Najlepsze praktyki w zakresie pomiaru czasu przez pracowników: nakazy i zakazy

Ustawa o uczciwych standardach pracy (FLSA) pozwala pracodawcom wybrać narzędzia do śledzenia czasu pracy i oczekiwać, że wszystkie zapisy będą dokładne i aktualne. Jeśli nadal pracujesz z długopisem i papierem lub każesz swoim pracownikom wybijać godziny na zegarze, naszą pierwszą i najważniejszą wskazówką jest zautomatyzowanie czasu pracy pracowników poprzez przejście na cyfrowy system czasu i obecności . Pozwala to na łatwe śledzenie godzin pracy pracowników z większą wydajnością i dokładnością oraz minimalizuje miejsce na błędy ludzkie. Daje również jasny przegląd ilości godzin przepracowanych lub spędzonych nad konkretnym projektem, umożliwia pracownikom przeglądanie i zatwierdzanie ich grafików oraz upraszcza cały proces płacowy.

Z rekordową liczbą 43% pracowników przyznających się do niepodania prawidłowej liczby godzin na zmianę, cyfryzacja czasu pracy jest rozwiązaniem. Niektóre rozwiązania oprogramowania do pomiaru czasu pracy pracowników, takie jak Connecteam , umożliwiają również skonfigurowanie stref geofence wokół obszarów roboczych, aby zapewnić, że pracownicy znajdują się dokładnie tam, gdzie muszą być, gdy przychodzą i wychodzą.

Dokładne dane o czasie i frekwencji są podstawą każdej inicjatywy pracownika w zakresie pomiaru czasu. Aby to osiągnąć, zapisuj godziny pracy z dokładnością do minuty, zamiast szacować i rejestrować czas pracy – zamiast polegać na pamięci swojej lub swoich pracowników.

Oprogramowanie do rejestracji czasu i obecności z łatwością umożliwia Tobie i Twojemu zespołowi rejestrowanie dokładnych godzin pracy w czasie rzeczywistym, którymi możesz następnie łatwo zarządzać i przeglądać.

Pokaż swoim pracownikom korzyści płynące ze śledzenia czasu i stwórz kulturę firmy, w której ceni się czas. Pracownicy mogą wiele zyskać na automatyzacji śledzenia czasu pracy, zwłaszcza, że ​​nie muszą już robić tego ręcznie i mogą być pewni, że otrzymują wynagrodzenie za dokładny czas pracy. Aplikacje takie jak Connecteam zliczają wszystkie godziny, dzięki czemu pracownicy mogą również zobaczyć, ile godzin zgromadzili.

Pracownicy będą zadowoleni i zadowoleni z przyjęcia nowego narzędzia. Gdy pracownicy zrozumieją, że jest mniej błędów, z przyjemnością przyjmą nowe narzędzie oraz zalogują się i wylogują.

Pracownicy wymagają odpowiednich przerw w ciągu dnia pracy i zdecydowanie nie powinni być karani za zrobienie przerwy na lunch. To powiedziawszy, brak wystarczających przerw może prowadzić do kradzieży czasu.

Przeznaczając czas na przerwy, dajesz swoim pracownikom możliwość doładowania, umożliwiając im „wrócić do pracy” i działać z jak najlepszej strony. Przerwy to także świetny sposób na pokazanie zespołowi, że ich cenisz i zachęcają do zaangażowania pracowników, ponieważ pracownicy korzystają z okazji, aby ze sobą porozmawiać.

Powinieneś sprawdzić w stanowym prawie pracy, aby upewnić się, że zapewniasz odpowiednią ilość czasu na przerwy.

Aby pomiar czasu pracy był sprawiedliwy i zgodny z ustawą o uczciwych standardach pracy ( FLSA ) i wieloma przepisami stanowymi, musisz zapłacić swoim pracownikom za określony nieproduktywny czas oprócz czasu, który faktycznie spędzają w pracy. Obejmuje to czas spędzony na szkoleniu lub podróży . Inną najlepszą praktyką dotyczącą mierzenia czasu przez pracowników jest zatem poinstruowanie pracowników, aby zapisywali swój czas w takich przypadkach i upewnili się, że mają do tego odpowiednie narzędzia, ponieważ mogą przebywać poza swoim normalnym środowiskiem pracy w tych okresach.

Wymagaj od swoich pracowników, aby przeglądali swoje rejestry czasu pracy na koniec każdego okresu rozliczeniowego i potwierdzali, że są one prawidłowe. Dzięki temu możesz dokonać korekty przed przetworzeniem listy płac i udowodnić, że Twój pracownik potwierdził dokładność swoich ewidencji czasu pracy. Pamiętaj, że wprowadzanie zmian w ewidencji czasu pracy pracownika bez jego zgody jest ryzykownym przedsięwzięciem i doprowadziło do wielu procesów sądowych.

Twoi pracownicy powinni mieć możliwość łatwego rejestrowania godzin pracy w nie więcej niż minutę każdego dnia. Jeśli tak nie jest, będzie bardziej prawdopodobne, że będą niechętnie robili to właściwie. Wybierz metodę pomiaru czasu pracowników, która jest szybka i intuicyjna.

Zgodnie z prawem masz obowiązek płacić swoim pracownikom za wszystkie godziny pracy w następnym regularnym dniu wypłaty, niezależnie od tego, czy przestrzegali oni zasad czasu pracy Twojej firmy . Oznacza to, że nawet w przypadku rozbieżności w wynagrodzeniu pracownik nadal musi otrzymać pełną wypłatę.

Jeśli pracownik nie odda lub nie podpisze swojego grafiku, niezwłocznie poproś pracownika i jego bezpośredniego przełożonego o przedstawienie i potwierdzenie godzin pracy oraz odpowiednią płacę pracownikowi.

Pracownicy powinni wiedzieć, jak śledzić swoje godziny. Proces nie powinien być skomplikowany do wypełnienia przez pracowników. W zależności od stanu określi, ile przerw mają prawo stanowe. Może to oznaczać, że zegary pracują tylko rano i kończą się wieczorem. Inni mogą poprosić ich o rejestrowanie się i wyłączanie również w czasie przerw.

Upewnij się, że nadgodziny są płatne i że przydzieliłeś tę ilość nadgodzin. Płacenie za nadgodziny może pochłonąć Twoje zyski. Możesz uszczegółowić godziny pracy swojego pracownika, prosząc o projekt lub cel, nad którym pracował. Aplikacje takie jak Connecteam umożliwiają skonfigurowanie geofencingu podczas rejestracji, dzięki czemu pracownicy mogą rejestrować się tylko z dokładnej lokalizacji.

Upewnij się, że zapisałeś kopię swoich grafików, ponieważ nie chcesz stracić tych plików. Musisz upewnić się, że miejsce, w którym zapisałeś pliki, jest bezpieczne i nie można ich usunąć jednym kliknięciem.

FLSA wymaga, aby pracodawcy przechowywali arkusze wynagrodzeń, karty czasu pracy i inne rejestry płac, na których opierają się obliczenia wynagrodzeń, przez co najmniej dwa lata. Musisz również przechowywać dokumentację wymaganą do celów podatkowych przez co najmniej cztery lata. Ponieważ różne informacje powinny być przechowywane dla stanu, skontaktuj się z lokalnym samorządem, aby uzyskać dodatkowe zasady prowadzenia dokumentacji.

Aby określić kwotę, którą Twoi pracownicy powinni otrzymać w ramach FLSA, konieczne jest określenie, ile godzin przepracowali. Dlatego jako pracodawca nie możesz żądać ani zezwalać swoim niezwolnionym pracownikom na pracę po godzinach – nawet jeśli mogą tego chcieć lub poprosić o to z dobrej woli. Aby uniknąć pułapek, pamiętaj o dołączeniu polityki, która wyraźnie stwierdza, że ​​praca poza godzinami jest zabroniona, i skonfiguruj kontrole, aby temu zapobiec.