Gérer vous-même la paie pour une petite entreprise

Votre entreprise se développe et des temps passionnants vous attendent. Lorsque vous embauchez des gens, vous devez mettre en place un système pour leur verser leur salaire. Vous devez apprendre vous-même les tenants et les aboutissants de la gestion de la paie. Une entreprise en croissance a souvent plus de capacité que d'argent. Par conséquent, ils doivent souvent emprunter la voie difficile de tout faire eux-mêmes. Cela comprend la conception et la mise en place d'un système de paie.

Pourquoi avez-vous besoin d'un système de paie

La raison la plus évidente pour laquelle vous en avez besoin est d'avoir un système en place pour payer vos employés. Il y a des raisons plus importantes, comme l'atténuation des risques et l'amélioration de vos opérations commerciales. Si vous n'avez pas de système en place, vous aurez beaucoup de temps d'installation et de ralentissement pour tenir compte de chaque fois que vous devrez effectuer des paiements de salaire.

Comment exécuter la paie pour une petite entreprise

En tant que petite entreprise, vous disposez des options suivantes pour gérer la paie :

• Utilisez un logiciel de paie - Le logiciel de paie peut être acheté sous forme de package ou accessible via le cloud. Ils font le gros du travail de calcul des salaires et des retenues, génèrent des fiches de paie, génèrent des déclarations de revenus et tiennent à jour les registres de paie pour vous.

  La responsabilité du propriétaire de l'entreprise se limite généralement à l'examen et à l'approbation de la paie. Un logiciel de paie simplifie grandement le processus d'un propriétaire d'entreprise qui s'occupe lui-même de la paie.

• Sous-traitez la paie à un comptable – Si vous ne voulez pas apprendre à faire la paie pour votre petite entreprise, vous pouvez sous-traiter le travail à un comptable fournisseur de services. Le comptable est généralement formé pour traiter la paie, mais peut coûter cher, souvent plus cher qu'un logiciel de paie. L'avantage ici est d'avoir une interface humaine pour répondre à vos questions pendant qu'ils prennent en charge le processus.

• Engagez un comptable en interne – Si vous souhaitez gérer la paie en interne, vous pouvez également employer un comptable ou déléguer la paie à un employé compétent. Vous pourriez former une personne administrative pour prendre en charge le processus de vous.

• Faites-le vous -même - C'est l'option que vous pourriez vous retrouver si vous avez plus de temps que d'argent. Discutons plus en détail de cette option.

Comment exécuter vous-même la paie

L'option de bricolage trouve la plus grande faveur auprès des propriétaires de petites entreprises, du moins au tout début de leur parcours. Les propriétaires de petites entreprises peuvent trouver cela frustrant, mais il leur sera avantageux, à long terme, de comprendre eux-mêmes le processus de paie avant d'embaucher. En fait, les petites étapes sont le meilleur moment pour apprendre, car cela devient de plus en plus difficile lorsque vous embauchez plus d'employés.

Le plus grand avantage de faire la paie vous-même est que vous gardez le contrôle sur le processus. Vous avez la possibilité d'examiner et de corriger les erreurs au fur et à mesure qu'elles se produisent sans trop de va-et-vient. Vous n'avez pas non plus à avoir de mauvaises surprises lorsque votre fournisseur de services a fait une erreur.

Cependant, l'inconvénient de la paie à faire soi-même est le temps qu'il faut pour mettre en place et le temps récurrent qu'il faut pour traiter chaque période de paie. De plus, peu de propriétaires d'entreprise comprennent le système fiscal aussi bien que les comptables qualifiés. Ils sont souvent désemparés lorsqu'un problème fiscal se pose et doivent contacter un comptable externe.

Prérequis pour exécuter la paie pour une petite entreprise

Les petites entreprises comptant plusieurs employés peuvent bénéficier de l'externalisation de la paie. Cependant, si vous n'avez que quelques employés et que vous avez l'intention de garder votre entreprise petite, vous feriez peut-être mieux de gérer vous-même la paie, car cela sera plus rentable.

Avant même de commencer à interroger les gens, il y a quelques éléments à mettre en place en tant que nouvel employeur pour savoir comment faire vous-même la paie :

1. Obtenez un numéro d'identification d'employeur (EIN) - En tant qu'employeur qui gère la paie, vous devrez vous inscrire pour obtenir un EIN auprès de l'IRS. C'est un numéro utilisé par l'IRS pour suivre vos charges sociales et vos conformités. L'obtention d'un EIN est gratuite et peut être facilement demandée sur le site Web de l'IRS.

2. Inscrivez-vous au système électronique de paiement de l'impôt fédéral (EFTPS) - Un élément important de la gestion de la paie consiste à être à l'heure et à jour avec les charges sociales. L'EFTPS est un service gouvernemental gratuit qui vous aidera à payer vos charges sociales fédérales et vos cotisations de chômage, le tout à partir de votre ordinateur.

3. Inscrivez-vous en tant qu'employeur - Il existe des exigences d'enregistrement d'entreprise spécifiques à l'État à remplir avant de pouvoir effectuer la paie. Chaque État a une procédure différente pour s'inscrire, alors assurez-vous de les vérifier.

4. Apprenez les lois du travail fédérales et étatiques - Avant de vous occuper vous-même de la paie, il est important de vous familiariser avec les lois du travail pertinentes. Bon nombre de ces lois ont une incidence sur la fréquence à laquelle vous traitez la paie, le salaire minimum, le calcul des heures supplémentaires, les exigences de retenue à la source et les informations à inclure sur les fiches de paie des employés.

5. Préparez les documents des employés - Lorsque vous embauchez un nouvel employé, il devra remplir certains documents obligatoires des employés. Les documents vous donneront les détails dont vous aurez besoin pour effectuer la paie de votre petite entreprise. Les formulaires les plus importants dont vous aurez besoin pour faire remplir de nouvelles recrues comprennent :

   • Formulaire W-4 - Le formulaire W-4 est rempli par les employés pour informer les employeurs du montant d'impôt à retenir sur leurs paiements, en fonction des personnes à charge, du statut de déclaration, des déductions fiscales, etc. Un employé peut finir par payer plus d'impôts à ce moment-là. de déposer leurs déclarations de revenus s'ils n'ont pas rempli le W-4 en temps opportun ou correctement.
   • Formulaire de vérification de l'admissibilité à l'emploi I-9 – Un formulaire I-9 est rempli pour confirmer l'identité de l'employé et l'autorisation légale de travailler aux États-Unis. Le formulaire est requis et mandaté par les services de citoyenneté et d'immigration des États-Unis.
   • Formulaire de retenue d'impôt d'État - De nombreux États autorisent l'utilisation du formulaire W-4 seul, mais certains États peuvent avoir des exigences spécifiques en matière de retenue d'impôt à divulguer par les nouveaux employés.
   • Formulaire d'autorisation de dépôt direct – Ce formulaire vous donne la permission d'effectuer des paiements directs sur le compte bancaire d'un employé si vous prévoyez d'effectuer des dépôts directs.

6. Choisissez une période de paie – Vous devez décider à quelle fréquence vous paierez vos employés. Vous pouvez opter pour une fréquence hebdomadaire, bihebdomadaire, bihebdomadaire ou mensuelle. Vous voulez examiner attentivement la période qui vous permet de recueillir les fonds nécessaires pour effectuer le paiement. Cependant, cela ne devrait pas non plus laisser vos employés sans paiement pendant des périodes déraisonnablement longues. Certains États exigent que les travailleurs horaires soient payés sur une base hebdomadaire, alors assurez-vous de rechercher les exigences de votre État pour un calendrier de paie.

Processus pour exécuter efficacement la paie

Les employés s'attendent à une livraison rapide et précise de leur chèque de paie. Les perturbations et les erreurs peuvent bloquer vos opérations commerciales. Avant de nous lancer dans le calcul de la paie, il y a quelques bases fondamentales à garder à l'esprit :

• Comprendre les différents types de rémunération - La rémunération brute fait référence au montant reçu par un employé avant les retenues. Le salaire bonus indique tout paiement supplémentaire reçu, en plus du salaire régulier d'un employé, généralement lié à un rendement élevé. Le salaire net fait référence au salaire net de l'employé après déductions. Il est important de différencier ces différents types afin de ne pas faire d'erreurs de paie.

• Connaître les heures réelles travaillées par chaque employé - Pour exécuter la paie avec précision, une surveillance appropriée des employés est nécessaire. Le moyen le plus simple de suivre les heures des employés consiste à utiliser une feuille de calcul. Cependant, cela peut prendre un peu de temps et vous obliger à vous impliquer indûment, surtout lorsqu'il y a plusieurs employés. Choisir un logiciel de suivi du temps solide qui s'intègre au processus de paie peut être la clé, car les méthodes manuelles peuvent entraîner des écarts.

  

Étapes pour exécuter la paie

Il y a plusieurs étapes à suivre pour exécuter la paie :

• Calculer les salaires bruts - Pour calculer les salaires bruts des travailleurs horaires, multipliez simplement le taux horaire de l'employé par le nombre d'heures travaillées au cours de la période de paie. Pour les employés salariés, il suffit de diviser leur salaire annuel par le nombre de périodes de paie dans l'année pour obtenir la mensualité qui leur est due. Les salaires bruts comprennent les primes, les pourboires, les commissions, les congés de maladie et de vacances et les heures supplémentaires.

• Calculer les déductions avant impôt - Les déductions avant impôt sont volontairement retenues par l'employé et comprennent les cotisations de retraite, les prestations de santé, l'assurance invalidité et les avantages pour les navetteurs. Ces retenues sont déduites du salaire brut avant impôt du salarié mais vérifiez si elles sont imposables ou non. Certains avantages sociaux sont exonérés d'impôt.

Les impôts fédéraux, la sécurité sociale, les impôts locaux et l'assurance-maladie font également partie des déductions avant impôt à effectuer sur la masse salariale des employés.

Impôt fédéral sur le revenu et autres charges sociales

1. Calculer la retenue d'impôt fédéral - Il existe deux principaux types d'impôts fédéraux à retenir, à savoir la taxe sur les salaires FICA et l'impôt fédéral sur le revenu (FIT). Les charges sociales FICA sont partagées par l'employeur et l'employé et vont à la sécurité sociale et à l'assurance-maladie de l'employé. La responsabilité incombe à l'employeur de verser les taxes FICA au gouvernement et de montrer la soustraction sur la fiche de paie. Le FIT est calculé soit sur la base de tranches de salaire, soit sur la base d'un pourcentage, en fonction des revenus de l'employé. La façon dont il est calculé, à partir de 2020, dépend également du W-4 déposé par l'employé.

2. Calculer la retenue d'impôt de l'État - Selon les lois fiscales locales de votre État, vous devrez peut-être retenir certains impôts de l'État sur les chèques de paie des employés.

3. Calculer les saisies sur salaire - Les saisies sur salaire font référence à d'autres déductions sur lesquelles l'employé n'a pas son mot à dire, et elles sont obligatoirement déduites du chèque de paie. Quelques exemples de cela sont les factures médicales impayées, les pensions alimentaires pour enfants impayées, les prêts étudiants en souffrance et les impôts impayés. Le gouvernement vous informera généralement si votre employé a une saisie sur salaire.

Effectuer les paiements des employés et la période de paie

Une fois que vous avez calculé le salaire net dû à chaque employé, il est temps de verser les paiements. La loi fédérale n'exige généralement pas que les employeurs fournissent des fiches de paie, cependant, il peut y avoir des exigences spécifiques à l'État.

Des fiches de paie

Si votre état n'a pas d'exigences de talon de paie, vous n'êtes pas tenu de fournir un talon de paie. Vous pouvez le faire si vous et votre employé en êtes d'accord. Dans la plupart des États, vous fournissez un talon de paie électronique ou physique à vos employés. L'un ou l'autre peut fonctionner tant que les employés ont un moyen facile de l'imprimer ou d'y accéder.

Certains États entrent dans la catégorie des États opt-in ou opt-out. Dans les États de non-participation, les employeurs sont tenus de fournir des talons de paie papier aux employés qui se désengagent des talons de paie électroniques. Dans les États opt-in, les employeurs fournissent des talons papier à moins qu'un employé n'opte spécifiquement pour un formulaire électronique.

Un système automatisé peut vous aider à économiser sur les heures de gestion de la paie, surtout si vous avez plusieurs employés. Sans oublier qu'il est généralement également configuré pour de nombreuses lois fédérales intégrées au système. Cela peut réduire une grande partie de la complexité de la configuration du système à partir de zéro.

Registres de paie

La tenue de registres de paie complets et organisés est essentielle lorsque vous apprenez à effectuer vous-même la paie. Garder une trace du montant que vous avez payé à un employé est important au cas où il y aurait un écart entre le salaire net et ce qu'il s'attend à recevoir. Les dossiers sont également utiles au cas où vous auriez besoin d'assurer la liaison avec l'IRS.

La tenue de registres devient très importante pour le paiement des charges sociales. Les méthodes de paiement électronique pour calculer le salaire brut, les déductions et le salaire net génèrent généralement des enregistrements automatiques qui peuvent ensuite être stockés dans une forme de stockage en nuage.

Les chèques papier et les chèques postaux vous obligeront à conserver une certaine forme de registres ou de registres. Bien que cela ne prenne que quelques minutes par employé, ces minutes peuvent représenter un long exercice pour de nombreux employés.

Taxes patronales fédérales

En tant qu'employeur, vous êtes responsable du paiement de deux types d'impôts fédéraux : les charges sociales FICA et les charges sociales fédérales de chômage ou FUTA.

L'employeur paie la moitié de la taxe sur les salaires FICA tandis que l'employé répond à l'autre moitié. Les charges sociales FICA comprennent la sécurité sociale et l'assurance-maladie. La responsabilité de l'employeur ne s'applique qu'à la sécurité sociale. L'assurance-maladie est entièrement à la charge du salarié.

Les charges sociales FUTA vont aux assurances chômage fédérales. Il s'applique sous la forme d'un plafond en pourcentage sur le salaire de l'employé. Au-delà de cette dalle, l'employeur n'a plus à payer la taxe FUTA. Payer vos impôts sur l'emploi à temps peut vous donner droit à un crédit ou à une remise, alors assurez-vous de vérifier quels sont les avantages de payer à temps.

Une fois que vous aurez calculé les impôts dus, vous devrez les verser au gouvernement. Si vous n'avez pas besoin de le faire immédiatement, il est préférable de le transférer sur un compte séparé pour le conserver jusqu'à ce que vous deviez le payer.

Formulaires fiscaux trimestriels et annuels

La dernière étape de la gestion de la paie vous-même consiste à développer et à mettre en place un système permettant à votre entreprise de produire régulièrement ces déclarations à temps. Discutons un peu plus en profondeur de ces formulaires fiscaux :

1. Formulaire 941 - Le formulaire 941, la déclaration de revenus trimestrielle de l'employeur, doit être rempli par un employeur chaque trimestre. Ce formulaire indique à l'IRS le montant d'impôt que l'employeur a retenu sur les chèques de paie des employés et le montant des impôts payés par l'employeur au cours du trimestre. La plupart des employeurs sont tenus de soumettre le formulaire 941 avant la fin du mois suivant le trimestre. Si l'employeur a effectué tous ses paiements de charges sociales en ligne à temps tout au long du trimestre, cet employeur bénéficie de 10 jours supplémentaires pour remplir le formulaire.

   Les entreprises ayant des employés saisonniers, des employés agricoles, des employés de maison et certaines personnes notifiées sont exemptées de l'obligation de remplir le formulaire 941.

2. Formulaire 940 - Le formulaire 940, la déclaration de revenus fédérale annuelle de l'employeur sur le chômage, doit être rempli par un employeur chaque année. Un employeur est tenu de produire la déclaration s'il remplit l'une des deux conditions suivantes :

   • L'employeur a versé au moins 1 500 dollars de salaire dans l'année, ou
   • L'employeur a fait travailler un employé pendant 20 semaines ou plus dans l'année, que ces 20 semaines aient été consécutives ou non.

   Le formulaire 940 doit être soumis le ³¹ janvier de chaque année, mais 10 jours supplémentaires sont accordés à tous les employés qui ont payé leurs impôts FUTA à temps au cours de l'année.

3. Formulaire W-2 – Le formulaire W-2 est un formulaire annuel qui doit être soumis pour chaque employé. Il divulgue le salaire, les retenues et les retenues d'impôt de l'employé. Il doit être déposé avant le ³¹ janvier de chaque année.

   Des copies du formulaire W-2 sont envoyées à l'employé, à l'Agence de sécurité sociale et au service des impôts de la ville ou de l'État.

4. Formulaires fiscaux d'État - Vous devrez peut-être également déposer des formulaires fiscaux trimestriels ou annuels auprès de votre service fiscal d'État. Vérifiez auprès du service local approprié pour plus de détails à ce sujet.

Choisissez l'option qui vous convient

Gérer vous-même la paie de votre petite entreprise vous donnera confiance en vos capacités et vous donnera un sentiment d'appartenance à votre entreprise. On dit souvent qu'un propriétaire d'entreprise porte plusieurs chapeaux. L'un de ces chapeaux s'apparente très souvent à celui de comptable. En tant que propriétaire d'entreprise, vous devez souvent vous salir les mains. Mais ne vous inquiétez pas, vous êtes tout à fait capable de le faire.

À la fin de la journée, examinez l'option qui vous convient le mieux. Une fois que vous vous êtes familiarisé avec le processus de gestion de la paie, vous pouvez choisir de l'externaliser auprès d'un fournisseur de services ou d'investir dans un logiciel. Nous vous avons donné les avantages et les inconvénients de chacune de ces options, ainsi qu'une feuille de route sur la façon de faire vous-même la paie. Vous savez ce qui vous convient le mieux, alors choisissez l'option qui vous convient.