Praktik Terbaik Ketepatan Waktu Karyawan: Yang Harus & Yang Tidak Boleh Dilakukan

Fair Labor Standards Act (FLSA) memungkinkan pemberi kerja untuk memilih alat pelacak waktu mereka dan mengharapkan semua catatan akurat dan mutakhir. Jika Anda masih bekerja dengan pena dan kertas atau karyawan Anda bekerja keras, tip pertama dan terpenting kami adalah mengotomatiskan ketepatan waktu karyawan dengan beralih ke sistem waktu dan kehadiran digital . Hal ini memungkinkan Anda melacak jam kerja karyawan dengan lebih efisien dan akurat serta meminimalkan ruang untuk kesalahan manusia. Ini juga memberi Anda gambaran yang jelas tentang jumlah jam kerja atau dihabiskan untuk proyek tertentu, memungkinkan staf Anda untuk meninjau dan menyetujui lembar waktu mereka, dan menyederhanakan seluruh proses penggajian Anda.

Dengan rekor 43% karyawan yang mengaku tidak memberikan jumlah jam yang tepat per shift, digitalisasi ketepatan waktu karyawan adalah jalan ke depan. Beberapa solusi perangkat lunak ketepatan waktu karyawan, seperti Connecteam , juga memungkinkan Anda mengatur geofence di sekitar area kerja untuk memastikan bahwa pekerja Anda berada tepat di tempat yang mereka butuhkan saat mereka masuk dan keluar.

Data yang akurat tentang waktu dan kehadiran adalah tulang punggung dari setiap inisiatif ketepatan waktu karyawan. Untuk melakukannya dengan benar, catat jam kerja hingga menit, alih-alih membuat perkiraan dan catat waktu saat bekerja – alih-alih mengandalkan ingatan Anda atau karyawan Anda.

Perangkat lunak waktu dan kehadiran dengan mudah memungkinkan Anda dan tim Anda merekam jam kerja yang akurat secara real-time, yang kemudian dapat Anda kelola dan tinjau dengan mudah.

Tunjukkan kepada karyawan Anda manfaat dari pelacakan waktu dan ciptakan budaya perusahaan yang menghargai ketepatan waktu. Karyawan memiliki banyak keuntungan dari mengotomatisasi pelacakan waktu, terutama karena mereka tidak perlu lagi melakukannya secara manual dan dapat yakin bahwa mereka dibayar untuk jam kerja yang tepat. Aplikasi seperti Connecteam menghitung semua jam, sehingga karyawan juga dapat melihat berapa jam yang telah mereka kumpulkan.

Karyawan akan puas dan senang untuk mengadopsi alat baru. Setelah karyawan memahami bahwa ada lebih sedikit kesalahan, mereka akan dengan senang hati mengadopsi alat baru dan masuk dan keluar.

Karyawan memerlukan istirahat yang sesuai selama hari kerja mereka dan tidak boleh dihukum karena istirahat makan siang. Yang mengatakan, tidak memberikan istirahat yang cukup dapat menyebabkan pencurian waktu.

Dengan mengalokasikan waktu untuk istirahat, Anda memberi karyawan Anda kesempatan untuk mengisi ulang, memungkinkan mereka untuk "kembali ke sana" dan melakukan yang terbaik. Istirahat juga merupakan cara yang bagus untuk menunjukkan kepada tim Anda bahwa Anda menghargai mereka dan mendorong keterlibatan karyawan saat pekerja mengambil kesempatan ini untuk berbicara satu sama lain.

Anda harus memeriksa dengan undang-undang perburuhan negara bagian untuk memastikan Anda menyediakan jumlah waktu yang tepat untuk istirahat.

Agar ketepatan waktu karyawan menjadi adil dan sesuai dengan tindakan standar perburuhan yang adil ( FLSA ) dan banyak undang-undang negara bagian, Anda diharuskan membayar karyawan Anda untuk waktu nonproduktif tertentu di samping waktu yang mereka habiskan untuk bekerja. Ini termasuk untuk waktu yang dihabiskan dalam pelatihan atau perjalanan . Oleh karena itu, praktik terbaik ketepatan waktu karyawan lainnya adalah menginstruksikan karyawan Anda untuk mencatat waktu mereka untuk kejadian seperti itu dan memastikan bahwa mereka memiliki alat yang tepat untuk melakukan ini karena mereka mungkin berada di luar lingkungan kerja reguler mereka selama periode ini.

Minta staf Anda untuk meninjau catatan waktu mereka di akhir setiap periode pembayaran dan pastikan bahwa ini benar. Hal ini memungkinkan Anda untuk melakukan koreksi sebelum memproses penggajian dan membuktikan bahwa karyawan Anda telah mengkonfirmasi keakuratan catatan waktu mereka. Perhatikan bahwa membuat perubahan pada catatan waktu karyawan tanpa persetujuan mereka adalah bisnis yang berisiko dan telah menyebabkan banyak tuntutan hukum.

Karyawan Anda harus dapat mencatat jam kerja mereka dengan mudah dan tidak lebih dari satu menit setiap hari. Jika hal ini tidak terjadi, mereka akan cenderung enggan untuk melakukannya dengan benar. Pilih metode ketepatan waktu karyawan yang cepat dan intuitif.

Secara hukum, Anda diwajibkan untuk membayar karyawan Anda untuk semua jam kerja mereka pada hari pembayaran yang dijadwalkan secara rutin berikutnya , terlepas dari apakah mereka mengikuti kebijakan ketepatan waktu perusahaan Anda atau tidak . Artinya, meskipun ada perbedaan gaji, karyawan tetap harus menerima pembayaran penuh.

Jika karyawan gagal untuk menyerahkan atau menandatangani absen mereka, segera minta karyawan dan manajer langsung mereka untuk menyerahkan dan mengkonfirmasi jam kerja dan membayar karyawan yang sesuai.

Karyawan harus memahami cara melacak jam kerja mereka. Prosesnya seharusnya tidak rumit untuk diisi oleh karyawan. Tergantung pada negara akan menentukan berapa banyak istirahat yang mereka miliki oleh hukum negara. Ini bisa berarti bahwa mereka hanya bekerja di pagi hari dan keluar di malam hari. Orang lain mungkin meminta mereka untuk masuk dan keluar pada waktu istirahat juga.

Pastikan bahwa lembur dibayar dan Anda mengalokasikan jumlah lembur itu. Membayar terlalu banyak lembur bisa memakan keuntungan Anda. Anda dapat membuat jam kerja karyawan Anda lebih spesifik dengan meminta proyek atau target yang sedang mereka kerjakan. Aplikasi seperti Connecteam memungkinkan Anda mengatur geofencing pada pencatatan jam kerja sehingga karyawan hanya dapat mencatat jam masuk dari lokasi yang tepat.

Pastikan Anda telah menyimpan salinan timesheets Anda karena Anda tidak ingin kehilangan file tersebut. Anda perlu memastikan bahwa tempat Anda menyimpan file tersebut aman dan tidak dapat dihapus dengan sekali klik.

FLSA meminta majikan menyimpan lembar gaji, menyimpan kartu waktu, dan catatan penggajian lainnya yang menjadi dasar perhitungan gaji setidaknya selama dua tahun. Anda juga harus menyimpan catatan yang diperlukan untuk tujuan pajak federal setidaknya selama empat tahun. Karena bervariasi informasi mana yang harus disimpan untuk negara bagian, tanyakan kepada pemerintah setempat Anda untuk mengetahui aturan penyimpanan catatan tambahan.

Untuk menentukan jumlah yang harus diterima staf Anda berdasarkan FLSA, perlu diketahui berapa jam mereka bekerja. Oleh karena itu, sebagai pemberi kerja, Anda tidak dapat meminta atau mengizinkan staf Anda yang tidak dikecualikan untuk bekerja di luar jam kerja – bahkan jika mereka mungkin ingin atau meminta untuk melakukan ini dengan niat baik. Untuk menghindari jebakan apa pun, pastikan untuk menyertakan kebijakan yang dengan jelas menyatakan bahwa bekerja di luar jam kerja tidak diperbolehkan dan mengatur kontrol untuk mencegahnya terjadi.