¿Qué es el software de colaboración y por qué su organización lo necesita?

Hoy en día, el mercado está inundado de herramientas que prometen simplificar los procesos de trabajo de sus empleados y lograrlo.

¿Pero lo hacen realmente?

Según un informe del martes de Pegasystems Inc.*, ¡los empleados cambian entre 35 aplicaciones críticas para el trabajo diferentes más de 1100 veces al día!

¿Cuántas aplicaciones usa tu equipo?

El software ineficaz y los procesos ineficientes están afectando la productividad de cada equipo y, para evitarlo, muchas empresas buscan ayuda en el software de colaboración.

Pero, ¿es esa la mejor solución para su equipo y sus necesidades?

En este artículo, responderemos todas sus preguntas relacionadas con el software de colaboración. Incluyendo qué es el software de colaboración, cómo funcionan las herramientas de colaboración en línea, cuál es la diferencia entre una solución todo en uno y una solución puntual, y más.

¿Qué es el software de colaboración?

El software de colaboración es un software diseñado para ayudar a los equipos a ser más productivos y trabajar de manera más eficiente al permitirles colaborar en una sola plataforma.

La historia del software de colaboración tradicional comenzó hace más de 30 años cuando las empresas comenzaron a formar sus departamentos de TI y necesitaban unir productos de varios proveedores para obtener la gama completa de funcionalidades necesarias para realizar su trabajo. En ese momento, el software de colaboración ha sido una solución única para el caso de uso único del equipo, ya sea gestión de tareas, datos o chat.

Avance rápido hasta el presente tecnológicamente avanzado, estos tipos de software de colaboración llamados soluciones puntuales todavía existen, pero han sido superados por mucho tiempo por las soluciones de colaboración todo en uno.

El software de colaboración todo en uno está diseñado para ayudar a los equipos a ser más productivos y trabajar de manera más eficiente al permitirles compartir, administrar documentos, archivos y otros tipos de datos, y trabajar juntos en proyectos y tareas desde cualquier ubicación y dispositivo. .

El software de colaboración todo en uno es una herramienta fantástica para todos los equipos existentes, pero más específicamente para equipos ágiles y cualquier equipo que trabaje de forma remota.

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¿Cómo funcionan las herramientas de colaboración en línea todo en uno?

Las herramientas de colaboración en línea ayudan a los equipos a comunicarse y colaborar sin problemas en tareas y proyectos y facilitan el uso de una variedad de otras herramientas de productividad desde una única plataforma. El software de colaboración elimina la necesidad de cambiar entre diferentes aplicaciones, perder tiempo e interrumpir su flujo de trabajo al permitir permanecer dentro de la misma herramienta para realizar el trabajo.

También resuelve el caos de tener archivos alojados en diferentes servicios y aplicaciones y tener que buscar en largas listas para encontrar información crítica al permitir que los usuarios tengan todo en un solo lugar desde donde cualquiera puede acceder a todo lo que necesita para completar sus tareas.

Otra forma en que funcionan las herramientas de colaboración en línea es que mantienen toda la comunicación interna bajo el mismo techo. Olvídese de buscar mensajes en su bandeja de entrada y aplicaciones de chat nuevamente porque las herramientas de colaboración en línea mantienen sus conversaciones organizadas y transparentes.

Las herramientas de colaboración en línea no solo ayudan a su equipo a trabajar de manera más inteligente, sino que también ayudan a aumentar la productividad general del equipo y realizar un seguimiento del progreso de los proyectos y tareas y obtener actualizaciones de estado en tiempo real.

¿Cómo funcionan las herramientas de solución puntual y colaboración en línea?

Las herramientas de colaboración en línea de solución puntual reúnen a todo su equipo en un lugar de colaboración para una necesidad específica y lo que proporciona es una gama de capacidades que solo respaldan esa necesidad específica. Por ejemplo, un software de colaboración de solución puntual podría ser una plataforma de comunicación. Lo que puede hacer en esa plataforma es chatear con compañeros de equipo y eventualmente poder hacer conferencias telefónicas y videoconferencias.

En este ejemplo de la plataforma de comunicación, no podrá encontrar un tablero donde pueda ver sus tareas, no podrá realizar un seguimiento de su progreso y asegurarse de que cada tarea se completará a tiempo.

Tampoco podrá almacenar allí sus archivos, documentos y recursos clave a los que se refiere con frecuencia, recibir notificaciones de actualizaciones de proyectos y tareas, o tener acceso a los datos.

Hay muchas otras cosas que no podrá hacer desde una solución puntual, pero estamos seguros de que ya se ha hecho una idea.

Herramienta de colaboración All-in-One vs. Point Solution

Las herramientas de colaboración son excelentes, ya que aumentan la eficiencia y la productividad del equipo, y usted quiere eso para su negocio, pero luego se enfrenta al dilema de qué tipo de solución debe elegir: ¿una solución integral o puntual?

Ya explicamos cómo funcionan ambos tipos de soluciones, pero para ayudarlo a comprender mejor algunas diferencias clave y los pros y los contras de cada solución, creamos esa tabla de comparación como referencia:

Funciones clave del software de colaboración todo en uno

Cada software de colaboración es diferente, sin embargo, la mayoría de las herramientas incluirán (o deberían incluir) las siguientes funciones:

Gestión de proyectos : organice todos los aspectos de un proyecto, desde la planificación y programación hasta la asignación y ejecución de recursos.

Gestión de tareas : todo lo que se necesita para gestionar una tarea a lo largo de su ciclo de vida, desde la planificación hasta la ejecución. Establece plazos, dependencias y prioridades, y asegúrate de que el proyecto se mantenga al día y se complete a tiempo.

Gestión de documentos: la función de gestión de documentos es importante para cada software de colaboración. Permite a los usuarios compartir y trabajar en documentos juntos integrando fácilmente aplicaciones de almacenamiento en la nube de terceros en la plataforma. Esta característica también ayuda a mantener los documentos perfectamente organizados en un solo lugar, para que todos puedan acceder a ellos fácilmente en cualquier momento.

Colaboración multifuncional : un lugar único donde todos los miembros de su organización (marketing, ventas, recursos humanos, logística, desarrolladores, soporte, etc.) se reúnen para trabajar en un objetivo o proyecto.

Mensajería interna : el software de colaboración que tiene funciones de mensajería integradas puede ayudar a mantener la comunicación organizada y centrada en el tema. La capacidad de comunicarse en la aplicación y colaborar en tareas y proyectos individuales compartiendo comentarios, comentarios e ideas, todo mientras se mantiene un registro histórico de las discusiones que todos pueden consultar en cualquier momento. La mayoría de las herramientas de colaboración también brindan a los usuarios la capacidad de comentar sobre los niveles de tareas y proyectos y adjuntar archivos para respaldar más tareas y proyectos.

Análisis de datos : esa característica no es muy común, pero es muy beneficiosa para la salud de su negocio. Al tener acceso a datos en tiempo real, los usuarios pueden tomar decisiones mejor informadas que no se basan en el instinto, sino que están respaldadas con información de datos clave.

Notificaciones : para mantenerse al día con todas las modificaciones recientes realizadas en tareas, menciones, debates y más.

Oportunidades de integración : con el software de colaboración, los usuarios deberían poder acceder a todo tipo de documentos, archivos y recursos, algunos de los cuales están almacenados en una aplicación de terceros. Por lo tanto, es importante que la solución de software de colaboración que elija ofrezca sólidas oportunidades de integración con herramientas como Dropbox, Google Drive, etc.

Interfaz intuitiva : un buen software de colaboración debe ser intuitivo y fácil de usar, y no debería llevar más de unos días acostumbrarse. El propósito de este tipo de herramientas es simplificar el proceso de trabajo y hacerlo más eficiente, por lo que una de las características más importantes de cualquier software de colaboración es ser simple y directo.

Diseño compatible con dispositivos móviles: las herramientas de colaboración en línea también deberían poder funcionar correctamente en teléfonos móviles y tabletas. Los empleados remotos o los empleados cuyas tareas requieren moverse no siempre van a estar frente al escritorio, por lo que brindarles una solución que les permita mantenerse productivos y trabajar en sus tareas, incluso sobre la marcha, debe ser una prioridad principal.

Seguridad : al centrarse en las características que brindan las soluciones de software de colaboración, no debe olvidarse de la importancia de la protección y la seguridad de los datos. Y aunque algunas herramientas gratuitas de software de colaboración en línea ofrecen menos protección que las herramientas empresariales, todas deberían requerir inicios de sesión y contraseñas para proteger los datos y la información compartida en la plataforma. Si el software de colaboración ofrece autenticación de dos factores, mejor. Ayuda a prevenir brechas de seguridad y verifica la identidad del usuario.

¿Por qué las empresas utilizan software de productividad colaborativa en línea?

Imagine trabajar en un proyecto en el que los equipos están distribuidos por todo el mundo: los ingenieros de software están en Nueva York, el equipo de marketing está en Londres y su equipo de gestión de diseño está en París. Asegurarse de que todos se mantengan enfocados y sincronizados puede ser un desafío dado que cada equipo está en un país diferente y opera en diferentes zonas horarias.

Entonces, ¿cómo puede asegurarse de que todos estén informados?

El software de colaboración ayuda a reducir el estrés de trabajar con otras personas sin importar dónde se encuentren. Puede ayudar a fortalecer las relaciones del equipo, ahorrar tiempo y dolores de cabeza, mejorar la organización y aumentar la velocidad y la eficiencia.

Software de productividad colaborativa en números:

• El 70% de los empleados dijo que la tecnología digital mejoró su colaboración. (ArubaNetworks)
• Las herramientas de colaboración en línea y los lugares de trabajo digitales facilitan una mayor productividad hasta en un 30 %, según revelan las estadísticas de colaboración digital. (Mc Kinsey)
• Los sistemas de comunicación totalmente operativos ayudan a retener a los mejores talentos en las empresas hasta en un 450 %. (Instituto del Trabajo)
• Los equipos extremadamente conectados demuestran un aumento del 21 % en la rentabilidad. (Gallar)
• Los empleados ahora dedican un 50 % más de tiempo al trabajo colaborativo. (Revisión de negocios de Harvard)
• Aproximadamente el 75% de los empleados consideran que la colaboración y el trabajo en equipo son importantes. (Universidad de Queens de Charlotte)

¿Cómo pueden las herramientas de colaboración en línea todo en uno conducir a un trabajo en equipo productivo?

Hay muchas ventajas que vienen con el software de colaboración. Quizás la principal de todas es la oportunidad de mejorar la productividad entre equipos que no necesariamente trabajan en la misma oficina, el mismo país o la misma zona horaria.

Aquí hay algunos otros beneficios de las herramientas de colaboración en línea y cómo conducen a un trabajo en equipo productivo:

Comunicacion mejorada

La comunicación, dicen, es la clave del trabajo en equipo.

La comunicación y la colaboración en persona son excelentes, pero cuando eso no es posible, las herramientas en línea, como el software de colaboración, nos ayudan a mantener el flujo de conversaciones, comentarios e ideas. La comunicación eficiente no solo aumenta la productividad, sino que también ayuda a prevenir y resolver problemas.

Gestión de proyectos mejorada

Gestionar un proyecto puede ser una tarea sencilla, pero ¿qué pasa con la gestión de decenas de proyectos al mismo tiempo? ¿Cómo evitar perderse en la organización y coordinación de eventos o proyectos sin la ayuda de una herramienta de colaboración?

Por suerte, no tienes que preocuparte por eso. El software de colaboración garantiza que todo vaya por buen camino para evitar errores y confusiones que puedan retrasar proyectos o tareas individuales.

Mejor Organización

Cuando se utilizan diversas herramientas para administrar tareas, comunicarse y almacenar archivos, es fácil perder la noción de lo que se ha hecho, lo que no, quién dijo qué y a qué tarea se referían. Todo es un desastre. Pero mantener organizados todos los aspectos de sus proyectos y tareas no tiene por qué ser complicado. El software de colaboración ayuda a crear calma y organización en el flujo de trabajo de su equipo a través de la comunicación abierta y la coordinación de proyectos y eventos y al mantener todo en una plataforma donde nada se pierde misteriosamente.

Toma de decisiones basada en datos

Con el poder de una solución de análisis de datos integrada en su software de colaboración, su equipo ya no necesitará perder tiempo tratando de analizar hojas de cálculo para obtener sus datos, sino que tendrá más tiempo para concentrarse en los conocimientos recopilados y tomar decisiones basadas en hechos que ayudarlo a alcanzar las metas y objetivos de su empresa más rápido. Tener eso disponible en un solo lugar con todas las demás herramientas de productividad brinda eficacia y facilidad instantáneas al proceso de toma de decisiones basado en datos.

¿Qué debo tener en cuenta al elegir una herramienta de colaboración?

Conseguir un software de colaboración para su equipo es una decisión comercial fundamental. No querría perder tiempo y dinero probando todas las soluciones disponibles en el mercado. Le ayudamos a reducir sus opciones para que pueda tomar la mejor decisión posible, tanto para su equipo como para su empresa.

Estos son los 6 factores principales a tener en cuenta al elegir una herramienta de colaboración:

1. Necesidades : el primer paso para elegir una herramienta de colaboración es comprender las necesidades de su organización: ¿cómo trabaja actualmente su equipo, qué podría y debería mejorarse en su proceso de trabajo y si su trabajo está estructurado o no estructurado? Para encontrar las respuestas a estas preguntas, no solo debe observar a su equipo de trabajo desde la distancia, sino que debe consultar con ellos. Esas son las personas que usarán este software de colaboración después de todo, por lo que sus necesidades y su opinión al respecto son lo que más le debe importar en primer lugar.

Lo que más debe considerar en este primer paso es si el software de colaboración está alojado en la web o en las instalaciones. ¿Estarán seguros los datos y archivos de su organización? Una vez que haya determinado sus necesidades específicas, puede pasar al siguiente paso.

2. Funciones : las funciones que ofrecen las herramientas de colaboración en línea son las piezas del rompecabezas que le faltan a su organización. El software debe proporcionar todas las funciones que necesita para que sea una herramienta de productividad eficaz para su equipo. Deben ser receptivos, fáciles de usar y, por supuesto, deben ayudar a su equipo a realizar el trabajo de manera más eficiente.

Cuando explore las diferentes opciones, siempre solicite pruebas gratuitas para que pueda probar cómo funciona el software y qué piensa su equipo al respecto.

3. Costo : ¿Cuánto permite su presupuesto para este tipo de software? Su inversión debe ser razonable y debe considerar el valor a largo plazo que el software puede tener para su equipo y su organización, así como todos los demás costos que puedan surgir, como actualizaciones en el futuro, mantenimiento, etc.

4. Soporte : el soporte confiable es imprescindible. Su equipo deberá estar capacitado y debe tener acceso a tutoriales y una base de conocimientos. Si el proveedor no ofrece esto, es mejor que pase al siguiente.

5. Integración con otras herramientas : debe encontrar un software de colaboración que pueda integrarse con las herramientas que su equipo ya utiliza. No ignore este factor si elige una herramienta que no puede integrarse con otras herramientas que necesita su equipo, entonces el software no será de mucha ayuda: su equipo aún necesitará cambiar entre aplicaciones para poder acceder a todo. necesita para completar su trabajo.

6. Seguridad : la seguridad es importante, por lo que, en cualquier caso, debe elegir una solución que incluya funciones de seguridad que garanticen la seguridad de sus datos. También debe poder elegir dónde se almacenarán sus datos. Si un proveedor no ofrece características de seguridad o solo ofrece seguridad débil, despídase de él y continúe buscando una mejor solución.

Slingshot, una solución completa de software de colaboración

Slingshot viene listo para llevar la colaboración de su equipo al siguiente nivel. Al mantener a todos informados, los equipos pueden estar al tanto de los proyectos incluso en diferentes zonas horarias, lo que significa que la productividad no se ve afectada aunque los miembros del equipo no puedan estar físicamente presentes entre sí.

Slingshot simplifica la colaboración al incorporar la gestión moderna de archivos de proyectos y equipos, el chat y el análisis de datos, todo en una sola aplicación. Cuando puede compartir fácilmente todos estos elementos en un solo lugar con miembros del equipo y compartir proyectos con miembros externos del equipo, se recupera la calma. Con flujos de productividad robustos listos para usar y está diseñado para funcionar sin problemas para permitir flujos de trabajo de colaboración continuos. Esto ayuda a los equipos a superar los silos de colaboración, evita interrupciones en el trabajo y facilita que los equipos trabajen mejor juntos.

*Fuente: Pegasystems Inc.