Executando a folha de pagamento você mesmo para uma pequena empresa

Seu negócio está crescendo e tempos emocionantes estão por vir. Ao contratar pessoas, você precisa ter um sistema para pagar seus salários. Você precisa aprender os prós e contras da execução da folha de pagamento. Um negócio em crescimento geralmente tem mais capacidade do que dinheiro. Portanto, muitas vezes eles têm que seguir o caminho difícil de fazer tudo sozinhos. Isso inclui projetar e implementar um sistema de folha de pagamento.

Por que você precisa de um sistema de folha de pagamento

A razão mais óbvia pela qual você precisa de um é ter um sistema para pagar seus funcionários. Existem motivos maiores, como a mitigação de riscos e a melhoria das operações do seu negócio. Se você não tiver um sistema em vigor, terá muitas configurações e tempo de encerramento para contabilizar todas as vezes que precisar fazer pagamentos de salários.

Como executar a folha de pagamento para uma pequena empresa

Como uma pequena empresa, você tem as seguintes opções para executar a folha de pagamento:

• Use o software de folha de pagamento – O software de folha de pagamento pode ser adquirido como um pacote ou pode ser acessado pela nuvem. Eles fazem o trabalho pesado de calcular salários e deduções, gerar recibos de pagamento, gerar declarações de impostos e manter registros de folha de pagamento para você.

  A responsabilidade do empresário geralmente se limita a revisar e aprovar a folha de pagamento. O software de folha de pagamento simplifica muito o processo de um empresário cuidar da folha de pagamento.

• Terceirize a folha de pagamento para um contador – Se você não quiser aprender a fazer a folha de pagamento para sua pequena empresa, pode terceirizar o trabalho para um contador de prestador de serviços. O contador geralmente é treinado para processar a folha de pagamento, mas pode ter um custo alto, geralmente mais alto do que o software de folha de pagamento. O benefício aqui é ter uma interface humana para responder às suas perguntas enquanto eles assumem o processo.

• Contrate um contador interno – Se você deseja executar a folha de pagamento internamente, também pode contratar um contador ou delegar a folha de pagamento a um funcionário competente. Você pode treinar uma pessoa administrativa para assumir o processo de você.

• Faça você mesmo – Esta é a opção que você pode ter se tiver mais tempo do que dinheiro. Vamos discutir mais esta opção.

Como executar a folha de pagamento você mesmo

A opção "faça você mesmo" é mais apreciada pelos proprietários de pequenas empresas, pelo menos no início de sua jornada. Os proprietários de pequenas empresas podem achar frustrante, mas, a longo prazo, será benéfico para eles entender o processo de folha de pagamento antes de contratar. Na verdade, os pequenos estágios são o melhor momento para aprender, pois fica mais difícil quando você contrata mais funcionários.

O maior benefício de fazer você mesmo a folha de pagamento é que você mantém o controle sobre o processo. Você tem a capacidade de revisar e corrigir erros à medida que eles ocorrem sem muito para frente e para trás. Você também não terá surpresas desagradáveis ​​quando seu provedor de serviços cometer um erro.

No entanto, a desvantagem da folha de pagamento do tipo "faça você mesmo" é o tempo que leva para configurar e o tempo recorrente que leva para processar cada período de pagamento. Além disso, poucos empresários entendem o sistema tributário tão bem quanto contadores treinados. Eles muitas vezes ficam perdidos quando surge uma preocupação tributária e precisam abordar um contador externo.

Pré-requisitos para executar a folha de pagamento para uma pequena empresa

Pequenas empresas com vários funcionários podem se beneficiar da terceirização da folha de pagamento. No entanto, se você tem apenas alguns funcionários e pretende manter sua empresa pequena, pode ser melhor executar a folha de pagamento por conta própria, pois será mais econômico.

Antes mesmo de começar a entrevistar as pessoas, há algumas coisas para configurar como um novo empregador na maneira de fazer a folha de pagamento:

1. Obtenha um número de identificação do empregador (EIN) – Como empregador que executa a folha de pagamento, você precisará se inscrever para um EIN com o IRS. É um número que é usado pelo IRS para rastrear seus impostos e conformidades sobre a folha de pagamento. Obter um EIN é gratuito e pode ser facilmente solicitado no site do IRS.

2. Inscreva-se no Sistema de Pagamento Eletrônico de Impostos Federais (EFTPS) – Um grande componente da execução da folha de pagamento é estar em dia e em dia com os impostos sobre a folha de pagamento. O EFTPS é um serviço governamental gratuito que o ajudará a pagar seus impostos federais sobre a folha de pagamento e os impostos de desemprego, tudo a partir do seu computador.

3. Registre-se como empregador – Existem requisitos de registro comercial específicos do estado a serem feitos antes que você possa fazer a folha de pagamento. Cada estado tem um procedimento diferente para se registrar, portanto, verifique-os.

4. Aprenda as leis trabalhistas federais e estaduais – Antes de você mesmo fazer a folha de pagamento, é importante se familiarizar com as leis trabalhistas relevantes. Muitas dessas leis têm relação com a frequência com que você processa a folha de pagamento, o salário mínimo, o cálculo de horas extras, os requisitos de retenção de impostos e as informações a serem incluídas nos recibos de pagamento dos funcionários.

5. Prepare a papelada do funcionário – Quando você contrata um novo funcionário, ele precisará preencher alguns papéis obrigatórios do funcionário. A papelada fornecerá os detalhes necessários para fazer a folha de pagamento para sua pequena empresa. Os formulários mais importantes que você precisará para obter novas contratações para preencher incluem:

   • Formulário W-4 - O formulário W-4 é preenchido pelos funcionários para que os empregadores saibam quanto imposto reter em seus pagamentos, dependendo dos dependentes, status de arquivamento, deduções fiscais etc. Um funcionário pode acabar pagando mais impostos no momento de apresentar suas declarações fiscais se não preencheram o W-4 corretamente ou em tempo hábil.
   • I-9 Formulário de Verificação de Qualificação de Emprego – Um formulário I-9 é preenchido para confirmar a identidade do funcionário e a autorização legal para trabalhar nos Estados Unidos. O formulário é exigido e obrigatório pelos Serviços de Cidadania e Imigração dos Estados Unidos.
   • Formulário Estadual de Retenção de Impostos – Muitos estados permitem que o Formulário W-4 seja usado sozinho, mas alguns estados podem ter requisitos específicos de retenção de impostos a serem divulgados por novos funcionários.
   • Formulário de autorização de depósito direto – Este formulário lhe dá permissão para fazer pagamentos diretos na conta bancária de um funcionário se você planeja fazer depósitos diretos.

6. Escolha um período de pagamento – Você precisa decidir com que frequência pagará seus funcionários. Você pode optar por semanal, quinzenal, semestral ou mensal. Você deseja considerar cuidadosamente o período que permite coletar os fundos necessários para fazer o pagamento. No entanto, também não deve deixar seus funcionários na mão sem pagamento por períodos excessivamente longos. Alguns estados exigem que os trabalhadores por hora sejam pagos semanalmente, portanto, certifique-se de pesquisar os requisitos do seu estado para um cronograma de folha de pagamento.

Processo para executar a folha de pagamento de forma eficaz

Os funcionários esperam uma entrega pontual e precisa de cheques. Interrupções e erros podem paralisar suas operações de negócios. Antes de entrarmos em como calcular a folha de pagamento, há alguns fundamentos básicos a serem lembrados:

• Entenda os diferentes tipos de pagamento – O pagamento bruto refere-se ao valor recebido por um funcionário antes das deduções. O pagamento de bônus indica quaisquer pagamentos adicionais recebidos, além do pagamento regular de um funcionário, geralmente vinculados ao alto desempenho. O salário líquido refere-se ao salário líquido do empregado após as deduções. É importante diferenciar esses diferentes tipos, para que você não cometa nenhum erro na folha de pagamento.

• Conheça as horas reais trabalhadas por cada funcionário – Para executar a folha de pagamento com precisão, é necessário o monitoramento adequado dos funcionários. A maneira mais fácil de acompanhar as horas dos funcionários é por meio de uma planilha. No entanto, isso pode ser um pouco demorado e pode exigir que você se envolva indevidamente, especialmente quando há vários funcionários. Escolher um software de rastreamento de tempo sólido que se integre ao processo de folha de pagamento pode ser a chave, pois os métodos manuais podem resultar em discrepâncias.

  

Etapas para executar a folha de pagamento

Existem várias etapas a seguir para executar a folha de pagamento:

• Calcular o salário bruto – Para calcular o salário bruto dos trabalhadores horistas, basta multiplicar a taxa horária do funcionário pelo número de horas que trabalhou no período de pagamento. Para funcionários assalariados, basta dividir seu salário anual pelo número de períodos de pagamento no ano para obter a mensalidade a pagar a eles. Os salários brutos incluem bônus, gorjetas, comissões, licença médica e férias e horas extras.

• Calcular deduções antes de impostos – As deduções antes de impostos são retidas voluntariamente pelo funcionário e incluem contribuições de aposentadoria, benefícios de saúde, seguro de invalidez e benefícios de transporte. Essas deduções são subtraídas do salário bruto do funcionário antes de impostos, mas verificam se estão sujeitos a impostos ou não. Alguns benefícios dos empregados estão isentos de impostos.

Impostos federais, previdência social, impostos locais e Medicare também fazem parte das deduções antes de impostos a serem feitas na folha de pagamento dos funcionários.

Imposto de Renda Federal e Outros Impostos sobre a Folha de Pagamento

1. Calcular a retenção de imposto federal – Existem dois tipos principais de impostos federais a serem retidos, ou seja, o imposto sobre a folha de pagamento FICA e o imposto de renda federal (FIT). Os impostos sobre a folha de pagamento da FICA são compartilhados pelo empregador e pelo empregado e vão para a previdência social e o Medicare do empregado. A responsabilidade recai sobre o empregador para desembolsar os impostos FICA para o governo e mostrar a subtração no contracheque. O FIT é calculado com base em faixas salariais ou percentual, dependendo da remuneração do empregado. A forma de cálculo, a partir de 2020, também depende do W-4 apresentado pelo funcionário.

2. Calcular a retenção de impostos estaduais – Dependendo das leis tributárias locais do seu estado, pode ser necessário reter alguns impostos estaduais dos contracheques dos funcionários.

3. Calcular penhoras salariais – As penhoras salariais referem-se a outras deduções que o empregado não tem voz, e são deduzidas obrigatoriamente do contracheque. Alguns exemplos disso são contas médicas não pagas, pensão alimentícia não paga, empréstimos estudantis inadimplentes e impostos não pagos. O governo geralmente o notificará se seu funcionário tiver uma penhora de salário.

Fazendo pagamentos de funcionários e período de pagamento

Depois de calcular o salário líquido devido a cada funcionário, é hora de desembolsar os pagamentos. A lei federal geralmente não exige que os empregadores forneçam recibos de pagamento, no entanto, pode haver alguns requisitos específicos do estado.

Contracheques

Se o seu estado não tem requisitos de holerite, você não é obrigado a fornecer um holerite. Você pode fazê-lo se você e seu funcionário concordarem com isso. Na maioria dos estados, você fornece um recibo de pagamento eletrônico ou físico para seus funcionários. Qualquer um pode funcionar desde que os funcionários tenham uma maneira fácil de imprimi-lo ou acessá-lo.

Existem alguns estados que se enquadram na categoria de estados opt-in ou opt-out. Nos estados de não participação, os empregadores são obrigados a fornecer contracheques em papel aos funcionários que optarem por não receber contracheques eletrônicos. Nos estados opt-in, os empregadores fornecem canhotos em papel, a menos que um funcionário opte especificamente por um formulário eletrônico.

Um sistema automatizado pode ajudar a economizar horas de execução da folha de pagamento, especialmente se você tiver mais do que alguns funcionários. Sem mencionar que geralmente também é configurado para muitas leis federais incorporadas ao sistema. Isso pode reduzir muito a complexidade de configurar o sistema do zero.

Registros de folha de pagamento

Manter registros de folha de pagamento abrangentes e organizados é fundamental quando você aprende a fazer a folha de pagamento por conta própria. Manter o controle de quanto você pagou a um funcionário é importante caso haja uma discrepância entre o salário líquido e o que eles esperam receber. Os registros também são úteis no caso de você precisar entrar em contato com o IRS.

A manutenção de registros torna-se bastante importante para o pagamento dos impostos sobre a folha de pagamento. Os métodos de pagamento eletrônico de cálculo de pagamento bruto, deduções e pagamento líquido geralmente geram registros automáticos que podem ser armazenados em alguma forma de armazenamento em nuvem.

Cheques em papel e cheques postais exigirão que você mantenha algum tipo de livro-razão ou registros. Embora possa levar apenas alguns minutos por funcionário, esses minutos podem resultar em um longo exercício para muitos funcionários.

Impostos Federais do Empregador

Como empregador, você é responsável pelo pagamento de dois tipos de impostos federais: impostos sobre a folha de pagamento FICA e impostos federais sobre desemprego ou impostos sobre a folha de pagamento FUTA.

O empregador paga metade do imposto sobre a folha de pagamento FICA enquanto o empregado paga a outra metade. Os impostos sobre a folha de pagamento do FICA incluem a previdência social e o Medicare. A responsabilidade do empregador aplica-se apenas à segurança social. O Medicare é totalmente suportado pelo empregado.

Os impostos sobre a folha de pagamento da FUTA vão para o seguro-desemprego federal. Aplica-se como um limite percentual sobre os salários do empregado. Além dessa laje, o empregador não precisa mais pagar o imposto FUTA. Pagar seus impostos estaduais de trabalho em dia pode dar direito a um crédito ou desconto, portanto, verifique quais são os benefícios de pagar em dia.

Depois de calcular os impostos devidos, você terá que desembolsá-los ao governo. Se você não precisar fazer isso imediatamente, é melhor transferi-lo para uma conta separada para ser mantido até que você precise pagá-lo.

Formulários de impostos trimestrais e anuais

A última etapa do gerenciamento da folha de pagamento é desenvolver e implementar um sistema para que sua empresa arquive regularmente esses retornos no prazo. Vamos discutir esses formulários fiscais um pouco mais a fundo:

1. Formulário 941 – Formulário 941, a Declaração de Imposto Trimestral do Empregador, deve ser preenchido pelo empregador a cada trimestre. Este formulário indica ao IRS quanto imposto o empregador reteve dos contracheques dos funcionários e quanto impostos do empregador foram desembolsados ​​durante o trimestre. A maioria dos empregadores é obrigada a enviar o Formulário 941 até o final do mês seguinte ao trimestre. Se o empregador tiver feito todos os pagamentos de impostos sobre a folha de pagamento on-line no prazo durante o trimestre, esse empregador terá o benefício de 10 dias adicionais para preencher o formulário.

   Empresas com funcionários sazonais, funcionários de fazendas, funcionários domésticos e certas pessoas notificadas estão isentas do requisito de preenchimento do Formulário 941.

2. Formulário 940 – Formulário 940, a Declaração Federal Anual de Imposto sobre Desemprego do Empregador, deve ser preenchido pelo empregador todos os anos. O empregador é obrigado a apresentar a declaração se atender a uma das duas condições a seguir:

   • O empregador pagou pelo menos 1.500 dólares em salários no ano, ou
   • O empregador teve algum empregado trabalhando por 20 semanas ou mais no ano, sejam as 20 semanas consecutivas ou não.

   O formulário 940 deve ser enviado em 31 de janeiro de cada ano, mas 10 dias adicionais são concedidos a todos os funcionários que efetuaram seus pagamentos de impostos ^FUTA em dia durante o ano.

3. Formulário W-2 – O formulário W-2 é um formulário anual que deve ser enviado em relação a cada funcionário. Ele divulga os salários do funcionário, deduções e retenção de impostos. Deve ser apresentado até 31 ^de Janeiro de cada ano.

   Cópias do Formulário W-2 são enviadas ao funcionário, à Agência de Previdência Social e ao departamento fiscal da cidade ou estado.

4. Formulários de impostos estaduais – Você também pode precisar enviar formulários de impostos trimestrais ou anuais ao departamento de impostos estaduais. Verifique com o departamento local apropriado para obter detalhes sobre isso.

Escolha a opção que funciona para você

Executar a folha de pagamento você mesmo para sua pequena empresa fará com que você se sinta confiante em suas habilidades e lhe dará um senso de propriedade para sua empresa. Costuma-se dizer que um empresário usa muitos chapéus. Um desses chapéus é muitas vezes semelhante a um contador. Como proprietário de uma empresa, muitas vezes você precisa sujar as mãos. Mas não se preocupe, você é totalmente capaz de fazê-lo.

No final do dia, analise a opção que funciona melhor para você. Depois de ganhar algum nível de conforto com o processo de gerenciamento da folha de pagamento, você pode optar por terceirizar para um provedor de serviços ou investir em software. Apresentamos os prós e os contras de cada uma dessas opções, juntamente com um roteiro de como fazer a folha de pagamento você mesmo. Você sabe o que é melhor para você, então escolha a opção que mais lhe convier.