İşbirliği Yazılımı Nedir ve Kuruluşunuzun Neden Buna İhtiyacı Var?

Günümüzde piyasa, çalışanlarınızın iş süreçlerini basitleştirmeyi ve bunu başarmayı vaat eden araçlarla dolup taşıyor.

Ama gerçekten öyleler mi?

Pegasystems Inc.* tarafından Salı günü yayınlanan bir rapora göre, çalışanlar her gün 35 farklı iş açısından kritik uygulama arasında 1.100'den fazla geçiş yapıyor!

Ekibiniz kaç uygulama kullanıyor?

Etkisiz yazılımlar ve verimsiz süreçler, her bir ekibin üretkenliğini etkiliyor ve birçok işletmenin işbirliği yazılımı konusunda yardım aramasını önlemek için.

Ancak ekibiniz ve ihtiyaçlarınız için en iyi çözüm bu mu?

Bu makalede, işbirliği yazılımıyla ilgili tüm sorularınızı yanıtlayacağız. İşbirliği yazılımının ne olduğu, çevrimiçi işbirliği araçlarının nasıl çalıştığı, hepsi bir arada çözüm ile nokta çözüm arasındaki farkın ne olduğu ve daha fazlası dahil.

İşbirliği Yazılımı Nedir?

İşbirliği yazılımı, ekiplerin tek bir platformda işbirliği yapmalarını sağlayarak daha üretken olmalarına ve daha verimli çalışmalarına yardımcı olmak için tasarlanmış bir yazılımdır.

Geleneksel işbirliği yazılımının tarihi, şirketlerin BT departmanlarını oluşturmaya başladıkları ve işlerini gerçekleştirmek için gereken tüm işlevleri elde etmek için çeşitli satıcılardan ürünleri bir araya getirmeleri gerektiği 30 yıldan daha uzun bir süre önce başladı. O zamanlar, işbirliği yazılımı, ister görev yönetimi, ister veri veya sohbet olsun, ekibin tek kullanımlık durumu için tek bir çözümdü.

Teknolojik olarak gelişmiş günümüze hızlı bir şekilde ilerleyin, nokta çözümleri olarak adlandırılan bu tür işbirliği yazılımları hala mevcuttur, ancak hepsi bir arada işbirliği çözümlerinden uzun süredir daha iyi performans göstermiştir.

Hepsi bir arada işbirliği yazılımı, ekiplerin belgeleri, dosyaları ve diğer veri türlerini paylaşmalarını, yönetmelerini ve herhangi bir yerden ve herhangi bir cihazdan projeler ve görevler üzerinde birlikte çalışmalarını sağlayarak ekiplerin daha üretken olmalarına ve daha verimli çalışmasına yardımcı olmak için tasarlanmıştır. .

Hepsi bir arada işbirliği yazılımı, mevcut her ekip için harika bir araçtır, ancak özellikle çevik ekipler ve uzaktan çalışan herhangi bir ekip için.

Sapan deneyin

Hepsi Bir Arada Çevrimiçi İşbirliği Araçları Nasıl Çalışır?

Çevrimiçi işbirliği araçları, ekiplerin görevler ve projeler etrafında sorunsuz bir şekilde iletişim kurmasına ve işbirliği yapmasına yardımcı olur ve tek bir platformdan bir dizi başka üretkenlik aracının kullanımını kolaylaştırır. İşbirliği yazılımı, farklı uygulamalar arasında geçiş yapma, zaman kaybetme ve iş akışınızı kesintiye uğratma ihtiyacını ortadan kaldırır ve işi halletmek için aynı araç içinde kalmayı mümkün kılar.

Ayrıca, kullanıcıların görevlerini tamamlamak için ihtiyaç duydukları her şeye erişebilecekleri her şeye tek bir yerden sahip olmalarını sağlayarak, farklı hizmetlerde ve uygulamalarda barındırılan dosyalara sahip olmanın ve kritik bilgileri bulmak için uzun listeler arasında arama yapma zorunluluğunu ortadan kaldırır.

Çevrimiçi işbirliği araçlarının çalışmasının bir başka yolu da, tüm iç iletişimi aynı çatı altında tutmalarıdır. Çevrimiçi işbirliği araçları konuşmalarınızı düzenli ve şeffaf tuttuğundan, gelen kutunuzdaki ve sohbet uygulamalarınızdaki mesajları aramayı unutun.

Çevrimiçi işbirliği araçları yalnızca ekibinizin daha akıllı çalışmasına yardımcı olmakla kalmaz, aynı zamanda genel ekip üretkenliğini artırmaya, projelerin ve görevlerin ilerlemesini izlemenize ve gerçek zamanlı olarak durum güncellemeleri almanıza yardımcı olur.

Nokta Çözümü ve Çevrimiçi İşbirliği Araçları Nasıl Çalışır?

Nokta çözümü çevrimiçi işbirliği araçları, tüm ekibinizi belirli bir ihtiyaç için tek bir işbirliği yerinde bir araya getirir ve sağladığı şey, yalnızca bu özel ihtiyacı destekleyen bir dizi yetenektir. Örneğin, bir nokta çözüm işbirliği yazılımı bir iletişim platformu olabilir. Bu platformda yapabileceğiniz şey, takım arkadaşlarınızla sohbet etmek ve sonunda konferans görüşmeleri ve görüntülü toplantılar yapabilmektir.

İletişim platformunun bu örneğinde, görevlerinizi görebileceğiniz bir gösterge tablosu bulamaz, ilerlemelerini takip edemez ve her bir görevin zamanında tamamlanmasını sağlayamazsınız.

Ayrıca, sık sık bahsettiğiniz önemli dosyalarınızı, belgelerinizi ve kaynaklarınızı orada depolayamaz, projeler ve görev güncellemeleri için bildirimler alamaz veya verilere erişemezsiniz.

Bir nokta çözümden yapamayacağınız daha birçok şey var, ancak resmi zaten anladığınızdan eminiz.

Hepsi Bir Arada ve Nokta Çözümü İşbirliği Aracı

İşbirliği araçları, ekibin verimliliğini ve üretkenliğini artırdıkları için harikadır ve bunu işletmeniz için istersiniz, ancak o zaman gerçekte ne tür bir çözüm seçmeniz gerektiği konusunda ikilemle karşı karşıya kalırsınız: hepsi bir arada mı yoksa nokta çözüm mü?

Her iki çözüm türünün de nasıl çalıştığını zaten açıkladık, ancak bazı önemli farklılıkları ve her bir çözümün artılarını ve eksilerini daha iyi anlamanıza yardımcı olmak için bu karşılaştırma tablosunu referans olarak yaptık:

Hepsi Bir Arada İşbirliği Yazılımının Temel Özellikleri

Her işbirliği yazılımı farklıdır, ancak çoğu araç aşağıdaki özellikleri içerir (veya içermelidir):

Proje yönetimi – Planlama ve programlamadan kaynak tahsisine ve yürütmeye kadar bir projenin tüm yönlerini düzenleyin.

Görev yönetimi – Bir görevi planlamadan yürütmeye kadar yaşam döngüsü boyunca yönetmek için gereken her şey. Son teslim tarihlerini, bağımlılıkları ve önceliği belirleyin ve projenin yolunda kalmasını ve zamanında tamamlanmasını sağlayın.

Belge yönetimi – Belge yönetimi özelliği, her işbirliği yazılımı için önemlidir. Üçüncü taraf bulut depolama uygulamalarını platforma kolayca entegre ederek kullanıcıların belgeleri paylaşmasına ve birlikte çalışmasına olanak tanır. Bu özellik aynı zamanda belgelerin tek bir yerde düzenli bir şekilde düzenlenmesine de yardımcı olur, böylece herkes bunlara her zaman kolayca erişebilir.

İşlevler arası işbirliği – Kuruluşunuzdaki herkesin (pazarlama, satış, İK, lojistik, geliştiriciler, destek vb.) bir hedef veya proje üzerinde çalışmak için bir araya geldiği tek bir yer.

Dahili mesajlaşma – Yerleşik mesajlaşma özelliklerine sahip işbirliği yazılımı, iletişimi düzenli ve konuyla ilgili tutmaya yardımcı olabilir. Herkesin istediği zaman başvurabileceği tartışmaların tarihi bir kaydını tutarken, uygulama içi iletişim kurma ve yorumları, geri bildirimleri ve fikirleri paylaşan bireysel görevler ve projeler üzerinde işbirliği yapma yeteneği. Çoğu işbirliği aracı, kullanıcılara görev ve proje düzeyleri hakkında yorum yapma ve görevleri ve projeleri daha fazla desteklemek için dosya ekleme olanağı da sağlar.

Veri analitiği – Bu özellik çok yaygın değildir, ancak işletmenizin sağlığı için oldukça faydalıdır. Kullanıcılar, gerçek zamanlı verilere erişerek, içgüdülere dayalı olmayan, ancak önemli veri içgörüleriyle yedeklenen daha bilinçli kararlar alabilirler.

Bildirimler – Görevlerde, bahsetmelerde, tartışmalarda ve daha fazlasında yapılan tüm son değişikliklerden haberdar olmak için.

Entegrasyon fırsatları – İşbirliği yazılımı ile kullanıcılar, bazıları üçüncü taraf bir uygulamada depolanan her tür belgeye, dosyaya ve kaynağa erişebilmelidir. Bu nedenle, seçtiğiniz işbirliği yazılımı çözümünün Dropbox, Google Drive vb. araçlarla sağlam entegrasyon fırsatları sunması önemlidir.

Sezgisel arayüz – İyi bir işbirliği yazılımı sezgisel ve kullanıcı dostu olmalı ve alışması birkaç günden fazla sürmemelidir. Bu tür araçların amacı, iş sürecini basitleştirmek ve daha verimli hale getirmektir, bu nedenle herhangi bir işbirliği yazılımının en önemli özelliklerinden biri basit ve anlaşılır olmaktır.

Mobil uyumlu tasarım – Çevrimiçi işbirliği araçları, cep telefonlarında ve tabletlerde de düzgün şekilde çalışabilmelidir. Uzak çalışanlar veya görevlerin hareket etmesini gerektiren çalışanlar her zaman masaüstünün önünde olmayacak, bu nedenle onlara üretken kalmalarına ve hareket halindeyken bile görevleri üzerinde çalışmalarına olanak tanıyan bir çözüm sağlamak en büyük öncelik olmalıdır.

Güvenlik – İşbirliği yazılım çözümlerinin sağladığı özelliklere odaklanırken, veri koruma ve güvenliğin önemini unutmamalısınız. Ve bazı ücretsiz çevrimiçi işbirliği yazılım araçları kurumsal araçlardan daha az koruma sağlarken, platformda paylaşılan verileri ve bilgileri korumak için hepsinin oturum açma ve parola gerektirmesi gerekir. İşbirliği yazılımı iki faktörlü kimlik doğrulama sunuyorsa, o kadar iyidir. Güvenlik ihlallerini önlemeye yardımcı olur ve kullanıcının kimliğini doğrular.

Şirketler Neden Çevrimiçi İşbirliğine Dayalı Verimlilik Yazılımını Kullanıyor?

Ekiplerin dünyanın dört bir yanına dağıldığı bir proje üzerinde çalıştığınızı hayal edin: yazılım mühendisleri New York'ta, pazarlama ekibi Londra'da ve tasarım yönetimi ekibiniz Paris'te. Her ekibin farklı bir ülkede olması ve farklı zaman dilimlerinde faaliyet göstermesi nedeniyle herkesin odaklanmış ve senkronize olmasını sağlamak zor olabilir.

Peki herkesin bildiğinden nasıl emin olabilirsiniz?

İşbirliği yazılımı, nerede olurlarsa olsunlar başkalarıyla çalışmanın stresini azaltmaya yardımcı olur. Ekip ilişkilerini güçlendirmeye, zamandan ve baş ağrılarından tasarruf etmeye, organizasyonu iyileştirmeye ve hız ve verimliliği artırmaya yardımcı olabilir.

Rakamlarla işbirlikçi üretkenlik yazılımı:

• Çalışanların %70'i dijital teknolojinin işbirliğini geliştirdiğini söyledi. (ArubaAğları)
• Dijital işbirliği istatistiklerine göre, çevrimiçi işbirliği araçları ve dijital iş yerleri üretkenliği %30'a kadar artırıyor. (McKinsey)
• Tamamen operasyonel iletişim sistemleri, şirketlerdeki en iyi yetenekleri %450'ye kadar tutmaya yardımcı olur. (İş Enstitüsü)
• Son derece bağlantılı ekipler, kârlılıkta %21'lik bir artış gösteriyor. (Gallup)
• Çalışanlar artık ortak çalışmaya yaklaşık %50 daha fazla zaman harcıyor. (Harvard İşletme İncelemesi)
• Çalışanların yaklaşık %75'i işbirliğini ve ekip çalışmasını önemli görüyor. (Charlotte Kraliçe Üniversitesi)

Hepsi Bir Arada Çevrimiçi İşbirliği Araçları, Verimli Ekip Çalışmasına Nasıl Yol Açabilir?

İşbirliği yazılımı ile gelen birçok avantaj vardır. Belki de hepsinden önemlisi, aynı ofiste, aynı ülkede veya aynı saat diliminde çalışması gerekmeyen ekipler arasında üretkenliği artırma fırsatıdır.

Çevrimiçi işbirliği araçlarının diğer bazı faydaları ve bunların nasıl üretken ekip çalışmasına yol açtığı aşağıda açıklanmıştır:

Geliştirilmiş iletişim

İletişim, derler, ekip çalışmasının anahtarıdır.

Yüz yüze iletişim ve işbirliği harikadır, ancak bu mümkün olmadığında işbirliği yazılımı gibi çevrimiçi araçlar konuşma, geri bildirim ve fikir akışını sürdürmemize yardımcı olur. Etkili iletişim, yalnızca üretkenliği artırmakla kalmaz, aynı zamanda sorunların önlenmesine ve çözülmesine de yardımcı olur.

Gelişmiş Proje Yönetimi

Bir projeyi yönetmek basit bir iş olabilir ama aynı anda onlarca projeyi yönetmeye ne dersiniz? Bir işbirliği aracının yardımı olmadan etkinliklerin veya projelerin organizasyonunda ve koordinasyonunda kaybolmaktan nasıl kaçınabilirsiniz?

Neyse ki, bunun için endişelenmenize gerek yok. İşbirliği yazılımı, projeleri veya bireysel görevleri geciktirebilecek hatalardan ve karışıklıklardan kaçınmak için her şeyin yolunda olmasını sağlar.

Daha İyi Organizasyon

Görevleri yönetmek, iletişim kurmak ve dosyaları depolamak için çeşitli araçlar kullanırken, neyin yapıldığını, neyin yapılmadığını, kimin ne söylediğini ve hangi göreve atıfta bulunduğunu takip etmek kolaydır. Her şey bir karmaşa. Ancak projelerinizi ve görevlerinizi tüm yönleriyle organize etmek karmaşık olmak zorunda değildir. İşbirliği yazılımı, projelerin ve olayların açık iletişimi ve koordinasyonu yoluyla ve hiçbir şeyin gizemli bir şekilde kaybolmadığı her şeyi tek bir platformda tutarak ekibinizin iş akışında sakinlik ve organizasyon oluşturmaya yardımcı olur.

Veriye Dayalı Karar Verme

İşbirliği yazılımınıza entegre edilmiş bir veri analizi çözümünün gücüyle, ekibinizin artık verilerini kaynaklamak için elektronik tabloları analiz etmeye çalışmakla zaman kaybetmesine gerek kalmayacak, bunun yerine toplanan içgörülere odaklanmak ve gerçeklere dayalı seçimler yapmak için daha fazla zamana sahip olacak. şirket hedef ve hedeflerinize daha hızlı ulaşmanıza yardımcı olur. Bunun diğer tüm üretkenlik araçlarıyla birlikte tek bir yerde bulunması, veriye dayalı karar verme sürecine anında zahmetsizlik ve etkinlik getirir.

Bir İşbirliği Aracı Seçerken Nelere Dikkat Etmeliyim?

Ekibiniz için işbirliği yazılımı edinmek kritik bir iş kararıdır. Piyasada bulunan her çözümü test etmek için zaman ve para harcamak istemezsiniz. Hem ekibiniz hem de işiniz için mümkün olan en iyi kararı verebilmeniz için seçimlerinizi daraltmanıza yardımcı oluyoruz.

Bir işbirliği aracı seçerken akılda tutulması gereken 6 ana faktör şunlardır:

1. İhtiyaçlar – Bir işbirliği aracı seçmenin ilk adımı, kuruluşunuzun ihtiyaçlarını anlamaktır – ekibiniz şu anda nasıl çalışıyor, çalışma süreçlerinde neler geliştirilebilir ve iyileştirilmelidir ve çalışmaları yapılandırılmış mı yoksa yapılandırılmamış mı? Bu soruların cevaplarını bulmak için ekip çalışmanızı sadece uzaktan gözlemlememeli, onlara danışmalısınız. Ne de olsa bu işbirliği yazılımını kullanacak kişiler bunlardır, bu nedenle ihtiyaçları ve konuyla ilgili görüşleri, ilk etapta en çok önemsemeniz gereken şeydir.

Bu ilk adımda göz önünde bulundurmanız gereken başka bir şey de, işbirliği yazılımının web'de mi yoksa şirket içinde mi barındırıldığıdır. Kuruluşunuzun verileri ve dosyaları güvende olacak mı? Özel ihtiyaçlarınızı belirledikten sonra bir sonraki adıma geçebilirsiniz.

2. Özellikler – Çevrimiçi işbirliği araçlarının sunduğu özellikler, kuruluşunuz için eksik olan yapboz parçalarıdır. Yazılım, ekibiniz için etkili bir üretkenlik aracı olması için ihtiyaç duyduğunuz tüm özellikleri sağlamalıdır. Duyarlı, kullanımı kolay olmalı ve elbette ekibinizin işi daha verimli bir şekilde yapmasına yardımcı olmalıdırlar.

Farklı seçenekleri keşfederken, yazılımın nasıl çalıştığını ve ekibinizin onun hakkında ne düşündüğünü test edebilmek için her zaman ücretsiz denemeler isteyin.

3. Maliyet – Bütçeniz bu tür bir yazılıma ne kadar izin veriyor? Yatırımınız makul olmalı ve yazılımın ekibiniz ve kuruluşunuz için sahip olabileceği uzun vadeli değerin yanı sıra, gelecekte yükseltmeler, bakım vb.

4. Destek – Güvenilir destek şarttır. Ekibinizin eğitilmiş olması ve eğitimlere ve bir bilgi tabanına erişimi olması gerekir. Satıcı bunu sunmazsa, bir sonrakine geçseniz iyi olur.

5. Diğer araçlarla entegrasyon – Ekibinizin halihazırda kullandığı araçlarla entegre olabilen işbirliği yazılımı bulmanız gerekir. Ekibinizin ihtiyaç duyduğu diğer araçlarla entegre edemeyen bir araç seçerseniz bu faktörü göz ardı etmeyin, o zaman yazılım o kadar yardımcı olmayacaktır – ekibinizin her şeye erişebilmek için yine de uygulamalar arasında geçiş yapması gerekecektir. işini tamamlaması gerekiyordu.

6. Güvenlik – Güvenlik önemlidir, bu nedenle her durumda, verilerinizin güvenliğini garanti edecek güvenlik özellikleriyle birlikte gelen bir çözüm seçmelisiniz. Ayrıca verilerinizin nerede saklanacağını da seçebilmelisiniz. Bir satıcı güvenlik özellikleri sunmuyorsa veya yalnızca zayıf güvenlik sunuyorsa, ona veda edin ve daha iyi bir çözüm aramaya devam edin.

Slingshot, Eksiksiz Bir İşbirliği Yazılım Çözümü

Slingshot, ekibinizin işbirliğini bir sonraki seviyeye taşımaya hazır. Herkesin bilgi sahibi olmasını sağlayarak, ekipler farklı zaman dilimlerinde bile projelerin zirvesinde kalabilirler, yani ekip üyeleri fiziksel olarak birbirleriyle birlikte olamasalar bile üretkenlik düşmez.

Slingshot, modern proje ve ekip dosyası yönetimi, sohbet ve veri analitiğini tek bir uygulamada birleştirerek işbirliğini basitleştirir. Tüm bu unsurları tek bir yerde ekip üyeleriyle kolayca paylaşabildiğiniz ve projelerinizi harici ekip üyeleriyle paylaşabildiğiniz zaman, sakinlik geri gelir. Güçlü üretkenlik ile kutudan çıkar ve kesintisiz işbirliği iş akışlarına olanak sağlamak için sorunsuz çalışacak şekilde tasarlanmıştır. Bu, ekiplerin işbirliği silolarını aşmasına yardımcı olur, iş kesintilerini önler ve ekiplerin birlikte daha iyi çalışmasını kolaylaştırır.

*Kaynak: Pegasystems Inc.