Você pode usar uma conta bancária comercial para uso pessoal?

Um leitor pergunta:

Recentemente fui contratado como guarda-livros para uma pequena empresa de manufatura. Meu chefe, o proprietário, usa a conta bancária comercial para uso pessoal - e isso está me deixando louco! Ele saca dinheiro com cartão de débito para despesas pessoais. Na semana passada, sua esposa comprou uma TV de tela grande para sua casa usando um cheque em branco que ele assinou da conta comercial. De um dia para o outro, nunca sei quanto dinheiro o negócio terá. Expliquei que é uma prática recomendada separar fundos comerciais e pessoais, mas ele me diz que isso não importa, pois a empresa é uma LLC e ele é o único proprietário. Quem está certo? Meu chefe? Ou eu? E o que devo fazer?

— Roxanne de Nova York

Excelente pergunta, Roxanne. Você está certo neste caso.

Os proprietários de empresas não devem usar uma conta bancária comercial para uso pessoal. É uma má prática que pode levar a outros problemas, incluindo problemas legais, operacionais e fiscais.

À medida que a empresa cresce, os problemas também aumentam. Isto é, se a empresa for capaz de crescer. Muitas empresas operadas de forma fiscalmente negligente não crescem da maneira que deveriam ou poderiam.

Sugiro que você forneça ao proprietário da empresa uma cópia deste artigo. Tem todas as razões para ajudá-lo a convencê-lo. No final, há uma lista de práticas recomendadas a serem seguidas.

Por que não usar uma conta bancária comercial para fins pessoais

Aqui estão 7 razões pelas quais os proprietários de pequenas empresas não devem usar uma conta bancária comercial para uso pessoal. A mistura traz os seguintes perigos:

1. Torna mais difícil gerenciar o fluxo de caixa

A situação do fluxo de caixa da empresa torna-se confusa e mais difícil de prever quando se misturam negócios e fundos pessoais.

Por exemplo, a empresa pode não ter fundos suficientes quando uma conta comercial importante vence. Por quê? Porque o proprietário escolhe aquele momento exato para pagar as despesas pessoais da conta empresarial.

Alguns proprietários olham para seu saldo bancário, vêem que há dinheiro lá e pensam que podem gastá-lo. Isso pode levar a uma crise de fluxo de caixa.

2. Corrói a proteção de responsabilidade pessoal

Um proprietário de uma corporação ou sociedade de responsabilidade limitada (LLC) pode ser responsabilizado pessoalmente por dívidas comerciais devido à mistura de fundos pessoais e comerciais.

Uma das motivações para os proprietários estabelecerem LLCs ou corporações é limitar a responsabilidade pessoal por dívidas comerciais. Mas se o proprietário opera a empresa como se ela não existisse separadamente, como pagando contas pessoais de uma conta comercial, essa proteção pode ser perdida.

Os tribunais são conhecidos por “furar o véu corporativo”. Isso significa que eles podem responsabilizar o proprietário por dívidas comerciais.

LLCs e corporações de um proprietário correm maior risco de ter o véu corporativo perfurado. Seus proprietários assumem que a separação de fundos não importa porque eles são os únicos proprietários. Eles pensam: 'Quem vai se opor se eu usar minha conta comercial para uso pessoal?' Um credor da empresa, é isso.

Se a empresa fechar deixando dívidas comerciais para trás, um credor não pago pode perseguir o proprietário com uma ação legal.

3. Exagera ou subestima as deduções fiscais

Para se qualificar como deduções fiscais comerciais, as despesas devem ser para fins comerciais. Quando você paga contas pessoais com uma conta bancária comercial, fica mais difícil identificar as despesas comerciais. Como resultado, você pode ignorar deduções legítimas. Ou você pode erroneamente categorizar despesas pessoais como negócios, levando a multas e uma grande conta de imposto do IRS se você for auditado.

Esse problema é agravado quando os proprietários não mantêm os registros financeiros atualizados. Muitos proprietários esperam até uma vez por ano na época do imposto para categorizar as despesas.

Quando chega março ou abril, a memória desaparece. Eles podem ter que vasculhar uma gaveta de recibos apenas para descobrir que a documentação está faltando. Ou talvez tenham esquecido se algo era profissional ou pessoal. É um terreno fértil para erros.

4. Torna a contabilidade desnecessariamente complexa

Manter registros contábeis precisos é mais difícil quando você se mistura.

Você tem que fazer um trabalho extra para separar as despesas pessoais das despesas comerciais. Você não pode simplesmente baixar o histórico de transações da conta bancária para QuickBooks, Xero ou Zoho Books e saber que todas as despesas são relacionadas aos negócios.

Em vez disso, alguém precisa vasculhar cuidadosamente e recategorizar as despesas. É uma etapa manual desnecessária que diminui a produtividade dos negócios. Além disso, a memória se desvanece e torna ainda mais difícil recategorizar se você não fizer isso imediatamente.

5. Leva a objeções de outras partes interessadas

Acionistas, investidores e parceiros de negócios não querem que você trate o negócio como se fosse seu cofrinho pessoal.

O fundador da WeWork descobriu isso da maneira mais difícil. A empresa de alto voo, que já foi avaliada em US$ 47 bilhões, entrou com pedido de IPO no verão de 2019. As divulgações do arquivamento revelaram a autonegociação do fundador, incluindo empréstimos pessoais que ele obteve da empresa a taxas abaixo do mercado.

Em outras palavras, o fundador estava desviando fundos da empresa para fins pessoais.

O maior investidor da empresa o forçou a deixar o cargo de CEO. No final, ele teve que se demitir da empresa que fundou!

WeWork é um exemplo de alto perfil. Lembre-se, porém, mesmo em uma pequena empresa sem planos para uma oferta pública inicial, as partes interessadas podem processar por apropriação indébita de fundos, fraude ou violação do dever fiduciário. Portanto, se houver outros proprietários ou investidores, o pagamento de despesas pessoais de uma conta comercial acabará por alcançá-lo.

6. Poderia negar parte do benefício do Subcapítulo S

Contas misturadas podem atrapalhar o melhor plano tributário do Subcapítulo S.

Um Subcapítulo S é uma escolha que você faz com o IRS para tratar os impostos como um repasse e evitar a dupla tributação da corporação e do proprietário.

Outra vantagem de um Subcapítulo S é que ele pode reduzir os impostos trabalhistas (impostos do Medicare e da Previdência Social) para o proprietário. Aqui está como funciona. O proprietário torna-se um funcionário da empresa. Contanto que ele receba um salário razoável, o proprietário não precisa pagar impostos trabalhistas sobre distribuições corporativas além do salário.

No entanto, se o proprietário fizer distribuições não salariais sem manter um bom controle de quanto está gastando, ele poderá entrar em conflito com o IRS. Como? Ao receber distribuições que superam em muito seu salário. A lei tributária exige que o salário do proprietário não seja excessivamente baixo em comparação com as distribuições de lucros.

O que pode acontecer é que o proprietário perca a noção de quanto está tirando da empresa para fins pessoais. Isso é fácil de fazer quando você mistura despesas pessoais e comerciais e não tem bons controles contábeis.

Como o Nolo.com afirma: “Se o IRS concluir que um proprietário de uma corporação S tentou evadir os impostos sobre a folha de pagamento disfarçando o salário do funcionário como distribuições corporativas, ele pode recaracterizar as distribuições como salário e exigir o pagamento de impostos e multas trabalhistas que podem incluir imposto sobre a folha de pagamento multas de até 100% mais multas por negligência.”

7. Torna mais difícil lucrar e crescer

Quanto mais disciplinado um negócio é sobre finanças, maior a probabilidade de sucesso. Se você está manuseando contas bancárias de maneira frouxa, isso pode fazer com que sua empresa não tenha disciplina fiscal de outras maneiras. E isso coloca um impedimento desnecessário à sua frente.

Quaisquer relatórios financeiros podem mostrar uma imagem imprecisa do negócio, pois podem incluir despesas pessoais. Como no mundo você pode gerar uma demonstração de lucros e perdas (P&L) útil sem dados limpos?

No mínimo, você terá que parar para limpar seus dados primeiro. Isso priva você da capacidade de geração de relatórios em tempo real.

No geral, ao misturar fundos pessoais e empresariais e não manter a disciplina, torna-se mais difícil gerenciar o negócio em direção aos lucros e ao sucesso.

Práticas recomendadas para despesas comerciais e pessoais

A maioria das pequenas empresas começa com o proprietário usando seus fundos pessoais para iniciar o negócio. Então, do ponto de vista do proprietário, pode parecer perfeitamente bom continuar misturando pessoal e negócios. De fato, de acordo com uma pesquisa, 27% dos empresários admitiram usar a mesma conta para negócios e pessoais.

Mas não é bom misturar fundos uma vez que o negócio está operando. Siga estas 8 práticas recomendadas:

Contas bancárias comerciais e pessoais separadas

Um pequeno empresário deve sempre ter duas contas correntes: uma conta pessoal e uma conta comercial.

É muito mais fácil quando você mantém seus negócios e sua vida pessoal separados e bem organizados. Leia mais da especialista em impostos Barbara Weltman sobre por que você precisa separar as finanças da sua empresa.

Pegue um salário

O proprietário deve estabelecer-se com um salário. Se for uma corporação ou Subcapítulo S, o proprietário deve se tornar um funcionário. Para um único proprietário, ela poderia simplesmente configurar uma retirada regular ou transferência a cada duas semanas para uma conta pessoal.

Isso impõe a separação de fundos. Receber um salário é a principal maneira de quebrar o hábito de mergulhar em contas comerciais para despesas pessoais em intervalos irregulares.

Obter distribuições de lucro em montantes fixos

Proprietários individuais e proprietários de LLC geralmente recebem distribuições de lucros além de seu salário. Esta é uma prática aceita.

Mas a melhor maneira de fazer isso é considerar as distribuições como montantes fixos planejados.

Não os tome como saques irregulares em caixas eletrônicos ou pagando contas pessoais aqui e ali. Isso dificulta muito o planejamento. Além disso, é mais provável que os fundos sejam desperdiçados em vez de serem destinados a propósitos importantes, como um plano de aposentadoria SIMPLE ou 401k.

Faça das distribuições um evento planejado uma vez ou algumas vezes por ano. Incorpore-os ao seu planejamento tributário e de aposentadoria. Faça-os parte de sua estratégia de crescimento.

Use cartões de crédito separados

Outra prática ruim é quando o proprietário usa o mesmo cartão de crédito para uso pessoal e empresarial.

Isso causa confusão contábil. Pode levar a erros quando é hora de reivindicar deduções fiscais.

Ele também adiciona etapas extras à sua contabilidade. Você não pode simplesmente baixar seu histórico de transações mensais em seu software de contabilidade e ter todas as cobranças comerciais em um só lugar. Assim como com os registros da sua conta bancária, você precisa classificá-los manualmente.

Solicite um cartão de crédito empresarial assim que você receber receitas regularmente. Também ajudará a estabelecer um histórico de crédito separado para o negócio.

Mantenha bons registros de impostos

Mantenha seus registros fiscais atualizados durante todo o ano. O impacto da procrastinação pode ser caro.

Uma boa manutenção de registros ajuda você a ficar longe de problemas fiscais. Muitas vezes, não é má intenção que leva os proprietários de pequenas empresas a problemas com o IRS e outras autoridades fiscais. Em vez disso, a má contabilidade e a falta de documentação causam problemas desnecessários. É um erro forçado.

A má manutenção de registros também pode fazer com que você pague mais impostos.

Um bom planejamento tributário se torna difícil quando você não tem uma visão financeira clara. Portanto, é provável que você chegue à hora do imposto apenas para descobrir que havia estratégias que poderia ter empregado para reduzir os impostos. Mas porque você não tinha bons livros e a capacidade de olhar para frente antes que o ano fiscal terminasse, você perdeu.

Gerencie com um orçamento

Nos negócios, é mais provável que você prospere e seja bem-sucedido se definir metas e um orçamento.

Isso inclui definir um orçamento para pagar a si mesmo um “salário”.

Não basta retirar dinheiro de sua conta bancária em dribs e drabs. Você não terá uma imagem clara de qual é a sua taxa mensal de queima de despesas para o negócio. Sua taxa de queima deve ser gravada em seu cérebro!

Como proprietário, você também precisa saber quantas vendas precisa fazer por mês para cobrir sua taxa de queima.

É muito mais provável que você atinja seus objetivos se sempre souber EXATAMENTE o que é preciso para obter lucro a cada mês. Em suma, você deve sempre saber:

• quanto sua empresa precisa ganhar e
• quanto pode gastar.

Certifique-se de executar uma declaração mensal de Lucros e Perdas e outros relatórios financeiros. Eles ajudam você a permanecer no caminho certo.

Sempre pague as obrigações em tempo hábil

Quando você não paga as obrigações no vencimento, esse é um momento importante quando surgem dúvidas sobre o uso pessoal de fundos comerciais. Tudo pode correr bem sem que ninguém levante objeções ATÉ que a empresa pare de pagar.

Regra de ouro nos negócios: pague a todos que você deve em dia. Você evitará uma grande quantidade de complicações legais dessa maneira.

Respeite as outras partes interessadas

Se você tem um investidor, um parceiro de negócios, acionistas ou membros de uma LLC - seja mais escrupuloso no manuseio de fundos. Respeite que eles têm o direito de saber como os fundos de negócios estão sendo usados ​​e opinar sobre isso.

Ao separar negócios e pessoais e seguir as melhores práticas, mantém tudo acima dos limites. Também ajuda a evitar a aparência de impropriedade.

Concluindo, entrar em uma conta comercial toda vez que o proprietário precisar de um pouco de dinheiro extra é uma maneira terrível de administrar um negócio. Seja um empresário mais inteligente.

Todas as respostas às perguntas dos leitores vêm do Conselho Editorial da Small Business Trends, com mais de 50 anos de experiência empresarial combinada. Se você quiser enviar uma pergunta, envie-a aqui .

Imagem: DepositPhotos.com