Menjalankan Penggajian Sendiri untuk Bisnis Kecil

Diterbitkan: 2020-12-28

Bisnis Anda berkembang, dan masa-masa yang menyenangkan ada di depan. Saat Anda mempekerjakan orang, Anda harus memiliki sistem untuk membayar upah mereka. Anda perlu mempelajari seluk beluk menjalankan penggajian sendiri. Bisnis yang sedang berkembang sering kali memiliki kapasitas yang lebih besar daripada uang tunai. Oleh karena itu, mereka sering kali harus menempuh jalan yang sulit untuk melakukan semuanya sendiri. Itu termasuk merancang dan menerapkan sistem penggajian.

Mengapa Anda Membutuhkan Sistem Penggajian

Alasan paling jelas Anda membutuhkannya adalah memiliki sistem untuk membayar karyawan Anda. Ada alasan yang lebih besar, seperti mitigasi risiko dan peningkatan operasi bisnis Anda. Jika Anda tidak memiliki sistem, Anda akan memiliki banyak pengaturan dan waktu penghentian untuk diperhitungkan setiap kali Anda perlu melakukan pembayaran upah.

Cara Menjalankan Penggajian untuk Bisnis Kecil

Sebagai bisnis kecil, Anda memiliki opsi berikut untuk menjalankan penggajian:

Gunakan perangkat lunak penggajian – Perangkat lunak penggajian dapat dibeli sebagai paket atau dapat diakses melalui cloud. Mereka melakukan pekerjaan berat dalam menghitung gaji dan pemotongan, menghasilkan slip gaji, menghasilkan pengembalian pajak, dan memelihara catatan penggajian untuk Anda.

Tanggung jawab pemilik bisnis biasanya terbatas pada meninjau dan menyetujui penggajian. Perangkat lunak penggajian sangat menyederhanakan proses pemilik bisnis mengurus penggajian sendiri.
Mengalihdayakan penggajian ke seorang akuntan – Jika Anda tidak ingin mempelajari cara melakukan penggajian untuk bisnis kecil Anda, Anda dapat mengalihdayakan pekerjaan tersebut ke akuntan penyedia layanan. Akuntan biasanya dilatih untuk memproses penggajian tetapi dapat datang dengan biaya yang besar, seringkali lebih tinggi daripada perangkat lunak penggajian. Manfaatnya di sini adalah memiliki antarmuka manusia untuk menjawab pertanyaan Anda saat mereka mengambil alih proses.
Pekerjakan akuntan internal – Jika Anda ingin menjalankan penggajian internal, Anda juga dapat mempekerjakan seorang akuntan atau mendelegasikan penggajian kepada karyawan yang kompeten. Anda dapat melatih orang administratif untuk mengambil alih proses dari Anda.
Lakukan sendiri – Ini adalah opsi yang mungkin Anda miliki jika Anda memiliki lebih banyak waktu daripada uang. Mari kita bahas opsi ini lebih lanjut.

Cara Menjalankan Payroll Sendiri

Opsi do-it-yourself paling disukai oleh pemilik usaha kecil, setidaknya di awal perjalanan mereka. Pemilik usaha kecil mungkin merasa frustrasi, tetapi akan menguntungkan mereka, dalam jangka panjang, untuk memahami proses penggajian sendiri sebelum mempekerjakan. Faktanya, tahap-tahap kecil adalah waktu terbaik untuk belajar karena semakin sulit ketika Anda membawa lebih banyak karyawan.

Manfaat terbesar dari melakukan penggajian sendiri adalah Anda mempertahankan kendali atas prosesnya. Anda memiliki kemampuan untuk meninjau dan memperbaiki kesalahan yang terjadi tanpa terlalu banyak bolak-balik. Anda juga tidak perlu mengalami kejutan yang tidak menyenangkan ketika penyedia layanan Anda melakukan kesalahan.

Namun, kelemahan dari penggajian do-it-yourself adalah waktu yang dibutuhkan untuk menyiapkan, dan waktu berulang yang diperlukan untuk memproses setiap periode pembayaran. Juga, tidak banyak pemilik bisnis yang memahami sistem perpajakan serta akuntan terlatih. Mereka sering bingung ketika masalah pajak muncul dan perlu mendekati akuntan luar.

Prasyarat untuk Menjalankan Penggajian untuk Bisnis Kecil

Usaha kecil dengan beberapa karyawan dapat mengambil manfaat dari penggajian outsourcing. Namun, jika Anda hanya memiliki beberapa karyawan dan berniat untuk menjaga bisnis Anda tetap kecil, Anda mungkin lebih baik menjalankan penggajian sendiri karena akan lebih hemat biaya.

Bahkan sebelum Anda mulai mewawancarai orang, ada beberapa hal yang harus disiapkan sebagai majikan baru tentang cara melakukan penggajian sendiri:

Dapatkan nomor identifikasi pemberi kerja (EIN) – Sebagai pemberi kerja yang menjalankan penggajian, Anda harus mendaftar EIN dengan IRS. Ini adalah nomor yang digunakan oleh IRS untuk melacak pajak gaji dan kepatuhan Anda. Mendapatkan EIN gratis dan dapat dengan mudah diterapkan di situs web IRS.
Mendaftar dengan Sistem Pembayaran Pajak Federal Elektronik (EFTPS) – Komponen besar dalam menjalankan penggajian adalah tepat waktu dan up to date dengan pajak penggajian. EFTPS adalah layanan pemerintah gratis yang akan membantu Anda membayar pajak gaji federal dan pajak pengangguran, semuanya dari komputer Anda.
Mendaftar sebagai pemberi kerja – Ada persyaratan pendaftaran bisnis khusus negara bagian yang harus dibuat sebelum Anda dapat melakukan penggajian. Setiap negara bagian memiliki prosedur yang berbeda untuk mendaftar, jadi pastikan untuk memeriksanya.
Pelajari undang-undang perburuhan federal dan negara bagian – Sebelum Anda melakukan penggajian sendiri, penting untuk membiasakan diri Anda dengan undang-undang perburuhan yang relevan. Banyak dari undang-undang ini berkaitan dengan seberapa sering Anda memproses penggajian, upah minimum, perhitungan lembur, persyaratan pemotongan pajak, dan informasi yang akan disertakan pada slip gaji karyawan.
Siapkan dokumen karyawan – Saat Anda merekrut karyawan baru, mereka harus melengkapi beberapa dokumen karyawan wajib. Dokumen akan memberi Anda perincian yang Anda perlukan untuk melakukan penggajian untuk bisnis kecil Anda. Formulir terpenting yang Anda perlukan untuk mendapatkan karyawan baru untuk diisi meliputi:
- Formulir W-4 – Formulir W-4 diisi oleh karyawan untuk memberi tahu pemberi kerja berapa banyak pajak yang harus dipotong atas pembayaran mereka, tergantung pada tanggungan, status pengajuan, pengurangan pajak, dll. Seorang karyawan mungkin akan membayar lebih banyak pajak pada saat itu pengajuan SPT jika belum mengisi W-4 tepat waktu atau benar.
- Formulir Verifikasi Kelayakan Pekerjaan I-9 – Formulir I-9 diisi untuk mengonfirmasi identitas karyawan dan otorisasi hukum untuk bekerja di Amerika Serikat. Formulir ini diperlukan dan diamanatkan oleh Layanan Kewarganegaraan dan Imigrasi Amerika Serikat.
- Formulir Pemotongan Pajak Negara Bagian – Banyak negara bagian mengizinkan Formulir W-4 untuk digunakan sendiri, tetapi beberapa negara bagian mungkin memiliki persyaratan pemotongan pajak khusus untuk diungkapkan oleh karyawan baru.
- Formulir otorisasi setoran langsung – Formulir ini memberi Anda izin untuk melakukan pembayaran langsung ke rekening bank karyawan jika Anda berencana melakukan setoran langsung.
Pilih periode pembayaran – Anda harus memutuskan seberapa sering Anda akan membayar karyawan Anda. Anda dapat memilih mingguan, dua mingguan, setengah mingguan, atau bulanan. Anda ingin mempertimbangkan dengan cermat periode yang memungkinkan Anda mengumpulkan dana yang diperlukan untuk melakukan pembayaran. Namun, itu juga tidak boleh meninggalkan karyawan Anda dalam kesulitan tanpa pembayaran untuk waktu yang terlalu lama. Beberapa negara bagian mengharuskan pekerja per jam dibayar setiap minggu, jadi pastikan Anda meneliti persyaratan negara bagian Anda untuk jadwal penggajian.

Proses untuk Menjalankan Penggajian Secara Efektif

Karyawan mengharapkan pengiriman gaji yang tepat waktu dan akurat. Gangguan dan kesalahan dapat menghentikan operasi bisnis Anda. Sebelum kita beralih ke cara menghitung penggajian, ada beberapa dasar dasar yang perlu diingat:

Memahami berbagai jenis pembayaran – Gaji kotor mengacu pada jumlah yang diterima oleh seorang karyawan sebelum dipotong. Pembayaran bonus menunjukkan pembayaran tambahan yang diterima, melebihi dan di atas gaji reguler karyawan, biasanya terkait dengan kinerja tinggi. Gaji bersih mengacu pada gaji yang dibawa pulang oleh karyawan setelah dipotong. Sangat penting untuk membedakan antara jenis yang berbeda ini, sehingga Anda tidak membuat kesalahan penggajian.
Ketahui jam kerja aktual setiap karyawan – Untuk menjalankan penggajian secara akurat, diperlukan pemantauan karyawan yang tepat. Cara termudah untuk melacak jam kerja karyawan adalah melalui spreadsheet. Namun, itu bisa memakan banyak waktu dan mungkin mengharuskan Anda untuk terlalu terlibat, terutama jika ada beberapa karyawan. Memilih perangkat lunak pelacakan waktu yang solid yang terintegrasi dengan proses penggajian dapat menjadi kunci karena metode manual dapat mengakibatkan perbedaan.

Langkah-Langkah Menjalankan Penggajian

Ada beberapa langkah yang harus diikuti untuk menjalankan penggajian:

Hitung upah kotor – Untuk menghitung upah kotor untuk pekerja per jam, cukup kalikan tarif per jam karyawan dengan jumlah jam mereka telah bekerja dalam periode pembayaran. Untuk karyawan yang digaji, cukup bagi gaji tahunan mereka dengan jumlah periode pembayaran dalam setahun untuk mendapatkan pembayaran bulanan kepada mereka. Upah kotor termasuk bonus, tip, komisi, cuti sakit dan liburan, dan lembur.
Hitung potongan sebelum pajak – potongan sebelum pajak dipotong secara sukarela oleh karyawan dan termasuk iuran pensiun, tunjangan kesehatan, asuransi cacat, dan tunjangan komuter. Pengurangan ini dikurangkan dari gaji kotor karyawan sebelum pajak tetapi periksa apakah mereka dikenakan pajak atau tidak. Beberapa tunjangan karyawan dibebaskan dari pajak.

Pajak federal, jaminan sosial, pajak lokal, dan Medicare juga merupakan bagian dari potongan sebelum pajak yang akan dibuat dari gaji karyawan.

Pajak Penghasilan Federal dan Pajak Penggajian Lainnya

Hitung pemotongan pajak federal – Ada dua jenis utama pajak federal yang harus dipotong, yaitu, pajak gaji FICA dan pajak pendapatan federal (FIT). Pajak gaji FICA dibagi oleh pemberi kerja dan karyawan dan digunakan untuk jaminan sosial karyawan dan Medicare. Tanggung jawab jatuh pada majikan untuk mencairkan pajak FICA kepada pemerintah dan menunjukkan pengurangan dalam slip gaji. FIT dihitung baik berdasarkan kurung upah atau persentase, tergantung pada penghasilan karyawan. Cara penghitungannya, per 2020 juga bergantung pada W-4 yang diajukan karyawan.
Hitung pemotongan pajak negara bagian – Tergantung pada undang-undang pajak lokal negara bagian Anda, Anda mungkin perlu memotong beberapa pajak negara bagian dari gaji karyawan.
Hitung garnishment upah – garnishment upah mengacu pada pemotongan lain yang karyawan tidak memiliki suara, dan mereka wajib dipotong dari gaji. Beberapa contohnya adalah tagihan medis yang belum dibayar, tunjangan anak yang belum dibayar, pinjaman mahasiswa yang menunggak, dan pajak yang belum dibayar. Pemerintah biasanya akan memberi tahu Anda jika karyawan Anda memiliki pemotongan upah.

Melakukan Pembayaran Karyawan dan Periode Pembayaran

Setelah Anda menghitung gaji bersih yang harus dibayar untuk setiap karyawan, saatnya untuk mencairkan pembayaran. Undang-undang federal biasanya tidak mengharuskan pemberi kerja memberikan slip gaji, namun, mungkin ada beberapa persyaratan khusus negara bagian.

Potongan pembayaran

Jika negara bagian Anda tidak memiliki persyaratan slip gaji, Anda tidak diharuskan untuk memberikan slip gaji. Anda dapat melakukannya jika Anda dan karyawan Anda menyetujuinya. Di sebagian besar negara bagian, Anda memberikan potongan pembayaran elektronik atau fisik kepada karyawan Anda. Keduanya dapat bekerja selama karyawan memiliki cara mudah untuk mencetak atau mengaksesnya.

Ada beberapa negara bagian yang termasuk dalam kategori negara bagian opt-in atau opt-out. Di negara bagian opt-out, pemberi kerja diharuskan memberikan potongan pembayaran kertas kepada karyawan yang memilih keluar dari potongan pembayaran elektronik. Di negara bagian keikutsertaan, pemberi kerja memberikan potongan kertas kecuali jika karyawan secara khusus memilih formulir elektronik.

Sistem otomatis dapat membantu menghemat jam menjalankan penggajian, terutama jika Anda memiliki lebih dari beberapa karyawan. Belum lagi, biasanya juga dikonfigurasi untuk banyak undang-undang federal yang dibangun ke dalam sistem. Ini dapat mengurangi banyak kerumitan pengaturan sistem dari awal.

Catatan penggajian

Mempertahankan catatan penggajian yang komprehensif dan terorganisir sangat penting ketika Anda belajar bagaimana melakukan penggajian sendiri. Melacak berapa banyak Anda telah membayar seorang karyawan adalah penting jika ada perbedaan antara gaji bersih dan apa yang mereka harapkan untuk diterima. Catatan juga berguna jika Anda perlu berhubungan dengan IRS.

Pencatatan menjadi cukup penting untuk pembayaran pajak gaji. Metode pembayaran elektronik untuk menghitung gaji kotor, pemotongan, dan pembayaran bersih, biasanya menghasilkan catatan otomatis yang kemudian dapat disimpan dalam beberapa bentuk penyimpanan cloud.

Cek kertas dan cek pos akan mengharuskan Anda untuk memelihara beberapa bentuk buku besar atau catatan. Meskipun mungkin hanya membutuhkan beberapa menit per karyawan, menit ini dapat menambah latihan yang panjang bagi banyak karyawan.

Pajak Pengusaha Federal

Sebagai majikan, Anda bertanggung jawab untuk membayar dua jenis pajak federal: pajak gaji FICA dan pengangguran federal atau pajak gaji FUTA.

Majikan membayar setengah dari pajak gaji FICA sementara karyawan memenuhi setengah lainnya. Pajak gaji FICA terdiri dari jaminan sosial dan Medicare. Tanggung jawab majikan hanya berlaku untuk jaminan sosial. Medicare sepenuhnya ditanggung oleh karyawan.

Pajak gaji FUTA masuk ke asuransi pengangguran federal. Ini berlaku sebagai batas persentase atas upah karyawan. Di luar pelat ini, pengusaha tidak lagi harus membayar pajak FUTA. Membayar pajak pekerjaan negara bagian Anda tepat waktu dapat memberikan Anda kredit atau potongan harga, jadi pastikan untuk memeriksa apa manfaat membayar tepat waktu.

Setelah Anda menghitung pajak yang harus dibayar, Anda harus mencairkannya ke pemerintah. Jika Anda tidak perlu segera melakukannya, sebaiknya transfer ke rekening terpisah untuk disimpan hingga Anda perlu membayarnya.

Formulir Pajak Triwulanan dan Tahunan

Langkah terakhir mengelola penggajian sendiri adalah mengembangkan dan menerapkan sistem bagi bisnis Anda untuk secara teratur mengajukan pengembalian ini tepat waktu. Mari kita bahas formulir pajak ini sedikit lebih mendalam:

Formulir 941 – Formulir 941, Surat Pemberitahuan Pajak Triwulanan Majikan, harus diisi oleh majikan setiap triwulan. Formulir ini menunjukkan kepada IRS tentang berapa banyak pajak yang dipotong majikan dari gaji karyawan dan berapa banyak pajak majikan yang dicairkan selama kuartal tersebut. Sebagian besar pemberi kerja diminta untuk menyerahkan Formulir 941 pada akhir bulan setelah kuartal. Jika pemberi kerja telah melakukan semua pembayaran pajak gaji mereka secara online tepat waktu sepanjang kuartal, pemberi kerja tersebut mendapat manfaat tambahan 10 hari untuk mengajukan formulir.
Bisnis dengan karyawan musiman, karyawan pertanian, karyawan rumah tangga, dan orang-orang tertentu yang diberi tahu dibebaskan dari persyaratan pengajuan Formulir 941.
Formulir 940 – Formulir 940, Pengembalian Pajak Pengangguran Federal Tahunan Majikan, harus diisi oleh pemberi kerja setiap tahun. Majikan diharuskan untuk mengajukan pengembalian jika mereka memenuhi salah satu dari dua kondisi berikut:
- Majikan membayar upah setidaknya 1.500 dolar dalam setahun, atau
- Majikan memiliki karyawan yang bekerja selama 20 minggu atau lebih dalam setahun, terlepas dari apakah 20 minggu itu berturut-turut atau tidak.
Formulir 940 akan diserahkan pada tanggal 31 Januari setiap tahun, tetapi 10 hari tambahan diberikan kepada semua karyawan yang melakukan pembayaran pajak ^FUTA tepat waktu selama tahun tersebut.
Formulir W-2 – Formulir W-2 adalah formulir tahunan yang harus diserahkan untuk setiap karyawan. Ini mengungkapkan gaji karyawan, pemotongan, dan pemotongan pajak. Itu harus diserahkan selambat- ^lambatnya 31 Januari setiap tahun.
Salinan Formulir W-2 dikirim ke karyawan, Badan Jaminan Sosial, dan departemen pajak kota atau negara bagian.
Formulir pajak negara bagian – Anda mungkin juga perlu mengajukan formulir pajak triwulanan atau tahunan ke departemen pajak negara bagian Anda. Periksa dengan departemen lokal yang sesuai untuk rincian tentang ini.

Pilih opsi yang sesuai untuk Anda

Menjalankan penggajian sendiri untuk bisnis kecil Anda akan membuat Anda merasa percaya diri dengan kemampuan Anda dan memberi Anda rasa memiliki untuk bisnis Anda. Sering dikatakan bahwa pemilik bisnis memakai banyak topi. Salah satu topi itu sangat sering mirip dengan seorang akuntan. Sebagai pemilik bisnis, Anda sering kali harus mengotori tangan Anda. Tapi jangan khawatir, Anda benar-benar mampu melakukannya.

Pada akhirnya, lihat opsi yang paling cocok untuk Anda. Setelah Anda mendapatkan beberapa tingkat kenyamanan dengan proses mengelola penggajian, Anda dapat memilih untuk melakukan outsourcing ke penyedia layanan atau berinvestasi dalam perangkat lunak. Kami telah memberi Anda pro dan kontra dari masing-masing opsi tersebut, bersama dengan peta jalan tentang cara melakukan penggajian sendiri. Anda tahu apa yang terbaik untuk Anda, jadi pilih opsi yang cocok untuk Anda.