Pekerjakan Kontraktor atau Karyawan untuk Usaha Kecil Anda?

Karyawan versus kontraktor—pilihannya berbeda untuk setiap bisnis kecil. Namun, sebagian besar usaha kecil mengandalkan perpaduan keduanya. Pertimbangkan ini: Pada 2015, Kantor Akuntabilitas Pemerintah AS menemukan bahwa 17,2% pekerja adalah kontraktor. Sejumlah kecil pekerja ini (1,3%) adalah pekerja sementara agen, sementara 3% adalah pekerja perusahaan kontrak, dan hampir 13% adalah kontraktor independen yang menyediakan produk dan layanan kepada basis klien mereka. Terlebih lagi, dengan munculnya telecommuting dan meningkatnya biaya perawatan kesehatan, lebih banyak pekerja diharapkan untuk bergabung dengan rekan-rekan mereka sebagai kontraktor di tahun-tahun mendatang.

Namun, jangan mengabaikan nilai karyawan terlalu cepat! Karyawan datang dengan sejumlah keuntungan juga, yang berarti bahwa pemilik bisnis sering dihadapkan pada pilihan yang sulit ketika memutuskan antara dua kelompok pekerja ini. Kami akan membantu Anda membuat pilihan ini lebih mudah dengan menunjukkan kepada Anda perbedaan antara kontraktor dan karyawan, bagaimana setiap kelompok dikenai pajak, dan banyak lagi.

Perbedaan Kunci Antara Kontraktor dan Karyawan

Sebelum Anda memilih apakah akan menyewa kontraktor atau karyawan, penting untuk memahami perbedaan antara kedua jenis pekerja ini. Singkatnya, kontraktor independen adalah wiraswasta yang menjalankan bisnisnya sendiri, sementara karyawan dipekerjakan oleh bisnis Anda. Berikut rincian perbedaannya:

Karakteristik Kontraktor Independen:

• Seorang kontraktor mempertahankan bisnisnya sendiri, yang memerlukan iklan, faktur, pajak, asuransi kesehatan, dan banyak lagi. Semua hal ini perlu diperhitungkan ke dalam overhead kontraktor itu ketika mereka memberi Anda tarifnya.
• Kontraktor sering beroperasi di bawah nama bisnis. Namun hal ini tidak selalu terjadi — pekerja lepas solo, seperti penulis dan seniman, terkadang beroperasi dengan nama mereka sendiri sebagai wiraswasta.
• Kontraktor yang lebih besar adalah pemilik bisnis seperti Anda, yang berarti mereka akan memiliki karyawan sendiri.
• Sebagian besar kontraktor akan memiliki alat sendiri. Misalnya, seorang tukang listrik tidak akan meminta Anda untuk menyediakan pemotong kawat dan seorang penulis akan dilengkapi dengan perangkat lunak yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan.
• Kontraktor biasanya bekerja untuk lebih dari satu orang untuk memastikan bahwa bisnis mereka tetap stabil dan menguntungkan. Ini berarti bahwa mereka akan sering mengatur jam mereka sendiri, tidak hanya untuk fleksibilitas, tetapi juga agar mereka dapat menjadwalkan waktu untuk setiap kebutuhan klien mereka.

Karakteristik Karyawan:

• Karyawan hanya melakukan satu pekerjaan daripada mengurus iklan atau faktur bisnis (kecuali, tentu saja, itu adalah pekerjaan mereka), dan mereka biasanya hanya membayar sebagian kecil dari asuransi kesehatan mereka, dengan majikan yang menanggung sebagian besar.
• Kontraktor cenderung menyelesaikan pekerjaan menggunakan metode mereka sendiri, tetapi karyawan terikat oleh hal-hal yang Anda tentukan. Mereka bekerja sesuai dengan deskripsi pekerjaan mereka dan tetap berada dalam batasan yang ditetapkan oleh prosedur operasi perusahaan Anda.
• Berbicara tentang prosedur operasi, karyawan biasanya perlu dilatih dalam metode perusahaan Anda sedangkan kontraktor, seperti yang kami nyatakan di atas, memiliki keahlian mereka sendiri dan beroperasi dengan metode mereka sendiri.
• Tidak seperti kontraktor independen, seorang karyawan bekerja secara eksklusif untuk Anda selama jam kerja yang telah Anda tetapkan.

Tentu saja, karakteristik di atas tidak selalu kaku. Misalnya, Anda dapat memberikan jam kerja yang fleksibel kepada karyawan Anda, atau Anda mungkin mengharuskan kontraktor mengikuti prosedur operasi bisnis kecil Anda. Karena garis-garis ini terkadang dapat dikaburkan, IRS memiliki beberapa aturan hukum umum yang membantu Anda menentukan apakah seseorang adalah kontraktor atau karyawan:

• Yang terpenting, apakah pekerja Anda terikat oleh kontrak tertulis atau apakah mereka menerima tunjangan seperti asuransi atau waktu liburan? Jika seseorang terikat oleh kontrak, mereka pasti seorang kontraktor. Namun, kontraktor biasanya membayar keuntungan mereka sendiri, jadi seseorang yang menerima keuntungan dari bisnis Anda (dan tidak terikat kontrak) adalah seorang karyawan.
• Dalam hal biaya menjalankan bisnis, perusahaan umumnya menangani biaya ini dengan menyediakan alat atau penggantian kepada karyawan. Kontraktor, di sisi lain, bertanggung jawab atas biaya-biaya ini, jadi mereka akan memasukkannya ke dalam biaya yang mereka kenakan kepada Anda.
• Aturan terakhirnya mudah: Jika perusahaan Anda mengontrol waktu pekerja dan cara mereka mendekati pekerjaan mereka, ini bisa dianggap sebagai hubungan majikan-karyawan.

Karena perbedaan antara karyawan dan kontraktor seringkali begitu tidak jelas, IRS telah membuat Formulir SS-8, yang dirancang untuk membantu Anda menentukan status pekerja Anda. Bahkan jika Anda belum mempekerjakan siapa pun untuk bisnis kecil Anda, Anda dapat melihat formulir ini untuk mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang perbedaan antara karyawan dan kontraktor independen.

Persyaratan Pajak untuk Kontraktor dan Karyawan

Saat bekerja dengan kontraktor, bea pajak Anda sebagai pemilik bisnis relatif sederhana: saat menyewa kontraktor, mereka akan diminta untuk mengisi W-9, yang pada dasarnya adalah formulir yang memberi Anda nama kontraktor dan nomor identifikasi pajak yang benar. . Setelah itu, Anda harus melacak uang yang Anda bayarkan kepada kontraktor sehingga Anda dapat mengirimkan formulir 1099 kepada kontraktor dan IRS pada bulan Januari. Perhatikan bahwa Anda hanya perlu mengirimkan formulir 1099 jika Anda telah membayar kontraktor tersebut lebih dari $600 sepanjang tahun.

Jika Anda mempekerjakan karyawan, maka pajak Anda akan jauh lebih rumit. Dimulai dengan meminta karyawan baru untuk mengisi Formulir W-4. Formulir ini akan memberi tahu Anda berapa banyak pajak yang harus dipotong dari upah mereka, dan Anda harus memotong pajak pendapatan federal, pajak Jaminan Sosial dan Medicare, pajak pengangguran, dan pajak tambahan apa pun yang diperlukan negara bagian Anda.

Saat akhir tahun tiba, Anda harus menyerahkan Formulir W-2 kepada setiap karyawan dan IRS. Formulir ini mencantumkan gaji yang telah Anda bayarkan, tip, dan bentuk kompensasi lainnya, dan juga mencantumkan semua pajak yang telah Anda potong dari penghasilan karyawan.

Konsekuensi dari Salah Mengklasifikasikan Karyawan dan Kontraktor

Gagasan berada di air panas dengan IRS adalah prospek yang menakutkan bagi siapa saja, terutama pemilik usaha kecil. Namun, jika Anda secara tidak sengaja salah mengklasifikasikan pekerja Anda, konsekuensinya kemungkinan kecil adalah kematian bisnis kecil Anda. Inilah yang diharapkan dalam berbagai situasi kesalahan klasifikasi pekerja:

• Jika seorang karyawan diklasifikasikan secara tidak wajar sebagai kontraktor independen (yaitu, Anda tidak memiliki alasan yang sah bagi orang ini untuk menjadi kontraktor), maka Anda mungkin harus membayar kembali pajak pekerjaan yang seharusnya Anda bayarkan untuk karyawan tersebut.
• Jika seorang pekerja merasa bahwa dia adalah karyawan yang salah diklasifikasikan sebagai kontraktor, mereka dapat mengisi Formulir 8919, yang melaporkan pajak Medicare dan Jaminan Sosial yang tidak tertagih kepada IRS.

Hal yang menyenangkan adalah bahwa ada ketentuan yang berlaku jika Anda salah mengklasifikasikan pekerja—bukan yang seharusnya, tetapi untuk berjaga-jaga jika Anda melakukan kesalahan. Jika Anda dapat membuktikan bahwa ada alasan yang masuk akal untuk memperlakukan seorang pekerja sebagai karyawan dan bukan kontraktor, maka Anda mungkin memenuhi syarat untuk mendapatkan keringanan pajak. Dalam situasi itu, yang terbaik adalah melihat Publikasi IRS 1976 untuk persyaratan kelayakan.

Memutuskan Antara Kontraktor Independen dan Karyawan

Sekarang setelah Anda mengetahui perbedaan antara kontraktor dan karyawan, tanggung jawab pajak untuk masing-masing, dan konsekuensi jika salah mengklasifikasikan pekerja, bagaimana Anda tahu keputusan yang tepat untuk bisnis Anda? Tergantung. Anda harus membuat pilihan berdasarkan kasus per kasus.

Untuk beberapa profesional, kecil kemungkinan Anda akan membutuhkan layanan mereka secara penuh waktu, dan Anda pasti tidak ingin bertanggung jawab atas alat dan hal lain yang mereka perlukan untuk melakukan pekerjaan mereka (ini termasuk profesional seperti pengacara, tukang ledeng, dan tukang listrik ). Secara teori, Anda hanya memerlukan layanan ini sesekali, jadi sebaiknya Anda merekrut saat dibutuhkan.

Berikut adalah beberapa faktor lain yang perlu dipertimbangkan:

• Analisis biaya dengan hati-hati. Dalam banyak kasus, Anda akan menemukan bahwa kontraktor sebenarnya lebih hemat biaya meskipun overhead mereka termasuk dalam biaya yang Anda bayarkan hanya karena Anda tidak bertanggung jawab atas pajak, tunjangan, atau peralatan. Faktor upah, pajak, tunjangan, dan semua biaya lain yang terkait dengan pekerjaan dan bandingkan dengan tarif kontraktor.
• Pikirkan tentang berapa banyak waktu yang dibutuhkan untuk pekerjaan itu. Misalnya, jika Anda hanya membutuhkan manajer media sosial untuk mengerjakan strategi pemasaran Anda selama satu atau dua jam per hari, maka kontraktor mungkin merupakan pilihan terbaik. Demikian pula, jika Anda memiliki jumlah karyawan yang relatif kecil, Anda mungkin dapat melakukan outsourcing tugas sumber daya manusia. Namun, jika SDM Anda mengharuskan seseorang tersedia setiap saat untuk menjawab pertanyaan tunjangan, penggajian, dan lainnya, karyawan penuh waktu mungkin merupakan pilihan yang lebih baik.
• Pertimbangkan berapa lama Anda akan membutuhkan karyawan tersebut. Hal-hal seperti pekerjaan musiman atau proyek satu kali seperti perangkat lunak ERP kustom paling baik ditangani oleh kontraktor yang berharap untuk berpindah dari satu pekerjaan ke pekerjaan lainnya. Posisi tetap, bagaimanapun, lebih baik diisi oleh karyawan tetap.
• Pikirkan tentang bagaimana bisnis Anda terlihat di mata orang luar. Jika Anda terus-menerus bersepeda melalui pekerja kontrak sementara untuk memenuhi kebutuhan tenaga kerja, Anda akan memiliki tingkat turnover yang tinggi yang menyebabkan penurunan persepsi publik tentang perusahaan Anda. Karyawan yang bahagia dan loyal cenderung menyebarkan berita baik dan membuat perusahaan Anda tampak hebat.

Pilihan antara kontraktor dan karyawan independen adalah milik Anda dan milik Anda sendiri—dan Anda harus mendasarkan keputusan Anda pada berbagai faktor. Jika bisnis kecil Anda seperti kebanyakan, kemungkinan besar Anda akan berakhir dengan keseimbangan yang baik antara karyawan dan kontraktor.