Meilleures pratiques de comptabilisation du temps des employés : les choses à faire et à ne pas faire

Le Fair Labor Standards Act (FLSA) permet aux employeurs de choisir leurs outils de suivi du temps et de s'attendre à ce que tous les enregistrements soient exacts et à jour. Si vous travaillez toujours avec un stylo et du papier ou si vos employés pointent leurs heures sur une horloge pointeuse, notre premier et le plus important conseil est d'automatiser la comptabilisation du temps des employés en passant à un système numérique de gestion du temps et des présences . Cela vous permet de suivre facilement les heures de travail de vos employés avec plus d'efficacité et de précision et de minimiser la marge d'erreur humaine. Il vous donne également un aperçu clair du nombre d'heures travaillées ou consacrées à un projet particulier, permet à votre personnel d'examiner et d'approuver leurs feuilles de temps et simplifie l'ensemble de votre processus de paie.

Avec un record de 43 % d'employés admettant ne pas donner le bon nombre d'heures par quart de travail, la numérisation du chronométrage des employés est la voie à suivre. Certaines solutions logicielles de chronométrage des employés, telles que Connecteam , vous permettent également de mettre en place des barrières géographiques autour des zones de travail pour vous assurer que vos employés sont précisément là où ils doivent être lorsqu'ils pointent à l'arrivée et à la sortie.

Des données précises sur le temps et les présences sont l'épine dorsale de toute initiative de comptabilisation du temps des employés. Pour bien faire les choses, enregistrez les heures de travail à la minute près au lieu de faire des estimations et enregistrez le temps au fur et à mesure qu'il est travaillé, plutôt que de vous fier à votre mémoire ou à celle de vos employés.

Le logiciel de gestion du temps et des présences vous permet, à vous et à votre équipe, d'enregistrer facilement des heures de travail précises en temps réel, que vous pouvez ensuite gérer et réviser facilement.

Montrez à vos employés les avantages du suivi du temps et créez une culture d'entreprise dans laquelle le chronométrage est valorisé. Les employés ont beaucoup à gagner de l'automatisation du suivi du temps, d'autant plus qu'ils n'ont plus besoin de le faire manuellement et peuvent être sûrs d'être payés pour leurs heures de travail exactes. Des applications telles que Connecteam comptabilisent toutes les heures, de sorte que les employés peuvent également voir combien d'heures ils ont accumulées.

Les employés seront satisfaits et ravis d'adopter le nouvel outil. Une fois que les employés comprendront qu'il y a moins d'erreurs, ils seront heureux d'adopter le nouvel outil et de se connecter et de se déconnecter.

Les employés ont besoin de pauses appropriées pendant leur journée de travail et ne devraient certainement pas être pénalisés pour avoir pris une pause déjeuner. Cela dit, ne pas prévoir suffisamment de pauses pourrait entraîner un vol de temps.

En allouant du temps pour les pauses, vous donnez à vos employés la possibilité de se ressourcer, leur permettant de « se reprendre » et de donner le meilleur d'eux-mêmes. Les pauses sont également un excellent moyen de montrer à votre équipe que vous les appréciez et d'encourager l'engagement des employés, car les travailleurs profitent de cette occasion pour se parler.

Vous devriez vérifier les lois du travail de l'État pour vous assurer que vous accordez le temps nécessaire pour les pauses.

Pour que la comptabilisation du temps des employés soit juste et conforme à la loi sur les normes de travail équitables ( FLSA ) et à de nombreuses lois d'État, vous devez payer vos employés pour certains temps non productifs en plus du temps qu'ils passent réellement à travailler. Cela inclut le temps passé en formation ou en voyage . Une autre pratique exemplaire en matière de chronométrage des employés consiste donc à demander à vos employés d'enregistrer leur temps pour de tels cas et de s'assurer qu'ils disposent des bons outils pour le faire, car ils pourraient être en dehors de leur environnement de travail habituel pendant ces périodes.

Exigez de votre personnel qu'il examine ses relevés de temps à la fin de chaque période de paie et confirme qu'ils sont corrects. Cela vous permet d'apporter des corrections avant de traiter la paie et de prouver que votre employé a confirmé l'exactitude de ses relevés de temps. Notez qu'apporter des modifications aux relevés de temps d'un employé sans son approbation est une entreprise risquée et a conduit à de nombreuses poursuites.

Vos employés doivent pouvoir enregistrer leurs heures de travail facilement et en moins d'une minute chaque jour. Si ce n'est pas le cas, ils seront plus susceptibles d'être réticents à le faire correctement. Choisissez une méthode de comptabilisation du temps des employés rapide et intuitive.

Selon la loi, vous êtes tenu de rémunérer vos employés pour toutes leurs heures de travail lors du prochain jour de paie régulier, qu'ils aient suivi ou non les politiques de comptabilisation du temps de votre entreprise . Cela signifie que même s'il existe des écarts sur le salaire, l'employé doit toujours recevoir le paiement intégral.

Si l'employé ne remet pas ou ne signe pas sa feuille de temps, demandez rapidement à l'employé et à son supérieur direct de soumettre et de confirmer les heures de travail et de payer l'employé en conséquence.

Les employés doivent comprendre comment suivre leurs heures. Le processus ne devrait pas être compliqué à remplir pour les employés. Selon l'état déterminera combien de pauses ils ont par la loi de l'État. Cela pourrait signifier qu'ils ne pointent que le matin et ne pointent que le soir. D'autres peuvent également leur demander de pointer aux heures de pause.

Assurez-vous que les heures supplémentaires sont payées et que vous avez alloué ce nombre d'heures supplémentaires. Payer trop d'heures supplémentaires peut réduire vos bénéfices. Vous pouvez rendre les heures de vos employés plus spécifiques en demandant le projet ou l'objectif sur lequel ils travaillaient. Des applications telles que Connecteam vous permettent de configurer le geofencing sur le pointage afin que les employés ne puissent pointer qu'à partir de l'emplacement exact.

Assurez-vous d'avoir enregistré une copie de vos feuilles de temps, car vous ne voudriez pas perdre ces fichiers. Vous devez vous assurer que l'endroit où vous avez enregistré les fichiers est sûr et qu'ils ne peuvent pas être supprimés en un clic.

La FLSA demande aux employeurs de conserver les fiches de salaire, les fiches de pointage et les autres registres de paie sur lesquels les calculs de salaire sont basés pendant au moins deux ans. Vous devez également conserver les registres requis aux fins de l'impôt fédéral pendant au moins quatre ans. Comme les informations à conserver pour l'État varient, consultez votre gouvernement local pour connaître les règles de tenue de registres supplémentaires.

Afin de déterminer le montant que votre personnel devrait recevoir en vertu de la LSF, il est nécessaire de savoir combien d'heures il a travaillé. Par conséquent, en tant qu'employeur, vous ne pouvez pas demander ou permettre à votre personnel non exempté de travailler en dehors des heures d'horloge - même s'il peut vouloir ou demander de le faire par bonne volonté. Pour éviter tout piège, assurez-vous d'inclure une politique indiquant clairement que le travail en dehors des heures d'horloge n'est pas autorisé et mettez en place des contrôles pour éviter que cela ne se produise.