Führen Sie die Gehaltsabrechnung für ein kleines Unternehmen selbst durch

Ihr Unternehmen wächst und aufregende Zeiten stehen bevor. Wenn Sie Mitarbeiter einstellen, müssen Sie ein System haben, um ihnen ihre Löhne zu zahlen. Sie müssen die Besonderheiten der Gehaltsabrechnung selbst lernen. Ein wachsendes Unternehmen hat oft mehr Kapazität als Bargeld. Daher müssen sie oft den harten Weg gehen, alles selbst zu erledigen. Dazu gehört die Konzeption und Einführung eines Gehaltsabrechnungssystems.

Warum Sie ein Gehaltsabrechnungssystem brauchen

Der offensichtlichste Grund, warum Sie einen brauchen, ist, ein System zur Bezahlung Ihrer Mitarbeiter zu haben. Es gibt wichtigere Gründe, wie die Minderung von Risiken und die Verbesserung Ihrer Geschäftsabläufe. Wenn Sie kein System eingerichtet haben, müssen Sie jedes Mal, wenn Sie Lohnzahlungen leisten müssen, eine Menge Einrichtungs- und Abwicklungszeit berücksichtigen.

So führen Sie die Gehaltsabrechnung für ein kleines Unternehmen durch

Als Kleinunternehmer haben Sie folgende Möglichkeiten der Lohnabrechnung:

• Lohnsoftware nutzen – Lohnsoftware kann als Paket erworben oder über die Cloud abgerufen werden. Sie erledigen die schwere Arbeit bei der Berechnung von Löhnen und Abzügen, der Erstellung von Gehaltsabrechnungen, der Erstellung von Steuererklärungen und der Führung von Gehaltsabrechnungen für Sie.

  Die Verantwortung des Unternehmers beschränkt sich in der Regel auf die Überprüfung und Genehmigung der Gehaltsabrechnung. Gehaltsabrechnungssoftware vereinfacht den Prozess eines Geschäftsinhabers, der sich selbst um die Gehaltsabrechnung kümmert, erheblich.

• Outsourcen Sie die Gehaltsabrechnung an einen Buchhalter – Wenn Sie nicht lernen möchten, wie man die Gehaltsabrechnung für Ihr kleines Unternehmen durchführt, können Sie die Arbeit an einen Buchhalter eines Dienstleisters auslagern. Der Buchhalter ist normalerweise für die Verarbeitung der Gehaltsabrechnung geschult, kann jedoch mit hohen Kosten verbunden sein, die oft höher sind als bei Gehaltsabrechnungssoftware. Der Vorteil hier ist, dass Sie eine menschliche Schnittstelle haben, um Ihre Fragen zu beantworten, während sie den Prozess übernehmen.

• Beauftragen Sie einen Buchhalter im eigenen Haus – Wenn Sie die Gehaltsabrechnung im eigenen Haus durchführen möchten, können Sie auch einen Buchhalter beschäftigen oder die Gehaltsabrechnung an einen kompetenten Mitarbeiter delegieren. Sie könnten eine Verwaltungsperson schulen, die den Prozess von Ihnen übernimmt.

• Do it yourself – Dies ist die Option, die Ihnen vielleicht übrig bleibt, wenn Sie mehr Zeit als Geld haben. Lassen Sie uns diese Option weiter besprechen.

So führen Sie die Gehaltsabrechnung selbst durch

Die Do-it-yourself-Option findet bei Kleinunternehmern am meisten Anklang, zumindest ganz am Anfang ihrer Reise. Kleinunternehmer mögen es frustrierend finden, aber es wird ihnen langfristig zugute kommen, den Gehaltsabrechnungsprozess selbst zu verstehen, bevor sie einstellen. Tatsächlich sind die kleinen Phasen die beste Zeit zum Lernen, da es nur schwieriger wird, wenn Sie mehr Mitarbeiter einstellen.

Der größte Vorteil einer eigenen Gehaltsabrechnung besteht darin, dass Sie die Kontrolle über den Prozess behalten. Sie haben die Möglichkeit, Fehler zu überprüfen und zu korrigieren, wenn sie auftreten, ohne zu viel Hin und Her. Auch müssen Sie keine unangenehmen Überraschungen erleben, wenn Ihrem Dienstleister ein Fehler unterlaufen ist.

Der Nachteil der Do-it-yourself-Gehaltsabrechnung ist jedoch die Zeit, die für die Einrichtung benötigt wird, und die wiederkehrende Zeit, die für die Verarbeitung jeder Abrechnungsperiode benötigt wird. Außerdem verstehen nicht viele Geschäftsinhaber das Steuersystem so gut wie ausgebildete Buchhalter. Sie sind oft ratlos, wenn ein Steuerproblem entsteht, und müssen sich an einen externen Buchhalter wenden.

Voraussetzungen für die Durchführung der Gehaltsabrechnung für ein kleines Unternehmen

Kleine Unternehmen mit mehreren Mitarbeitern können von der Auslagerung der Lohnbuchhaltung profitieren. Wenn Sie jedoch nur wenige Mitarbeiter haben und beabsichtigen, Ihr Unternehmen klein zu halten, ist es möglicherweise besser, die Gehaltsabrechnung selbst zu führen, da dies kostengünstiger ist.

Bevor Sie überhaupt mit den Vorstellungsgesprächen beginnen, sollten Sie als neuer Arbeitgeber einige Dinge einrichten, um die Gehaltsabrechnung selbst durchzuführen:

1. Holen Sie sich eine Arbeitgeber-Identifikationsnummer (EIN) – Als Arbeitgeber, der die Gehaltsabrechnung durchführt, müssen Sie sich beim IRS für eine EIN anmelden. Es ist eine Nummer, die vom IRS verwendet wird, um Ihre Lohnsteuern und Compliances zu verfolgen. Die Einholung einer EIN ist kostenlos und kann einfach auf der IRS-Website beantragt werden.

2. Melden Sie sich beim Electronic Federal Tax Payment System (EFTPS) an – Ein wichtiger Bestandteil der laufenden Gehaltsabrechnung ist es, pünktlich und auf dem neuesten Stand der Lohnsteuern zu sein. EFTPS ist ein kostenloser Regierungsdienst, der Ihnen hilft, Ihre Bundeslohnsteuern und Arbeitslosensteuern von Ihrem Computer aus zu bezahlen.

3. Registrieren Sie sich als Arbeitgeber – Bevor Sie die Gehaltsabrechnung durchführen können, müssen bundesstaatliche Anforderungen an die Gewerbeanmeldung gestellt werden. Jeder Staat hat ein anderes Verfahren zur Registrierung, also überprüfen Sie diese unbedingt.

4. Informieren Sie sich über Bundes- und Landesarbeitsgesetze – Bevor Sie selbst Lohn- und Gehaltsabrechnungen durchführen, ist es wichtig, sich mit den relevanten Arbeitsgesetzen vertraut zu machen. Viele dieser Gesetze haben Einfluss darauf, wie oft Sie die Gehaltsabrechnung, den Mindestlohn, die Berechnung von Überstunden, die Quellensteueranforderungen und die Informationen verarbeiten, die auf den Gehaltsabrechnungen der Mitarbeiter enthalten sein müssen.

5. Mitarbeiterunterlagen vorbereiten – Wenn Sie einen neuen Mitarbeiter einstellen, muss dieser einige obligatorische Mitarbeiterunterlagen ausfüllen. Der Papierkram gibt Ihnen die Details, die Sie für die Gehaltsabrechnung für Ihr kleines Unternehmen benötigen. Zu den wichtigsten Formularen, die Sie benötigen, um neue Mitarbeiter auszufüllen, gehören:

   • Formular W-4 – Formular W-4 wird von Arbeitnehmern ausgefüllt, um Arbeitgebern mitzuteilen, wie viel Steuern auf ihre Zahlungen einzubehalten sind, abhängig von Unterhaltsberechtigten, Anmeldestatus, Steuerabzügen usw. Ein Arbeitnehmer zahlt möglicherweise zu diesem Zeitpunkt mehr Steuern ihre Steuererklärung einzureichen, wenn sie das W-4 nicht rechtzeitig oder korrekt ausgefüllt haben.
   • I-9-Formular zur Überprüfung der Beschäftigungsberechtigung – Ein I-9-Formular wird ausgefüllt, um die Identität des Mitarbeiters und die gesetzliche Genehmigung zur Arbeit in den Vereinigten Staaten zu bestätigen. Das Formular wird von den United States Citizenship and Immigration Services benötigt und vorgeschrieben.
   • Staatliches Steuerabzugsformular – Viele Staaten erlauben die alleinige Verwendung des Formulars W-4, aber einige Staaten haben möglicherweise spezifische Steuerabzugsanforderungen, die von neuen Mitarbeitern offengelegt werden müssen.
   • Autorisierungsformular für Direkteinzahlungen – Dieses Formular erteilt Ihnen die Erlaubnis, Direktzahlungen auf das Bankkonto eines Mitarbeiters vorzunehmen, wenn Sie Direkteinzahlungen vornehmen möchten.

6. Wählen Sie einen Zahlungszeitraum – Sie müssen entscheiden, wie oft Sie Ihre Mitarbeiter bezahlen. Sie können sich für wöchentlich, zweiwöchentlich, halbwöchentlich oder monatlich entscheiden. Sie sollten den Zeitraum sorgfältig abwägen, in dem Sie die für die Zahlung erforderlichen Mittel einziehen können. Allerdings sollte es Ihre Mitarbeiter auch nicht unangemessen lange ohne Bezahlung im Stich lassen. Einige Staaten verlangen, dass Stundenarbeiter wöchentlich bezahlt werden, stellen Sie also sicher, dass Sie die Anforderungen Ihres Staates für einen Gehaltsabrechnungsplan recherchieren.

Prozess zur effektiven Durchführung der Gehaltsabrechnung

Mitarbeiter erwarten eine pünktliche und korrekte Gehaltsabrechnung. Störungen und Fehler können Ihren Geschäftsbetrieb lahmlegen. Bevor wir uns mit der Berechnung der Gehaltsabrechnung befassen, sollten Sie einige grundlegende Grundlagen beachten:

• Unterschiedliche Lohnarten verstehen – Der Bruttolohn bezieht sich auf den Betrag, den ein Mitarbeiter vor Abzügen erhält. Die Bonuszahlung gibt alle zusätzlichen Zahlungen an, die über das reguläre Gehalt eines Mitarbeiters hinausgehen und normalerweise mit hoher Leistung verbunden sind. Der Nettolohn bezieht sich auf den Take-Home-Lohn des Arbeitnehmers nach Abzügen. Es ist wichtig, zwischen diesen verschiedenen Arten zu unterscheiden, damit Sie keine Abrechnungsfehler machen.

• Kennen Sie die tatsächlichen Arbeitsstunden jedes Mitarbeiters – Um die Gehaltsabrechnung genau durchzuführen, ist eine ordnungsgemäße Überwachung der Mitarbeiter erforderlich. Der einfachste Weg, die Arbeitszeiten der Mitarbeiter zu verfolgen, ist über eine Tabelle. Dies kann jedoch etwas zeitintensiv sein und Sie möglicherweise übermäßig einbeziehen, insbesondere wenn es sich um mehrere Mitarbeiter handelt. Die Auswahl einer soliden Zeiterfassungssoftware, die sich in den Gehaltsabrechnungsprozess integriert, kann der Schlüssel sein, da manuelle Methoden zu Diskrepanzen führen können.

  

Schritte zum Ausführen der Gehaltsabrechnung

Um eine Gehaltsabrechnung durchzuführen, sind mehrere Schritte zu befolgen:

• Bruttolohn berechnen – Um den Bruttolohn für Stundenarbeiter zu berechnen, multiplizieren Sie einfach den Stundensatz des Mitarbeiters mit der Anzahl der Stunden, die er im Lohnzeitraum gearbeitet hat. Teilen Sie für Angestellte einfach ihr Jahresgehalt durch die Anzahl der Lohnperioden im Jahr, um die monatliche Zahlung zu erhalten. Zum Bruttolohn gehören Prämien, Trinkgelder, Provisionen, Kranken- und Urlaubsgeld sowie Überstunden.

• Berechnen Sie Vorsteuerabzüge – Vorsteuerabzüge werden vom Mitarbeiter freiwillig einbehalten und beinhalten Rentenbeiträge, Gesundheitsleistungen, Berufsunfähigkeitsversicherung und Pendlervergünstigungen. Diese Abzüge werden vom Bruttolohn des Arbeitnehmers vor Steuern abgezogen, aber prüfen Sie, ob sie steuerpflichtig sind oder nicht. Einige Leistungen an Arbeitnehmer sind steuerfrei.

Bundessteuern, Sozialversicherung, lokale Steuern und Medicare sind ebenfalls Teil der Vorsteuerabzüge, die von der Gehaltsabrechnung der Mitarbeiter vorgenommen werden müssen.

Bundeseinkommensteuer und andere Lohnsteuern

1. Bundessteuerabzug berechnen – Es gibt zwei Hauptarten von einzubehaltenden Bundessteuern, dh die FICA-Lohnsteuer und die Bundeseinkommensteuer (FIT). Die FICA-Lohnsteuern werden von Arbeitgeber und Arbeitnehmer geteilt und fließen in die Sozialversicherung und Medicare des Arbeitnehmers. Der Arbeitgeber ist dafür verantwortlich, die FICA-Steuern an die Regierung auszuzahlen und den Abzug auf der Gehaltsabrechnung auszuweisen. Die Berechnung der FIT erfolgt je nach Verdienst des Arbeitnehmers entweder nach Lohnstufen oder prozentual. Wie sie berechnet wird, hängt ab 2020 auch von dem vom Arbeitnehmer eingereichten W-4 ab.

2. Berechnen Sie den staatlichen Steuerabzug – Abhängig von den lokalen Steuergesetzen Ihres Staates müssen Sie möglicherweise einige staatliche Steuern von den Gehaltsschecks der Mitarbeiter einbehalten.

3. Lohnpfändungen berechnen – Lohnpfändungen beziehen sich auf andere Abzüge, auf die der Arbeitnehmer kein Mitspracherecht hat, und sie werden zwingend vom Gehaltsscheck abgezogen. Einige Beispiele hierfür sind unbezahlte Arztrechnungen, unbezahlter Kindesunterhalt, überfällige Studiendarlehen und unbezahlte Steuern. Die Regierung wird Sie normalerweise benachrichtigen, wenn Ihr Mitarbeiter eine Lohnpfändung hat.

Mitarbeiterzahlungen und Zahlungszeitraum vornehmen

Sobald Sie den Nettolohn für jeden Mitarbeiter berechnet haben, ist es an der Zeit, die Zahlungen auszuzahlen. Das Bundesgesetz schreibt normalerweise nicht vor, dass Arbeitgeber Gehaltsabrechnungen vorlegen, es können jedoch einige bundesstaatsspezifische Anforderungen bestehen.

Gehaltsabrechnungen

Wenn Ihr Staat keine Gehaltsabrechnungsanforderungen hat, müssen Sie keine Gehaltsabrechnung vorlegen. Sie können dies tun, wenn Sie und Ihr Mitarbeiter sich darauf einigen. In den meisten Staaten stellen Sie Ihren Mitarbeitern entweder eine elektronische oder eine physische Gehaltsabrechnung zur Verfügung. Beides kann funktionieren, solange die Mitarbeiter eine einfache Möglichkeit haben, es zu drucken oder darauf zuzugreifen.

Es gibt einige Staaten, die in die Kategorie der Opt-in- oder Opt-out-Staaten fallen. In Opt-out-Staaten sind Arbeitgeber verpflichtet, Arbeitnehmern, die sich gegen elektronische Gehaltsabrechnungen entscheiden, Gehaltsabrechnungen in Papierform zur Verfügung zu stellen. In Opt-in-Staaten stellen Arbeitgeber Papierabrisse zur Verfügung, es sei denn, ein Mitarbeiter entscheidet sich ausdrücklich für ein elektronisches Formular.

Ein automatisiertes System kann dazu beitragen, stundenlange Lohnabrechnungen einzusparen, insbesondere wenn Sie mehr als ein paar Mitarbeiter haben. Ganz zu schweigen davon, dass es normalerweise auch für viele in das System integrierte Bundesgesetze konfiguriert ist. Dies kann die Komplexität der Einrichtung des Systems von Grund auf verringern.

Gehaltsabrechnungen

Die Pflege umfassender und organisierter Gehaltsabrechnungen ist entscheidend, wenn Sie lernen, wie Sie die Gehaltsabrechnung selbst durchführen. Es ist wichtig, den Überblick darüber zu behalten, wie viel Sie einem Mitarbeiter bezahlt haben, falls es jemals eine Diskrepanz zwischen dem Nettogehalt und dem gibt, was er erwartet. Aufzeichnungen sind auch praktisch, falls Sie sich jemals mit dem IRS in Verbindung setzen müssen.

Die Führung von Aufzeichnungen wird für die Zahlung von Lohnsteuern sehr wichtig. Elektronische Zahlungsmethoden zur Berechnung von Bruttolohn, Abzügen und Nettolohn erzeugen normalerweise automatische Aufzeichnungen, die dann in irgendeiner Form von Cloud-Speicher gespeichert werden können.

Papierschecks und Postschecks erfordern, dass Sie eine Art Hauptbuch oder Aufzeichnungen führen. Während es pro Mitarbeiter nur wenige Minuten dauern kann, können sich diese Minuten für viele Mitarbeiter zu einer langen Übung summieren.

Bund Arbeitgebersteuern

Als Arbeitgeber sind Sie für die Zahlung von zwei Arten von Bundessteuern verantwortlich: FICA-Lohnsteuern und Bundesarbeitslosen- oder FUTA-Lohnsteuern.

Der Arbeitgeber zahlt die Hälfte der FICA-Lohnsteuer, während der Arbeitnehmer die andere Hälfte trägt. FICA-Lohnsteuern umfassen Sozialversicherung und Medicare. Die Verantwortung des Arbeitgebers bezieht sich nur auf die Sozialversicherung. Medicare wird vollständig vom Arbeitnehmer getragen.

Die FUTA-Lohnsteuern gehen an die Arbeitslosenversicherung des Bundes. Sie gilt als prozentuale Obergrenze für den Lohn des Arbeitnehmers. Über diese Platte hinaus muss der Arbeitgeber keine FUTA-Steuer mehr zahlen. Die pünktliche Zahlung Ihrer staatlichen Beschäftigungssteuern kann Sie zu einer Gutschrift oder einem Rabatt berechtigen, also prüfen Sie unbedingt, welche Vorteile eine pünktliche Zahlung hat.

Sobald Sie die fälligen Steuern berechnet haben, müssen Sie sie an die Regierung auszahlen. Wenn Sie dies nicht sofort tun müssen, überweisen Sie es am besten auf ein separates Konto, das dort aufbewahrt wird, bis Sie es auszahlen müssen.

Vierteljährliche und jährliche Steuerformulare

Der letzte Schritt bei der Verwaltung der Gehaltsabrechnung selbst besteht darin, ein System zu entwickeln und einzurichten, mit dem Ihr Unternehmen diese Erklärungen regelmäßig rechtzeitig einreichen kann. Lassen Sie uns diese Steuerformulare etwas eingehender besprechen:

1. Formular 941 – Formular 941, die vierteljährliche Steuererklärung des Arbeitgebers, muss vierteljährlich von einem Arbeitgeber ausgefüllt werden. Dieses Formular gibt dem IRS an, wie viel Steuern der Arbeitgeber von den Gehaltsschecks der Arbeitnehmer einbehalten hat und wie viel Arbeitgebersteuern während des Quartals ausgezahlt wurden. Die meisten Arbeitgeber müssen das Formular 941 bis zum Ende des Monats nach dem Quartal einreichen. Wenn der Arbeitgeber alle seine Lohnsteuerzahlungen während des gesamten Quartals pünktlich online geleistet hat, erhält dieser Arbeitgeber den Vorteil von weiteren 10 Tagen, um das Formular einzureichen.

   Unternehmen mit Saisonarbeitern, Landarbeitern, Haushaltsangestellten und bestimmten benachrichtigten Personen sind von der Pflicht zur Einreichung des Formulars 941 ausgenommen.

2. Formular 940 – Formular 940, die jährliche Bundesarbeitslosensteuererklärung des Arbeitgebers, muss jedes Jahr von einem Arbeitgeber ausgefüllt werden. Ein Arbeitgeber ist verpflichtet, die Erklärung einzureichen, wenn er eine der folgenden zwei Bedingungen erfüllt:

   • Der Arbeitgeber zahlte im Jahr mindestens 1.500 Dollar Lohn aus, oder
   • Der Arbeitgeber hatte einen Arbeitnehmer für 20 Wochen oder mehr im Jahr beschäftigt, unabhängig davon, ob die 20 Wochen aufeinanderfolgend waren oder nicht.

   Das Formular 940 muss jedes Jahr am 31. Januar eingereicht werden, aber allen Mitarbeitern, die ihre ^FUTA -Steuerzahlungen im Laufe des Jahres fristgerecht geleistet haben, werden 10 zusätzliche Tage gewährt.

3. Formular W-2 – Formular W-2 ist ein jährliches Formular, das für jeden Mitarbeiter einzureichen ist. Es legt die Löhne, Abzüge und Steuerabzüge des Mitarbeiters offen. Er ist jährlich bis zum 31. Januar ^einzureichen .

   Kopien des Formulars W-2 werden an den Mitarbeiter, die Sozialversicherungsbehörde und die Steuerbehörde der Stadt oder des Staates gesendet.

4. Staatliche Steuerformulare – Möglicherweise müssen Sie auch vierteljährliche oder jährliche Steuerformulare bei Ihrer staatlichen Steuerbehörde einreichen. Informieren Sie sich diesbezüglich bei der zuständigen örtlichen Dienststelle.

Wählen Sie die Option, die für Sie funktioniert

Wenn Sie die Gehaltsabrechnung für Ihr kleines Unternehmen selbst durchführen, fühlen Sie sich in Ihre Fähigkeiten sicher und fühlen sich für Ihr Unternehmen verantwortlich. Es wird oft gesagt, dass ein Geschäftsinhaber viele Hüte trägt. Einer dieser Hüte ähnelt sehr oft einem Buchhalter. Als Unternehmer müssen Sie sich oft die Hände schmutzig machen. Aber keine Sorge, Sie sind dazu durchaus in der Lage.

Schauen Sie sich am Ende des Tages die Option an, die für Sie am besten geeignet ist. Nachdem Sie sich mit der Verwaltung der Gehaltsabrechnung einigermaßen vertraut gemacht haben, können Sie sich dafür entscheiden, sie an einen Dienstleister auszulagern oder in Software zu investieren. Wir haben Ihnen die Vor- und Nachteile jeder dieser Optionen zusammen mit einem Fahrplan gegeben, wie Sie die Gehaltsabrechnung selbst durchführen können. Sie wissen, was das Beste für Sie ist, also wählen Sie die Option, die zu Ihnen passt.