什么是协作软件以及您的组织为什么需要它？

如今，市场上充斥着有望简化员工工作流程并实现这一目标的工具。

但他们真的吗？

根据 Pegasystems Inc.* 周二的一份报告，员工每天在 35 种不同的关键工作应用程序之间切换超过 1,100 次！

您的团队使用了多少应用程序？

低效的软件和低效的流程正在影响每个团队的生产力，并避免许多企业在协作软件方面寻求帮助。

但这是否是您团队和需求的最佳解决方案？

在本文中，我们将回答您与协作软件相关的所有问题。 包括什么是协作软件、在线协作工具的工作原理、一体机和单点解决方案的区别等等。

什么是协作软件？

协作软件是旨在通过使团队能够在单个平台上协作来帮助他们提高生产力和工作效率的软件。

传统协作软件的历史始于 30 多年前，当时公司开始组建自己的 IT 部门，需要将来自不同供应商的产品拼凑起来，以获得执行工作所需的全部功能。 当时，协作软件一直是团队单一用例的单一解决方案，无论是任务管理、数据还是聊天。

快进到技术先进的时代，这些类型的称为点解决方案的协作软件仍然存在，但长期以来一直优于一体化协作解决方案。

多合一协作软件旨在帮助团队提高生产力和工作效率，使他们能够共享、管理文档、文件和其他类型的数据，并从任何位置和任何设备协同处理项目和任务.

多合一协作软件对于每个现有团队来说都是一个很棒的工具，但最适合敏捷团队和任何远程工作的团队。

尝试弹弓

多合一在线协作工具如何工作？

在线协作工具可帮助团队围绕任务和项目进行无缝沟通和协作，并使从单一平台使用一系列其他生产力工具变得更加容易。 协作软件消除了在不同应用程序之间切换、浪费时间和中断工作流程的需要，因为它可以让您留在同一个工具中完成工作。

它还解决了将文件托管在不同的服务和应用程序中以及必须搜索长列表以查找关键信息的混乱，它允许用户将所有内容集中在一个地方，任何人都可以访问他们完成任务所需的所有内容。

在线协作工具的另一种工作方式是它们将所有内部通信保持在同一屋檐下。 再次忘记在收件箱和聊天应用程序中搜索消息，因为在线协作工具可让您的对话井井有条且透明。

在线协作工具不仅可以帮助您的团队更智能地工作，还可以帮助提高整体团队生产力，跟踪项目和任务的进度并实时获取状态更新。

点解决方案和在线协作工具如何工作？

单点解决方案在线协作工具将您的整个团队聚集在一个协作地点，以满足一个特定需求，它提供的是一系列仅支持该特定需求的功能。 例如，单点解决方案协作软件可以是一个通信平台。 您可以在该平台上做的就是与队友聊天，并最终能够进行电话会议和视频会议。

在这个通信平台示例中，您将无法找到可以查看您的任务的仪表板，您将无法跟踪他们的进度并确保每项任务都将按时完成。

您也将无法在其中存储您经常引用的关键文件、文档和资源，接收项目和任务更新的通知，或访问数据。

还有很多其他的事情是您无法通过单点解决方案完成的，但我们确信您已经了解了情况。

多合一与单点解决方案协作工具

协作工具非常棒，因为它们可以提高团队的效率和生产力，而且您希望在您的业务中使用它，但是您会面临实际选择哪种类型的解决方案的困境：一体化解决方案还是单点解决方案？

我们已经解释了这两种解决方案的工作原理，但为了帮助您更好地了解一些关键差异以及每种解决方案的优缺点，我们制作了该比较表以供参考：

多合一协作软件主要功能

每个协作软件都是不同的，但大多数工具将（或应该）包括以下功能：

项目管理——组织项目的所有方面，从计划和调度到资源分配和执行。

任务管理——在从计划到执行的整个生命周期中管理任务所需的一切。 设置截止日期、依赖项和优先级，并确保项目按时完成并按时完成。

文档管理——文档管理功能对于每个协作软件都很重要。 它允许用户通过轻松地将第三方云存储应用程序集成到平台中来共享和处理文档。 此功能还有助于将文档整齐地组织在一个地方，因此每个人都可以随时轻松访问它们。

跨职能协作——组织内的每个人（营销、销售、人力资源、物流、开发人员、支持人员等）聚集在一起为目标或项目工作的地方。

内部消息传递——具有内置消息传递功能的协作软件可以帮助保持沟通的组织性和主题性。 能够在应用程序内交流并就单个任务和项目进行协作，分享评论、反馈和想法，同时保留每个人都可以随时参考的讨论的历史记录。 大多数协作工具还为用户提供了评论任务和项目级别以及附加文件以进一步支持任务和项目的能力。

数据分析- 该功能不是很常见，但对您的业务健康非常有益。 通过访问实时数据，用户可以做出更明智的决策，这些决策不是基于直觉，而是以关键数据洞察为后盾。

通知– 及时了解对任务、提及、讨论等所做的所有最新修改。

集成机会——使用协作软件，用户应该能够访问所有类型的文档、文件和资源，其中一些存储在第三方应用程序中。 因此，为您选择的协作软件解决方案提供与 Dropbox、Google Drive 等工具的强大集成机会非常重要。

直观的界面——一个好的协作软件应该是直观的和用户友好的，并且不应该花费超过几天的时间来适应。 这些工具的目的是简化工作流程并提高效率，因此任何协作软件最重要的特点之一就是简单明了。

移动友好型设计——在线协作工具也应该能够在手机和平​​板电脑上正常运行。 远程员工或需要四处走动的员工并不总是在桌面前，因此为他们提供一个解决方案，让他们即使在旅途中也能保持生产力并完成任务应该是重中之重。

安全性——在关注协作软件解决方案提供的功能时，您不应忘记数据保护和安全性的重要性。 虽然一些免费的在线协作软件工具提供的保护不如企业工具，但它们都应该需要登录名和密码来保护平台上共享的数据和信息。 如果协作软件提供两因素身份验证，那就更好了。 它有助于防止安全漏洞并验证用户的身份。

为什么公司使用在线协作生产力软件？

想象一下，在一个团队分布在全球各地的项目中工作：软件工程师在纽约，营销团队在伦敦，而您的设计管理团队在巴黎。 鉴于每个团队都位于不同的国家并在不同的时区开展业务，因此确保每个人都保持专注和同步可能具有挑战性。

那么如何确保每个人都知道呢？

协作软件有助于减轻与他人合作的压力，无论他们身在何处。 它可以帮助加强团队关系，节省时间和麻烦，改善组织，提高速度和效率。

数字协作生产力软件：

• 70% 的员工表示数字技术改善了他们的协作。 （阿鲁巴网络）
• 数字协作统计数据显示，在线协作工具和数字工作场所可将生产力提高多达 30%。 （麦肯锡）
• 全面运作的通信系统有助于将公司的顶尖人才留住高达 450%。 （工作学院）
• 紧密联系的团队的盈利能力提高了 21%。 （盖洛普）
• 员工现在花在协作工作上的时间增加了大约 50%。 （哈佛商业评论）
• 大约 75% 的员工认为协作和团队合作很重要。 （夏洛特皇后大学）

多合一在线协作工具如何促成高效的团队合作？

协作软件有许多优点。 也许最重要的是有机会提高不一定在同一办公室、同一国家或同一时区工作的团队的生产力。

以下是在线协作工具的其他一些好处，以及它们如何促成高效的团队合作：

改善沟通

他们说，沟通是团队合作的关键。

面对面的交流和协作很棒，但是当无法做到这一点时，协作软件等在线工具可以帮助我们保持对话、反馈和想法的流动。 有效的沟通不仅可以提高生产力，还有助于预防和解决问题。

增强的项目管理

管理一个项目可能是一项简单的任务，但同时管理数十个项目呢？ 如果没有协作工具的帮助，您如何避免在活动或项目的组织和协调中迷失方向？

幸运的是，您不必担心这一点。 协作软件可确保一切正常进行，以避免可能延误项目或个别任务的错误和混乱。

更好的组织

当使用各种工具来管理任务、通信和存储文件时，很容易忘记已经完成了什么、没有完成什么、谁说了什么以及他们指的是哪个任务。 一切都是一团糟。 但保持项目和任务的各个方面井井有条并不一定很复杂。 协作软件通过项目和事件的开放式沟通和协调，以及通过将所有内容保存在一个平台上，让任何事情都不会莫名其妙地丢失，有助于在团队的工作流程中建立平静和组织。

数据驱动的决策

借助集成到协作软件中的数据分析解决方案的强大功能，您的团队将不再需要浪费时间尝试分析电子表格以获取数据，而是有更多时间专注于收集的见解并根据事实做出选择帮助您更快地实现公司目标。 将其与所有其他生产力工具放在一个地方可以为数据驱动的决策过程带来即时的轻松和有效性。

选择协作工具时应该考虑什么？

为您的团队获取协作软件是一项关键的业务决策。 您不想浪费时间和金钱来测试市场上可用的每个解决方案。 我们帮助您缩小选择范围，这样您就可以做出最好的决定——无论是对您的团队还是对您的业务。

以下是选择协作工具时要牢记的 6 个主要因素：

1. 需求——选择协作工具的第一步是了解你的组织的需求——你的团队目前如何工作，在他们的工作过程中可以和应该改进什么，他们的工作是结构化的还是非结构化的？ 要找到这些问题的答案，您不仅应该从远处观察您的团队合作，还应该咨询他们。 毕竟这些人会使用这个协作软件，所以他们的需求和他们对此事的看法是你首先应该关心的。

在第一步中您还应该考虑的是协作软件是网络托管的还是内部部署的。 您组织的数据和文件是否安全？ 确定您的具体需求后，您可以继续下一步。

2. 功能- 在线协作工具提供的功能是您的组织缺少的拼图。 该软件应提供您所需的所有功能，使其成为您团队的有效生产力工具。 它们必须响应迅速、易于使用，当然，它们应该帮助您的团队更有效地完成工作。

在探索不同的选项时，请始终要求免费试用，以便您可以测试软件的工作原理以及您的团队对它的看法。

3. 成本——你的预算允许这种软件有多少？ 您的投资必须是合理的，并且必须考虑软件可以为您的团队和组织带来的长期价值，以及可能带来的所有其他成本，例如未来的升级、维护等。

4. 支持——可靠的支持是必须的。 您的团队需要接受培训，并且应该可以访问教程和知识库。 如果供应商不提供这个，那么你最好继续下一个。

5. 与其他工具的集成——您需要找到可以与您的团队已经使用的工具集成的协作软件。 如果您选择的工具无法与团队所需的其他工具集成，请不要忽视这个因素，那么该软件不会有太大帮助——您的团队仍然需要在应用程序之间切换才能访问所有内容需要完成它的工作。

6. 安全性——安全性很重要，所以在任何情况下，您都应该选择一个具有安全功能的解决方案，以保证您的数据安全。 您还应该能够选择存储数据的位置。 如果供应商不提供安全功能或仅提供较弱的安全性，请告别它并继续寻找更好的解决方案。

Slingshot，一个完整的协作软件解决方案

Slingshot 已准备好将您团队的协作提升到一个新的水平。 通过让每个人都了解情况，团队即使跨不同时区也可以掌握项目，这意味着即使团队成员不能彼此亲临现场，生产力也不会受到影响。

Slingshot 通过在一个应用程序中整合现代项目和团队文件管理、聊天和数据分析来简化协作。 当您可以轻松地与团队成员在一个地方共享所有这些元素并与外部团队成员共享项目时，就会恢复平静。 强大的生产力开箱即用，旨在无缝工作以实现持续的协作工作流程。 这有助于团队跨越协作孤岛，防止工作中断，并使团队更容易更好地合作。

*来源：Pegasystems Inc.