정중하게 클라이언트와 경계를 설정하기 위한 8가지 팁

고객과의 경계를 설정하는 것은 프리랜서와 소기업 소유자에게 매우 어려운 작업입니다. 한편으로는 고객을 유치하고 가능한 한 행복하게 유지하기를 원합니다. 그러나 클라이언트는 귀하의 경계를 존중할 때만 유익하고 작업하기 쉽습니다.

생각해보십시오. 제때 지불하지 않으면 고객이 무슨 소용이 있습니까? 한 고객이 다른 고객에게 집중할 수 없을 정도로 계속해서 더 많은 것을 요구한다면 정말 가치가 있습니까?

그리고 업무 외 시간에 지속적으로 전화하는 고객이 있는 경우 건강한 일과 삶의 균형을 어떻게 유지해야 합니까? 이것이 클라이언트와의 경계를 설정하는 것이 중요한 이유입니다.

이러한 문제를 방지하려면 엄격한 경계를 적용해야 합니다. 그러나 고객을 만족시키면서 어떻게 합니까? 그것이 우리가 이 포스트에서 다룰 내용입니다. 맨 위에서 시작하겠습니다.

클라이언트와 경계를 설정하는 것이 중요한 4가지 이유

클라이언트와 경계를 설정하는 것은 클라이언트를 잃을 위험이 있으므로 두려울 수 있습니다. 그러나 그것은 당신이해야 할 일입니다. 이유는 다음과 같습니다.

1. 경계는 귀하와 귀하의 고객 사이의 상호 존중을 유지합니다.

전문적인 경계는 귀하와 귀하의 클라이언트가 상호 작용하고 의사 소통하는 방법에 대한 지침을 설정합니다. 예를 들어, 고객이 언제 어떻게 연락해야 하는지 알 수 있습니다. 예를 들어 주말과 공휴일은 범위를 벗어난다는 데 동의할 수 있습니다.

그러한 합의는 상호 존중을 구축합니다. 클라이언트는 당신의 시간과 경계를 존중할 것이고 당신도 같은 존중에 보답할 것입니다.

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대조적으로, 경계가 없다는 것은 클라이언트가 언제든지 귀하에게 연락할 수 있다는 것을 의미할 수 있습니다. 일부 클라이언트는 접근성을 쉽게 남용할 수 있기 때문에 이는 정말 위험합니다.

그들은 비즈니스의 다른 주요 기능에 집중하는 능력을 방해할 수 있습니다. 일부는 개인 및 가족 시간에 침투하기도 합니다. 이를 확인하지 않고 방치하면 분노로 이어질 수 있습니다.

2. 경계는 모든 고객을 만족시키는 데 도움이 됩니다.

친밀한 개인 고객 관계를 유지하면 고객이 가치 있고 인정받는다고 느끼게 됩니다. 슬프게도 한 고객이 경계를 완전히 무시한다면 그러한 관계를 유지할 수 없습니다.

그들은 당신의 시간 중 상당한 부분을 차지할 것이며, 이는 다른 고객과 함께 하는 능력을 심각하게 제한할 것입니다. 결국 사업을 확장하는 데 방해가 될 수 있습니다.

3. 비즈니스 경계는 자기 관리에 중요합니다.

빈약한 경계의 영향은 일반적으로 개인의 삶으로 흘러 들어갑니다. 고객이 원하는 시간에 연락할 수 있다면 밤에 전화를 걸지 않으려면 어떻게 해야 할까요? 아니면 주말에 가족과 함께 외출을 하시나요?

경계가 없으면 직장 밖에서의 삶이 거의 불가능해집니다. 그리고 건강한 일과 삶의 균형이 없으면 생산성이 떨어지고 우울증과 같은 의학적 문제가 발생할 위험이 엄청나게 높아집니다.

균형이 없으면 더 이상 동일한 수준의 생산성을 유지할 수 없을 때 비즈니스가 타격을 입을 것입니다.

4. 고객에게 아니오라고 말하는 것을 막는 경계

클라이언트와의 경계를 설정하면 클라이언트의 요청을 거절해야 하는 상황에서 벗어날 수 있습니다. 예를 들어 고객에게 특정 시간에만 연락이 가능하다고 말하고 고객이 조건을 수락하면 해당 시간 외에는 연락을 하지 않을 가능성이 큽니다.

그리고 거절해야 하는 대화에서 자신을 발견하지 못할 것이기 때문에 고객과의 관계는 더욱 강해지고 존중받을 것입니다.

불행히도 모든 클라이언트가 경계를 존중하는 것은 아닙니다. 따라서 몇 명의 고객이 귀하를 거절해야 하는 상황에 처하게 할 것으로 예상하십시오.

클라이언트와 경계를 설정하는 방법

직업적 경계는 다른 비즈니스 용어와 마찬가지로 심각하게 다루어야 합니다. 온라인 비즈니스를 시작하는 데 필요한 문서를 준비할 때 처음부터 경계를 만들어야 합니다.

다음은 클라이언트와의 경계 설정에 대한 4단계 가이드입니다.

기대치 설정

경계를 설정하기 위한 첫 번째 단계는 처음부터 기대치를 명확히 하는 것입니다. 클라이언트는 근무 시간, 작업 범위, 처리 시간, 응답 시간, 통화 지속 시간 등에 관해 귀하에게 기대할 수 있는 사항을 알고 있어야 합니다.

이러한 기대치를 가능한 한 정확하게 정의하십시오. 이는 클라이언트를 위해 수행하는 작업 범위와 같은 작업에 특히 중요합니다. 명확한 지침을 설정하지 않으면 일부 클라이언트가 이점을 활용하여 원래 동의한 것보다 더 많은 작업을 수행할 수 있습니다.

이러한 기대치를 작성하고 프로젝트 초기에 클라이언트와 논의하십시오. 그렇게 하면 올바른 발자취로 여행을 시작하여 미래의 불화의 위험을 줄일 수 있습니다.

기대치를 설정하는 것보다 더 중요한 것은 그것을 고수하는 것입니다. 근무 시간이 오전 8시에서 오후 4시로 결정되면 해당 규칙을 따르십시오. 절대적인 긴급 상황이 아닌 한 이 시간 외에는 고객을 참여시키지 마십시오.

예, 필요한 경우 업무 시간 외에 프로젝트 작업을 수행할 수 있지만 클라이언트와 상호 작용하지 마십시오. 왜요? 계약을 위반하면 고객은 규칙이 결국 그렇게 중요하지 않다고 생각할 것입니다. 일부는 당신의 경계를 넘을 수 있으며, 당신 스스로도 따를 수 없는 규칙을 시행하기 어려울 것입니다.

귀하의 조건을 서면으로 작성하십시오

고객과의 경계를 설정할 때 법적 문서에 귀하의 조건을 넣고 함께 작업을 시작하기 전에 고객이 계약에 서명하도록 하십시오. 이것은 경계를 공식화하는 최고의 기술 중 하나입니다. 또한 이 계약을 통해 향후 발생할 수 있는 문제를 더 쉽게 해결할 수 있습니다.

예를 들어, 법적 문서는 정확히 무엇을 전달해야 하는지를 보여주어야 합니다. 따라서 고객이 계약 외의 일을 하게 하려고 하면 정중하게 요청을 거절하거나 추가 비용을 요구할 수 있습니다.

계약서에는 지불 조건도 명시되어야 합니다. 여기에는 지불해야 할 금액, 지불 방법, 기한 및 연체료와 같은 기타 관련 조건과 같은 세부 정보가 포함됩니다.

클라이언트 온보딩 프로세스가 복잡해지는 것을 방지하려면 계약 조건에 경계와 기대치를 포함하십시오. 그러나 고객이 문서에 서명하기 전에 해당 조건에 대해 의사 소통하고 논의하십시오.

경계를 강화하는 시스템 설정

귀하와 귀하의 고객이 조건에 동의하면 경계를 일관되게 적용하는 데 도움이 되는 시스템이 필요합니다. 이 시스템은 고객만을 위한 것이 아닙니다. 자신을 점검하기 위해서도 필요합니다. 당신이 비즈니스의 리더이기 때문에 아마도 당신 쪽에서 더 많은 훈련이 필요할 것입니다.

적절한 시스템을 설정하는 또 다른 이점은 부재 시 작업이 중단될 것 같은 느낌 없이 필요한 휴식을 취하는 데 도움이 된다는 것입니다.

고객 참여가 근무 시간 동안에만 이루어지도록 하는 것부터 시작하십시오. 다행히도 이를 관리하는 데 도움이 되는 도구가 많이 있습니다. 주중 시간을 설정하고 상호 작용을 계획하십시오. 이를 계획하는 데 도움이 되는 주간 작업 일정 템플릿을 쉽게 찾을 수 있습니다.

예를 들어, 최신 스마트폰을 사용하면 서로 다른 프로필 간에 전환할 수 있습니다. iPhone에 대한 직장 및 개인 프로필을 설정하고 각 프로필에서 수신되는 알림을 사용자화할 수 있습니다. 예를 들어 개인 프로필에서 이메일, Slack 및 기타 협업 앱의 알림을 끌 수 있습니다.

프로필은 매우 유용하지만 자신의 규칙을 어기지 않으려면 자제력을 연습해야 합니다.

직업적 경계를 강화하는 데 도움이 될 수 있는 또 다른 도구는 이메일 자동 응답 소프트웨어 또는 플러그인입니다. 이러한 도구는 귀하가 부재 중일 때 수신 이메일에 자동으로 응답합니다. 예를 들어, 그들은 언제 당신에게서 응답을 기대할 수 있는지 알려주는 클라이언트 이메일에 답장을 보낼 수 있습니다.

이 도구는 개인 생활을 손상시키지 않으면서 고객과의 업무 관계를 유지하는 데 유용합니다.

위반된 경계를 즉시 처리합니다.

일부 위반된 클라이언트 경계는 다른 것보다 해결하기가 더 쉬울 수 있습니다. 예를 들어, 결과물의 범위가 계약에 포함되어 있고 고객이 추가 작업을 요청하는 경우 추가 비용을 논의하기 위해 쉽게 전화를 예약할 수 있습니다.

마찬가지로 계약서에 연체 벌금 조항이 있는 연체료와 같은 문제를 처리할 수 있습니다.

그러나 지나치게 까다로운 고객이 근무 시간 후에도 계속 전화를 걸면 어떻게 될까요? 관계를 손상시키지 않고 어떻게 처리합니까?

고객과 함께 앉아서 가능한 한 정중하게 근무 시간을 상기시켜야 합니다.

대부분의 클라이언트는 일과 삶의 균형 문제로 어려움을 겪을 수 있기 때문에 그러한 요청에 긍정적으로 응답할 것입니다. 그러나 클라이언트의 요구 사항이 너무 많이 변경되어 추가 시간이 필요한 경우 새 계약에 대해 논의해야 합니다.

여기서 능동적인 접근을 할 수도 있습니다. 이는 이메일 알림을 끄고 업무용과 개인용으로 별도의 전화를 사용하는 것을 의미합니다. 고객이 연락이 안 오면 사생활을 방해하지 않겠죠?

클라이언트가 무시당하는 느낌을 받아서는 안 되므로 회사 전화에 모든 시간 외 통화를 처리할 수 있는 활성 음성 메일 서비스가 있는지 확인하십시오.

클라이언트와의 경계 설정을 위한 팁

클라이언트와 경계를 설정하는 것이 중요하지만 올바르게 수행해야 합니다. 그렇지 않으면 프로세스에서 클라이언트를 잃을 위험이 있습니다. 다음은 이에 대한 8가지 팁입니다.

계약하기 전에 질문하기

일부 프리랜서는 새 고객을 유치하는 데 흥분하고 계약에 서명하기 전에 실사를 하는 것을 잊습니다. 대부분의 프리랜서는 다른 모든 것을 무시하고 범위와 지불 조건에만 주의를 기울입니다. 이것은 지침이 논의되지 않은 곳에서 낮은 우선 순위를 설정하여 어느 당사자가 계약을 남용하기 쉽게 만듭니다.

계약에 서명하기 전에 고객과 공개 토론을 하십시오. 그리고 경계를 명확히 하는 것을 목표로 할 때 고객의 기대치도 식별하십시오.

이러한 토론을 통해 함께 작업을 시작하기 전에 같은 페이지를 보게 될 것입니다. 또한 너무 늦기 전에 문제를 해결할 수 있는 방법을 제공합니다. 예를 들어, 클라이언트가 요구하는 주간 근무 시간이 마음에 들지 않으면 프로젝트가 시작되기 전에 문제를 해결할 수 있습니다.

공식 커뮤니케이션 채널 사용

사전에 논의해야 할 핵심 항목 중 하나는 커뮤니케이션 채널입니다. 이메일은 꽤 표준적이지만 효과적인 클라이언트 커뮤니케이션을 위해서는 Zoom, Skype 또는 Slack과 같은 추가 채널도 필요합니다.

어떤 옵션에 동의하든 항상 그 옵션을 고수하십시오. 예를 들어 WhatsApp을 통해 고객에게 문자를 보내지 마십시오. 한 번만 하는 것이 무해하게 느껴질 수도 있지만, 그렇게 하면 나쁜 습관이 형성되며, 본인도 모르는 사이에 가장 친한 친구 및 고객과 의사 소통하는 방법에 차이가 없습니다.

떠날 준비를 하세요

비즈니스 기회를 거절하는 것이 옳지 않은 것처럼 들릴 수도 있지만 사실을 직시합시다. 모든 고객이 귀하와 귀하의 궁극적인 목표에 좋은 것은 아닙니다. 클라이언트가 명확하게 정의된 경계를 존중할 수 없다면 득보다 실이 더 많을 것입니다.

따라서 목표와 일치하지 않지만 정중하고 정중하게 수행하는 프로젝트를 거절하는 것을 두려워하지 마십시오.

클라이언트와 진정한 대화를 나누고 프로젝트가 당신에게 적합하지 않다는 것을 알리십시오. 대부분의 고객은 정직에 감사할 것이며 앞으로 나아가는 데 반대하지 않을 것입니다.

다음은 안내하는 템플릿입니다.

[고객명]님, 안녕하세요.

이 기회에 연락해 주셔서 감사합니다. 감사합니다. 유감스럽게도 지금은 이 프로젝트를 처리할 수 없습니다. 나는 그것을 전달해야 할까봐 두렵다.

다른 질문이 있으면 언제든지 문의해 주세요. [고객 이름]님, 감사합니다.

문안 인사,
[당신의 이름]

여기서 목표는 "아니오"라는 단어를 사용하지 않고 고객을 거절하는 것입니다. 당신은 또한 자신을 지나치게 설명하고 싶지 않습니다.

고객의 작업을 처리할 수 있다고 생각하는 동료를 자유롭게 언급하십시오. 이것은 도움이 필요한 클라이언트를 도우면서 경계를 유지하는 또 다른 방법입니다.

우선순위 이해

경계를 효과적으로 설정하고 구현하려면 먼저 삶에서 중요한 것이 무엇인지 이해해야 합니다. 주, 월 또는 분기의 우선 순위 프로젝트는 무엇입니까? 귀하의 개인 또는 가족 시간을 위해 일주일에 몇 시간이 예약되어 있습니까?

우선 순위를 알면 목표와 일치하지 않는 고객 요구를 쉽게 식별할 수 있습니다.

경계를 일관되게 적용

경계가 존중되도록 하는 가장 좋은 방법은 경계를 일관되게 적용하는 것입니다. 오늘은 시간 외 통화를 할 수 없다고 고객에게 알리고 다음날 규칙을 위반하지 마십시오. 그것은 고객에게 혼란을 주고 당신을 농담처럼 보이게 만듭니다.

관계 전반에 걸쳐 경계를 강화하십시오.

고객의 경계를 존중하십시오

클라이언트가 당신의 경계를 존중해주기를 기대하는 것처럼 클라이언트의 경계도 존중하십시오. 존중은 결국 양방향입니다.

고객에게 당신의 기대치를 말할 때 그들만의 조건이 있는지 물어보십시오. 그렇다면 메모해 두십시오.

당신의 경계가 도전받을 것임을 이해하십시오

일부 고객은 전문적인 관계를 유지하려는 최선의 노력에도 불구하고 항상 당신의 경계를 시험할 것입니다. 예를 들어 스코프 크리프와 같은 것은 특히 프리랜서 세계에서 매우 일반적입니다.

예를 들어, 클라이언트는 당신이 그들을 위해 구축하고 있는 애플리케이션에 새로운 기능을 추가하도록 요청할 수 있습니다. 설상가상으로 최종 제품을 제공하기 전에 기능을 추가하는 데 필요한 추가 시간을 고려하지 않을 수 있습니다. 이러한 간단한 요청은 전체 일정을 망칠 수 있습니다.

앞서 논의한 바와 같이 이러한 침해가 발생하는 즉시 처리할 수 있는 메커니즘을 마련하십시오.

소셜 미디어에서 고객과 친구가 되어야 합니까?

소셜 미디어는 브랜드를 구축하는 좋은 방법이지만 클라이언트와 관련하여 몇 가지 주의 사항이 있습니다. 소셜 미디어에서 고객과 연결하는 것은 까다로운 주제입니다. 물론 장점도 있지만 단점도 큽니다.

예를 들어, 귀하의 개인 정보에 액세스하여 연결을 통해 클라이언트는 귀하를 클라이언트보다 친구로 볼 수 있습니다. 완전히 나쁜 것은 아니지만 특정 합병증을 유발할 수 있습니다. 예를 들어, 고객은 이제 "가까운 친구"가 되었기 때문에 합의된 지불 조건으로 자유를 누릴 수 있습니다.

연결은 또한 직업적인 관계를 아주 쉽게 망칠 수 있습니다. Facebook 페이지에 정치적인 의견을 게시했다고 가정해 보겠습니다. 클라이언트가 다른 의견을 가지고 있다면, 당신이 일을 잘한다고 해도 당신을 싫어하고 당신의 임의적인 의견에 대해 "취소"하기 쉽습니다.

궁극적으로 소셜 미디어에서 클라이언트와 연결할지 여부에 대한 결정은 소셜 페이지를 어떻게 사용하느냐에 달려 있습니다. Facebook 페이지가 개인 정보만을 위해 예약되어 있는 경우 플랫폼에서 클라이언트와 연결하는 이점은 매우 미미합니다.

반면에 소셜 미디어를 사용하여 전문성을 과시한다면 클라이언트와 연결하는 것이 매우 유용할 수 있습니다. 소셜 네트워크는 새로운 고객을 유치하는 데 도움이 될 수도 있습니다.

따라서 소셜 네트워크를 어떻게 사용하는지 평가한 다음 클라이언트와 연결할지 여부에 대해 적절한 결정을 내리십시오.

경계를 설정할 준비가 되셨습니까?

고객과의 경계를 설정하는 것은 생산적인 관계에 매우 중요합니다. 그들은 상호 존중을 낳고 개인적인 약속을 지키면서 비즈니스를 성장시키는 데 도움이 됩니다.

경계 위반을 예방하는 것은 위반을 처리하는 것보다 항상 쉽습니다. 어려운 대화에서 벗어나 생산적인 관계를 형성하는 데 도움이 됩니다. 그렇다면 경계를 설정하여 비즈니스와 삶의 통제권을 되찾지 않으시겠습니까?

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