als Arbeitnehmer und nicht als Auftragnehmer zu behandeln, haben Sie möglicherweise Anspruch auf Steuererleichterungen. In diesen Situationen ist es am besten, sich die IRS-Veröffentlichung 1976 für die Zulassungsvoraussetzungen anzusehen.

Entscheidung zwischen unabhängigen Auftragnehmern und Mitarbeitern

Nun, da Sie den Unterschied zwischen Auftragnehmern und Arbeitnehmern kennen, die steuerlichen Verantwortlichkeiten für jeden und die Folgen einer falschen Einstufung von Arbeitnehmern, woher wissen Sie, was die richtige Entscheidung für Ihr Unternehmen ist? Es hängt davon ab, ob. Sie müssen die Wahl von Fall zu Fall treffen.

Bei einigen Fachleuten ist es unwahrscheinlich, dass Sie ihre Dienste in Vollzeit benötigen, und Sie möchten definitiv nicht für die Werkzeuge und andere Dinge verantwortlich sein, die sie für ihre Arbeit benötigen (dazu gehören Fachleute wie Anwälte, Klempner und Elektriker). ). Theoretisch sollten Sie diese Dienste nur gelegentlich benötigen, also stellen Sie am besten bei Bedarf ein.

Hier sind einige andere Faktoren, die zu berücksichtigen sind:

• Analysieren Sie die Kosten sorgfältig. In vielen Fällen werden Sie feststellen, dass Auftragnehmer tatsächlich kostengünstiger sind, obwohl ihre Gemeinkosten in den von Ihnen zu zahlenden Gebühren enthalten sind, nur weil Sie nicht für Steuern, Leistungen oder Ausrüstung verantwortlich sind. Berücksichtigen Sie Löhne, Steuern, Leistungen und alle anderen Kosten, die mit der Beschäftigung einhergehen, und vergleichen Sie sie mit den Tarifen der Auftragnehmer.
• Denken Sie darüber nach, wie viel Zeit die anstehende Aufgabe in Anspruch nehmen wird. Wenn Sie beispielsweise nur ein oder zwei Stunden pro Tag einen Social-Media-Manager benötigen, der an Ihrer Marketingstrategie arbeitet, ist ein Auftragnehmer möglicherweise die beste Wahl. Wenn Sie eine relativ kleine Anzahl von Mitarbeitern haben, können Sie möglicherweise Personalaufgaben auslagern. Wenn Ihre Personalabteilung jedoch erfordert, dass jederzeit jemand verfügbar ist, der sich um Fragen zu Sozialleistungen, Gehaltsabrechnungen und mehr kümmert, ist ein Vollzeitmitarbeiter möglicherweise die bessere Wahl.
• Berücksichtigen Sie, wie lange Sie den Mitarbeiter brauchen werden. Dinge wie Saisonarbeit oder einmalige Projekte wie kundenspezifische ERP-Software werden am besten von Auftragnehmern gehandhabt, die davon ausgehen, von Job zu Job zu wechseln. Festanstellungen hingegen werden besser durch Festangestellte besetzt.
• Denken Sie darüber nach, wie Ihr Unternehmen für Außenstehende aussieht. Wenn Sie ständig zwischen Zeitarbeitskräften wechseln, um den Arbeitskräftebedarf zu decken, haben Sie eine hohe Fluktuationsrate, die zu einem Rückgang der öffentlichen Wahrnehmung Ihres Unternehmens führt. Zufriedene, loyale Mitarbeiter neigen dazu, das Gute zu verbreiten und Ihr Unternehmen gut aussehen zu lassen.

Die Wahl zwischen unabhängigen Auftragnehmern und Mitarbeitern liegt bei Ihnen und nur bei Ihnen – und Sie müssen Ihre Entscheidungen auf eine Vielzahl von Faktoren stützen. Wenn Ihr kleines Unternehmen wie die meisten anderen ist, werden Sie am Ende wahrscheinlich ein gutes Gleichgewicht zwischen Mitarbeitern und Auftragnehmern haben.