個人用のビジネス銀行口座を使用できますか？

読者は尋ねます：

最近、私は小さな製造業の簿記係として雇われました。 オーナーである上司は、個人的な使用のためにビジネス銀行口座を使用しています—そしてそれは私を夢中にさせています！ 彼は個人的な費用のためにデビットカードでお金を引き出します。 先週、彼の妻は、彼がビジネスアカウントから署名した空白の小切手を使用して、自宅用の大画面テレビを購入しました。 ある日から次の日まで、私はビジネスがどれだけのお金を持っているかわかりません。 事業と個人の資金を分けるのがベストプラクティスだと説明しましたが、事業はLLCであり、彼が唯一の所有者であるため、問題ではないと彼は言います。 誰が正しいですか？ 私の上司？ それともわたし？ そして、私は何をすべきですか？

—ニューヨークのロクサーヌ

素晴らしい質問です、ロクサーヌ。 この場合、あなたはたまたま正しいです。

事業主は、個人的な使用のために事業銀行口座を使用するべきではありません。 これは、法律、運用、税務の問題など、他の問題につながる可能性のある悪い習慣です。

会社が成長するにつれて、問題も大きくなります。 つまり、会社が成長できれば。 財政的に緩慢な方法で運営されている多くの企業は、本来あるべき、または可能であるように成長していません。

この記事のコピーを事業主に提供することをお勧めします。 それはあなたが彼を説得するのを助けるすべての理由があります。 最後に、従うべきベストプラクティスのリストがあります。

個人のビジネス銀行口座を使用しない理由

中小企業の所有者が個人的な使用のためにビジネス銀行口座を使用するべきではない7つの理由はここにあります。 混合すると、次の危険が生じます。

1.キャッシュフローの管理が難しくなります

会社のキャッシュフローの状況は、ビジネスと個人の資金を混ぜ合わせるときに混乱し、予測するのが難しくなります。

たとえば、重要なビジネス法案の期日が来ると、ビジネスに十分な資金がない場合があります。 なんで？ 所有者がビジネスアカウントから個人的な費用を支払うためにその正確な時間を選択するからです。

一部の所有者は、銀行の残高を見て、そこにお金があることを確認し、それを使うことができると考えています。 これは、キャッシュフローの危機につながる可能性があります。

2.個人の責任保護を侵食する

法人または有限責任会社（LLC）の所有者は、個人資金と事業資金が混ざり合っているために、事業債務に対して個人的に責任を問われる可能性があります。

所有者がLLCまたは企業を設立する動機の1つは、事業債務に対する個人的な責任を制限することです。 しかし、ビジネスアカウントから個人的な請求書を支払うなど、所有者が個別に存在しないかのようにビジネスを運営している場合、その保護は窓の外に出る可能性があります。

裁判所は「法人格否認の法則」で知られています。 これは、彼らが所有者に事業債務の責任を負わせることができることを意味します。

単一所有者のLLCおよび企業は、法人格否認のリスクが最も高くなります。 彼らの所有者は、彼らが唯一の所有者であるため、資金の分離は問題ではないと想定しています。 彼らは、「私が自分のビジネスアカウントを個人的な目的で使用する場合、誰が反対するのだろうか」と考えています。 会社の債権者、それは誰です。

会社が事業債務を残して閉鎖した場合、未払いの債権者は法的措置で所有者を追跡することができます。

3.税額控除を過大評価または過小評価します

事業税控除の対象となるには、経費は事業目的である必要があります。 個人の請求書をビジネス銀行口座で支払うと、ビジネス費用の特定が難しくなります。 その結果、正当な控除を見落とす可能性があります。 または、個人的な経費を誤ってビジネスとして分類し、監査を受けた場合にIRSからの罰金や多額の税金の請求につながる可能性があります。

この問題は、所有者が財務記録を最新の状態に保っていない場合に悪化します。 あまりにも多くの所有者は、経費を分類するために税の時に年に一度まで待つ。

3月か4月が転がる頃には、記憶は薄れていきます。 領収書の引き出しをふるいにかけて、ドキュメントが不足していることを確認する必要がある場合があります。 あるいは、何かがビジネスなのか個人的なものなのかを忘れているのかもしれません。 それはエラーの肥沃な土地です。

4.会計を不必要に複雑にします

あなたが混ざり合うとき、正確な会計記録を維持することはより難しいです。

あなたは個人的な費用をビジネスの費用から分離するために余分な仕事をしなければなりません。 銀行口座の取引履歴をQuickBooks、Xero、またはZoho Booksにダウンロードするだけで、すべての経費がビジネスに関連していることを知ることはできません。

代わりに、誰かが慎重に調べて経費を再分類する必要があります。 これは、ビジネスの生産性を低下させる不要な手動の手順です。 その上、記憶は衰退し、すぐに到達しないと再分類が難しくなります。

5.他の利害関係者による反対につながる

株主、投資家、ビジネスパートナーは、個人の貯金箱のようにビジネスを扱うことを望んでいません。

WeWorkの創設者は、これを困難な方法で発見しました。 かつて470億ドルの価値があった高飛車の会社は、2019年の夏にIPOを申請しました。提出の開示により、創業者が会社から市場価格を下回るレートで取得した個人ローンを含む、自己取引が明らかになりました。

言い換えれば、創設者は会社の資金を個人的な目的に転用していたのです。

同社の最大の投資家は彼をCEOとして強制退去させた。 結局、彼は彼が設立した会社を辞任しなければなりませんでした！

WeWorkは注目を集める例です。 ただし、新規株式公開の計画がない中小企業であっても、利害関係者は資金の不正流用、詐欺、または受託者義務違反を訴える可能性があることを忘れないでください。 したがって、他の所有者や投資家がいる場合、ビジネスアカウントから個人的な費用を支払うことは最終的にあなたに追いつくでしょう。

6.サブチャプターSのメリットの一部を無効にする可能性があります

混合されたアカウントは、モンキーレンチを最高のサブチャプターS税制に投げ込むことができます。

サブチャプターSは、税金をパススルーとして扱い、企業と所有者の両方の二重課税を回避するためにIRSで行う選挙です。

サブチャプターSのもう1つの利点は、所有者の雇用税（メディケアおよび社会保障税）を削減できることです。 仕組みは次のとおりです。 所有者は会社の従業員になります。 彼が妥当な給与を受け取っている限り、所有者は給与以上の企業分配に雇用税を支払う必要はありません。

ただし、所有者が支出額を十分に追跡せずに給与以外の分配を行うと、IRSに違反する可能性があります。 どのように？ 彼の給料をはるかに超える分配をとることによって。 税法は、所有者の給与が利益分配と比較して不当に低くならないことを要求しています。

起こりうることは、所有者が個人的な目的で会社からどれだけ持ち出しているかを見失ってしまうことです。 これは、個人的な経費とビジネス上の経費が混在していて、適切な会計管理がない場合に簡単に実行できます。

Nolo.comは、次のように述べています。最大100％のペナルティと過失ペナルティ。」

7.利益と成長を困難にします

財務に関する規律のあるビジネスほど、成功の可能性は高くなります。 あなたが銀行口座をゆるい扱いをしているなら、それはあなたのビジネスが他の方法で財政規律を欠く原因となる可能性があります。 そして、それはあなたの前に不必要な障害を置きます。

財務報告には個人的な費用が含まれている可能性があるため、ビジネスの不正確な状況が表示される場合があります。 クリーンなデータなしで、どのようにして有用な損益計算書（P＆L）を生成できますか？

少なくとも、最初にデータをクリーンアップするために停止する必要があります。 これにより、リアルタイムのレポート機能が失われます。

全体として、個人資金とビジネス資金を混合し、規律を維持しないことにより、利益と成功に向けてビジネスを管理することが難しくなります。

事業費および個人経費のベストプラクティス

ほとんどの中小企業は、所有者が自分の資金を使って事業を始めることから始めます。 したがって、所有者の観点からは、個人とビジネスを混合し続けることは完全に問題ないように思われるかもしれません。 実際、ある調査によると、ビジネスオーナーの27％が、ビジネスと個人で同じアカウントを使用していることを認めています。

しかし、事業が運営された後、資金を混ぜ合わせることは問題ではありません。 次の8つのベストプラクティスに従ってください。

個別のビジネス銀行口座と個人銀行口座

中小企業の所有者は、常に2つの当座預金口座（個人口座と企業口座）を持っている必要があります。

あなたがあなたのビジネスとあなたの個人的な生活を別々にそしてよく組織化しておくとき、それはとても簡単です。 税務専門家のバーバラ・ウェルトマンから、なぜ事業財政を分離する必要があるのか​​についてもっと読んでください。

給料を取る

所有者は給料を用意する必要があります。 法人またはサブチャプターSの場合、所有者を従業員にする必要があります。 個人事業主の場合、彼女は定期的な引き出しを設定するか、2週間ごとに個人口座に送金することができます。

これにより、資金の分離が強制されます。 給与を受け取ることは、不規則な間隔で個人的な費用のためにビジネスアカウントに浸る習慣を断ち切るための主な方法です。

一時金で利益分配を取ります

個人事業主とLLCの所有者は、通常、給与以上の利益分配を行います。 これは受け入れられている慣行です。

しかし、これを行うための最良の方法は、計画された一括払いとして配布を行うことです。

不規則なATMの引き出しとして、またはあちこちで個人的な請求書を支払うことによってそれらを受け取らないでください。 それは計画をはるかに難しくします。 さらに、SIMPLEや401kの退職金制度などの重要な目的のために割り当てられるのではなく、資金が無駄になる可能性が高くなります。

年に1回または数回、計画されたイベントの配布を行います。 それらを税金と退職後の計画に組み込みます。 それらを成長戦略の一部にします。

別のクレジットカードを使用する

もう1つの悪い習慣は、所有者が個人用とビジネス用の両方で同じクレジットカードを使用する場合です。

これは会計上の混乱を引き起こします。 税額控除を請求する時期になると、間違いにつながる可能性があります。

それはまたあなたの簿記に余分なステップを追加します。 毎月の取引履歴を会計ソフトウェアにダウンロードして、すべてのビジネス料金を1か所にまとめることはできません。 銀行口座の記録と同じように、手動で並べ替える必要があります。

定期的に収入が得られたらすぐにビジネスクレジットカードを申請してください。 また、ビジネスの個別の信用履歴を確立するのに役立ちます。

税金の記録を残す

年間を通じて税務記録を最新の状態に保ちます。 先延ばしの影響は高くつく可能性があります。

優れた記録管理は、税金の問題を回避するのに役立ちます。 多くの場合、中小企業の所有者をIRSや他の税務当局と一緒にお湯に浸すのは悪い意図ではありません。 むしろ、不十分な簿記と文書の欠如は不必要な問題を引き起こします。 強制エラーです。

不十分な記録管理はまたあなたがより多くの税金を払う原因となる可能性があります。

財務状況が明確でない場合、適切な税務計画は困難になります。 したがって、減税のために採用できた戦略があったことに気付くだけで、課税時に到着する可能性があります。 しかし、あなたは良い本を持っておらず、課税年度が終わる前に先を見越す能力を持っていなかったので、あなたは逃しました。

予算を管理する

ビジネスでは、目標と予算を設定すれば、成功する可能性が高くなります。

これには、自分自身に「給与」を支払うための予算の設定が含まれます。

銀行口座から小銭や小銭でお金を引き出すだけではいけません。 あなたはあなたの毎月の経費の燃焼率がビジネスのために何であるかについての明確な絵を欠くでしょう。 あなたの燃焼速度はあなたの脳に焼き付けられるべきです！

所有者として、あなたはまたあなたがあなたの燃焼率をカバーするためにあなたが毎月何回の売り上げをしなければならないかを知る必要があります。

毎月利益を上げるために何が必要かを常に正確に知っていれば、目標を達成する可能性がはるかに高くなります。 要するに、あなたは常に知っている必要があります：

• あなたのビジネスがどれだけ稼ぐ必要があるか、そして
• それがいくら使うことができるか。

毎月の損益計算書やその他の財務報告を必ず実行してください。 彼らはあなたが軌道に乗るのを助けます。

常にタイムリーに義務を支払う

期日までに義務を支払わない場合、それは事業資金の個人的な使用について疑問が生じる重要な時期です。 ビジネスが支払いをやめるまで、誰も異議を唱えることなく、すべてがうまくいくかもしれません。

ビジネスの経験則：あなたが時間通りに借りているすべての人に支払います。 この方法で、法的な絡み合いの大部分を回避できます。

他の利害関係者を尊重する

LLCに投資家、ビジネスパートナー、株主、またはメンバーがいる場合は、資金の取り扱いに特に注意してください。 彼らがビジネス資金がどのように使用されているかを知り、その中で発言する権利を持っていることを尊重してください。

ビジネスと個人を分離し、ベストプラクティスに従うことで、すべてを上手く維持します。 また、不適切な外観を回避するのにも役立ちます。

結論として、所有者が少し余分な現金を必要とするたびにビジネスアカウントに浸ることは、ビジネスを運営するためのひどい方法です。 より賢いビジネスオーナーになりましょう。

読者の質問に対するすべての回答は、50年以上のビジネス経験を組み合わせたスモールビジネストレンド編集委員会からのものです。 質問を送信したい場合は、こちらから送信してください。

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