Что такое менеджер знаний? (Обязанности и полное описание работы)

В большинстве организаций работникам необходим доступ к знаниям для выполнения своей работы. Организация возможностей для обучения и систематизация информации, чтобы сотрудники могли ее получить, может быть проблемой, особенно когда необходимо совместно использовать множество сложных ресурсов.

В этом могут помочь менеджеры знаний. Они создают системы и базы знаний для сбора информации и обмена ею, а также обеспечивают поток информации, чтобы каждый мог выполнять свою работу наилучшим образом.

В этой статье мы более подробно рассмотрим роль менеджера знаний, чтобы вы могли решить, нужен ли он вашей организации. Затем мы рассмотрим качества, на которые следует обратить внимание при найме менеджера по знаниям, и инструменты, которые могут помочь ему в его роли.

Что такое менеджер знаний?

Менеджер знаний отвечает за управление знаниями , то есть процесс обработки информации в организации. Хотя каждый в компании может работать с данными или вносить в них свой вклад, менеджер знаний отвечает за обеспечение потока информации.

Этот профессионал является частью операционной группы бизнеса, работая с каждым руководителем и сотрудником, чтобы убедиться, что у каждого есть необходимые ресурсы.

Иногда его также называют менеджером базы знаний. Ему также поручено следить за технологией , с помощью которой члены команды получают доступ к информации. Менеджер по знаниям может:

• Создавать и поддерживать базы знаний
• Нести ответственность за хранение и доступ к знаниям внутри компании
• Создайте процессы, чтобы сотрудники могли получить доступ к обучению, информации и ресурсам, которые им необходимы для работы.
• Создайте процессы, которые помогут сотрудникам делиться своими знаниями и опытом друг с другом и с будущими работниками

Менеджеры знаний способствуют росту и общему успеху организации , устраняя узкие места в информации. Вместо того, чтобы несколько сотрудников понимали, как эффективно выполнять работу, менеджеры знаний обеспечивают доступ к этой информации для всех.

Обязанности менеджера знаний

Менеджерам по знаниям может потребоваться работать с различными документированными активами, включая отзывы сотрудников, созданные сотрудниками ресурсы, статьи с практическими рекомендациями, внутренние документы или политики, обучающие программы и видеоролики, а также другие материалы.

В зависимости от организации и ее потребностей менеджер знаний может нести ответственность за следующее:

Создание и внедрение корпоративной системы знаний

«Корпоративная структура знаний» — это общий термин, используемый для описания процессов, технологий и мышления, используемых для создания, хранения и распространения ресурсов знаний в организации. Это включает в себя процессы и мышление, которые определяют, как информация будет собираться и распространяться внутри компании. Эта информация обычно не передается извне.

Корпоративные рамки знаний также поощряют сотрудничество, определяя, кто и как должен делиться своим опытом. Например, структура может включать организацию встреч, на которых работникам предлагается поделиться тем, что они узнали о конкретном аспекте своей роли, например, об обслуживании клиентов.

Создание и поддержание базы знаний

База знаний — это центральный узел , где внутренние сотрудники могут получить доступ к политикам, руководствам, руководствам для сотрудников, обучению и многому другому. Некоторые базы позволяют внешним пользователям, таким как заказчики и клиенты, также получать доступ к определенной информации. Менеджеры знаний несут ответственность за создание и поддержку этих баз.

Базы знаний обычно самообслуживаются. Они похожи на библиотеку, организующую и хранящую информацию, которую пользователи могут затем искать и получать к ней доступ, где бы они ни находились.

Настройка системы поиска

Менеджеры знаний помогают гарантировать, что работники имеют доступ к информации и понимают, как ее найти. Это означает, что часть роли менеджера знаний включает в себя создание и тестирование доступных для поиска ресурсов и обучение сотрудников тому, как их находить и использовать.

Определение необходимой информации

Это может включать работу с руководителями и персоналом, чтобы определить, какие ресурсы нужны организации, в каком формате должна быть эта информация и какие могут быть наиболее доступные и простые способы обмена этими данными.

Взаимодействие с руководителями компании и коллегами

Менеджерам знаний необходимо оптимизировать хранение и распространение информации. Им, возможно, потребуется поговорить с руководителями и коллегами, чтобы узнать их мнение , чтобы создавать и развивать письменные ресурсы и информационные видеоролики, которыми можно поделиться.

Например, скажем, в организации по уходу на дому работают опытные медсестры, которые помогли сотням пациентов. Эти медсестры обладают большим объемом информации о передовом опыте в своей области. Менеджеры по знаниям могут захотеть работать с этими медсестрами для создания обучающих видео или встреч.

Кроме того, они могут захотеть взять у них интервью, чтобы узнать, что знают эти медсестры, чтобы эту информацию можно было передать новым сотрудникам. Менеджеры могут даже захотеть сотрудничать с медсестрами для создания программ наставничества.

Такой уровень сотрудничества гарантирует, что важную информацию поймут не только несколько человек в компании. Вместо этого ими можно поделиться, чтобы сделать новых сотрудников и существующих сотрудников более эффективными. Если опытный работник увольняется, этот процесс гарантирует, что часть его идей все еще может быть использована на благо команды.

Обеспечение доступа всех сотрудников к важной информации

Это может включать обеспечение того, чтобы руководства для сотрудников, инструкции, часто задаваемые вопросы и любые необходимые формы были распространены и обновлены. Это также может означать, что сотрудники знают, как и где найти информацию, необходимую им для работы, например, в базе знаний.

В рамках своих обязанностей менеджеры знаний также должны обеспечивать конфиденциальность частной информации. Они установят права доступа пользователей в базе знаний, чтобы гарантировать, что третьи стороны не смогут получить доступ к конфиденциальным ресурсам.

Воспитание культуры обмена знаниями

Это может означать создание новых заявлений о миссии или видения компании, которое включает в себя обмен знаниями.

Это также может означать предоставление сотрудникам возможностей для обмена передовым опытом и опытом, например:

• Учебные занятия под руководством коллег и вопросы и ответы , которые позволяют более опытным работникам поддерживать более новых членов команды.
• Возможности для совместной работы , где сотрудники могут работать вместе над проектами
• Политика открытых дверей , которая позволяет работникам запрашивать необходимые им ресурсы
• Попросите сотрудников поделиться своими знаниями , создав ресурсы, которые могут использовать другие.
• Создание программ наставничества и программ, позволяющих новым сотрудникам затмевать более опытных работников.
• Программы вознаграждения , которые стимулируют работников делиться тем, что они знают.

Информирование сотрудников о ресурсах компании

Менеджеры по знаниям должны обучать команды тому, как использовать системы управления знаниями. Они также могут нести ответственность за организацию общего профессионального обучения сотрудников и возможности повышения их квалификации . По мере изменения процессов и лучших практик это может означать, что работники будут проверять, понимают ли они новые знания.

Поддержание актуальности систем управления знаниями

Менеджеры по знаниям должны поддерживать успех систем с течением времени, что может означать адаптацию систем по мере изменений в организации, а также сбор новых знаний и их интеграцию в операции. Это также может означать удаление устаревшей информации из баз данных и оптимизацию информации, чтобы ее было легко найти.

Поддержание открытых линий связи

Менеджеры по знаниям могут захотеть получить информацию от руководителей и сотрудников и действовать на ее основе , чтобы они могли скорректировать базу знаний и корпоративную структуру знаний, чтобы сделать их более эффективными.

Опросы сотрудников — хороший способ выяснить, какая информация нужна работникам и какие передовые методы опытных сотрудников наиболее актуальны для команды. Это может быть полезным способом определить, какой информацией делиться.

Вы знали?

Connecteam позволяет вам быстро и легко общаться с вашей командой через защищенный командный чат и ленту обновлений компании.

Начните работу с Connecteam бесплатно уже сегодня!

Образец должностной инструкции менеджера знаний

[Название компании] — быстрорастущая технологическая компания недалеко от [местоположения]. Мы разрабатываем технические продукты для сферы B2C и B2B, но мы также усердно работаем, чтобы расти каждый день и учиться друг у друга.

В настоящее время мы ищем штатного менеджера знаний в наш операционный отдел. В этой роли вы будете работать со всеми в нашей команде, от генерального директора до новых сотрудников, помогая нам делиться, находить и хранить знания, необходимые каждому сотруднику для его роли.

Мы ищем кого-то, кто любопытен, самостоятельный стартер, и большой коммуникатор. Вам должно быть одинаково удобно создавать технические решения и разрабатывать политики или инициативы, работая в одиночку или в команде.

В настоящее время наша компания располагает некоторыми активами знаний, в том числе обучающими видеороликами и руководствами, но мы стремимся создать культуру обмена знаниями с нуля. Мы ищем кого-то, кто сможет определить, какие ресурсы нам нужны, разработать эти ресурсы и создать систему, обеспечивающую доступность и постоянное обновление информации.

Квалификация работы:

• Предыдущий опыт работы менеджером базы знаний или менеджером по знаниям
• Опыт работы с базами знаний и онлайн-платформами для систематизации знаний
• Отличные навыки управления проектами и коммуникативные навыки
• Опыт проведения тренингов
• Креативное мышление
• Организационные навыки
• Возможность создавать, редактировать и обновлять учебные материалы и ресурсы
• Возможность написания отчетов
• Навыки работы с командами
• Степень бакалавра в области информационных технологий, управления бизнесом или смежных областях является плюсом
• Сертификат в области управления знаниями является преимуществом

В обязанности входит:

• Создание, систематизация и обновление базы знаний компании
• Разработка инициатив, побуждающих членов команды делиться своим опытом и передовым опытом.
• Создание политик и процессов для разработки новых ресурсов
• Встреча с руководством для объяснения прогресса в инициативах по обмену знаниями
• Обучение новых сотрудников
• Развитие наставничества, теневой работы и подобных программ

Зарплата от 80 000 до 90 000 долларов в год, в зависимости от опыта.

Почему менеджер знаний — важная роль

Исследования, проведенные Harris Poll, показали, что работники в среднем тратят четверть своей рабочей недели на поиск ресурсов, необходимых им для выполнения своих рабочих задач. Около 43% находят этот процесс настолько разочаровывающим, что готовы уйти с работы, если не смогут найти простой способ получить то, что им нужно.

Менеджер по знаниям может уменьшить разочарование и неэффективность сотрудников , обеспечив компании необходимой информацией и работая над тем, чтобы эти ресурсы были легко доступны.

Чтобы оставаться конкурентоспособными, организации также должны иметь возможность делиться знаниями. Если у одного сотрудника есть опыт для более эффективного выполнения работы, вся компания может стать более эффективной , поделившись этой информацией с другими работниками.

В целом, менеджеры по знаниям организуют обучение и обмен знаниями в компаниях. Они следят за тем, чтобы работники обладали самыми лучшими и самыми последними знаниями, чтобы лучше выполнять свою работу и обеспечивать высокое качество работы и удовлетворенность клиентов. Все это в конечном итоге помогает организациям стать более прибыльными и поддерживать хорошую репутацию.

Какие качества делают великого менеджера знаний?

Сострадательное любопытство

Менеджеры по знаниям работают с информацией и ресурсами каждый день, поэтому они должны быть любопытны и любить учиться. Они также должны заботиться обо всех в организации настолько, чтобы удовлетворять потребности каждого работника.

Сильные навыки расстановки приоритетов

Хорошие менеджеры знают, на чем сосредоточиться в первую очередь, чтобы быстро приступить к созданию системы обмена знаниями.

Умение укреплять позитивную корпоративную культуру

Думая нестандартно, менеджеры по знаниям ищут способы воодушевить сотрудников на обучение. Они находят способы обеспечить ежедневный обмен знаниями, создавая культуру обмена знаниями.

Сильные коммуникативные навыки

Эти специалисты должны быть в состоянии объяснить важность обмена ресурсами и знаниями для всех заинтересованных сторон.

Они также должны быть в состоянии объяснить базы данных знаний и другие системы в ясной и упорядоченной форме, чтобы все работники могли понять, как их использовать.

Способность оказывать поддержку

Менеджеры знаний должны быть готовы ответить на вопросы сотрудников и руководителей о ресурсах, базах данных знаний и других частях процесса обмена знаниями.

Отличные навыки управления проектами

Этим лицам может потребоваться развертывание новой базы знаний или инициатив, таких как обучение сотрудников. Навыки управления проектами будут удерживать эти проекты в срок и в рамках бюджета.

Способность усваивать новые знания

Хорошие менеджеры знаний хорошо разбираются в полезной информации и ресурсах, которые могут помочь их организации. Они изо всех сил стараются донести новые идеи и новые виды знаний до лидеров и членов команды.

Готовность засучить рукава

Наконец, эти менеджеры знают, как настроить и использовать технологии для обмена знаниями. Они готовы погружаться, вносить обновления и использовать все возможности платформ и обучающих систем.

Использование центра знаний Connecteam для управления знаниями

Даже имея в штате лучшего менеджера знаний, организациям по-прежнему нужны надежные инструменты для хранения и обмена информацией и ресурсами. В этом может помочь центр знаний Connecteam.

Центр знаний представляет собой настраиваемую цифровую библиотеку с удобным поиском . Даже если в вашей организации еще нет менеджера знаний, вы можете загружать файлы, руководства, инструкции, видео, рабочие формы и многое другое.

Найти информацию в центре знаний Connecteam так же просто, как ввести ключевые слова в строку поиска. Мгновенно появляются файлы с этими ключевыми словами. Он прост в использовании, и даже ваши менее технически подкованные сотрудники освоят его за считанные минуты.

Кроме того, благодаря сквозному шифрованию и отсутствию ограничений на объем хранилища Connecteam позволяет безопасно загружать и хранить столько информации, сколько вам нужно.

Вы также имеете полный контроль над тем, кто имеет доступ к файлам . Установите настраиваемые права доступа, чтобы сотрудники могли просматривать только информацию, относящуюся к ним и их ролям, не просматривая конфиденциальные файлы. После предоставления разрешений ваша команда может получить доступ к центру знаний с любого мобильного устройства, где бы они ни находились.

Кроме того, центр знаний Connecteam автоматически синхронизирует файлы , поэтому, когда вы загружаете новое руководство, учебный документ или файл, все получают самую последнюю версию. Вы можете попрощаться с устаревшей информацией.

Более того, центр знаний — это только начало. Connecteam упрощает формирование культуры обмена знаниями с помощью функций, которые помогут вам:

• Делитесь новостями и обновлениями
• Принять на работу и обучить сотрудников
• Создавайте опросы сотрудников, чтобы выяснить, где могут быть пробелы в знаниях

Центр знаний Connecteam может стать мощным инструментом для менеджеров знаний . Они могут использовать его для облегчения доступа к файлам и ресурсам и добавления новой информации по мере необходимости. Вместо того, чтобы изобретать велосипед с новой системой, у них будет технология, которая позволит им общаться с командой, создавать индивидуальные тренировки, обмениваться информацией и многое другое.

Заключение

Менеджеры знаний — это архивариусы и переводчики вашей организации, помогающие обеспечить поток информации и ресурсов туда, где они нужны, и чтобы они были понятны всем.

Правильные менеджеры знаний любознательны, увлечены обучением и работают с онлайн-инструментами базы знаний, чтобы ресурсы оставались актуальными и доступными круглосуточно и без выходных. Они являются ценным активом для любой команды, позволяя каждому оставаться продуктивным и повышая прибыль компании.

Хотите узнать больше об управлении знаниями и о том, что оно может сделать для вашей организации?

Взгляните на наше руководство по управлению знаниями и наше руководство по началу работы с центром знаний Connecteam.

Начните работу с Connecteam бесплатно уже сегодня!

Часто задаваемые вопросы

Какой квалификацией должен обладать менеджер знаний?

Лучшие менеджеры знаний, как правило, имеют как минимум степень бакалавра в области бизнеса, информационных технологий или аналогичных областях. Некоторые ищут сертификацию или онлайн-классы по менеджменту или управлению знаниями.

Когда компании следует нанять менеджера по знаниям?

Для каждой организации он разный. Как правило, как только сотрудники сообщают, что они не могут найти то, что им нужно для работы или продвижения по службе, вы можете начать использовать центр знаний (например, тот, который предоставляет Connecteam) и даже нанять специального менеджера знаний для его организации.

Хотите получать больше замечательных статей прямо на ваш почтовый ящик? Подпишитесь здесь