¿Se puede usar una cuenta bancaria comercial para uso personal?

Un lector pregunta:

Recientemente me contrataron como tenedor de libros para una pequeña empresa manufacturera. Mi jefe, el dueño, usa la cuenta bancaria comercial para uso personal , ¡y me está volviendo loco! Retira dinero con tarjeta de débito para gastos personales. La semana pasada, su esposa compró un televisor de pantalla grande para su hogar con un cheque en blanco que firmó de la cuenta comercial. De un día para otro nunca sé cuánto dinero tendrá el negocio. Le expliqué que es una buena práctica separar los fondos comerciales y personales, pero él me dice que no importa ya que el negocio es una LLC y él es el único propietario. ¿Quién tiene razón? ¿Mi jefe? ¿O yo? ¿Y que debería hacer?

— Roxanne de Nueva York

Excelente pregunta, Roxanne. Tienes razón en este caso.

Los dueños de negocios no deben usar una cuenta bancaria comercial para uso personal. Es una mala práctica que puede conducir a otros problemas, incluidos problemas legales, operativos y fiscales.

A medida que la empresa crezca, los problemas también crecerán. Es decir, si la empresa es capaz de crecer. Muchas empresas operadas de manera fiscalmente laxa no crecen como deberían o podrían.

Le sugiero que proporcione al propietario de la empresa una copia de este artículo. Tiene todas las razones para ayudarte a convencerlo. Al final hay una lista de las mejores prácticas a seguir.

Por qué no usar una cuenta bancaria comercial para uso personal

Aquí hay 7 razones por las que los propietarios de pequeñas empresas no deben usar una cuenta bancaria comercial para uso personal. La mezcla plantea los siguientes peligros:

1. Hace que sea más difícil administrar el flujo de efectivo

La situación del flujo de caja de la empresa se vuelve confusa y más difícil de predecir cuando se mezclan los fondos comerciales y personales.

Por ejemplo, es posible que la empresa no tenga fondos suficientes cuando vence una factura comercial importante. ¿Por qué? Porque el propietario elige ese momento preciso para pagar los gastos personales de la cuenta comercial.

Algunos propietarios miran su saldo bancario, ven que hay dinero allí y piensan que pueden gastarlo. Esto podría conducir a una crisis de flujo de efectivo.

2. Erosiona la protección de responsabilidad personal

El propietario de una corporación o compañía de responsabilidad limitada (LLC) puede ser personalmente responsable de las deudas comerciales debido a la combinación de fondos personales y comerciales.

Una de las motivaciones para que los propietarios establezcan LLC o corporaciones es limitar la responsabilidad personal por las deudas comerciales. Pero si el propietario opera el negocio como si no existiera por separado, por ejemplo, pagando facturas personales con una cuenta comercial, esa protección podría desaparecer.

Se sabe que los tribunales "perforan el velo corporativo". Esto significa que pueden responsabilizar al propietario por las deudas comerciales.

Las sociedades de responsabilidad limitada y las corporaciones de un solo propietario corren mayor riesgo de que se levante el velo corporativo. Sus dueños asumen que la separación de fondos no importa porque son los únicos dueños. Piensan: '¿Quién se va a oponer si uso mi cuenta comercial para uso personal?' Un acreedor de la empresa, eso es quién.

Si la empresa cierra dejando atrás la deuda comercial, un acreedor impago podría perseguir al propietario con acciones legales.

3. Sobrestimar o subestimar las deducciones fiscales

Para calificar como deducciones de impuestos comerciales, los gastos deben tener fines comerciales. Cuando paga facturas personales con una cuenta bancaria comercial, es más difícil identificar los gastos comerciales. Como resultado, puede pasar por alto las deducciones legítimas. O podría clasificar erróneamente los gastos personales como negocios, lo que generaría multas y una gran factura de impuestos del IRS si lo auditan.

Este problema se agrava cuando los propietarios no mantienen actualizados los registros financieros. Demasiados propietarios esperan hasta una vez al año en el momento de los impuestos para categorizar los gastos.

Para cuando llega marzo o abril, la memoria se desvanece. Es posible que tengan que revisar un cajón de recibos solo para descubrir que falta documentación. O tal vez han olvidado si algo era comercial o personal. Es terreno fértil para los errores.

4. Hace que la contabilidad sea innecesariamente compleja

Mantener registros contables precisos es más difícil cuando se mezclan.

Tienes que hacer un trabajo extra para separar los gastos personales de los gastos comerciales. No puede simplemente descargar el historial de transacciones de la cuenta bancaria a QuickBooks, Xero o Zoho Books y saber que todos los gastos están relacionados con el negocio.

En cambio, alguien tiene que revisar cuidadosamente y recategorizar los gastos. Es un paso manual innecesario que socava la productividad empresarial. Además, la memoria se desvanece y hace que sea más difícil volver a categorizar si no lo haces de inmediato.

5. Da lugar a objeciones por parte de otras partes interesadas

Los accionistas, inversionistas y socios comerciales no quieren que usted trate el negocio como si fuera su alcancía personal.

El fundador de WeWork descubrió esto de la manera más difícil. La empresa de altos vuelos, que alguna vez estuvo valorada en $ 47 mil millones, solicitó una oferta pública inicial en el verano de 2019. Las divulgaciones de la presentación revelaron la autonegociación del fundador, incluidos los préstamos personales que obtuvo de la empresa a tasas inferiores a las del mercado.

En otras palabras, el fundador estaba desviando fondos de la empresa para fines personales.

El mayor inversionista de la compañía lo obligó a dejar el cargo de director general. ¡Al final, tuvo que renunciar a la empresa que fundó!

WeWork es un ejemplo de alto perfil. Recuerde, sin embargo, incluso en una pequeña empresa sin planes para una oferta pública inicial, las partes interesadas podrían demandar por apropiación indebida de fondos, fraude o incumplimiento del deber fiduciario. Entonces, si hay otros propietarios o inversionistas, pagar los gastos personales de una cuenta comercial eventualmente lo alcanzará.

6. Podría negar parte del beneficio del Subcapítulo S

Las cuentas mezcladas pueden ser un obstáculo para el mejor plan fiscal del Subcapítulo S.

Un Subcapítulo S es una elección que hace con el IRS para tratar los impuestos como un traspaso y evitar la doble imposición tanto de la corporación como del propietario.

Otra ventaja de un Subcapítulo S es que puede reducir los impuestos sobre la nómina (Medicare y los impuestos del Seguro Social) para el propietario. Así es como funciona. El propietario se convierte en un empleado de la empresa. Mientras reciba un salario razonable, el propietario no tiene que pagar impuestos sobre la nómina sobre las distribuciones corporativas por encima del salario.

Sin embargo, si el propietario toma distribuciones no salariales sin llevar un buen registro de cuánto está gastando, podría entrar en conflicto con el IRS. ¿Cómo? Tomando distribuciones que superan con creces su salario. La ley fiscal exige que el salario del propietario no sea irrazonablemente bajo en comparación con las distribuciones de ganancias.

Lo que puede pasar es que el propietario pierda la noción de cuánto está sacando de la empresa para fines personales. Esto es fácil de hacer cuando mezcla gastos personales y comerciales y no tiene buenos controles contables.

Como afirma Nolo.com: “Si el IRS concluye que el propietario de una corporación S ha intentado evadir los impuestos sobre la nómina disfrazando el salario del empleado como distribuciones corporativas, puede volver a caracterizar las distribuciones como salario y exigir el pago de impuestos sobre la nómina y multas que pueden incluir el impuesto sobre la nómina multas de hasta el 100% más multas por negligencia”.

7. Hace que sea más difícil obtener ganancias y crecer

Cuanto más disciplinada sea una empresa con respecto a las finanzas, mayor será la probabilidad de éxito. Si no maneja bien las cuentas bancarias, puede hacer que su empresa carezca de disciplina fiscal en otros aspectos. Y eso pone un impedimento innecesario frente a ti.

Los informes financieros pueden mostrar una imagen inexacta de la empresa, ya que pueden incluir gastos personales. ¿Cómo puede generar un estado de pérdidas y ganancias (P&L) útil sin datos limpios?

Como mínimo, primero tendrá que detenerse para limpiar sus datos. Esto le roba la capacidad de generar informes en tiempo real.

En general, al mezclar fondos personales y comerciales y no mantener la disciplina, se vuelve más difícil administrar el negocio hacia las ganancias y el éxito.

Mejores prácticas para gastos comerciales y personales

La mayoría de las pequeñas empresas comienzan cuando el propietario utiliza sus fondos personales para iniciar el negocio. Entonces, desde el punto de vista del propietario, puede parecer perfectamente correcto seguir mezclando lo personal y lo comercial. De hecho, según una encuesta, el 27% de los dueños de negocios admitió usar la misma cuenta para negocios y personal.

Pero no está bien mezclar fondos una vez que el negocio está en funcionamiento. Siga estas 8 mejores prácticas:

Cuentas bancarias comerciales y personales separadas

El propietario de una pequeña empresa siempre debe tener dos cuentas corrientes: una cuenta personal y una cuenta comercial.

Es mucho más fácil cuando mantiene su negocio y su vida personal separados y bien organizados. Lea más de la experta en impuestos Barbara Weltman sobre por qué necesita separar las finanzas de su negocio.

tomar un salario

El propietario debe establecerse con un salario. Si se trata de una corporación o del Subcapítulo S, el propietario debe ser un empleado. Para un propietario único, simplemente podría configurar un retiro regular o una transferencia cada dos semanas a una cuenta personal.

Esto hace cumplir la separación de fondos. Tomar un salario es la principal forma de romper el hábito de sumergirse en las cuentas comerciales para gastos personales a intervalos irregulares.

Take Profit Distribuciones en Sumas Globales

Los propietarios únicos y los propietarios de LLC comúnmente toman distribuciones de ganancias por encima de su salario. Esta es una práctica aceptada.

Pero la mejor manera de hacer esto es tomar las distribuciones como sumas globales planificadas.

No los tome como retiros irregulares en cajeros automáticos o pagando cuentas personales aquí y allá. Hace que la planificación sea mucho más difícil. Además, es más probable que los fondos se desperdicien en lugar de destinarse a fines importantes, como un plan de jubilación SIMPLE o 401k.

Haga que las distribuciones sean un evento planificado una o varias veces al año. Intégrelos en su planificación fiscal y de jubilación. Hágalos parte de su estrategia de crecimiento.

Use tarjetas de crédito separadas

Otra mala práctica es cuando el dueño usa la misma tarjeta de crédito tanto para uso personal como para negocios.

Esto causa confusión contable. Puede dar lugar a errores a la hora de reclamar deducciones fiscales.

También agrega pasos adicionales a su contabilidad. No puede simplemente descargar su historial de transacciones mensuales en su software de contabilidad y tener todos los cargos comerciales en un solo lugar. Al igual que con los registros de su cuenta bancaria, debe ordenarlos manualmente.

Solicite una tarjeta de crédito comercial tan pronto como tenga ingresos regulares. También ayudará a establecer un historial de crédito separado para el negocio.

Mantenga buenos registros de impuestos

Mantenga sus registros de impuestos actualizados durante todo el año. El impacto de la procrastinación puede ser costoso.

Un buen mantenimiento de registros lo ayuda a no meterse en problemas con los impuestos. A menudo, no son malas intenciones las que ponen a los propietarios de pequeñas empresas en problemas con el IRS y otras autoridades fiscales. Más bien, la mala contabilidad y la falta de documentación causan problemas innecesarios. Es un error forzado.

Un registro deficiente también puede hacer que pague más impuestos.

Una buena planificación fiscal se vuelve difícil cuando no se tiene un panorama financiero claro. Por lo tanto, es probable que llegue al momento de los impuestos y descubra que había estrategias que podría haber empleado para reducir los impuestos. Pero debido a que no tenía buenos libros y la capacidad de mirar hacia el futuro antes de que terminara el año fiscal, se lo perdió.

Administrar a un presupuesto

En los negocios, es más probable que prospere y tenga éxito si establece metas y un presupuesto.

Esto incluye establecer un presupuesto para pagarse un “salario”.

No saque dinero de su cuenta bancaria a cuentagotas. Le faltará una idea clara de cuál es su tasa de consumo de gastos mensuales para el negocio. ¡Tu tasa de quemado debe grabarse en tu cerebro!

Como propietario, también necesita saber cuántas ventas tiene que hacer cada mes para cubrir su tasa de consumo.

Es mucho más probable que alcance sus objetivos si siempre sabe EXACTAMENTE lo que se necesita para obtener ganancias cada mes. En resumen, siempre debes saber:

• cuánto necesita ganar su negocio, y
• cuanto puede gastar.

Asegúrese de ejecutar un estado de pérdidas y ganancias mensual y otros informes financieros. Te ayudan a mantener el rumbo.

Pague siempre las obligaciones a tiempo

Cuando no paga las obligaciones cuando vencen, ese es un momento clave en el que surgen preguntas sobre el uso personal de los fondos comerciales. Todo puede ir bien sin que nadie ponga objeciones HASTA que el negocio deje de pagar.

Regla de oro en los negocios: pague a tiempo a todos los que debe. Evitará una gran parte de los enredos legales de esta manera.

Respetar a otras partes interesadas

Si tiene un inversionista, un socio comercial, accionistas o miembros en una LLC, sea muy escrupuloso en el manejo de fondos. Respete que tienen derecho a saber cómo se utilizan los fondos comerciales y opinar sobre ello.

Al separar lo comercial de lo personal, y siguiendo las mejores prácticas, mantiene todo en orden. También ayuda a evitar la apariencia de incorrección.

En conclusión, sumergirse en una cuenta comercial cada vez que el propietario necesita un poco de dinero extra es una forma terrible de administrar un negocio. Sea un dueño de negocio más inteligente.

Todas las respuestas a las preguntas de los lectores provienen del Consejo editorial de Small Business Trends, con más de 50 años de experiencia comercial combinada. Si desea enviar una pregunta, envíela aquí .

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