Cele mai bune practici pentru cronometrarea angajaților: ce se face și ce nu se face

Legea privind standardele echitabile de muncă (FLSA) permite angajatorilor să-și aleagă instrumentele de urmărire a timpului și să se aștepte ca toate înregistrările să fie exacte și actualizate. Dacă încă lucrați cu pix și hârtie sau dacă îi solicitați angajaților să-și pună orele cu un ceas, primul și cel mai important sfat este să automatizați cronometrarea angajaților trecând la un sistem digital de timp și prezență . Acest lucru vă permite să urmăriți cu ușurință orele de lucru ale angajaților dvs. cu mai multă eficiență și acuratețe și minimizează spațiul pentru erorile umane. De asemenea, vă oferă o imagine de ansamblu clară a cantității de ore lucrate sau petrecute într-un anumit proiect, permite personalului dvs. să revizuiască și să aprobe foile de pontaj și simplifică întregul proces de salarizare.

Cu un record de 43% dintre angajați care recunosc că nu acordă cantitatea corectă de ore pe tură, digitalizarea cronometrarii angajaților este calea de urmat. Unele soluții software de cronometrare a angajaților, cum ar fi Connecteam , vă permit, de asemenea, să configurați geofence în jurul zonelor de lucru pentru a vă asigura că lucrătorii dvs. sunt exact acolo unde trebuie să fie atunci când intră și ies.

Datele exacte despre timp și prezență sunt coloana vertebrală a oricărei inițiative de cronometrare a angajatului. Pentru a face acest lucru corect, înregistrați orele de lucru până la minut în loc să faceți estimări și să înregistrați timpul pe măsură ce este lucrat - în loc să vă bazați pe memoria dvs. sau a angajaților dvs.

Software-ul de timp și prezență vă permite cu ușurință dvs. și echipa dvs. să înregistrați ore de lucru precise în timp real, pe care apoi le puteți gestiona și revizui cu ușurință.

Arată-le angajaților tăi beneficiile urmăririi timpului și creează o cultură a companiei în care cronometrarea este apreciată. Angajații au multe de câștigat din automatizarea urmăririi timpului, mai ales că nu mai trebuie să o facă manual și pot fi siguri că sunt plătiți pentru orele exacte de lucru. Aplicații precum Connecteam numără toate orele, astfel încât angajații pot vedea și câte ore au acumulat.

Angajații vor fi mulțumiți și bucuroși să adopte noul instrument. Odată ce angajații înțeleg că există mai puține erori, vor fi bucuroși să adopte noul instrument și să se conecteze și să se deconecteze.

Angajații au nevoie de pauze adecvate în timpul zilei de lucru și cu siguranță nu ar trebui să fie penalizați pentru că au luat o pauză de masă. Acestea fiind spuse, neoferirea de pauze suficiente ar putea duce la furtul de timp.

Prin alocarea timpului pentru pauze, le oferiți angajaților dvs. oportunitatea de a se reîncărca, permițându-le să „reincarce” și să performați la maximum. Pauzele sunt, de asemenea, o modalitate excelentă de a arăta echipei tale că îi prețuiești și de a încuraja angajarea angajaților, deoarece lucrătorii profită de această ocazie pentru a vorbi între ei.

Ar trebui să verificați cu legile muncii de stat pentru a vă asigura că acordați timpul potrivit pentru pauze.

Pentru ca cronometrarea angajaților să fie justă și în conformitate cu legea privind standardele echitabile de muncă ( FLSA ) și cu multe legi de stat, vi se cere să plătiți angajaților dumneavoastră pentru un anumit timp neproductiv în plus față de timpul pe care îl petrec efectiv lucrând. Aceasta include timpul petrecut în antrenamente sau călătorii . O altă bună practică de cronometrare a angajaților este, prin urmare, să le instruiți angajaților să-și înregistreze timpul pentru astfel de situații și să vă asigurați că au instrumentele potrivite pentru a face acest lucru, deoarece s-ar putea afla în afara mediului de lucru obișnuit în aceste perioade.

Solicitați personalului dvs. să-și revizuiască înregistrările de timp la sfârșitul fiecărei perioade de plată și să confirme că acestea sunt corecte. Acest lucru vă permite să faceți corecții înainte de a procesa salariul și să dovediți că angajatul dvs. a confirmat acuratețea înregistrărilor de timp. Rețineți că modificarea înregistrărilor de timp ale unui angajat fără aprobarea acestuia este o afacere riscantă și a dus la numeroase procese.

Angajații dvs. ar trebui să poată înregistra orele de lucru cu ușurință și în cel mult un minut în fiecare zi. Dacă nu este cazul, vor fi mai probabil să fie reticenți în a face acest lucru corect. Alegeți o metodă de cronometrare a angajaților care este rapidă și intuitivă.

Prin lege, sunteți obligat să plătiți angajaților dvs. pentru toate orele lor de lucru în următoarea zi de salariu programată în mod regulat , indiferent dacă au respectat sau nu politicile de cronometrare ale companiei dvs. . Aceasta înseamnă că, chiar dacă există discrepanțe în privința salariului, angajatul trebuie să primească totuși plata integrală.

Dacă angajatul nu își predă sau nu semnează foaia de pontaj, solicitați prompt angajatului și managerului lor direct să prezinte și să confirme orele de lucru și să plătească angajatul în consecință.

Angajații ar trebui să înțeleagă cum să își țină evidența orelor. Procesul nu ar trebui să fie complicat de completat pentru angajați. În funcție de stat se va stabili câte pauze au prin legea statului. Acest lucru ar putea însemna că ei fac doar ceasul dimineața și ies seara. Alții le pot cere să intre și să iasă și la pauze.

Asigurați-vă că orele suplimentare sunt plătite și că ați alocat acea cantitate de ore suplimentare. A plăti prea multe ore suplimentare vă poate afecta profiturile. Puteți specifica programul angajatului dvs. solicitând proiectul sau ținta la care lucrau. Aplicații precum Connecteam vă permit să configurați geofencing la momentul înregistrării, astfel încât angajații să poată intra doar din locația exactă.

Asigurați-vă că ați salvat o copie a foilor de pontaj, deoarece nu doriți să pierdeți acele fișiere. Trebuie să vă asigurați că locul în care ați salvat fișierele este în siguranță și că nu pot fi șterse printr-un clic.

FLSA solicită angajatorilor să păstreze foile de salariu, să păstreze cardurile de pontaj și alte înregistrări ale salariilor pe care se bazează calculele salariilor timp de cel puțin doi ani. De asemenea, trebuie să păstrați înregistrările necesare în scopuri fiscale federale timp de cel puțin patru ani. Întrucât variază ce informații ar trebui păstrate pentru stat, consultați guvernul local pentru orice reguli suplimentare de păstrare a evidenței.

Pentru a determina suma pe care personalul dumneavoastră ar trebui să o primească în temeiul FLSA, este necesar să știți câte ore au lucrat. Prin urmare, în calitate de angajator, nu puteți solicita sau permite personalului dumneavoastră care nu este scutit să lucreze în afara ceasului – chiar dacă ar putea să dorească sau să solicite să facă acest lucru din bunăvoință. Pentru a evita orice capcane, asigurați-vă că includeți o politică care prevede clar că nu este permis lucrul în afara programului și configurați controale pentru a preveni acest lucru.