Was ist ein Wissensmanager? (Aufgabenbereiche und vollständige Stellenbeschreibung)

In den meisten Organisationen benötigen die Mitarbeiter Zugang zu Wissen, um ihre Arbeit erledigen zu können. Lernmöglichkeiten zu organisieren und Informationen so zu organisieren, dass Mitarbeiter sie abrufen können, kann eine Herausforderung sein, insbesondere wenn viele komplexe Ressourcen gemeinsam genutzt werden müssen.

Wissensmanager können dabei helfen. Sie erstellen Systeme und Wissensdatenbanken, um Informationen zu erfassen und weiterzugeben und sicherzustellen, dass die Informationen fließen, damit jeder sein Bestes geben kann.

In diesem Artikel werfen wir einen genaueren Blick auf die Rolle des Wissensmanagers, damit Sie entscheiden können, ob Ihr Unternehmen einen benötigt. Anschließend gehen wir auf die Qualitäten ein, auf die man bei der Einstellung eines Wissensmanagers achten sollte, und auf die Tools, die ihn bei seiner Rolle unterstützen können.

Was ist ein Wissensmanager?

Ein Wissensmanager ist für das Wissensmanagement zuständig , also den Prozess des Umgangs mit Informationen in einer Organisation. Während jeder in einem Unternehmen mit Daten arbeiten oder zu ihnen beitragen kann, ist der Wissensmanager dafür verantwortlich, den Informationsfluss sicherzustellen.

Dieser Fachmann ist Teil des Betriebsteams eines Unternehmens und arbeitet mit allen Führungskräften und Mitarbeitern zusammen, um sicherzustellen, dass jeder über die Ressourcen verfügt, die er benötigt.

Der Wissensmanager wird manchmal auch als Wissensdatenbankmanager bezeichnet und hat auch die Aufgabe, die Technologie zu überwachen , über die Teammitglieder auf Informationen zugreifen. Ein Wissensmanager kann:

• Erstellen und pflegen Sie Wissensdatenbanken
• Übernehmen Sie die Verantwortung für die Speicherung und den Zugriff auf Wissen im Unternehmen
• Erstellen Sie Prozesse, damit Mitarbeiter auf die Schulungen, Informationen und Ressourcen zugreifen können, die sie für ihre Arbeit benötigen
• Schaffen Sie Prozesse, die den Mitarbeitern helfen, ihr Wissen und ihre Erfahrungen untereinander und mit zukünftigen Mitarbeitern zu teilen

Wissensmanager tragen zum Wachstum und Gesamterfolg eines Unternehmens bei, indem sie Informationsengpässe reduzieren. Anstatt dass nur wenige Mitarbeiter verstehen, wie man eine Aufgabe effektiv erledigt, sorgen Wissensmanager dafür, dass jeder Zugriff auf diese Informationen hat.

Verantwortlichkeiten des Wissensmanagers

Wissensmanager müssen möglicherweise mit verschiedenen Arten dokumentierter Assets arbeiten, darunter Mitarbeiterfeedback, von Mitarbeitern erstellte Ressourcen, Artikel mit Anleitungen, interne Dokumente oder Richtlinien, Schulungsprogramme und Videos sowie andere Materialien.

Abhängig von der Organisation und ihren Anforderungen kann ein Wissensmanager für Folgendes verantwortlich sein:

Erstellen und Implementieren eines unternehmensweiten Wissensrahmens

„Corporate Knowledge Framework“ ist ein Oberbegriff, der die Prozesse, Technologien und Denkweisen beschreibt, die zur Erstellung, Speicherung und Verteilung von Wissensressourcen in einer Organisation verwendet werden. Dazu gehören die Prozesse und Denkweisen, die darüber entscheiden, wie Informationen innerhalb eines Unternehmens gesammelt und weitergegeben werden. Diese Informationen werden normalerweise nicht extern weitergegeben.

Unternehmenswissensrahmen fördern auch die Zusammenarbeit, indem sie festlegen, wer seine Erfahrungen wie teilen soll. Ein Rahmenwerk könnte beispielsweise die Einrichtung von Besprechungen umfassen, bei denen Mitarbeiter dazu ermutigt werden, ihre Erkenntnisse über einen bestimmten Aspekt ihrer Rolle, beispielsweise den Kundenservice, auszutauschen.

Erstellen und Pflegen einer Wissensdatenbank

Die Wissensdatenbank ist ein zentraler Knotenpunkt , über den interne Mitarbeiter auf Richtlinien, Handbücher, Mitarbeiterhandbücher, Schulungen und mehr zugreifen können. Einige Datenbanken ermöglichen auch externen Benutzern wie Kunden und Klienten den Zugriff auf bestimmte Informationen. Für die Erstellung und Pflege dieser Datenbanken sind Wissensmanager verantwortlich.

Wissensdatenbanken dienen in der Regel der Selbstbedienung. Sie sind wie eine Bibliothek, die Informationen organisiert und speichert, nach denen Benutzer dann suchen und darauf zugreifen können, egal wo sie sich befinden.

Einrichten eines Suchsystems

Wissensmanager tragen dazu bei, sicherzustellen, dass Mitarbeiter Zugang zu Informationen haben und wissen, wie sie diese finden können. Das bedeutet, dass ein Teil der Rolle des Wissensmanagers darin besteht , durchsuchbare Ressourcen zu erstellen und zu testen und Mitarbeiter darin zu schulen, wie sie diese finden und verwenden können.

Identifizieren benötigter Informationen

Dies kann die Zusammenarbeit mit Führungskräften und Mitarbeitern beinhalten, um zu ermitteln, welche Ressourcen die Organisation benötigt, in welchem ​​Format diese Informationen vorliegen sollten und wie diese Daten am besten zugänglich und einfach weitergegeben werden können.

Zusammenarbeit mit Unternehmensleitern und Kollegen

Wissensmanager müssen die Informationsspeicherung und -verteilung optimieren. Möglicherweise müssen sie mit Führungskräften und Kollegen sprechen, um deren Erkenntnisse zu gewinnen und schriftliche Ressourcen und Informationsvideos zu erstellen und zu entwickeln, die weitergegeben werden können.

Angenommen, eine häusliche Krankenpflegeorganisation verfügt über erfahrene Krankenschwestern, die Hunderten von Patienten geholfen haben. Diese Krankenschwestern verfügen über zahlreiche Informationen über bewährte Verfahren in ihrem Bereich. Wissensmanager möchten möglicherweise mit diesen Pflegekräften zusammenarbeiten, um Schulungsvideos oder Besprechungen zu erstellen.

Darüber hinaus möchten sie möglicherweise ein Vorstellungsgespräch mit ihnen führen, um zu erfahren, was diese Pflegekräfte wissen, damit diese Informationen an neue Mitarbeiter weitergegeben werden können. Manager möchten vielleicht sogar mit den Pflegekräften zusammenarbeiten, um Mentoring-Programme zu entwickeln.

Dieses Maß an Zusammenarbeit stellt sicher, dass wichtige Informationen nicht nur von einigen wenigen Personen im Unternehmen verstanden werden. Stattdessen können sie geteilt werden, um neue Mitarbeiter und bestehende Mitarbeiter effektiver zu machen. Wenn ein erfahrener Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, stellt dieser Prozess sicher, dass einige seiner Erkenntnisse weiterhin zum Nutzen des Teams genutzt werden können.

Sicherstellen, dass alle Mitarbeiter Zugriff auf wichtige Informationen haben

Dazu kann es gehören, sicherzustellen, dass Mitarbeiterhandbücher, Anleitungen, FAQs und alle erforderlichen Formulare geteilt und aktualisiert werden. Es kann auch bedeuten, sicherzustellen, dass Mitarbeiter wissen, wie und wo sie die Informationen finden, die sie für ihre Arbeit benötigen – beispielsweise in der Wissensdatenbank.

Im Rahmen ihrer Verantwortung müssen Wissensmanager auch dazu beitragen, private Informationen geheim zu halten. Sie legen Benutzerzugriffsberechtigungen in der Wissensdatenbank fest, um sicherzustellen, dass Dritte nicht auf vertrauliche Ressourcen zugreifen können.

Förderung einer Kultur des Wissensaustauschs

Dies kann bedeuten, neue Leitbilder oder eine Unternehmensvision zu erstellen, die den Wissensaustausch einschließt.

Es kann auch bedeuten, Möglichkeiten für Mitarbeiter einzurichten, Best Practices und ihre Erfahrungen auszutauschen, wie zum Beispiel:

• Von Kollegen geleitete Schulungen und Fragen und Antworten , die es erfahreneren Mitarbeitern ermöglichen, neuere Teammitglieder zu unterstützen
• Kooperationsmöglichkeiten , bei denen Mitarbeiter gemeinsam an Projekten arbeiten können
• Eine Politik der offenen Tür , die es Arbeitnehmern ermöglicht, nach Ressourcen zu fragen, die sie benötigen
• Bitten Sie die Mitarbeiter, ihr Wissen zu teilen , indem sie Ressourcen erstellen, die von anderen genutzt werden können
• Erstellen von Mentoring-Programmen und Programmen, die es neuen Mitarbeitern ermöglichen, erfahrenere Mitarbeiter zu begleiten
• Belohnungsprogramme , die Arbeitnehmern Anreize bieten, ihr Wissen weiterzugeben

Aufklärung der Mitarbeiter über die Ressourcen des Unternehmens

Wissensmanager müssen Teams im Umgang mit Wissensmanagementsystemen schulen. Möglicherweise sind sie auch für die Einrichtung allgemeiner beruflicher Schulungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten für Mitarbeiter verantwortlich. Wenn sich Prozesse und Best Practices ändern, kann dies bedeuten, dass Sie sich bei den Mitarbeitern erkundigen müssen, um sicherzustellen, dass sie das neue Wissen verstehen.

Wissensmanagementsysteme relevant halten

Wissensmanager müssen dafür sorgen, dass Systeme langfristig erfolgreich bleiben. Das kann bedeuten , dass sie die Systeme an Veränderungen in der Organisation anpassen sowie neues Wissen erfassen und in den Betrieb integrieren. Es kann auch bedeuten, veraltete Informationen aus Datenbanken zu entfernen und Informationen zu optimieren, damit sie leichter auffindbar sind.

Aufrechterhaltung offener Kommunikationswege

Wissensmanager möchten möglicherweise Informationen von Führungskräften und Mitarbeitern einholen und darauf reagieren, damit sie die Wissensbasis und den Wissensrahmen des Unternehmens anpassen können, um sie effektiver zu machen.

Mitarbeiterbefragungen sind eine gute Möglichkeit herauszufinden, welche Informationen Worker benötigen und welche Best Practices erfahrener Mitarbeiter für das Team am relevantesten sind. Dies kann eine nützliche Methode sein, um abzuschätzen, welche Informationen weitergegeben werden sollen.

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Beispiel für eine Stellenbeschreibung eines Wissensmanagers

[Firmenname] ist ein schnell wachsendes Technologieunternehmen etwas außerhalb von [Standort]. Wir entwickeln Technologieprodukte für den B2C- und B2B-Bereich, arbeiten aber auch hart daran, jeden Tag zu wachsen und voneinander zu lernen.

Wir sind derzeit auf der Suche nach einem Wissensmanager in Vollzeit für unsere Betriebsabteilung. In dieser Rolle arbeiten Sie mit allen Mitgliedern unseres Teams zusammen, vom CEO bis hin zu neuen Mitarbeitern, und helfen uns dabei, das Wissen zu teilen, zu finden und zu speichern, das jeder Mitarbeiter für seine Rolle benötigt.

Wir suchen jemanden, der neugierig, eigenwillig und gut kommunikativ ist. Sie sollten gleichermaßen mit der Entwicklung technischer Lösungen und der Entwicklung von Richtlinien oder Initiativen vertraut sein und dabei allein oder im Team arbeiten.

Unser Unternehmen verfügt derzeit über einige Wissensressourcen, darunter Schulungsvideos und Handbücher. Unser Ziel ist es jedoch, von Grund auf eine Kultur des Wissensaustauschs aufzubauen. Wir suchen jemanden, der erkennen kann, welche Ressourcen wir benötigen, diese Ressourcen entwickeln und ein System erstellen kann, um sicherzustellen, dass Informationen zugänglich und stets aktuell sind.

Berufliche Qualifikationen:

• Vorerfahrung als Wissensdatenbankmanager oder Wissensmanager
• Erfahrung mit Wissensdatenbanken und Online-Plattformen zur Organisation von Wissen
• Ausgezeichnete Projektmanagement- und Kommunikationsfähigkeiten
• Erfahrung in der Durchführung von Schulungen
• Kreatives Denken
• Organisatorische Fähigkeiten
• Fähigkeit, Schulungsmaterialien und -ressourcen zu erstellen, zu bearbeiten und zu aktualisieren
• Fähigkeit, Berichte zu schreiben
• Fähigkeiten in der Arbeit mit Teams
• Ein Bachelor-Abschluss in IT, Betriebswirtschaft oder einem verwandten Bereich ist von Vorteil
• Ein Zertifikat im Wissensmanagement ist von Vorteil

Zu den Aufgaben gehören:

• Erstellen, Organisieren und Aktualisieren der Wissensdatenbank des Unternehmens
• Entwicklung von Initiativen, um Teammitglieder zu ermutigen, ihre Erfahrungen und Best Practices auszutauschen
• Erstellen von Richtlinien und Prozessen zur Entwicklung neuer Ressourcen
• Treffen mit Führungskräften, um die Fortschritte bei Initiativen zum Wissensaustausch zu erläutern
• Schulung neuer Mitarbeiter
• Entwicklung von Mentoring-, Job-Shadowing- und ähnlichen Programmen

Das Gehalt liegt je nach Erfahrung zwischen 80.000 und 90.000 US-Dollar pro Jahr.

Warum ein Wissensmanager eine wichtige Rolle spielt

Studien der Harris-Umfrage ergaben, dass Arbeitnehmer durchschnittlich ein Viertel ihrer Arbeitswoche damit verbringen, nach den Ressourcen zu suchen, die sie für die Erledigung ihrer Arbeitsaufgaben benötigen. Ungefähr 43 % finden den Prozess so frustrierend, dass sie darüber nachdenken würden, ihren Job aufzugeben, wenn sie keinen einfachen Weg finden würden, an das zu gelangen, was sie brauchen.

Ein Wissensmanager kann die Frustration und Ineffizienz der Mitarbeiter reduzieren , indem er dafür sorgt, dass Unternehmen über die richtigen Informationen verfügen und sich dafür einsetzt, dass diese Ressourcen leicht zugänglich sind.

Um wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen Organisationen auch in der Lage sein, Wissen zu teilen. Wenn ein Mitarbeiter über die Erfahrung verfügt, eine Arbeit effektiver zu erledigen, kann das gesamte Unternehmen effektiver werden , indem es diese Informationen mit anderen Mitarbeitern teilt.

Insgesamt organisieren Wissensmanager Schulungen und Wissensaustausch in Unternehmen. Sie stellen sicher, dass die Mitarbeiter über die besten und aktuellsten Kenntnisse verfügen, um ihre Arbeit besser zu machen und eine qualitativ hochwertige Arbeit und Kundenzufriedenheit sicherzustellen. All dies trägt letztendlich dazu bei, dass Unternehmen profitabler werden und einen guten Ruf bewahren.

Welche Eigenschaften zeichnen einen großartigen Wissensmanager aus?

Mitfühlende Neugier

Da Wissensmanager täglich mit Informationen und Ressourcen arbeiten, sollten sie neugierig und lernbegierig sein. Sie müssen sich auch ausreichend um jeden in der Organisation kümmern, um auf die Bedürfnisse jedes einzelnen Mitarbeiters einzugehen.

Starke Fähigkeiten zur Priorisierung

Gute Manager wissen, worauf sie sich zuerst konzentrieren müssen, damit sie schnell mit der Schaffung eines Systems zum Wissensaustausch beginnen können.

Fähigkeit, eine positive Unternehmenskultur zu stärken

Wissensmanager denken über den Tellerrand hinaus und suchen nach Möglichkeiten, Mitarbeiter für das Lernen zu begeistern. Sie finden Wege, um sicherzustellen, dass der Wissensaustausch jeden Tag stattfindet, und schaffen so eine Kultur des Wissensaustauschs.

Starke Kommunikationsfähigkeiten

Diese Fachleute müssen in der Lage sein, allen Beteiligten die Bedeutung des Ressourcen- und Wissensaustauschs zu erklären.

Sie müssen auch in der Lage sein, Wissensdatenbanken und andere Systeme klar und übersichtlich zu erklären, damit alle Mitarbeiter verstehen, wie sie sie verwenden.

Fähigkeit zur Unterstützung

Wissensmanager müssen verfügbar sein, um Fragen von Mitarbeitern und Führungskräften zu Ressourcen, Wissensdatenbanken und den anderen Teilen eines Wissensaustauschprozesses zu beantworten.

Große Projektmanagementfähigkeiten

Diese Personen müssen möglicherweise eine neue Wissensdatenbank oder Initiativen wie Mitarbeiterschulungen einführen. Projektmanagementfähigkeiten sorgen dafür, dass diese Projekte im Zeitplan und innerhalb des Budgets bleiben.

Fähigkeit, neues Wissen zu erfassen

Gute Wissensmanager haben ein Gespür für nützliche Informationen und Ressourcen, die ihrem Unternehmen helfen können. Sie geben sich alle Mühe, den Führungskräften und Teammitgliedern neue Ideen und neue Arten von Wissen zu vermitteln.

Die Bereitschaft, die Ärmel hochzukrempeln

Schließlich wissen diese Manager, wie man Technologie zum Wissensaustausch einrichtet und nutzt. Sie sind bereit, einzutauchen, Aktualisierungen vorzunehmen und alle Funktionen von Plattformen und Schulungssystemen zu nutzen.

Nutzung des Knowledge Centers von Connecteam für Wissensmanagement

Selbst mit dem besten Wissensmanager im Team benötigen Unternehmen immer noch zuverlässige Tools zum Speichern und Teilen von Informationen und Ressourcen. Hier kann das Wissenszentrum von Connecteam helfen.

Das Wissenszentrum ist eine anpassbare und leicht durchsuchbare digitale Bibliothek . Auch wenn Ihre Organisation noch keinen Wissensmanager hat, können Sie Dateien, Handbücher, Anleitungen, Videos, arbeitsbezogene Formulare und vieles mehr hochladen.

Die Suche nach Informationen im Wissenszentrum von Connecteam ist so einfach wie die Eingabe von Schlüsselwörtern in die Suchleiste. Sofort werden Dateien mit diesen Schlüsselwörtern angezeigt. Es ist einfach zu bedienen und selbst Ihre weniger technisch versierten Mitarbeiter werden sich in wenigen Minuten damit vertraut machen.

Darüber hinaus ermöglicht Ihnen Connecteam dank Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und ohne Speicherbeschränkungen , so viele Informationen sicher hochzuladen und zu speichern, wie Sie benötigen.

Sie haben außerdem die volle Kontrolle darüber, wer Zugriff auf die Dateien hat . Legen Sie benutzerdefinierte Zugriffsberechtigungen fest, damit Mitarbeiter nur die für sie und ihre Rollen relevanten Informationen sehen – ohne einen Blick auf vertrauliche Dateien zu werfen. Sobald die Berechtigungen erteilt wurden, kann Ihr Team von jedem mobilen Gerät aus auf das Wissenszentrum zugreifen, unabhängig davon, wo es sich befindet.

Darüber hinaus synchronisiert das Wissenszentrum von Connecteam Dateien automatisch , sodass jeder die neueste Version erhält, wenn Sie ein neues Handbuch, Schulungsdokument oder eine neue Datei hochladen. Sie können sich von veralteten Informationen verabschieden.

Darüber hinaus ist das Wissenszentrum erst der Anfang. Connecteam erleichtert den Aufbau einer Kultur des Wissensaustauschs mit Funktionen, die Ihnen dabei helfen:

• Teilen Sie Newsletter und Updates
• Mitarbeiter einarbeiten und schulen
• Erstellen Sie Mitarbeiterbefragungen, um herauszufinden, wo Wissenslücken bestehen können

Das Wissenszentrum von Connecteam kann ein leistungsstarkes Tool für Wissensmanager sein. Sie können damit Dateien und Ressourcen einfach verfügbar machen und bei Bedarf neue Informationen hinzufügen. Anstatt das Rad mit einem neuen System neu erfinden zu müssen, verfügen sie über Technologien, mit denen sie mit dem Team kommunizieren, individuelle Schulungen erstellen, Informationen austauschen und vieles mehr können.

Abschluss

Wissensmanager sind die Archivare und Übersetzer Ihrer Organisation und tragen dazu bei, dass Informationen und Ressourcen dorthin fließen, wo sie benötigt werden, und dass sie von allen verstanden werden.

Die richtigen Wissensmanager sind neugierig, lernen leidenschaftlich gerne und arbeiten mit Online-Wissensdatenbank-Tools, um sicherzustellen, dass Ressourcen rund um die Uhr relevant und zugänglich bleiben. Sie stellen für jedes Team eine wertvolle Bereicherung dar, denn sie stellen sicher, dass alle produktiv bleiben, und steigern den Gewinn des Unternehmens.

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FAQs

Welche Qualifikationen sollte ein Wissensmanager mitbringen?

Die besten Wissensmanager verfügen im Allgemeinen über mindestens einen Bachelor-Abschluss in Betriebswirtschaft, IT oder einem ähnlichen Bereich. Einige streben eine Zertifizierung oder Online-Kurse in Management oder Wissensmanagement an.

Wann sollte ein Unternehmen einen Wissensmanager einstellen?

Es ist für jede Organisation anders. Wenn Mitarbeiter berichten, dass sie nicht das finden, was sie für ihre Arbeit oder ihren Aufstieg benötigen, sollten Sie im Allgemeinen ein Wissenszentrum (wie das von Connecteam bereitgestellte) nutzen und sogar einen speziellen Wissensmanager mit der Organisation beauftragen.

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