Pouvez-vous utiliser un compte bancaire professionnel à des fins personnelles ?

Un lecteur demande :

Récemment, j'ai été embauché comme comptable pour une petite entreprise manufacturière. Mon patron, le propriétaire, utilise le compte bancaire de l'entreprise à des fins personnelles — et ça me rend fou ! Il retire de l'argent avec une carte de débit pour ses dépenses personnelles. La semaine dernière, sa femme a acheté un téléviseur grand écran pour leur maison à l'aide d'un chèque en blanc qu'il a signé à partir du compte de l'entreprise. D'un jour à l'autre, je ne sais jamais combien d'argent l'entreprise aura. J'ai expliqué qu'il est préférable de séparer les fonds professionnels et personnels, mais il me dit que cela n'a pas d'importance puisque l'entreprise est une LLC et qu'il en est l'unique propriétaire. Qui a raison? Mon patron? Ou moi? Et que dois-je faire ?

— Roxanne de New York

Excellente question, Roxane. Vous avez raison dans ce cas.

Les propriétaires d'entreprise ne doivent pas utiliser un compte bancaire professionnel à des fins personnelles. C'est une mauvaise pratique qui peut entraîner d'autres problèmes, notamment des problèmes juridiques, opérationnels et fiscaux.

Au fur et à mesure que l'entreprise grandit, les problèmes augmentent également. Autrement dit, si l'entreprise est capable de croître. De nombreuses entreprises exploitées de manière fiscalement laxiste ne se développent pas comme elles le devraient ou le pourraient.

Je vous suggère de fournir au propriétaire de l'entreprise une copie de cet article. Il a toutes les raisons pour vous aider à le convaincre. À la fin se trouve une liste des meilleures pratiques à suivre.

Pourquoi ne pas utiliser un compte bancaire professionnel à des fins personnelles

Voici 7 raisons pour lesquelles les propriétaires de petites entreprises ne devraient pas utiliser un compte bancaire professionnel à des fins personnelles. Le mélange soulève les dangers suivants :

1. Rend plus difficile la gestion des flux de trésorerie

La situation de trésorerie de l'entreprise devient confuse et plus difficile à prévoir lorsqu'on mélange les fonds professionnels et personnels.

Par exemple, l'entreprise peut ne pas disposer de suffisamment de fonds lorsqu'une facture commerciale importante arrive à échéance. Pourquoi? Parce que le propriétaire choisit ce moment précis pour payer ses dépenses personnelles à partir du compte professionnel.

Certains propriétaires regardent leur solde bancaire, voient qu'il y a de l'argent et pensent qu'ils peuvent le dépenser. Cela pourrait conduire à une crise de trésorerie.

2. Érode la protection de la responsabilité personnelle

Le propriétaire d'une société ou d'une société à responsabilité limitée (LLC) peut être tenu personnellement responsable des dettes commerciales en raison du mélange de fonds personnels et professionnels.

L'une des motivations des propriétaires à créer des sociétés à responsabilité limitée ou des sociétés est de limiter la responsabilité personnelle des dettes commerciales. Mais si le propriétaire exploite l'entreprise comme si elle n'existait pas séparément, par exemple en payant des factures personnelles à partir d'un compte professionnel, cette protection pourrait disparaître.

Les tribunaux sont connus pour « percer le voile corporatif ». Cela signifie qu'ils peuvent tenir le propriétaire responsable des dettes de l'entreprise.

Les SARL et les sociétés à propriétaire unique sont les plus exposées au risque de voir percé le voile corporatif. Leurs propriétaires supposent que la séparation des fonds n'a pas d'importance car ils sont le seul propriétaire. Ils pensent : "Qui va s'opposer si j'utilise mon compte professionnel à des fins personnelles ?" Un créancier de l'entreprise, c'est qui.

Si l'entreprise ferme ses portes en laissant derrière elle une dette commerciale, un créancier impayé pourrait poursuivre le propriétaire en justice.

3. Surestime ou sous-estime les déductions fiscales

Pour être éligibles aux déductions fiscales pour les entreprises, les dépenses doivent être à des fins commerciales. Lorsque vous payez des factures personnelles avec un compte bancaire professionnel, il est plus difficile d'identifier les dépenses professionnelles. En conséquence, vous pouvez ignorer les déductions légitimes. Ou vous pourriez classer par erreur les dépenses personnelles comme des affaires, entraînant des pénalités et une grosse facture fiscale de l'IRS si vous faites l'objet d'un audit.

Ce problème est aggravé lorsque les propriétaires ne tiennent pas leurs registres financiers à jour. Trop de propriétaires attendent une fois par an au moment des impôts pour catégoriser leurs dépenses.

Au moment où mars ou avril arrivent, la mémoire s'estompe. Ils peuvent avoir à passer au crible un tiroir de reçus pour constater que la documentation est manquante. Ou peut-être ont-ils oublié si quelque chose était professionnel ou personnel. C'est un terreau fertile pour les erreurs.

4. Rend la comptabilité inutilement complexe

Tenir des registres comptables précis est plus difficile lorsque vous vous mélangez.

Vous devez faire un travail supplémentaire pour séparer les dépenses personnelles des dépenses professionnelles. Vous ne pouvez pas simplement télécharger l'historique des transactions du compte bancaire sur QuickBooks, Xero ou Zoho Books, et savoir que toutes les dépenses sont liées à l'entreprise.

Au lieu de cela, quelqu'un doit soigneusement passer au peigne fin et reclasser les dépenses. Il s'agit d'une étape manuelle inutile qui sape la productivité de l'entreprise. De plus, la mémoire s'estompe et rend d'autant plus difficile la recatégorisation si vous n'y arrivez pas tout de suite.

5. Conduit à des objections d'autres parties prenantes

Les actionnaires, les investisseurs et les partenaires commerciaux ne veulent pas que vous traitiez l'entreprise comme si c'était votre tirelire personnelle.

Le fondateur de WeWork l'a découvert à ses dépens. La société de haut vol, autrefois évaluée à 47 milliards de dollars, a déposé une demande d'introduction en bourse à l'été 2019. Les divulgations de dépôt ont révélé les transactions personnelles du fondateur, y compris les prêts personnels qu'il a obtenus de la société à des taux inférieurs à ceux du marché.

En d'autres termes, le fondateur détournait les fonds de l'entreprise à des fins personnelles.

Le plus grand investisseur de la société l'a forcé à quitter son poste de PDG. Au final, il a dû démissionner de l'entreprise qu'il avait fondée !

WeWork est un exemple très médiatisé. N'oubliez pas, cependant, que même dans une petite entreprise qui ne prévoit pas d'introduction en bourse, les parties prenantes pourraient intenter une action en justice pour détournement de fonds, fraude ou manquement à une obligation fiduciaire. Donc, s'il y a d'autres propriétaires ou investisseurs, payer des dépenses personnelles à partir d'un compte professionnel finira par vous rattraper.

6. Pourrait annuler une partie de l'avantage du sous-chapitre S

Les comptes mélangés peuvent jeter une clé à molette dans le meilleur plan fiscal du sous-chapitre S.

Un sous-chapitre S est un choix que vous faites auprès de l'IRS pour traiter les impôts comme un transfert et éviter la double imposition de la société et du propriétaire.

Un autre avantage d'un sous-chapitre S est qu'il peut réduire les taxes sur l'emploi (taxes d'assurance-maladie et de sécurité sociale) pour le propriétaire. Voici comment cela fonctionne. Le propriétaire devient un employé de l'entreprise. Tant qu'il prend un salaire raisonnable, le propriétaire n'a pas à payer de taxes sur l'emploi sur les distributions d'entreprise en plus du salaire.

Cependant, si le propriétaire prend des distributions non salariales sans garder une bonne trace de combien il dépense, il pourrait aller à l'encontre de l'IRS. Comment? En prenant des distributions qui dépassent de loin son salaire. La législation fiscale exige que le salaire du propriétaire ne soit pas déraisonnablement bas par rapport aux distributions de bénéfices.

Ce qui peut arriver, c'est que le propriétaire ne sache plus combien il retire de l'entreprise à des fins personnelles. C'est facile à faire lorsque vous mélangez des dépenses personnelles et professionnelles et que vous n'avez pas de bons contrôles comptables.

Comme l'indique Nolo.com, "Si l'IRS conclut qu'un propriétaire de société S a tenté d'éluder les charges sociales en déguisant le salaire des employés en distributions d'entreprise, il peut requalifier les distributions en tant que salaire et exiger le paiement de taxes sur l'emploi et de pénalités pouvant inclure des charges sociales. des pénalités pouvant aller jusqu'à 100 % plus des pénalités pour négligence. »

7. Rend plus difficile le profit et la croissance

Plus une entreprise est disciplinée en matière de finances, plus ses chances de succès sont grandes. Si vous êtes lâche dans la gestion des comptes bancaires, cela peut amener votre entreprise à manquer de discipline budgétaire à d'autres égards. Et cela met un obstacle inutile devant vous.

Tout rapport financier peut donner une image inexacte de l'entreprise, car il peut inclure des dépenses personnelles. Comment diable pouvez-vous générer un compte de profits et pertes (P&L) utile sans données propres ?

À tout le moins, vous devrez d'abord vous arrêter pour nettoyer vos données. Cela vous prive de la capacité de rapport en temps réel.

Dans l'ensemble, en mélangeant les fonds personnels et professionnels et en ne maintenant pas la discipline, il devient plus difficile de gérer l'entreprise vers les bénéfices et le succès.

Meilleures pratiques pour les dépenses professionnelles et personnelles

La plupart des petites entreprises démarrent avec le propriétaire utilisant ses fonds personnels pour démarrer l'entreprise. Ainsi, du point de vue du propriétaire, il peut sembler parfaitement acceptable de continuer à mélanger le personnel et les affaires. En fait, selon une enquête, 27 % des propriétaires d'entreprise ont admis utiliser le même compte pour les entreprises et les particuliers.

Mais ce n'est pas bien de mélanger des fonds une fois que l'entreprise est en activité. Suivez ces 8 bonnes pratiques :

Comptes bancaires professionnels et personnels distincts

Un propriétaire de petite entreprise devrait toujours avoir deux comptes chèques : un compte personnel et un compte professionnel.

C'est tellement plus facile lorsque vous gardez votre entreprise et votre vie personnelle séparées et bien organisées. Pour en savoir plus, l'expert fiscal Barbara Weltman explique pourquoi vous devez séparer les finances de votre entreprise.

Prendre un salaire

Le propriétaire devrait s'installer avec un salaire. S'il s'agit d'une société ou du sous-chapitre S, le propriétaire doit devenir un employé. Pour un propriétaire unique, elle pourrait simplement mettre en place un retrait régulier ou un transfert toutes les deux semaines dans un compte personnel.

Cela impose la séparation des fonds. Prendre un salaire est le principal moyen de briser l'habitude de puiser dans des comptes professionnels pour des dépenses personnelles à intervalles irréguliers.

Take Profit Distributions en montants forfaitaires

Les propriétaires uniques et les propriétaires de LLC prennent généralement des distributions de bénéfices en plus de leur salaire. C'est une pratique acceptée.

Mais la meilleure façon d'y parvenir est de considérer les distributions comme des sommes forfaitaires planifiées.

Ne les considérez pas comme des retraits irréguliers aux guichets automatiques ou en payant des factures personnelles ici et là. Cela rend la planification beaucoup plus difficile. De plus, les fonds sont plus susceptibles d'être gaspillés au lieu d'être affectés à des fins importantes telles qu'un plan de retraite SIMPLE ou 401k.

Faites des distributions un événement planifié une ou plusieurs fois par an. Intégrez-les à votre planification fiscale et de retraite. Intégrez-les à votre stratégie de croissance.

Utiliser des cartes de crédit distinctes

Une autre mauvaise pratique est lorsque le propriétaire utilise la même carte de crédit à la fois personnelle et professionnelle.

Cela crée une confusion comptable. Cela peut conduire à des erreurs au moment de demander des déductions fiscales.

Cela ajoute également des étapes supplémentaires à votre comptabilité. Vous ne pouvez pas simplement télécharger votre historique mensuel des transactions dans votre logiciel de comptabilité et avoir tous les frais professionnels en un seul endroit. Tout comme avec vos relevés de compte bancaire, vous devez les trier manuellement.

Demandez une carte de crédit professionnelle dès que vous avez des revenus réguliers. Cela aidera également à établir un historique de crédit distinct pour l'entreprise.

Tenir de bons registres pour les impôts

Gardez vos dossiers fiscaux à jour tout au long de l'année. L'impact de la procrastination peut être coûteux.

Une bonne tenue de registre vous aide à éviter les ennuis fiscaux. Souvent, ce n'est pas une mauvaise intention qui met les propriétaires de petites entreprises dans l'eau chaude avec l'IRS et d'autres autorités fiscales. Au contraire, une mauvaise comptabilité et le manque de documentation causent des problèmes inutiles. C'est une erreur forcée.

Une mauvaise tenue des registres peut également vous faire payer plus d'impôts.

Une bonne planification fiscale devient difficile lorsque vous n'avez pas une image financière claire. Il est donc probable que vous arriviez au moment des impôts pour découvrir qu'il existait des stratégies que vous auriez pu utiliser pour réduire les impôts. Mais parce que vous n'aviez pas de bons livres et la capacité de prévoir avant la fin de l'année d'imposition, vous avez raté votre chance.

Gérer selon un budget

En affaires, vous avez plus de chances de prospérer et de réussir si vous vous fixez des objectifs et un budget.

Cela comprend l'établissement d'un budget pour vous payer un « salaire ».

Ne vous contentez pas de retirer de l'argent de votre compte bancaire au compte-gouttes. Il vous manquera une image claire de votre taux de consommation mensuel des dépenses pour l'entreprise. Votre taux de combustion devrait être gravé dans votre cerveau !

En tant que propriétaire, vous devez également savoir combien de ventes vous devez effectuer chaque mois pour couvrir votre taux de consommation.

Vous êtes beaucoup plus susceptible d'atteindre vos objectifs si vous savez toujours EXACTEMENT ce qu'il faut pour réaliser un profit chaque mois. En bref, vous devez toujours savoir :

• combien votre entreprise doit gagner, et
• combien il peut dépenser.

Assurez-vous d'exécuter un relevé mensuel des profits et pertes et d'autres rapports financiers. Ils vous aident à rester sur la bonne voie.

Payez toujours vos obligations en temps opportun

Lorsque vous ne payez pas vos obligations à leur échéance, c'est un moment clé où des questions se posent sur l'utilisation personnelle des fonds de l'entreprise. Tout peut bien se passer sans que personne ne soulève d'objections JUSQU'À CE QUE l'entreprise cesse de payer.

Règle de base en affaires : payez à temps tous ceux que vous devez. Vous éviterez ainsi une grande partie des enchevêtrements juridiques.

Respecter les autres parties prenantes

Si vous avez un investisseur, un partenaire commercial, des actionnaires ou des membres d'une LLC, soyez très scrupuleux dans la gestion des fonds. Respectez le fait qu'ils ont le droit de savoir comment les fonds de l'entreprise sont utilisés et d'avoir leur mot à dire.

En séparant les affaires et les particuliers, et en suivant les meilleures pratiques, il garde tout au-dessus de bord. Cela permet également d'éviter l'apparition d'irrégularités.

En conclusion, puiser dans un compte d'entreprise chaque fois que le propriétaire a besoin d'un peu d'argent supplémentaire est une façon terrible de gérer une entreprise. Soyez un propriétaire d'entreprise plus intelligent.

Toutes les réponses aux questions des lecteurs proviennent du comité de rédaction de Small Business Trends, avec plus de 50 ans d'expérience combinée en affaires. Si vous souhaitez soumettre une question, veuillez la soumettre ici .

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