クライアントとの境界を適切に設定するための8つのヒント

クライアントとの境界を設定することは、フリーランサーや中小企業の所有者にとって非常に難しい作業です。 一方では、クライアントを引き付け、可能な限り幸せに保ちたいと考えています。 しかし、そうすると、クライアントはあなたの境界を尊重する場合にのみ有益になります（そして扱いやすくなります）。

それについて考えてみてください、彼らが時間通りに支払わない場合、クライアントは何をしているのでしょうか？ あなたが他のクライアントに集中できなくなるまで、彼らがあなたにますます要求し続けるなら、1人のクライアントは本当に価値がありますか？

また、不在時間中に継続的に電話をかけるクライアントがいる場合、どのようにして健康的なワークライフバランスをとることができますか？ これが、クライアントとの境界を設定することが非常に重要である理由です。

これらの問題を回避するには、厳密な境界を適用する必要があります。 しかし、クライアントを満足させながら、どのようにそれを行うのでしょうか。 これについては、この投稿で説明します。 一番上から始めましょう：

クライアントとの境界を設定することが重要である4つの理由

クライアントを失うリスクがあるため、クライアントとの境界を設定するのは恐ろしいかもしれません。 しかし、それはあなたがしなければならないことです。 理由は次のとおりです。

1.境界はあなたとあなたのクライアントの間の相互尊重を支持します

専門家の境界線は、あなたとあなたのクライアントがどのように相互作用し、コミュニケーションするかについてのガイドラインを確立します。 たとえば、クライアントがいつどのようにあなたに連絡するかを知るのに役立ちます。 たとえば、週末と休日は範囲外であることに同意できます。

そのような合意は相互尊重を築きます。 クライアントはあなたの時間と境界を尊重し、あなたは同じ敬意を払います。

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対照的に、境界がないということは、クライアントがいつでもあなたに連絡できることを意味する可能性があります。 一部のクライアントはあなたのアクセシビリティを簡単に悪用する可能性があるため、これは本当に危険です。

それらはあなたのビジネスの他の重要な機能に集中するあなたの能力を妨げるかもしれません。 個人的な時間や家族の時間に忍び寄る人もいます。 これをチェックしないままにすると、恨みを引き起こす可能性があります。

2.境界は、すべてのクライアントを満足させるのに役立ちます

個人的なクライアントとの緊密な関係を維持することで、クライアントは高く評価され、感謝されていると感じることができます。 悲しいことに、1人のクライアントが境界を完全に無視している場合、そのような関係を維持することはできません。

彼らはあなたの時間のかなりの部分を占めるでしょう、そしてこれはあなたが他のクライアントに追いつく能力を深刻に制限します。 それは最終的にあなたのビジネスを拡大することを妨げるかもしれません。

3.ビジネスの境界はセルフケアにとって重要です

貧弱な境界の影響は通常、個人の生活に溢れています。 クライアントがいつでもあなたに連絡できる場合、彼らが夜にあなたに電話をかけるのを防ぐにはどうすればよいですか？ それとも、週末に家族と一緒に外出しているときですか？

境界がなければ、仕事以外の生活を送ることはほとんど不可能になります。 そして、健康的な仕事と生活のバランスがなければ、生産性が低下し、うつ病などの医学的問題を発症するリスクが大幅に高まります。

バランスが取れていないと、同じレベルの生産性を維持できなくなったときにビジネスに打撃を与えることになります。

4.境界は、クライアントにノーと言うことからあなたを救います

クライアントとの境界を設定することで、クライアントの要求を拒否しなければならない状況からあなたを救います。 たとえば、あなたが特定の時間にのみ利用可能であり、彼らがあなたの条件を受け入れることをクライアントに伝える場合、彼らはそれらの時間外にあなたに連絡することを気にしない可能性があります。

そして、あなたがノーと言わなければならない会話に自分自身を見つけることができないので、クライアントとのあなたの関係はおそらくより強くそしてより敬意を払うようになるでしょう。

残念ながら、すべてのクライアントが境界を尊重しているわけではありません。 したがって、少数のクライアントがあなたを断らなければならない状況にあなたを置くことを期待してください。

クライアントとの境界を設定する方法

専門的な境界線は、他のビジネス用語と同じように真剣に扱う必要があります。 オンラインビジネスを始めるために必要な書類を準備するときは、最初に境界線を作成する必要があります。

以下は、クライアントとの境界を設定するための4つのステップのガイドです。

期待を設定する

境界を確立するための最初のステップは、最初から期待を明確にすることです。 クライアントは、勤務時間、作業の範囲、所要時間、応答時間、通話の継続時間などに関して、あなたに何を期待できるかを知っている必要があります。

これらの期待を可能な限り正確に定義します。 これは、クライアントのために行っている作業の範囲のようなものにとって特に重要です。 明確なガイドラインを設定しないと、一部のクライアントが利用して、当初の合意よりも多くの作業を行う可能性があります。

これらの期待を書き留め、プロジェクトの最初にクライアントと話し合います。 そうすれば、あなたは正しい足で旅を始め、将来の意見の不一致のリスクを減らすことができます。

期待を設定することよりもさらに重要なことは、それらに固執することです。 勤務時間が午前8時から午後4時の間であると判断した場合は、その規則に従ってください。 絶対的な緊急事態でない限り、これらの時間外にクライアントを関与させないでください。

はい、必要に応じて営業時間外にプロジェクトに取り組むことができますが、クライアントとのやり取りは避けてください。 なんで？ 契約に違反した場合、クライアントはルールは結局それほど重要ではないと考えるでしょう。 いくつかはあなたの境界を越えるかもしれません、そしてあなたがあなた自身に従うことさえできない規則をあなたが強制するのは難しいでしょう。

条件を書面で

クライアントとの境界を設定するときは、法的文書に条件を記載し、共同作業を開始する前にクライアントに契約を承認してもらいます。 これは、境界を公式にするための最良の手法の1つです。 この合意により、将来発生する可能性のある問題の解決も容易になります。

たとえば、法的文書には、あなたが何を提供することになっているのかを正確に示す必要があります。 したがって、クライアントがあなたに契約外のことをさせようとした場合、あなたは丁寧に要求を断るか、彼らに追加​​料金を支払うように頼むことができます。

契約では、支払い条件も指摘する必要があります。 これには、未払い額、支払い方法、期日、および遅延ペナルティ料金などの他の関連条件などの詳細が含まれます。

クライアントのオンボーディングプロセスを複雑にしないように、契約の条件に境界と期待を含めてください。 ただし、クライアントがドキュメントに署名する前に、必ずクライアントと条件について話し合い、話し合ってください。

境界を強制するためのシステムを設定する

あなたとあなたのクライアントが条件に同意したら、あなたはあなたが一貫して境界を強制するのを助けるためのシステムを必要とするでしょう。 このシステムはクライアントだけのものではないことに注意してください。 あなたも自分自身をチェックするためにそれが必要です。 あなたはあなたのビジネスのリーダーであるため、おそらくあなたの側からより多くの規律が必要になります。

適切なシステムを設定することのもう1つの利点は、不在時に仕事が崩壊するような気がすることなく、必要な休憩を取るのに役立つことです。

クライアントのエンゲージメントが就業時間だけで発生するようにすることから始めます。 幸いなことに、これを管理するのに役立つツールはたくさんあります。 週の間に時間を設定し、あなたの相互作用を計画します。 これを計画するのに役立つ毎週の作業スケジュールテンプレートを簡単に見つけることができます。

たとえば、最新のスマートフォンでは、さまざまなプロファイルを切り替えることができます。 iPhoneの仕事用プロファイルと個人用プロファイルを設定し、各プロファイルで送信される通知をカスタマイズできます。 たとえば、個人のプロファイルでメール、Slack、その他のコラボレーションアプリからの通知をオフにすることができます。

プロファイルは非常に役立ちますが、自分のルールを破らないようにするには、自己規律を実践する必要があります。

専門的な境界線を適用するのに役立つ可能性のある別のツールは、電子メール自動応答ソフトウェアまたはプラグインです。 これらのツールは、あなたが不在のときに受信メールに自動的に応答します。 たとえば、クライアントの電子メールに返信して、あなたからの応答をいつ期待できるかを伝えることができます。

ツールは、個人的な生活を損なうことなく、クライアントとの協力関係を維持するのに最適です。

違反した境界にすぐに対処します。

一部の違反したクライアント境界は、他の境界よりも対処しやすい場合があります。 たとえば、成果物の範囲が契約でカバーされており、クライアントが追加の作業を要求した場合、追加料金について話し合うための電話を簡単にスケジュールできます。

同様に、契約の遅延ペナルティ条項を使用して、支払い遅延などの問題を処理できます。

しかし、要求の厳しいクライアントが数時間後に一貫してあなたに電話をかけている場合はどうなりますか？ 関係を損なうことなく、それをどのように処理しますか？

クライアントと一緒に座って、できるだけ丁寧に勤務時間を思い出させる必要があります。

ほとんどのクライアントは、おそらくワークライフバランスの問題に苦労しているため、このような要求に積極的に対応します。 ただし、クライアントのニーズが大きく変化して余分な時間が必要になった場合は、新しい契約について話し合う必要があります。

ここで積極的なアプローチを取ることもできます。 つまり、電子メール通知をオフにし、ビジネス用と個人用に別々の電話を用意することを意味します。 クライアントがあなたに連絡できない場合、クライアントはあなたの個人的な生活を決して邪魔しませんよね？

クライアントが無視されていると感じてはならないので、営業時間外のすべての通話を処理するために、会社の電話にアクティブなボイスメールサービスがあることを確認してください。

クライアントとの境界を設定するためのヒント

クライアントとの境界を設定することは重要ですが、正しく行う必要があります。 そうしないと、プロセスでクライアントを失うリスクがあります。 それで、これはそれについて行く方法に関する8つのヒントです：

契約を結ぶ前に質問する

一部のフリーランサーは、新しいクライアントを上陸させることに興奮し、契約に署名する前にデューデリジェンスを行うことを忘れます。 ほとんどのフリーランサーは、他のすべてを無視して、範囲と支払い条件だけに注意を払います。 これにより、ガイドラインが議論されていない場合の優先順位が低くなり、どちらの当事者も契約を乱用しやすくなります。

契約に署名する前に、クライアントとオープンな話し合いをしてください。 また、境界を明確にすることを目指すときは、クライアントの期待も特定します。

これらのディスカッションでは、一緒に作業を開始する前に同じページに移動します。 また、手遅れになる前に問題を解決する手段も提供します。 たとえば、クライアントが要求する1週間の時間に問題がある場合は、プロジェクトを開始する前に問題を解決できます。

公式のコミュニケーションチャネルを使用する

事前に話し合う必要のある重要な項目の1つは、コミュニケーションのチャネルです。 電子メールはかなり標準的ですが、効果的なクライアント通信のために、Zoom、Skype、Slackなどの追加のチャネルも必要です。

どのオプションに同意する場合でも、常にそれらに固執するようにしてください。 たとえば、WhatsAppを介してクライアントにテキストを送信しないでください。 一度そうするのは無害だと感じるかもしれませんが、それは悪い習慣が形成される方法であり、あなたがそれを知る前に、あなたがあなたの親友とクライアントとのコミュニケーションの仕方に違いはありません。

立ち去る準備をする

ビジネスチャンスを断ることは正しく聞こえないかもしれませんが、それに直面しましょう。すべてのクライアントがあなたとあなたの究極の目標に適しているわけではありません。 クライアントが明確に定義された境界を尊重できない場合、彼らは善よりも害を及ぼす可能性があります。

したがって、プロジェクトが目標に合わない場合は、恐れずにプロジェクトを断ってください。ただし、丁寧かつ丁寧に断ってください。

クライアントと本物の会話をして、プロジェクトがあなたに適していないことを彼らに知らせてください。 ほとんどのクライアントは正直さを高く評価し、あなたが前進することを妨げません。

これがあなたを導くためのテンプレートです：

こんにちは[クライアント名]、

この機会にご連絡いただき、誠にありがとうございます。 それは有り難いです。 残念ながら、現時点ではこのプロジェクトを処理することはできません。 私はそれを渡さなければならないのではないかと心配しています。

他にご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。 ありがとう、[クライアント名]。

よろしく、
[あなたの名前]

ここでの目標は、「いいえ」という言葉を使用せずにクライアントを拒否することです。 また、自分自身を過度に説明したくありません。

クライアントのタスクを処理できると思われる同僚についてお気軽にご連絡ください。 これは、困っているクライアントを支援しながら境界を維持するもう1つの方法です。

あなたの優先順位を理解する

境界を効果的に設定して実装するには、まず自分の人生で何が重要かを理解する必要があります。 週、月、または四半期の優先プロジェクトは何ですか？ 個人または家族の時間のために、週に何時間予約されていますか？

あなたの優先順位を知ることはあなたの目標に沿っていないクライアントの要求を特定することをより簡単にします。

境界を一貫して適用する

境界が尊重されるようにするための最良の方法は、境界を一貫して適用することです。 今日は営業時間外の電話に出られないことをクライアントに伝えたり、翌日ルールに違反したりしないでください。 それはあなたのクライアントを混乱させ、あなたを冗談のように見せます。

関係全体に境界を適用します。

クライアントの境界を尊重する

クライアントがあなたの境界を尊重することを期待するのと同じように、クライアントの境界を尊重します。 結局のところ、尊敬は双方向の道です。

クライアントにあなたの期待を伝えるとき、彼らが彼ら自身の条件を持っているかどうか彼らに尋ねてください。 もしそうなら、それらを書き留めてください。

あなたの境界が挑戦されることを理解する

一部のクライアントは、専門的な関係を維持しようとするあなたの最善の努力にもかかわらず、常にあなたの境界をテストします。 たとえば、スコープクリープのようなものは、特にフリーランスの世界では非常に一般的です。

たとえば、クライアントは、クライアント用に構築しているアプリケーションに新しい機能を追加するように依頼する場合があります。 さらに悪いことに、最終製品を納品する前に機能を追加するために必要な追加の時間を考慮していない可能性があります。 このような単純なリクエストは、タイムライン全体を台無しにする可能性があります。

前に説明したように、これらの違反が発生するとすぐに対処するためのメカニズムを導入します。

あなたはソーシャルメディアでクライアントと友達になるべきですか？

ソーシャルメディアはブランドを構築するための優れた方法ですが、クライアントに関しては、いくつかの注意点があります。 ソーシャルメディアでクライアントとつながるのは難しいテーマです。 確かに、いくつかの利点がありますが、欠点は深刻です。

たとえば、あなたの個人的なもののいくつかにアクセスすることによって、接続はクライアントにあなたをクライアントよりも友人のように見せることができます。 それは完全に悪いことではありませんが、特定の合併症を引き起こす可能性があります。 たとえば、あなたが「親しい友人」になったので、クライアントは合意された支払い条件で自由を取り始めることができます。

接続はまた、非常に簡単に専門家の関係を台無しにする可能性があります。 Facebookページに政治的意見を投稿するとします。 クライアントが異なる意見を持っている場合、あなたがあなたの仕事が得意であっても、彼らがあなたを嫌い、あなたのランダムな意見のためにあなたを「キャンセル」するのは簡単です。

最終的に、ソーシャルメディアでクライアントと接続するかどうかの決定は、ソーシャルページの使用方法に帰着します。 Facebookページが個人的なものだけのために予約されている場合、プラットフォーム上のクライアントと接続することの利点はごくわずかです。

一方、ソーシャルメディアを使用して専門知識を紹介する場合、クライアントとのつながりは非常に有益です。 ソーシャルネットワークは、新しいクライアントを獲得するのにも役立ちます。

したがって、ソーシャルネットワークをどのように使用しているかを評価し、クライアントと接続するかどうかを適切に決定します。

境界を設定する準備はできていますか？

クライアントとの境界を設定することは、生産的な関係にとって重要です。 彼らは相互の尊敬を育み、あなたの個人的なコミットメントを果たしながらあなたのビジネスを成長させるのを助けます。

境界違反の防止は、違反に対処するよりも常に簡単です。 それは難しい会話からあなたを救い、あなたが生産的な関係を作るのを助けます。 だから、境界線を設定して、ビジネスと生活のコントロールを取り戻してみませんか？

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