ナレッジマネージャーとは何ですか? (責任と完全な職務内容)

公開: 2023-05-30

ほとんどの組織では、従業員は仕事をするために知識にアクセスする必要があります。学習の機会を手配し、従業員が情報を取得できるように情報を整理することは、特に多くの複雑なリソースを共有する必要がある場合に困難になる可能性があります。

ナレッジマネージャーがこれを支援します。彼らは、情報を取得して共有するためのシステムとナレッジデータベースを作成し、全員が最高の仕事をできるように情報の流れを確保します。

この記事では、組織にナレッジマネージャーが必要かどうかを判断できるように、ナレッジマネージャーの役割を詳しく説明します。次に、ナレッジマネージャーを雇用する際に求められる資質と、その役割に役立つツールについて説明します。

重要なポイント

ナレッジマネージャーは、社内に知識が自由に流れるように、プロセス、システム、リソースの設計を支援する専門家です。
これらは組織内で知識を共有する文化を奨励するため、経験や情報がボトルネックになることはありません。
タイムリーに情報にオープンにアクセスすることで、従業員の効率と満足度が向上します。
デジタルナレッジベースは、会社のリソースを安全に保管するための一元的な場所を提供します。これらは、ナレッジマネージャーと、この種の専門家を雇用する準備がまだ整っていない組織の両方を支援できます。

ナレッジマネージャーとは何ですか?

ナレッジマネージャーは、組織内の情報を扱うプロセスであるナレッジマネジメントを担当します。企業の全員がデータを操作したり、データに貢献したりする可能性がありますが、情報の流れを確実にする責任を負うのはナレッジマネージャーです。

この専門家は企業の運用チームの一員であり、すべてのリーダーや従業員と協力して、全員が必要なリソースを確保できるようにします。

ナレッジベースマネージャーとも呼ばれるナレッジマネージャーは、チームメンバーが情報にアクセスする際に使用するテクノロジを監督するという任務も担っています。ナレッジマネージャーは次のことを行うことができます。

ナレッジデータベースの作成と維持
社内の知識の保管とアクセスに責任を負います
従業員が仕事に必要なトレーニング、情報、リソースにアクセスできるようにプロセスを作成する
従業員が知識や経験を相互に、また将来働く人たちと共有できるようにするプロセスを作成する

ナレッジマネージャーは、情報のボトルネックを軽減することで、組織の成長と全体的な成功に貢献します。ナレッジマネージャーは、少数の従業員に仕事を効果的に行う方法を理解させるのではなく、全員がこの情報にアクセスできるようにします。

ナレッジマネージャーの責任

ナレッジマネージャーは、従業員のフィードバック、従業員が作成したリソース、ハウツー記事、社内文書やポリシー、トレーニングプログラムやビデオ、その他の資料など、さまざまな種類の文書化された資産を扱う必要がある場合があります。

組織とそのニーズに応じて、ナレッジマネージャーは次の責任を負います。

企業のナレッジフレームワークの作成と実装

「企業知識フレームワーク」とは、組織で知識リソースを作成、保存、配布するために使用されるプロセス、技術、考え方を表す包括的な用語です。これには、企業内での情報の収集と共有方法を決定するプロセスと考え方が含まれます。通常、この情報は外部に共有されません。

企業のナレッジフレームワークは、誰がどのように経験を共有するかを定義することでコラボレーションも促進します。たとえば、フレームワークには、従業員が自分の役割の特定の側面 (顧客サービスなど) について学んだことを共有するよう奨励される会議の設定が含まれる場合があります。

ナレッジベースの作成と維持

ナレッジベースは、内部スタッフがポリシー、マニュアル、従業員ハンドブック、トレーニングなどにアクセスできる中心ハブです。一部の拠点では、顧客や取引先などの外部ユーザーも特定の情報にアクセスできます。ナレッジマネージャーは、これらのベースの作成と維持を担当します。

ナレッジベースは通常、セルフサービスです。これらは図書館のようなもので、情報を整理して保存し、ユーザーがどこにいても検索してアクセスできるようにします。

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検索システムのセットアップ

ナレッジマネージャーは、従業員が情報にアクセスし、情報を見つける方法を理解できるように支援します。つまり、ナレッジマネージャーの役割の一部には、検索可能なリソースの作成とテスト、およびそれらの検索と使用方法に関する従業員のトレーニングが含まれます。

必要な情報の特定

これには、リーダーやスタッフと協力して、組織に必要なリソース、この情報の形式、およびこのデータを共有する最もアクセスしやすく簡単な方法を決定することが含まれる場合があります。

会社のリーダーや同僚と協力する

ナレッジマネージャーは、情報の保存と配布を最適化する必要があります。共有できる文書リソースや情報ビデオを作成および開発するために、リーダーや同僚と話し、洞察を得る必要がある場合があります。

たとえば、ある在宅看護組織に、何百人もの患者を支援してきた経験豊富な看護師がいるとします。これらの看護師は、自分の地域でのベストプラクティスに関する多くの情報を持っています。ナレッジマネージャーは、これらの看護師と協力してトレーニングビデオや会議を作成したいと考えるかもしれません。

さらに、看護師が何を知っているかを知るために面接を行い、その情報を新入社員に伝えることもできます。マネージャーは、看護師と協力して指導プログラムを作成することもできます。

このレベルのコラボレーションにより、重要な情報が社内の少数の人だけにしか理解されないことが保証されます。代わりに、それを共有して、新入社員と既存の従業員の効率を高めることができます。経験豊富な従業員が退職した場合でも、このプロセスにより、彼らの洞察の一部を引き続きチームに利益をもたらすために使用できることが保証されます。

すべての従業員が重要な情報にアクセスできるようにする

これには、従業員のマニュアル、ハウツー、FAQ、および必要なフォームが確実に共有され、更新されるようにすることが含まれます。また、従業員が業務に必要な情報をどこでどのように見つけられるか (ナレッジベースなど) を確実に把握できるようにすることも意味します。

ナレッジマネージャーは、その責任の一環として、個人情報の秘密保持を支援する必要もあります。ナレッジベースにユーザーのアクセス許可を設定して、サードパーティが機密リソースにアクセスできないようにします。

知識共有の文化を育む

これは、知識の共有を含む新しいミッションステートメントや会社のビジョンを作成することを意味する場合があります。

また、次のようなベストプラクティスや経験を従業員が共有する機会を設定することも意味します。

同僚主導のトレーニングセッションと Q&A により、経験豊富な従業員が最近のチームメンバーをサポートできるようになります。
従業員がプロジェクトに協力できるコラボレーションの機会
従業員が必要なリソースを要求できるオープンドアポリシー
従業員に、他の人が使用できるリソースを作成して知識を共有するよう依頼する
メンターシッププログラムや新入社員が経験豊富な従業員をフォローできるプログラムを作成する
従業員が自分の知っていることを共有するインセンティブを提供する報酬プログラム

知ってますか？

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会社のリソースについて従業員を教育する

ナレッジマネージャーは、ナレッジマネージメントシステムの使用方法についてチームをトレーニングする必要があります。また、一般従業員の職業訓練やスキルアップの機会の設定を担当する場合もあります。プロセスやベストプラクティスが変化するにつれて、従業員に確認して新しい知識を理解していることを確認することが必要になる場合があります。

ナレッジマネジメントシステムの関連性を維持する

ナレッジマネージャーは、長期にわたってシステムを成功させ続ける必要があります。これは、組織の変化に応じてシステムを適応させること、また新しいナレッジを取得して運用に統合することを意味する場合があります。また、データベースから古い情報を削除し、情報を合理化して見つけやすくすることも意味します。

オープンなコミュニケーションラインを維持する

ナレッジマネージャーは、ナレッジベースと企業ナレッジフレームワークを調整して、より効果的なものにするために、リーダーやスタッフから情報を求め、それに基づいて行動するとよいでしょう。

従業員アンケートは、従業員が必要とする情報や、経験豊富な従業員のベストプラクティスがチームに最も関係しているものを見つけるための良い方法です。これは、どの情報を共有するかを判断するのに便利な方法です。

知ってますか？

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ナレッジマネージャーの職務内容のサンプル

[会社名] は、[場所] のすぐ外にある急成長中のテクノロジー企業です。私たちは B2C および B2B 分野向けのテクノロジー製品を開発していますが、日々成長し、お互いから学ぶことにも熱心に取り組んでいます。

現在、当社の運用部門にフルタイムのナレッジマネージャーを追加することを検討しています。この役割では、CEO から新入社員に至るまで、チームの全員と協力して、各従業員がその役割に必要な知識を共有、検索、保存できるよう支援していただきます。

私たちが求めているのは、好奇心旺盛で自発性があり、優れたコミュニケーション能力のある人です。単独でもチームでも、テクノロジーソリューションの作成やポリシーやイニシアチブの開発に同様に慣れている必要があります。

当社には現在、トレーニングビデオやマニュアルなどの知識資産がいくつかありますが、知識共有文化をゼロから構築することを目指しています。私たちは、必要なリソースを特定し、それらのリソースを開発し、情報にアクセスして常に更新できるようにするシステムを構築できる人を探しています。

職務資格:

ナレッジベースマネージャーまたはナレッジマネージャーとしての経験
知識を整理するためのナレッジベースとオンラインプラットフォームの経験
優れたプロジェクト管理能力とコミュニケーション能力
研修セッションの実施経験
創造的思考
組織力
トレーニング資料とリソースを作成、編集、更新する機能
レポート作成能力
チームで働くスキル
IT、経営管理、または関連分野の学士号があれば尚可
ナレッジマネジメントの資格があるとさらに有利

責任には次のものが含まれます。

社内ナレッジベースの作成、整理、更新
チームメンバーが経験やベストプラクティスを共有することを奨励するための取り組みを開発する
新しいリソースを開発するためのポリシーとプロセスの作成
知識共有イニシアチブの進捗状況を説明するためのリーダーとの会合
新入社員の研修
メンターシップ、ジョブシャドウイング、および同様のプログラムの開発

給与は経験に応じて年収80,000～90,000円となります。

ナレッジマネージャーが重要な役割である理由

ハリス世論調査が実施した調査によると、労働者は平均して週の労働時間の 4 分の 1 を、仕事のタスクを完了するために必要なリソースを探すのに費やしていることがわかりました。約 43% は、そのプロセスが非常にイライラするため、必要なものに簡単にアクセスする方法が見つからない場合は仕事を辞めることを検討すると考えています。

ナレッジマネージャーは、企業が適切な情報を確保し、これらのリソースに簡単にアクセスできるように努めることで、従業員のフラストレーションと非効率性を軽減できます。

競争力を維持するには、組織は知識を共有できる必要もあります。 1 人の従業員が仕事をより効果的に行うための経験を持っている場合、その情報を他の従業員と共有することで会社全体の効率を高めることができます。

全体として、ナレッジマネージャーは企業でトレーニングと知識共有を設定します。彼らは、従業員が仕事をより良くし、高品質の仕事と顧客満足度を確保するために、最高かつ最新の知識を確実に得られるようにします。これらすべてが最終的に、組織の収益性を高め、高い評判を維持するのに役立ちます。

優れたナレッジマネージャーに必要な資質とは?

思いやりのある好奇心

ナレッジマネージャーは毎日情報とリソースを扱うため、好奇心と学習意欲を持っている必要があります。また、各従業員のニーズに対応できるよう、組織内の全員に配慮する必要もあります。

強力な優先順位付けスキル

優れたマネージャーは、最初に何に焦点を当てるべきかを知っており、知識共有システムの構築を迅速に開始できます。

前向きな企業文化を強化する能力

ナレッジマネージャーは既成概念にとらわれずに、従業員が学習に熱中できる方法を模索します。彼らは知識共有が毎日行われるようにする方法を見つけ、知識共有文化を構築します。

高いコミュニケーション能力

これらの専門家は、リソースと知識の共有の重要性をすべての関係者に説明できる必要があります。

また、ナレッジデータベースやその他のシステムを明確かつ合理的な方法で説明し、すべての従業員がその使用方法を理解できるようにする必要もあります。

サポートを提供する能力

ナレッジマネージャーは、リソース、ナレッジデータベース、およびナレッジ共有プロセスの他の部分に関する従業員やリーダーの質問に答えられるようにする必要があります。

優れたプロジェクト管理スキル

これらの個人は、新しい知識ベースや従業員トレーニングなどの取り組みを展開する必要がある場合があります。プロジェクト管理スキルがあれば、これらのプロジェクトを予定通りに予算内に収めることができます。

新しい知識を取り入れる能力

優れたナレッジマネージャーは、組織に役立つ有益な情報やリソースに鋭い目を持っています。彼らは、リーダーやチームメンバーに新しいアイデアや新しい種類の知識をもたらすために全力を尽くします。

袖をまくる意欲

最後に、これらのマネージャーは、知識を共有するためにテクノロジーをセットアップして使用する方法を知っています。彼らは、プラットフォームやトレーニングシステムのすべての機能を積極的に活用し、更新し、使用します。

Connecteam のナレッジセンターを使用したナレッジ管理

最高のナレッジマネージャーがスタッフに配置されている場合でも、組織には依然として情報とリソースを保存および共有するための信頼できるツールが必要です。そこで Connecteam のナレッジセンターが役に立ちます。

ナレッジセンターは、カスタマイズ可能で簡単に検索できるデジタルライブラリです。組織にまだナレッジマネージャーがいない場合でも、ファイル、マニュアル、ハウツー、ビデオ、仕事関連のフォームなどをアップロードできます。

Connecteam のナレッジセンターで情報を検索するのは、検索バーにキーワードを入力するだけです。即座に、これらのキーワードを含むファイルが表示されます。使い方は簡単で、テクノロジーに詳しくない従業員でも数分で使いこなすことができます。

さらに、エンドツーエンドの暗号化とストレージ制限がないConnecteam を使用すると、必要なだけの情報を安全にアップロードして保存できます。

また、誰がファイルにアクセスできるかを完全に制御できます。従業員が機密ファイルを覗かずに、自分とその役割に関連する情報のみを表示できるように、カスタムアクセス許可を設定します。権限が付与されると、チームはどこにいても、モバイルデバイスからナレッジセンターにアクセスできるようになります。

さらに、Connecteam のナレッジセンターはファイルを自動的に同期するため、新しいマニュアル、トレーニングドキュメント、またはファイルをアップロードすると、全員が最新バージョンを入手できます。古い情報に別れを告げることができます。

さらに、ナレッジセンターは始まりにすぎません。 Connecteam は、次のような機能を備えた知識共有の文化を簡単に構築できます。

ニュースレターや最新情報を共有する
従業員のオンボーディングとトレーニング
従業員アンケートを作成して、知識のギャップがどこにあるかを確認します。

Connecteam のナレッジセンターは、ナレッジマネージャーにとって強力なツールとなります。これを使用すると、ファイルやリソースを簡単に利用できるようになり、必要なときにいつでも新しい情報を追加できます。新しいシステムで車輪を再発明する必要はなく、チームとのコミュニケーション、カスタムトレーニングの作成、情報の共有などを可能にするテクノロジーを手に入れることができます。

プロのヒント:

Connecteam を使用して会社のリソースを更新するという役割をナレッジベースマネージャーに課すことを検討してください。こうすることで、すべてのリソースが最新の状態に保たれ、情報が組織全体に自由に流れることができるようになります。

結論

ナレッジマネージャーは組織のアーキビストおよび翻訳者であり、情報とリソースが必要な場所に確実に流れ、全員が理解できるように支援します。

適切なナレッジマネージャーは、好奇心が強く、学習に熱心であり、オンラインナレッジベースツールを使用して、リソースが常に関連性があり、24 時間年中無休でアクセスできるようにします。これらはあらゆるチームにとって貴重な資産であり、全員が生産性を維持できるようになり、会社の収益を向上させます。

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