คุณสามารถใช้บัญชีธนาคารของธุรกิจเพื่อการใช้งานส่วนตัวได้หรือไม่?

ผู้อ่านถามว่า:

เมื่อเร็ว ๆ นี้ฉันได้รับการว่าจ้างเป็นผู้ทำบัญชีสำหรับธุรกิจการผลิตขนาดเล็ก เจ้านายของฉัน เจ้าของ ใช้บัญชีธนาคารของธุรกิจเพื่อการใช้งานส่วนตัว และมันทำให้ฉันแทบบ้า! เขาถอนเงินด้วยบัตรเดบิตสำหรับค่าใช้จ่ายส่วนตัว เมื่อสัปดาห์ที่แล้ว ภรรยาของเขาซื้อทีวีจอใหญ่สำหรับบ้านโดยใช้เช็คเปล่าที่เขาเซ็นชื่อจากบัญชีธุรกิจ จากวันหนึ่งไปสู่อีกวันข้างหน้าฉันไม่เคยรู้เลยว่าธุรกิจจะมีเงินได้เท่าไร ฉันได้อธิบายว่าเป็นแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการแยกธุรกิจและเงินทุนส่วนตัว แต่เขาบอกฉันว่าไม่สำคัญเพราะธุรกิจนี้เป็น LLC และเขาเป็นเจ้าของเพียงคนเดียว ใครถูก? เจ้านายของฉัน? หรือฉัน? และฉันควรทำอย่างไร?

— Roxanne จากนิวยอร์ก

คำถามที่ยอดเยี่ยม ร็อกแซน คุณพูดถูกในกรณีนี้

เจ้าของธุรกิจไม่ควรใช้บัญชีธนาคารของธุรกิจเพื่อการใช้งานส่วนตัว เป็นแนวปฏิบัติที่ไม่ดีที่อาจนำไปสู่ปัญหาอื่นๆ รวมถึงปัญหาด้านกฎหมาย การปฏิบัติการ และภาษี

เมื่อบริษัทเติบโตขึ้น ปัญหาก็จะเพิ่มขึ้นเช่นกัน นั่นคือหากบริษัทสามารถเติบโตได้ ธุรกิจจำนวนมากที่ดำเนินการอย่างหละหลวมทางการเงินไม่ได้เติบโตอย่างที่ควรจะเป็นหรือทำได้

ฉันแนะนำให้คุณส่งสำเนาบทความนี้ให้กับเจ้าของธุรกิจ มีเหตุผลทั้งหมดที่จะช่วยให้คุณโน้มน้าวใจเขา ในตอนท้ายคือรายการแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดที่ควรปฏิบัติตาม

ทำไมไม่ใช้บัญชีธนาคารธุรกิจส่วนตัว

ต่อไปนี้คือเหตุผล 7 ประการที่เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กไม่ควรใช้บัญชีธนาคารของธุรกิจเพื่อการใช้งานส่วนตัว การผสมเทียมทำให้เกิดอันตรายดังต่อไปนี้:

1. ทำให้การจัดการกระแสเงินสดยากขึ้น

สถานการณ์กระแสเงินสดของบริษัททำให้เกิดความสับสนและคาดเดาได้ยากขึ้นเมื่อมีการรวมธุรกิจและกองทุนส่วนบุคคลเข้าด้วยกัน

ตัวอย่างเช่น ธุรกิจอาจมีเงินทุนไม่เพียงพอเมื่อมีการเรียกเก็บเงินทางธุรกิจที่สำคัญ ทำไม เพราะเจ้าของเลือกเวลาที่แน่นอนในการชำระค่าใช้จ่ายส่วนตัวจากบัญชีธุรกิจ

เจ้าของบางคนดูที่ยอดเงินในธนาคาร เห็นว่ามีเงินอยู่ที่นั่น และคิดว่าสามารถใช้จ่ายได้ ซึ่งอาจนำไปสู่วิกฤตกระแสเงินสด

2. ทำลายการคุ้มครองความรับผิดส่วนบุคคล

เจ้าของบริษัทหรือบริษัทจำกัด (LLC) อาจต้องรับผิดเป็นการส่วนตัวสำหรับหนี้ธุรกิจอันเนื่องมาจากเงินทุนส่วนบุคคลและธุรกิจรวมกัน

แรงจูงใจประการหนึ่งสำหรับเจ้าของในการจัดตั้ง LLCs หรือบริษัทต่างๆ คือการจำกัดความรับผิดส่วนบุคคลสำหรับหนี้ธุรกิจ แต่ถ้าเจ้าของดำเนินธุรกิจราวกับว่าไม่ได้แยกจากกัน เช่น โดยการจ่ายบิลส่วนตัวจากบัญชีธุรกิจ การคุ้มครองนั้นก็อาจออกไปนอกหน้าต่างได้

เป็นที่ทราบกันดีว่าศาล "เจาะม่านองค์กร" ซึ่งหมายความว่าพวกเขาสามารถถือให้เจ้าของต้องรับผิดในหนี้ธุรกิจ

LLCs และ บริษัท ที่มีเจ้าของคนเดียวมีความเสี่ยงมากที่สุดที่จะถูกเจาะม่านองค์กร เจ้าของของพวกเขาถือว่าการแยกกองทุนไม่สำคัญเพราะพวกเขาเป็นเจ้าของเพียงคนเดียว พวกเขาคิดว่า 'ใครจะคัดค้านถ้าฉันใช้บัญชีธุรกิจของฉันเพื่อการใช้งานส่วนตัว' เจ้าหนี้บริษัทนั่นเอง

หากบริษัทปิดตัวลงโดยทิ้งหนี้สินทางธุรกิจไว้เบื้องหลัง เจ้าหนี้ที่ยังไม่ได้ชำระเงินสามารถดำเนินคดีกับเจ้าของได้

3. พูดเกินจริงหรือพูดน้อยเกินไปสำหรับการหักภาษี

เพื่อให้มีคุณสมบัติเป็นการลดหย่อนภาษีธุรกิจ ค่าใช้จ่ายจะต้องใช้เพื่อวัตถุประสงค์ทางธุรกิจ เมื่อคุณชำระค่าใช้จ่ายส่วนบุคคลด้วยบัญชีธนาคารของธุรกิจ จะทำให้ระบุค่าใช้จ่ายทางธุรกิจได้ยากขึ้น ด้วยเหตุนี้ คุณอาจมองข้ามการหักเงินที่ถูกต้องตามกฎหมาย หรือคุณอาจจัดหมวดหมู่ค่าใช้จ่ายส่วนตัวเป็นธุรกิจโดยไม่ได้ตั้งใจ ซึ่งนำไปสู่บทลงโทษและใบเรียกเก็บภาษีจำนวนมากจาก IRS หากคุณได้รับการตรวจสอบ

ปัญหานี้เกิดขึ้นเมื่อเจ้าของไม่รักษาบันทึกทางการเงินให้เป็นปัจจุบัน เจ้าของจำนวนมากเกินไปรอจนถึงปีละครั้งในเวลาภาษีเพื่อจัดประเภทค่าใช้จ่าย

เมื่อถึงเดือนมีนาคมหรือเมษายน ความทรงจำก็จางหายไป พวกเขาอาจต้องลอดผ่านลิ้นชักใบเสร็จรับเงินเท่านั้นจึงจะพบว่าเอกสารขาดหายไป หรือบางทีพวกเขาอาจลืมไปว่าบางอย่างเป็นเรื่องของธุรกิจหรือเรื่องส่วนตัว เป็นพื้นที่อุดมสมบูรณ์สำหรับข้อผิดพลาด

4. ทำให้การบัญชีซับซ้อนโดยไม่จำเป็น

การรักษาบันทึกทางบัญชีที่ถูกต้องนั้นยากกว่าเมื่อคุณผสมผสาน

คุณต้องทำงานพิเศษเพื่อแยกค่าใช้จ่ายส่วนตัวออกจากค่าใช้จ่ายทางธุรกิจ คุณไม่สามารถดาวน์โหลดประวัติการทำธุรกรรมในบัญชีธนาคารไปยัง QuickBooks, Xero หรือ Zoho Books ได้เพียงเท่านั้น และรู้ว่าค่าใช้จ่ายทั้งหมดเกี่ยวข้องกับธุรกิจ

แทนที่จะต้องมีใครซักคนค่อยๆ รวบรวมและจัดหมวดหมู่ค่าใช้จ่ายใหม่ เป็นขั้นตอนที่ต้องทำเองโดยไม่จำเป็นซึ่งจะลดประสิทธิภาพการทำงานของธุรกิจ นอกจากนี้ ความทรงจำจะค่อยๆ จางลงและทำให้การจัดหมวดหมู่ใหม่ยากขึ้นหากคุณไม่เข้าถึงมันในทันที

5. นำไปสู่การคัดค้านของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่นๆ

ผู้ถือหุ้น นักลงทุน และพันธมิตรทางธุรกิจไม่ต้องการให้คุณปฏิบัติต่อธุรกิจเหมือนเป็นกระปุกออมสินส่วนตัวของคุณ

ผู้ก่อตั้ง WeWork ค้นพบสิ่งนี้อย่างยากลำบาก บริษัทที่บินได้สูง ซึ่งครั้งหนึ่งเคยมีมูลค่า 47 พันล้านดอลลาร์ ได้ยื่นขอเสนอขายหุ้น IPO ในช่วงฤดูร้อนปี 2019 การเปิดเผยข้อมูลการยื่นเอกสารเผยให้เห็นถึงการจัดการด้วยตนเองของผู้ก่อตั้ง รวมถึงสินเชื่อส่วนบุคคลที่เขาได้รับจากบริษัทในอัตราที่ต่ำกว่าตลาด

กล่าวอีกนัยหนึ่ง ผู้ก่อตั้งได้โอนเงินทุนของบริษัทเพื่อวัตถุประสงค์ส่วนตัว

นักลงทุนรายใหญ่ที่สุดของบริษัทบังคับให้เขาออกจากตำแหน่งซีอีโอ สุดท้ายก็ต้องลาออกจากบริษัทที่ก่อตั้ง!

WeWork เป็นตัวอย่างที่มีชื่อเสียง โปรดจำไว้ว่า แม้ว่าในธุรกิจขนาดเล็กที่ไม่มีแผนสำหรับการเสนอขายหุ้นแก่ประชาชนทั่วไปในเบื้องต้น ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียสามารถฟ้องในเรื่องการยักยอกเงิน การฉ้อโกง หรือการละเมิดหน้าที่ความไว้วางใจได้ ดังนั้นหากมีเจ้าของหรือนักลงทุนรายอื่น การจ่ายค่าใช้จ่ายส่วนตัวจากบัญชีธุรกิจจะตามทันคุณในที่สุด

6. สามารถลบล้างส่วนหนึ่งของผลประโยชน์ย่อย S ได้

บัญชีที่สับสนสามารถโยนประแจลิงลงในแผนภาษี Subchapter S ที่ดีที่สุด

บทย่อย S คือการเลือกตั้งที่คุณทำกับ IRS เพื่อถือว่าภาษีเป็นการส่งผ่านและหลีกเลี่ยงการเก็บภาษีซ้ำซ้อนของทั้งบริษัทและเจ้าของ

ข้อดีอีกประการของบทย่อย S คือสามารถลดภาษีการจ้างงาน (ภาษี Medicare และประกันสังคม) สำหรับเจ้าของได้ นี่คือวิธีการทำงาน เจ้าของกลายเป็นลูกจ้างของบริษัท ตราบใดที่เขาได้รับเงินเดือนที่เหมาะสม เจ้าของก็ไม่ต้องจ่ายภาษีการจ้างงานจากการแจกแจงองค์กรที่มากกว่าเงินเดือน

อย่างไรก็ตาม หากเจ้าของใช้การแจกแจงที่ไม่ใช่เงินเดือนโดยไม่ได้ติดตามให้ดีว่าเขาใช้เงินไปเท่าไร เขาอาจจะทำผิดต่อกรมสรรพากร ยังไง? โดยการแจกแจงที่มากเกินกว่าเงินเดือนของเขา กฎหมายภาษีกำหนดให้เงินเดือนของเจ้าของไม่ต่ำเกินควรเมื่อเทียบกับการกระจายผลกำไร

สิ่งที่สามารถเกิดขึ้นได้คือเจ้าของสูญเสียการติดตามว่าเขากำลังจะออกจากบริษัทไปเพื่อจุดประสงค์ส่วนตัวมากน้อยเพียงใด สิ่งนี้ทำได้ง่ายเมื่อคุณผสมผสานค่าใช้จ่ายส่วนตัวและค่าใช้จ่ายทางธุรกิจ และไม่มีการควบคุมบัญชีที่ดี

ตามที่ Nolo.com ระบุ “หากกรมสรรพากรสรุปว่าเจ้าของบริษัท S พยายามหลบเลี่ยงภาษีเงินเดือนโดยปลอมเงินเดือนพนักงานเป็นการแจกแจงแบบองค์กร ก็สามารถกำหนดลักษณะการแจกแจงใหม่เป็นเงินเดือนและต้องชำระภาษีการจ้างงานและค่าปรับซึ่งอาจรวมภาษีเงินเดือน บทลงโทษสูงสุด 100% บวกกับบทลงโทษที่ประมาทเลินเล่อ”

7. ทำให้กำไรและเติบโตยากขึ้น

ยิ่งธุรกิจมีระเบียบวินัยเกี่ยวกับการเงินมากเท่าไร โอกาสของความสำเร็จก็จะยิ่งมากขึ้นเท่านั้น หากคุณเป็นคนเกียจคร้านในการจัดการบัญชีธนาคาร อาจทำให้ธุรกิจของคุณขาดวินัยทางการเงินในด้านอื่นๆ และนั่นทำให้เกิดอุปสรรคที่ไม่จำเป็นต่อหน้าคุณ

รายงานทางการเงินใดๆ อาจแสดงภาพธุรกิจที่ไม่ถูกต้อง เนื่องจากอาจรวมถึงค่าใช้จ่ายส่วนตัว คุณจะสร้างงบกำไรขาดทุน (P&L) ที่เป็นประโยชน์ได้อย่างไรโดยไม่มีข้อมูลที่ชัดเจน

อย่างน้อยที่สุด คุณจะต้องหยุดล้างข้อมูลของคุณก่อน สิ่งนี้ทำให้คุณขาดความสามารถในการรายงานแบบเรียลไทม์

โดยรวมแล้ว การผสมผสานเงินทุนส่วนบุคคลและธุรกิจเข้าด้วยกันโดยไม่รักษาระเบียบวินัย จะทำให้การจัดการธุรกิจไปสู่ผลกำไรและความสำเร็จได้ยากขึ้น

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับค่าใช้จ่ายทางธุรกิจและส่วนบุคคล

ธุรกิจขนาดเล็กส่วนใหญ่เริ่มต้นด้วยเจ้าของโดยใช้เงินทุนส่วนตัวเพื่อเริ่มต้นธุรกิจ ดังนั้น จากมุมมองของเจ้าของ มันอาจจะดูดีมากที่จะผสมผสานเรื่องส่วนตัวและธุรกิจเข้าด้วยกัน จากการสำรวจหนึ่งพบว่า 27% ของเจ้าของธุรกิจยอมรับว่าใช้บัญชีเดียวกันสำหรับธุรกิจและส่วนตัว

แต่การรวมตัวกันของกองทุนก็ไม่ใช่เรื่องดีเมื่อธุรกิจดำเนินไป ปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด 8 ข้อเหล่านี้:

แยกบัญชีธุรกิจและบัญชีธนาคารส่วนบุคคล

เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กควรมีบัญชีตรวจสอบสองบัญชี: บัญชีส่วนบุคคลและบัญชีธุรกิจ

มันง่ายกว่ามากเมื่อคุณแยกธุรกิจและชีวิตส่วนตัวออกจากกันและจัดระเบียบอย่างดี อ่านเพิ่มเติมจากผู้เชี่ยวชาญด้านภาษี Barbara Weltman ว่าทำไมคุณจึงต้องแยกการเงินของธุรกิจของคุณ

รับเงินเดือน

เจ้าของควรตั้งตัวเองด้วยเงินเดือน ถ้าเป็นบริษัทหรือ Subchapter S เจ้าของควรเป็นพนักงาน สำหรับเจ้าของคนเดียว เธอสามารถตั้งค่าการถอนเงินเป็นประจำหรือโอนเข้าบัญชีส่วนตัวทุกสองสัปดาห์

สิ่งนี้บังคับใช้การแยกกองทุน การรับเงินเดือนเป็นวิธีหลักในการทำลายนิสัยการจุ่มลงในบัญชีธุรกิจสำหรับค่าใช้จ่ายส่วนตัวในช่วงเวลาที่ไม่ปกติ

แบ่งกำไรเป็นก้อน

เจ้าของ แต่เพียงผู้เดียวและเจ้าของ LLC มักใช้การกระจายผลกำไรมากกว่าเงินเดือน นี้เป็นที่ยอมรับการปฏิบัติ

แต่วิธีที่ดีที่สุดในการทำเช่นนี้คือการแจกแจงเป็นเงินก้อนที่วางแผนไว้

อย่าถือเป็นการถอนเงินจากตู้ ATM แบบผิดปกติหรือโดยการจ่ายบิลส่วนตัวที่นี่และที่นั่น ทำให้การวางแผนยากขึ้นมาก นอกจากนี้ กองทุนมีแนวโน้มที่จะถูกทอดทิ้งมากกว่าที่จะจัดสรรเพื่อวัตถุประสงค์ที่สำคัญ เช่น แผนการเกษียณอายุแบบง่ายหรือ 401k

ทำให้การแจกจ่ายเป็นเหตุการณ์ที่วางแผนไว้หนึ่งครั้งหรือสองสามครั้งต่อปี สร้างไว้ในการวางแผนภาษีและการเกษียณอายุของคุณ ทำให้พวกเขาเป็นส่วนหนึ่งของกลยุทธ์การเติบโตของคุณ

ใช้บัตรเครดิตแยกต่างหาก

แนวทางปฏิบัติที่ไม่ดีอีกประการหนึ่งคือเมื่อเจ้าของใช้บัตรเครดิตใบเดียวกันสำหรับทั้งส่วนตัวและธุรกิจ

ทำให้เกิดความสับสนทางบัญชี อาจนำไปสู่ข้อผิดพลาดเมื่อถึงเวลาเรียกร้องการหักภาษี

นอกจากนี้ยังเพิ่มขั้นตอนพิเศษในการทำบัญชีอีกด้วย คุณไม่สามารถดาวน์โหลดประวัติการทำธุรกรรมรายเดือนของคุณลงในซอฟต์แวร์บัญชีและมีค่าใช้จ่ายทางธุรกิจทั้งหมดได้ในที่เดียว เช่นเดียวกับบันทึกบัญชีธนาคารของคุณ คุณต้องเรียงลำดับด้วยตนเอง

สมัครบัตรเครดิตธุรกิจทันทีที่มีรายได้เข้าประจำ นอกจากนี้ยังจะช่วยสร้างประวัติเครดิตแยกต่างหากสำหรับธุรกิจ

เก็บบันทึกที่ดีสำหรับภาษี

เก็บบันทึกภาษีของคุณให้เป็นปัจจุบันตลอดทั้งปี ผลกระทบของการผัดวันประกันพรุ่งอาจมีค่าใช้จ่ายสูง

การเก็บบันทึกที่ดีจะช่วยให้คุณไม่ประสบปัญหาด้านภาษี บ่อยครั้งที่มีเจตนาไม่ดีที่จะให้เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กเข้าร่วมกับ IRS และหน่วยงานจัดเก็บภาษีอื่นๆ แต่การทำบัญชีที่ไม่ดีและการขาดเอกสารทำให้เกิดปัญหาที่ไม่จำเป็น เป็นการบังคับผิดพลาด

การเก็บบันทึกที่ไม่ดีอาจทำให้คุณต้องจ่ายภาษีมากขึ้น

การวางแผนภาษีที่ดีจะกลายเป็นเรื่องยากเมื่อคุณไม่มีภาพทางการเงินที่ชัดเจน ดังนั้นคุณจึงน่าจะมาถึงเวลาภาษีเพียงเพื่อจะพบว่ามีกลยุทธ์ที่คุณสามารถใช้ในการลดภาษีได้ แต่เนื่องจากคุณไม่มีหนังสือดีๆ และความสามารถในการมองไปข้างหน้าก่อนสิ้นปีภาษี คุณจึงพลาด

จัดการตามงบประมาณ

ในธุรกิจ คุณมีแนวโน้มที่จะประสบความสำเร็จและประสบความสำเร็จมากขึ้นหากคุณตั้งเป้าหมายและงบประมาณ

ซึ่งรวมถึงการกำหนดงบประมาณเพื่อจ่าย "เงินเดือน" ให้ตัวเอง

อย่าเพิ่งดึงเงินออกจากบัญชีธนาคารของคุณเป็นหยดและน่าเบื่อ คุณจะขาดภาพที่ชัดเจนว่าอัตราการเผาผลาญค่าใช้จ่ายรายเดือนของคุณมีไว้เพื่อธุรกิจอย่างไร อัตราการเผาผลาญของคุณควรจะเผาในสมองของคุณ!

ในฐานะเจ้าของ คุณจำเป็นต้องรู้ด้วยว่าคุณต้องทำยอดขายได้เท่าไรในแต่ละเดือนเพื่อให้ครอบคลุมอัตราการเผาผลาญของคุณ

คุณมีโอกาสมากขึ้นที่จะบรรลุเป้าหมายหากคุณรู้เสมอว่าต้องทำอะไรเพื่อทำกำไรในแต่ละเดือน ในระยะสั้น คุณต้องรู้อยู่เสมอ:

• ธุรกิจของคุณต้องการหารายได้เท่าไหร่ และ
• เท่าไหร่ก็สามารถใช้จ่าย

อย่าลืมจัดทำงบกำไรขาดทุนและรายงานทางการเงินอื่นๆ ทุกเดือน พวกเขาช่วยให้คุณอยู่ในการติดตาม

จ่ายภาระผูกพันทันเวลาเสมอ

เมื่อคุณไม่จ่ายภาระผูกพันเมื่อถึงกำหนด นั่นเป็นช่วงเวลาสำคัญที่มีคำถามเกิดขึ้นเกี่ยวกับการใช้เงินธุรกิจส่วนตัว ทุกอย่างอาจไปได้ดีโดยไม่มีใครคัดค้านจนกว่าธุรกิจจะหยุดจ่าย

หลักการง่ายๆ ในการทำธุรกิจ: จ่ายเงินให้ทุกคนที่คุณเป็นหนี้ตรงเวลา คุณจะหลีกเลี่ยงปัญหาทางกฎหมายจำนวนมากด้วยวิธีนี้

เคารพผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่นๆ

หากคุณมีนักลงทุน หุ้นส่วนธุรกิจ ผู้ถือหุ้น หรือสมาชิกใน LLC — ให้ระมัดระวังเป็นพิเศษในการจัดการกองทุน เคารพว่าพวกเขามีสิทธิที่จะรู้ว่ามีการใช้เงินทุนของธุรกิจอย่างไรและพูดในนั้น

การแยกธุรกิจและส่วนบุคคลออกจากกัน และปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด ทำให้ทุกอย่างเหนือกว่าสิ่งใด นอกจากนี้ยังช่วยหลีกเลี่ยงลักษณะที่ไม่เหมาะสม

โดยสรุป การจุ่มลงในบัญชีธุรกิจทุกครั้งที่เจ้าของต้องการเงินสดเพิ่มเล็กน้อยเป็นวิธีที่แย่มากในการดำเนินธุรกิจ เป็นเจ้าของธุรกิจอย่างชาญฉลาด

คำตอบสำหรับคำถามของผู้อ่านทั้งหมดมาจาก Small Business Trends Editorial Board ซึ่งมีประสบการณ์ทางธุรกิจรวมกันมากกว่า 50 ปี หากคุณต้องการส่งคำถาม โปรดส่งที่ นี่

ภาพ: DepositPhotos.com