소규모 비즈니스를 위해 직접 급여 실행

귀하의 비즈니스는 성장하고 있으며 흥미진진한 시기가 다가오고 있습니다. 직원을 고용할 때 급여를 지급하는 시스템을 마련해야 합니다. 급여를 실행하는 방법을 스스로 배워야 합니다. 성장하는 비즈니스는 종종 현금보다 더 많은 용량을 보유합니다. 따라서 그들은 종종 모든 일을 스스로 하는 어려운 길을 택해야 합니다. 여기에는 급여 시스템을 설계하고 배치하는 것이 포함됩니다.

급여 시스템이 필요한 이유

필요한 가장 분명한 이유는 직원에게 급여를 지급하는 시스템을 갖추기 위해서입니다. 위험 완화 및 비즈니스 운영 개선과 같은 더 큰 이유가 있습니다. 시스템이 마련되어 있지 않으면 임금을 지불해야 할 때마다 많은 설정과 정리 시간이 필요합니다.

중소기업을 위한 급여 실행 방법

중소기업으로서 급여를 실행하기 위한 다음과 같은 옵션이 있습니다.

• 급여 소프트웨어 사용 – 급여 소프트웨어는 패키지로 구매하거나 클라우드를 통해 액세스할 수 있습니다. 그들은 급여 및 공제 계산, 급여 명세서 생성, 세금 환급 생성, 급여 기록 유지 등의 무거운 작업을 수행합니다.

  사업주의 책임은 일반적으로 급여를 검토하고 승인하는 것으로 제한됩니다. 급여 소프트웨어는 급여를 스스로 처리하는 비즈니스 소유자의 프로세스를 크게 단순화합니다.

• 회계사에게 급여 아웃소싱 – 소규모 비즈니스를 위한 급여 지급 방법을 배우고 싶지 않다면 서비스 제공업체 회계사에게 업무를 아웃소싱할 수 있습니다. 회계사는 일반적으로 급여를 처리하도록 훈련을 받지만 급여 소프트웨어보다 많은 비용이 소요될 수 있습니다. 여기서의 이점은 프로세스를 인수하는 동안 질문에 답변할 수 있는 휴먼 인터페이스가 있다는 것입니다.

• 사내 회계사 고용 – 사내 에서 급여를 운영하려면 회계사를 고용하거나 급여를 유능한 직원에게 위임할 수도 있습니다. 관리 담당자를 교육하여 프로세스를 인계받을 수 있습니다.

• 스스로 하십시오 – 이것은 당신에게 돈보다 시간이 더 많다면 남겨질 수 있는 옵션입니다. 이 옵션에 대해 더 논의해 보겠습니다.

급여를 직접 실행하는 방법

DIY 옵션은 최소한 여행 초기에는 소규모 사업주에게 가장 큰 호의를 보입니다. 소기업 소유자는 좌절감을 느낄 수 있지만 장기적으로 고용하기 전에 급여 프로세스를 스스로 이해하는 것이 도움이 될 것입니다. 사실, 작은 단계는 더 많은 직원을 고용할수록 더 어려워지기 때문에 배우기에 가장 좋은 시간입니다.

직접 급여를 지급하는 것의 가장 큰 이점은 프로세스를 계속 제어할 수 있다는 것입니다. 너무 많이 앞뒤로하지 않고 실수가 발생하면 검토하고 수정할 수있는 능력이 있습니다. 또한 서비스 제공자가 실수를 했을 때 불쾌한 놀라움을 경험할 필요가 없습니다.

그러나 DIY 급여의 단점은 설정하는 데 걸리는 시간과 모든 급여 기간을 처리하는 데 걸리는 반복적인 시간입니다. 또한 많은 사업주들이 훈련된 회계사만큼 세금 시스템을 이해하지 못합니다. 그들은 세금 문제가 발생하고 외부 회계사에게 접근해야 할 때 종종 손실을 봅니다.

소규모 비즈니스를 위한 급여 실행을 위한 전제 조건

직원이 여러 명인 소규모 사업체는 급여를 아웃소싱함으로써 혜택을 볼 수 있습니다. 그러나 직원이 몇 명 없고 비즈니스를 소규모로 유지하려는 경우 급여를 직접 관리하는 것이 비용 효율성이 더 높기 때문에 더 나을 수 있습니다.

사람들을 인터뷰하기 전에 스스로 급여를 지급하는 방법에 있어 새로운 고용주로 설정해야 할 몇 가지 사항이 있습니다.

1. 고용주 식별 번호(EIN) 받기 – 급여를 운영하는 고용주는 IRS에 EIN을 등록해야 합니다. IRS에서 급여세 및 규정 준수를 추적하는 데 사용하는 번호입니다. EIN을 받는 것은 무료이며 IRS 웹사이트에서 쉽게 신청할 수 있습니다.

2. EFTPS(전자 연방세 납부 시스템)에 가입 – 급여를 실행하는 데 있어 가장 중요한 요소는 급여세를 제때에 최신 상태로 유지하는 것입니다. EFTPS는 연방 급여세와 실업세를 모두 컴퓨터에서 납부하는 데 도움이 되는 무료 정부 서비스입니다.

3. 고용주로 등록 – 급여를 지급하기 전에 만들어야 하는 주별 사업자 등록 요건이 있습니다. 각 주마다 등록 절차가 다르므로 이를 확인하십시오.

4. 연방 및 주 노동법 배우기 – 급여를 직접 지급하기 전에 관련 노동법을 숙지하는 것이 중요합니다. 이러한 법률 중 상당수는 급여, 최저 임금, 초과 근무 계산, 원천 징수 요건 및 직원 급여 명세서에 포함될 정보를 처리하는 빈도와 관련이 있습니다.

5. 직원 서류 준비 – 신입 직원을 고용할 때 직원은 필수 직원 서류를 작성해야 합니다. 서류는 중소기업의 급여를 지급하는 데 필요한 세부 정보를 제공합니다. 신입 사원이 작성하도록 하는 데 필요한 가장 중요한 양식은 다음과 같습니다.

   • 양식 W-4 – 양식 W-4는 부양 가족, 신고 상태, 세금 공제 등에 따라 지급금에 대해 원천 징수할 세금을 고용주에게 알리기 위해 직원이 작성합니다. 직원은 결국 더 많은 세금을 납부하게 될 수 있습니다. W-4를 적시에 또는 올바르게 작성하지 않은 경우 세금 보고서 제출.
   • I-9 고용 자격 확인 양식 – I-9 양식은 직원의 신원과 미국에서 일할 수 있는 법적 승인을 확인하기 위해 작성됩니다. 이 양식은 미국 시민권 및 이민국에서 요구하고 의무화합니다.
   • 주 세금 원천 징수 양식 – 많은 주에서 양식 W-4를 단독으로 사용할 수 있지만 일부 주에서는 신규 직원이 공개해야 하는 특정 세금 원천 징수 요구 사항이 있을 수 있습니다.
   • 계좌 입금 승인 양식 – 이 양식은 계좌 입금을 계획하는 경우 직원의 은행 계좌로 직접 지불할 수 있는 권한을 부여합니다.

6. 급여 기간 선택 – 직원에게 급여를 지급할 빈도를 결정해야 합니다. 매주, 격주, 반주 또는 매월을 선택할 수 있습니다. 지불에 필요한 자금을 회수할 수 있는 기간을 신중하게 고려하고 싶습니다. 그러나 부당하게 장기간 급여를 받지 않고 직원을 곤경에 빠뜨리면 안 됩니다. 일부 주에서는 시간제 근로자가 매주 급여를 받도록 요구하므로 급여 일정에 대한 주의 요구 사항을 조사하십시오.

급여를 효과적으로 실행하는 프로세스

직원들은 적시에 정확한 급여 전달을 기대합니다. 중단 및 오류로 인해 비즈니스 운영이 중단될 수 있습니다. 급여 계산 방법에 대해 알아보기 전에 염두에 두어야 할 몇 가지 기본 기본 사항이 있습니다.

• 다양한 유형의 급여 이해 – 총 급여는 공제 전에 직원이 받는 금액을 나타냅니다. 보너스 급여는 일반적으로 높은 성과와 관련하여 직원의 정규 급여 이상으로 받는 추가 지급을 나타냅니다. 순 급여는 공제 후 직원의 집으로 가져가는 급여를 말합니다. 급여 오류가 발생하지 않도록 이러한 다양한 유형을 구별하는 것이 중요합니다.

• 각 직원의 실제 근무 시간 파악 – 급여를 정확하게 실행하려면 적절한 직원 모니터링이 필요합니다. 직원 시간을 추적하는 가장 쉬운 방법은 스프레드시트를 사용하는 것입니다. 그러나 이는 시간이 많이 소요될 수 있으며 특히 직원이 여러 명인 경우 과도하게 관여해야 할 수도 있습니다. 급여 프로세스와 통합되는 견고한 시간 추적 소프트웨어를 선택하는 것이 중요할 수 있습니다. 수동 방법은 불일치를 초래할 수 있기 때문입니다.

  

급여 실행 단계

급여를 실행하기 위해 따라야 할 몇 가지 단계가 있습니다.

• 총 임금 계산 – 시간제 근로자의 총 임금을 계산하려면 직원의 시급에 급여 기간 동안 일한 시간을 곱하기만 하면 됩니다. 급여를 받는 직원의 경우 연간 급여를 해당 연도의 급여 기간으로 나누기만 하면 월별 지급액을 얻을 수 있습니다. 총 임금에는 보너스, 팁, 커미션, 병가 및 휴가, 초과 근무가 포함됩니다.

• 세전 공제 계산 – 세전 공제는 직원이 자발적으로 원천 징수하며 퇴직 기여금, 건강 혜택, 장애 보험 및 통근 특전을 포함합니다. 이 공제액은 직원의 세전 총 임금에서 공제되지만 과세 대상인지 여부를 확인합니다. 일부 직원 혜택은 세금이 면제됩니다.

연방 세금, 사회 보장, 지방세 및 메디케어도 직원 급여에서 세전 공제의 일부를 구성합니다.

연방 소득세 및 기타 급여세

1. 연방 세금 원천 징수 계산 – 원천 징수 되는 연방 세금에는 FICA 급여세와 연방 소득세(FIT)의 두 가지 주요 유형이 있습니다. FICA 급여세는 고용주와 직원이 공유하며 직원의 사회 보장 및 메디케어에 사용됩니다. FICA 세금을 정부에 지불하고 급여 명세서에 공제를 표시하는 책임은 고용주에게 있습니다. FIT는 직원의 소득에 따라 임금 등급 또는 백분율을 기준으로 계산됩니다. 계산 방법은 2020년 현재 직원이 제출한 W-4에 따라 다릅니다.

2. 주세 원천징수 계산 – 주의 지방세법에 따라 직원 급여에서 일부 주세를 원천징수해야 할 수도 있습니다.

3. 임금 압류 계산 – 임금 압류는 직원이 말할 수 없는 다른 공제를 말하며 급여에서 의무적으로 공제됩니다. 이에 대한 몇 가지 예는 미납 의료비, 미납 자녀 양육비, 연체 학자금 대출 및 미납 세금입니다. 귀하의 직원이 임금 압류를 당하면 정부는 일반적으로 귀하에게 통지합니다.

직원 지급 및 지급 기간

각 직원에 대한 순 급여를 계산했으면 이제 지불할 차례입니다. 연방법은 일반적으로 고용주가 급여명세서를 제공할 것을 요구하지 않지만 일부 주별 요구사항이 있을 수 있습니다.

급여 명세서

귀하의 주에 급여 명세서 요구 사항이 없는 경우 급여 명세서를 제공할 필요가 없습니다. 귀하와 귀하의 직원이 동의하면 그렇게 할 수 있습니다. 대부분의 주에서 전자 또는 물리적 급여 명세서를 직원에게 제공합니다. 직원들이 쉽게 인쇄하거나 액세스할 수 있는 한 어느 쪽이든 작동할 수 있습니다.

옵트인 또는 옵트아웃 상태 범주에 속하는 일부 상태가 있습니다. 선택 해제 상태에서 고용주는 전자 급여 명세서를 선택 해제하는 직원에게 종이 급여 명세서를 제공해야 합니다. 옵트인 상태에서 고용주는 직원이 전자 양식을 특별히 선택하지 않는 한 종이 스텁을 제공합니다.

자동화된 시스템은 특히 직원이 몇 명 이상인 경우 급여를 실행하는 시간을 절약하는 데 도움이 될 수 있습니다. 말할 것도 없이, 일반적으로 시스템에 내장된 많은 연방법에 대해 구성됩니다. 이렇게 하면 시스템을 처음부터 설정하는 복잡성을 크게 줄일 수 있습니다.

급여 기록

종합적이고 조직적인 급여 기록을 유지하는 것은 급여를 스스로 수행하는 방법을 배울 때 매우 중요합니다. 직원에게 지불한 금액을 추적하는 것은 순 급여와 직원이 받을 것으로 예상되는 금액 사이에 불일치가 있는 경우를 대비하여 중요합니다. IRS와 연락해야 하는 경우에 대비하여 기록도 편리합니다.

급여세 납부에 있어 기록 보관은 매우 중요합니다. 총 급여, 공제 및 순 급여를 계산하는 전자 지불 방법은 일반적으로 자동 기록을 생성하여 일종의 클라우드 스토리지에 저장할 수 있습니다.

종이 수표와 우편 수표를 사용하려면 일정 형태의 장부나 기록을 유지해야 합니다. 직원당 몇 분 밖에 걸리지 않을 수 있지만 이 시간을 합하면 많은 직원에게 긴 시간이 될 수 있습니다.

연방 고용주 세금

고용주는 FICA 급여세와 연방 실업 또는 FUTA 급여세의 두 가지 유형의 연방세를 납부할 책임이 있습니다.

고용주는 FICA 급여세의 절반을 지불하고 직원은 나머지 절반을 지불합니다. FICA 급여세는 사회 보장과 메디케어로 구성됩니다. 고용주의 책임은 사회 보장에만 적용됩니다. 메디케어는 직원이 전액 부담합니다.

FUTA 급여 세금은 연방 실업 보험에 적용됩니다. 직원 급여의 백분율 상한선으로 적용됩니다. 이 슬래브를 넘어서면 고용주는 더 이상 FUTA 세금을 내지 않아도 됩니다. 주 고용세를 제때 납부하면 크레딧이나 환급을 받을 수 있으므로 제시간에 납부하면 어떤 이점이 있는지 확인하십시오.

세금을 계산하면 정부에 납부해야 합니다. 당장 필요하지 않은 경우에는 별도의 계좌로 이체하여 지급해야 할 때까지 보류하는 것이 좋습니다.

분기별 및 연간 세금 양식

급여를 스스로 관리하는 마지막 단계는 비즈니스가 이러한 보고서를 제시간에 정기적으로 제출할 수 있는 시스템을 개발하고 배치하는 것입니다. 이러한 세금 양식에 대해 좀 더 자세히 논의해 보겠습니다.

1. 양식 941 – 고용주의 분기별 세금 신고서인 양식 941은 고용주가 분기마다 작성해야 합니다. 이 양식은 고용주가 직원 급여에서 원천징수한 세금과 해당 분기 동안 지출된 고용주 세금에 대한 IRS를 알려줍니다. 대부분의 고용주는 분기 다음 달 말까지 양식 941을 제출해야 합니다. 고용주가 분기 내내 모든 급여세를 온라인으로 정시에 납부한 경우 해당 고용주는 양식을 제출하는 데 추가로 10일의 혜택을 받습니다.

   계절 직원, 농장 직원, 가사 직원 및 특정 신고를 받은 사람이 있는 사업체는 양식 941 제출 요건에서 면제됩니다.

2. 양식 940 – 고용주의 연간 연방 실업 세금 보고서인 양식 940은 고용주가 매년 작성해야 합니다. 고용주는 다음 두 가지 조건 중 하나를 충족하는 경우 보고서를 제출해야 합니다.

   • 고용주가 해당 연도에 최소 1,500달러의 임금을 지급했거나
   • 고용주는 20주가 연속되었는지 여부에 관계없이 직원이 해당 연도에 20주 이상 근무하게 했습니다.

   Form 940은 매년 1월 31 ^일 에 제출해야 하지만 연중 제때 FUTA 세금을 납부한 모든 직원에게 10일의 추가 기간이 주어집니다.

3. 양식 W-2 – 양식 W-2는 각 직원에 대해 제출해야 하는 연간 양식입니다. 직원의 급여, 공제 및 원천 징수를 공개합니다. 매년 1월 31 ^일 까지 제출해야 합니다.

   양식 W-2의 사본은 직원, 사회 보장국, 시 또는 주의 세무 부서로 보내집니다.

4. 주 세금 양식 – 주 세무 부서에 분기별 또는 연간 세금 양식을 제출해야 할 수도 있습니다. 이에 대한 자세한 내용은 해당 지역 부서에 문의하십시오.

당신에게 맞는 옵션을 선택하세요

소규모 비즈니스를 위해 스스로 급여를 실행하면 자신의 능력에 자신감을 갖게 되고 비즈니스에 대한 주인의식을 갖게 됩니다. 흔히 사업주는 모자를 많이 쓴다고 합니다. 그 모자 중 하나는 회계사와 매우 유사합니다. 사업주로서 종종 손을 더럽혀야 합니다. 그러나 걱정하지 마십시오. 당신은 충분히 그렇게 할 수 있습니다.

하루가 끝나면 가장 적합한 옵션을 살펴보십시오. 급여 관리 프로세스에 어느 정도 익숙해지면 서비스 제공업체에 아웃소싱하거나 소프트웨어에 투자할 수 있습니다. 우리는 급여를 스스로 처리하는 방법에 대한 로드맵과 함께 각 옵션의 장단점을 제공했습니다. 자신에게 가장 적합한 것이 무엇인지 알고 있으므로 적합한 옵션을 선택하십시오.