¿Qué es un gestor del conocimiento? (Responsabilidades y descripción completa del trabajo)

En la mayoría de las organizaciones, los trabajadores necesitan acceso al conocimiento para hacer su trabajo. Organizar oportunidades de aprendizaje y organizar la información para que los empleados puedan recuperarla puede ser un desafío, especialmente cuando es necesario compartir muchos recursos complejos.

Los gestores del conocimiento pueden ayudar con esto. Crean sistemas y bases de datos de conocimiento para capturar información y compartirla, y aseguran que la información fluya para que todos puedan hacer su mejor trabajo.

En este artículo, analizamos más de cerca el rol del administrador del conocimiento para que pueda decidir si su organización necesita uno. Luego cubrimos las cualidades que se deben buscar al contratar a un gerente de conocimiento y las herramientas que pueden ayudarlo en su función.

¿Qué es un gestor del conocimiento?

Un gestor del conocimiento está a cargo de la gestión del conocimiento , que es el proceso de manejo de la información en una organización. Si bien todos en una empresa pueden trabajar o contribuir con los datos, el administrador del conocimiento es el responsable de garantizar que la información fluya.

Este profesional forma parte del equipo de operaciones de una empresa y trabaja con todos los líderes y empleados para asegurarse de que todos tengan los recursos que necesitan.

A veces conocido como administrador de la base de conocimientos, el administrador de conocimientos también tiene la tarea de supervisar la tecnología a través de la cual los miembros del equipo acceden a la información. Un administrador del conocimiento puede:

• Crear y mantener bases de datos de conocimiento.
• Ser responsable del almacenamiento y acceso del conocimiento dentro de la empresa.
• Cree procesos para que los empleados puedan acceder a la capacitación, la información y los recursos que necesitan para su trabajo
• Cree procesos para ayudar a los empleados a compartir sus conocimientos y experiencias entre ellos y con los futuros trabajadores

Los administradores del conocimiento contribuyen al crecimiento y al éxito general de una organización al reducir los cuellos de botella de la información. En lugar de que solo unos pocos empleados entiendan cómo hacer un trabajo de manera efectiva, los administradores del conocimiento se aseguran de que todos tengan acceso a esta información.

Responsabilidades del administrador del conocimiento

Los administradores del conocimiento pueden necesitar trabajar con diferentes tipos de activos documentados, incluidos los comentarios de los empleados, los recursos creados por los empleados, los artículos de procedimientos, los documentos o políticas internas, los programas y videos de capacitación y otros materiales.

Dependiendo de la organización y sus necesidades, un administrador del conocimiento puede ser responsable de lo siguiente:

Creación e implementación de un marco de conocimiento corporativo

"Marco de conocimiento corporativo" es un término general que se utiliza para describir los procesos, la tecnología y el pensamiento que se utilizan para crear, almacenar y distribuir recursos de conocimiento en una organización. Esto incluye los procesos y el pensamiento que deciden cómo se recopilará y compartirá la información dentro de una empresa. Esta información no suele compartirse externamente.

Los marcos de conocimiento corporativo también fomentan la colaboración al definir quién debe compartir sus experiencias y cómo. Por ejemplo, un marco podría incluir la organización de reuniones en las que se anima a los trabajadores a compartir lo que han aprendido sobre un aspecto particular de sus funciones, por ejemplo, el servicio al cliente.

Creación y mantenimiento de una base de conocimientos.

La base de conocimiento es un centro central donde el personal interno puede acceder a políticas, manuales, guías para empleados, capacitación y más. Algunas bases también permiten que usuarios externos como clientes y clientes accedan a cierta información. Los gestores del conocimiento son los responsables de crear y mantener estas bases.

Las bases de conocimientos suelen ser de autoservicio. Son como una biblioteca, organizan y almacenan información que los usuarios pueden buscar y acceder sin importar dónde se encuentren.

Configuración de un sistema de búsqueda

Los gestores del conocimiento ayudan a garantizar que los trabajadores tengan acceso a la información y comprendan cómo encontrarla. Esto significa que parte de la función del administrador del conocimiento consiste en crear y probar recursos de búsqueda y capacitar a los trabajadores sobre cómo encontrarlos y usarlos.

Identificación de la información necesaria

Esto puede implicar trabajar con los líderes y el personal para determinar qué recursos necesita la organización, en qué formato debe estar esta información y cuáles podrían ser las formas más accesibles y sencillas de compartir estos datos.

Colaborar con los líderes de la empresa y compañeros de trabajo

Los gestores del conocimiento necesitan optimizar el almacenamiento y la distribución de la información. Es posible que necesiten hablar con líderes y compañeros de trabajo para obtener su perspectiva a fin de crear y desarrollar recursos escritos y videos informativos que se puedan compartir.

Por ejemplo, digamos que una organización de enfermería domiciliaria tiene enfermeras experimentadas que han ayudado a cientos de pacientes. Estas enfermeras tienen mucha información sobre las mejores prácticas en su área. Los administradores del conocimiento pueden querer trabajar con estas enfermeras para crear videos de capacitación o reuniones.

Además, es posible que deseen entrevistarlos para saber qué saben estas enfermeras para que esta información pueda transmitirse a las nuevas contrataciones. Los gerentes pueden incluso querer colaborar con las enfermeras para crear programas de tutoría.

Este nivel de colaboración garantiza que la información importante no solo la entiendan unas pocas personas en la empresa. En su lugar, se puede compartir para que las nuevas contrataciones y los trabajadores existentes sean más efectivos. Si un trabajador experimentado se va, este proceso garantiza que algunos de sus conocimientos aún se puedan usar para beneficiar al equipo.

Garantizar que todos los empleados tengan acceso a la información importante

Esto puede implicar asegurarse de que los manuales de los empleados, los procedimientos, las preguntas frecuentes y los formularios necesarios se compartan y actualicen. También puede significar asegurarse de que los empleados sepan cómo y dónde encontrar la información que necesitan para hacer su trabajo, por ejemplo, en la base de conocimientos.

Como parte de sus responsabilidades, los administradores del conocimiento también deben ayudar a mantener privada la información privada. Establecerán permisos de acceso de usuario en la base de conocimiento para garantizar que terceros no puedan acceder a recursos confidenciales.

Fomentar una cultura de intercambio de conocimientos

Esto puede significar crear nuevas declaraciones de misión o una visión de la empresa que incluya compartir conocimientos.

También puede significar establecer oportunidades para que los empleados compartan las mejores prácticas y sus experiencias, como:

• Sesiones de capacitación dirigidas por pares y preguntas y respuestas que permiten a los trabajadores más experimentados apoyar a los miembros más recientes del equipo.
• Oportunidades de colaboración , donde los empleados pueden trabajar juntos en proyectos
• Una política de puertas abiertas que permite a los trabajadores solicitar los recursos que necesitan
• Pedir a los empleados que compartan sus conocimientos mediante la creación de recursos que otros puedan utilizar
• Crear programas de tutoría y programas para permitir que los nuevos empleados sigan a los trabajadores más experimentados.
• Programas de recompensa que brindan incentivos para que los trabajadores compartan lo que saben

Educar a los empleados sobre los recursos de la empresa.

Los administradores del conocimiento deben capacitar a los equipos sobre cómo utilizar los sistemas de gestión del conocimiento. También pueden ser responsables de establecer oportunidades generales de capacitación laboral y mejora de las habilidades de los empleados. A medida que cambian los procesos y las mejores prácticas, esto puede significar verificar con los trabajadores para asegurarse de que comprendan el nuevo conocimiento.

Mantener la relevancia de los sistemas de gestión del conocimiento

Los administradores del conocimiento necesitan mantener los sistemas exitosos a lo largo del tiempo, lo que puede significar adaptar los sistemas a medida que cambia la organización, así como capturar nuevos conocimientos e integrarlos en las operaciones. También puede significar eliminar información obsoleta de las bases de datos y simplificar la información para que sea fácil de encontrar.

Mantener abiertas las líneas de comunicación.

Los administradores de conocimiento pueden querer buscar y actuar sobre la información de los líderes y el personal para que puedan ajustar la base de conocimiento y el marco de conocimiento corporativo para hacerlos más efectivos.

Las encuestas a los empleados son una buena manera de averiguar qué información necesitan los trabajadores y qué mejores prácticas de los empleados experimentados son más relevantes para el equipo. Esta puede ser una forma útil de medir qué información compartir.

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Ejemplo de descripción de puesto de gerente de conocimiento

[Nombre de la empresa] es una empresa de tecnología de rápido crecimiento ubicada en las afueras de [ubicación]. Desarrollamos productos tecnológicos para el espacio B2C y B2B, pero también trabajamos duro para crecer todos los días y aprender unos de otros.

Actualmente estamos buscando agregar un administrador de conocimientos de tiempo completo a nuestro departamento de operaciones. En esta función, trabajará con todos los miembros de nuestro equipo, desde el director ejecutivo hasta los nuevos empleados, ayudándonos a compartir, encontrar y almacenar el conocimiento que cada empleado necesita para su función.

Estamos buscando a alguien que sea curioso, emprendedor y un gran comunicador. Debe sentirse igualmente cómodo creando soluciones tecnológicas y desarrollando políticas o iniciativas, trabajando solo o en equipo.

Nuestra empresa actualmente tiene algunos activos de conocimiento, incluidos videos y manuales de capacitación, pero nuestro objetivo es construir una cultura de intercambio de conocimientos desde cero. Estamos buscando a alguien que pueda identificar qué recursos necesitamos, desarrollar esos recursos y crear un sistema para garantizar que la información esté accesible y siempre actualizada.

Cualificaciones laborales:

• Experiencia previa como gestor de base de conocimientos o gestor de conocimientos
• Experiencia con bases de conocimiento y plataformas en línea para organizar el conocimiento.
• Excelente gestión de proyectos y habilidades de comunicación.
• Experiencia en la realización de sesiones de formación.
• Pensamiento creativo
• Habilidades organizativas
• Capacidad para crear, editar y actualizar materiales y recursos de capacitación.
• Capacidad de redacción de informes
• Habilidades en el trabajo con equipos.
• Licenciatura en TI, administración de empresas o un campo relacionado es una ventaja
• Certificado en gestión del conocimiento es una ventaja

Incluye responsabilidades:

• Creación, organización y actualización de la base de conocimientos de la empresa.
• Desarrollar iniciativas para alentar a los miembros del equipo a compartir sus experiencias y mejores prácticas.
• Creación de políticas y procesos para el desarrollo de nuevos recursos.
• Reunión con el liderazgo para explicar el progreso de las iniciativas de intercambio de conocimientos
• Formación de nuevos empleados
• Desarrollar programas de tutoría, observación de trabajos y programas similares.

El salario oscila entre $ 80,000 y $ 90,000 por año, según la experiencia.

Por qué un administrador del conocimiento es un rol importante

Los estudios realizados por Harris Poll encontraron que los trabajadores pasan una cuarta parte de su semana laboral en promedio buscando los recursos que necesitan para completar sus tareas laborales. Alrededor del 43 % encuentra el proceso tan frustrante que consideraría dejar su trabajo si no pudiera encontrar una manera fácil de acceder a lo que necesita.

Un administrador del conocimiento puede reducir la frustración y la ineficiencia de los empleados al garantizar que las empresas cuenten con la información correcta y al trabajar para que estos recursos sean fácilmente accesibles.

Para seguir siendo competitivas, las organizaciones también deben poder compartir conocimientos. Si un empleado tiene la experiencia para hacer un trabajo de manera más efectiva, toda la empresa puede volverse más efectiva al compartir esa información con otros trabajadores.

En general, los gestores del conocimiento organizan la formación y el intercambio de conocimientos en las empresas. Se aseguran de que los trabajadores tengan los mejores y más recientes conocimientos para ser mejores en sus trabajos y garantizar un trabajo de alta calidad y la satisfacción del cliente. En última instancia, todo esto ayuda a las organizaciones a ser más rentables y mantener una reputación sólida.

¿Qué cualidades hacen un gran administrador del conocimiento?

Curiosidad compasiva

Los administradores del conocimiento trabajan con información y recursos todos los días, por lo que deben ser curiosos y tener amor por el aprendizaje. También deben preocuparse por todos en la organización lo suficiente como para abordar las necesidades de cada trabajador.

Fuertes habilidades de priorización.

Los buenos gerentes saben en qué enfocarse primero para que puedan comenzar a crear rápidamente un sistema de intercambio de conocimientos.

Capacidad para reforzar la cultura positiva de la empresa.

Pensando fuera de la caja, los administradores del conocimiento buscan formas de entusiasmar a los empleados con el aprendizaje. Encuentran formas de asegurarse de que el intercambio de conocimientos ocurra todos los días, construyendo una cultura de intercambio de conocimientos.

Fuertes habilidades de comunicación

Estos profesionales deben ser capaces de explicar la importancia de compartir recursos y conocimientos a todas las partes interesadas.

También deben poder explicar las bases de datos de conocimiento y otros sistemas de una manera clara y simplificada para que todos los trabajadores puedan entender cómo usarlos.

Habilidad para brindar apoyo

Los gestores de conocimientos deben estar disponibles para responder a las preguntas de los empleados y líderes sobre recursos, bases de datos de conocimientos y otras partes de un proceso de intercambio de conocimientos.

Grandes habilidades de gestión de proyectos.

Es posible que estas personas necesiten implementar una nueva base de conocimientos o iniciativas como la capacitación de los empleados. Las habilidades de gestión de proyectos mantendrán estos proyectos en una línea de tiempo y dentro del presupuesto.

Habilidad para capturar nuevos conocimientos.

Los buenos administradores del conocimiento tienen buen ojo para la información y los recursos útiles que pueden ayudar a su organización. Hacen todo lo posible para traer nuevas ideas y nuevos tipos de conocimiento a los líderes y miembros del equipo.

La voluntad de arremangarse

Finalmente, estos gerentes saben cómo configurar y utilizar la tecnología para compartir conocimientos. Están dispuestos a sumergirse, realizar actualizaciones y utilizar todas las funciones de las plataformas y los sistemas de capacitación.

Uso del Knowledge Center de Connecteam para la gestión del conocimiento

Incluso con el mejor administrador del conocimiento en el personal, las organizaciones aún necesitan herramientas confiables para almacenar y compartir información y recursos. Ahí es donde el centro de conocimiento de Connecteam puede ayudar.

El centro de conocimientos es una biblioteca digital personalizable y de fácil búsqueda . Incluso si su organización aún no tiene un administrador de conocimientos, puede cargar archivos, manuales, procedimientos, videos, formularios relacionados con el trabajo y mucho más.

Buscar información en el centro de conocimiento de Connecteam es tan simple como escribir palabras clave en la barra de búsqueda. Al instante, aparecen archivos con esas palabras clave. Es fácil de usar, e incluso los empleados menos expertos en tecnología lo dominarán en minutos.

Además, con cifrado de extremo a extremo y sin limitaciones de almacenamiento , Connecteam le permite cargar y almacenar de forma segura tanta información como necesite.

También tiene control total sobre quién tiene acceso a los archivos . Establezca permisos de acceso personalizados para que los empleados vean solo la información relevante para ellos y sus roles, sin mirar archivos confidenciales. Una vez que se otorgan los permisos, su equipo puede acceder al centro de conocimientos desde cualquier dispositivo móvil, sin importar dónde se encuentren.

Además, el centro de conocimiento de Connecteam sincroniza automáticamente los archivos , por lo que cuando carga un nuevo manual, documento de capacitación o archivo, todos obtienen la última versión. Puede decir adiós a la información obsoleta.

Además, el centro de conocimiento es solo el comienzo. Connecteam facilita la creación de una cultura de intercambio de conocimientos con características que lo ayudan a:

• Compartir boletines y actualizaciones
• Incorporar y capacitar a los empleados
• Cree encuestas de empleados para averiguar dónde pueden estar las brechas de conocimiento

El centro de conocimiento de Connecteam puede ser una herramienta poderosa para los administradores de conocimiento . Pueden usarlo para hacer que los archivos y recursos estén fácilmente disponibles y agregar nueva información cuando sea necesario. En lugar de tener que reinventar la rueda con un nuevo sistema, tendrán tecnología que les permitirá comunicarse con el equipo, crear capacitación personalizada, compartir información y más.

Conclusión

Los administradores del conocimiento son los archivistas y traductores de su organización, lo que ayuda a garantizar que la información y los recursos fluyan donde sea necesario y que todos los entiendan.

Los administradores de conocimientos adecuados son curiosos, apasionados por el aprendizaje y trabajan con herramientas de base de conocimientos en línea para asegurarse de que los recursos sigan siendo relevantes y accesibles las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Son un activo valioso para cualquier equipo, ya que garantizan que todos puedan seguir siendo productivos y aumentar los resultados de la empresa.

¿Tiene curiosidad por saber más sobre la gestión del conocimiento y lo que puede hacer por su organización?

Eche un vistazo a nuestra guía para la gestión del conocimiento y nuestra guía de inicio para el centro de conocimiento de Connecteam.

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preguntas frecuentes

¿Qué cualidades debe tener un gestor del conocimiento?

Los mejores administradores del conocimiento generalmente han obtenido al menos una licenciatura en negocios, TI o campos similares. Algunos buscan certificación o clases en línea en gestión o gestión del conocimiento.

¿Cuándo debe una empresa contratar a un gestor del conocimiento?

Es diferente para cada organización. En general, una vez que los empleados informan que no pueden encontrar lo que necesitan para trabajar o avanzar, es posible que desee comenzar a utilizar un centro de conocimiento (como el que proporciona Connecteam) e incluso contratar a un administrador de conocimiento dedicado para organizarlo.

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