Melhores práticas de cronometragem dos funcionários: o que fazer e o que não fazer

O Fair Labor Standards Act (FLSA) permite que os empregadores escolham suas ferramentas de rastreamento de tempo e esperem que todos os registros sejam precisos e atualizados. Se você ainda está trabalhando com papel e caneta ou se seus funcionários marcam suas horas em um relógio de ponto, nossa primeira e mais importante dica é automatizar a cronometragem dos funcionários mudando para um sistema digital de ponto e presença . Isso permite que você rastreie facilmente as horas de trabalho de seus funcionários com mais eficiência e precisão e minimiza o espaço para erros humanos. Ele também fornece uma visão geral clara da quantidade de horas trabalhadas ou gastas em um projeto específico, permite que sua equipe revise e aprove suas planilhas de horas e simplifica todo o processo de folha de pagamento.

Com um recorde de 43% dos funcionários admitindo não fornecer a quantidade correta de horas por turno, digitalizar a cronometragem dos funcionários é o caminho a seguir. Algumas soluções de software de cronometragem para funcionários, como o Connecteam , também permitem que você configure cercas geográficas em torno das áreas de trabalho para garantir que seus funcionários estejam exatamente onde precisam estar ao entrar e sair.

Dados precisos sobre tempo e presença são a espinha dorsal de qualquer iniciativa de cronometragem de funcionários. Para fazer isso direito, registre as horas de trabalho até o minuto em vez de fazer estimativas e registre o tempo à medida que é trabalhado – em vez de confiar na sua memória ou na memória de seus funcionários.

O software de tempo e presença permite que você e sua equipe registrem facilmente as horas de trabalho precisas em tempo real, que você pode gerenciar e revisar facilmente.

Mostre a seus funcionários os benefícios do controle do tempo e crie uma cultura da empresa em que o controle do tempo seja valorizado. Os funcionários têm muito a ganhar com a automação do rastreamento de tempo, especialmente porque não precisam mais fazer isso manualmente e podem ter certeza de que serão pagos por suas horas de trabalho exatas. Aplicativos como o Connecteam contam todas as horas, para que os funcionários também possam ver quantas horas acumularam.

Os funcionários ficarão satisfeitos e felizes em adotar a nova ferramenta. Quando os funcionários entenderem que há menos erros, eles ficarão felizes em adotar a nova ferramenta e entrar e sair.

Os funcionários precisam de pausas adequadas durante o dia de trabalho e definitivamente não devem ser penalizados por fazer uma pausa para o almoço. Dito isto, não fornecer pausas suficientes pode levar ao roubo de tempo.

Ao alocar tempo para pausas, você dá a seus funcionários a oportunidade de recarregar, permitindo que eles “retornem” e tenham o melhor desempenho. As pausas também são uma ótima maneira de mostrar à sua equipe que você os valoriza e incentivar o envolvimento dos funcionários, pois os funcionários aproveitam essa oportunidade para conversar uns com os outros.

Você deve verificar com as leis trabalhistas estaduais para garantir que está fornecendo a quantidade certa de tempo para pausas.

Para que a cronometragem dos funcionários seja justa e esteja em conformidade com a lei de padrões trabalhistas justos ( FLSA ) e muitas leis estaduais, você é obrigado a pagar seus funcionários por determinado tempo não produtivo além do tempo que eles realmente passam trabalhando. Isso inclui o tempo gasto em treinamento ou viagem . Outra prática recomendada de cronometragem de funcionários é, portanto, instruir seus funcionários a registrar seu tempo para esses casos e garantir que eles tenham as ferramentas certas para fazer isso, pois podem estar fora de seu ambiente de trabalho regular durante esses períodos.

Exija que sua equipe revise seus registros de tempo no final de cada período de pagamento e confirme se eles estão corretos. Isso permite que você faça correções antes de processar a folha de pagamento e prove que seu funcionário confirmou a precisão dos registros de horas. Observe que fazer alterações nos registros de tempos de um funcionário sem sua aprovação é um negócio arriscado e já levou a vários processos judiciais.

Seus funcionários devem ser capazes de registrar suas horas de trabalho facilmente e em não mais de um minuto por dia. Se este não for o caso, eles estarão mais propensos a relutar em fazê-lo corretamente. Escolha um método de cronometragem para funcionários que seja rápido e intuitivo.

Por lei, você é obrigado a pagar a seus funcionários todas as horas de trabalho no próximo dia de pagamento regular, independentemente de terem ou não seguido as políticas de cronometragem de sua empresa . Isso significa que, mesmo que haja discrepâncias sobre o salário, o funcionário ainda deve receber o pagamento integral.

Se o funcionário não entregar ou assinar sua folha de ponto, solicite imediatamente ao funcionário e ao seu gerente direto que envie e confirme as horas de trabalho e pague o funcionário de acordo.

Os funcionários devem entender como manter o controle de suas horas. O processo não deve ser complicado para os funcionários preencherem. Dependendo do estado vai determinar quantas pausas eles têm por lei estadual. Isso pode significar que eles só marcam de manhã e saem à noite. Outros podem pedir-lhes para entrar e sair nos intervalos também.

Certifique-se de que as horas extras sejam pagas e que você alocou essa quantidade de horas extras. Pagar muitas horas extras pode prejudicar seus lucros. Você pode tornar o horário do seu funcionário mais específico solicitando o projeto ou o objetivo no qual ele estava trabalhando. Aplicativos como o Connecteam permitem que você configure geofencing no momento do check-in para que os funcionários só possam fazer o check-in do local exato.

Certifique-se de ter salvo uma cópia de suas planilhas de horas porque você não gostaria de perder esses arquivos. Você precisa garantir que o local onde você salvou os arquivos é seguro e que eles não podem ser excluídos com um clique.

A FLSA solicita que os empregadores mantenham as folhas salariais, cartões de ponto e outros registros da folha de pagamento nos quais os cálculos salariais se baseiam por pelo menos dois anos. Você também deve manter os registros exigidos para fins de impostos federais por pelo menos quatro anos. Como variam as informações que devem ser mantidas para o estado, verifique com o governo local quaisquer regras adicionais de manutenção de registros.

Para determinar o valor que sua equipe deve receber sob o FLSA, é necessário saber quantas horas eles trabalharam. Portanto, como empregador, você não pode solicitar ou permitir que seus funcionários não isentos trabalhem fora do horário – mesmo que eles queiram ou solicitem fazer isso por boa vontade. Para evitar quaisquer armadilhas, certifique-se de incluir uma política que declare claramente que não é permitido trabalhar fora do horário e estabeleça controles para evitar que isso aconteça.