Jak obliczyć wynagrodzenie urlopowe dla pracowników godzinowych

Twoi pracownicy potrzebują wolnego czasu — spokojne wakacje przywracają pracowników wypoczętych i ponownie zaangażowanych — ale obliczanie wynagrodzenia urlopowego może wydawać się zagmatwane i skomplikowane.

Nie wiedząc, w jaki sposób obliczane jest wynagrodzenie urlopowe, ryzykujesz, że nieprawidłowo zapłacisz pracownikom za czas wolny.

Możesz nawet poczuć się sfrustrowany tym procesem i zdecydować się w ogóle nie oferować płatnego urlopu, co prowadzi do niezadowolenia pracowników.

Na szczęście zrozumienie sposobu obliczania wynagrodzenia urlopowego jest prostsze niż się wydaje. Jesteśmy tutaj, aby przeprowadzić Cię przez to krok po kroku i upewnić się, że bierzesz pod uwagę wszystkie niezbędne szczegóły.

Ważne warunki, które należy znać

Tajniki wynagrodzenia urlopowego mogą początkowo być mylące. Poniżej wymieniliśmy kluczowe terminy i ich definicje, abyś mógł zrozumieć, w jaki sposób różnią się one od wynagrodzenia urlopowego i odnoszą się do niego.

• Czas urlopu odnosi się konkretnie do czasu wolnego przeznaczonego na wypoczynek lub relaks.
• Płatny czas wolny (PTO) obejmuje wszystkie rodzaje płatnych urlopów, takie jak czas choroby lub wynagrodzenie urlopowe, a także czas urlopu.
• Naliczanie urlopu to proces, w ramach którego pracownicy stopniowo zdobywają urlop zgodnie z określonym harmonogramem.
• Stawka naliczania urlopu to ilość czasu urlopu, którą pracownik zarabia w określonym okresie. Zwykle jest wyrażany jako procent przepracowanego czasu. Na przykład stawka memoriałowa w wysokości 5% oznacza, że ​​za każde 100 godzin pracy pracownik otrzymuje 5 godzin urlopu.
• Wynagrodzenie urlopowe to wynagrodzenie, które pracownik otrzymuje za korzystanie z urlopu. Jest to zazwyczaj równe ich stawce godzinowej lub wynagrodzeniu.
• Ekwiwalent urlopowy to ryczałt wypłacany pracownikowi za niewykorzystany urlop. Wypłata zwykle ma miejsce, gdy pracownik opuszcza firmę lub upłynie określony czas, na przykład kiedy zaczyna się nowy rok.

Co to jest wynagrodzenie urlopowe?

Wynagrodzenie urlopowe to rekompensata wypłacana przez firmy pracownikom w czasie wolnym od pracy . Pracownicy mogą się zrelaksować, nabrać sił i zachować dobrą równowagę między życiem zawodowym a prywatnym, jednocześnie otrzymując swoje zwykłe wynagrodzenie.

Oferowanie pracownikom płatnego czasu wolnego (PTO), takiego jak urlop, nie jest obowiązkowe na poziomie federalnym, ale przyczynia się do szczęśliwszej i bardziej produktywnej siły roboczej. Bez otrzymania płatnego urlopu niektórzy pracownicy mogą nie wziąć urlopu, ryzykując w ten sposób wypalenie.

Istnieją dwa główne sposoby oferowania urlopu:

Zaawansowane wakacje

Dzięki zaawansowanej polityce urlopowej cały czas wolny w danym okresie jest udostępniany pracownikom od określonej daty, takiej jak data ich rozpoczęcia. Na przykład, jeśli Twoja firma zapewnia 2 tygodnie (80 godzin) płatnego urlopu rocznie, możesz udostępnić wszystkie 80 godzin 1 stycznia każdego roku.

Urlop zaległy

Zgodnie z naliczoną polityką urlopową pracownicy zarabiają na urlopie na podstawie liczby przepracowanych godzin. Na przykład pracownicy mogą zarobić część z 80 całkowitych godzin co kilka miesięcy, na przykład 20 godzin co 3 miesiące.

Można też ustawić procentową stawkę naliczania urlopów i umożliwić pracownikom uzyskanie urlopu w wymiarze do 80 godzin rocznie. Na przykład stawka memoriałowa w wysokości 8% oznacza, że ​​Twój zespół otrzyma 8 godzin urlopu na każde 100 godzin pracy. Po przepracowaniu 1000 godzin będą mieli dostęp do wszystkich 80 godzin urlopu.

Jak oblicza się urlop wypoczynkowy?

Pierwszym krokiem do płacenia pracownikom za czas urlopu jest zrozumienie, jak mierzyć ich naliczony czas. Formuła obliczania naliczenia jest prosta.

Stopa procentowa

Stawka naliczania jest obliczana przy użyciu następującego wzoru:

Stawka naliczonego urlopu = Roczny urlop / Roczny czas pracy

Wyobraź sobie, że Twoi pracownicy pracują 40 godzin tygodniowo, czyli 2080 godzin rocznie, a Ty oferujesz 2 tygodnie urlopu, czyli 80 godzin. Aby znaleźć stawkę godzinową, oblicz:

80 godzin / 2080 godzin = 0,038 godzin urlopu za przepracowaną godzinę. To jest Twoja naliczona stawka urlopowa. W procentach wyraża się to jako 3,8%.

Następnie możesz zastosować to do innych obliczeń.

Naliczanie na okres

Aby zobaczyć, ile godzin pracownik naliczy w okresie rozliczeniowym, użyj następującej formuły:

Naliczanie na okres rozliczeniowy = Godziny w okresie rozliczeniowym x Naliczana stawka godzinowa

Na przykład dla 80-godzinnego okresu rozliczeniowego obliczysz:

80 godzin x 0,038 stawki naliczanej = 3,04 godziny naliczone na okres rozliczeniowy.

Możesz użyć podobnych formuł, aby określić, ile urlopu pracownik nalicza tygodniowo, miesięcznie lub kwartalnie. Po prostu weź godziny w tym okresie i pomnóż je przez stawkę godzinową.

Naliczanie na miesiąc lub kwartał

Aby obliczyć naliczenie miesięczne lub kwartalne, należy pomnożyć liczbę godzin pracy w danym okresie przez stawkę naliczania. Chociaż nie ma dwóch identycznych miesięcy ani kwartałów, oto kilka przykładów:

170 godzin miesięcznie x 0,038 naliczania = 6,46 godzin naliczanych miesięcznie

520 godzin na kwartał x 0,038 naliczania = 19,76 godzin naliczanych na kwartał

Jak oblicza się wynagrodzenie urlopowe dla pracowników godzinowych?

Wynagrodzenie urlopowe jest zwykle obliczane na podstawie wynagrodzenia pracownika, w przypadku pracowników najemnych. W przypadku pracowników godzinowych jest to zwykle obliczane na podstawie ich zarobków .

Aby obliczyć wynagrodzenie urlopowe, należy wykonać kilka prostych kroków. Najpierw potrzebujesz kilku informacji:

• Szczegółowe informacje na temat zasad urlopowych Twojej organizacji , a zwłaszcza tego, czy zawierają one szczególne przepisy dotyczące pracowników godzinowych.
• Stopa procentowa . Przewiń w górę, jeśli potrzebujesz przypomnienia, jak to obliczyć.
• Przepracowane godziny . Te dane muszą być tak dokładne, jak to tylko możliwe, dlatego zalecamy korzystanie z aplikacji takiej jak Connecteam, która umożliwia pracownikom i menedżerom łatwe śledzenie zmian, godzin wejścia i wyjścia oraz wniosków o urlop.
• Stawka wynagrodzenia urlopowego . Zazwyczaj jest to zwykła stawka godzinowa pracownika.
• Żądane godziny urlopu — lub, w przypadku wypłaty, liczba niewykorzystanych godzin.

Wynagrodzenie urlopowe i wypłata dla obecnych pracowników

Aby dowiedzieć się, ile zapłacić pracownikowi za nadchodzące wakacje, pomnóż godziny urlopu przez jego stawkę wynagrodzenia.

Czas urlopu x stawka wynagrodzenia = należne wynagrodzenie urlopowe

Jeśli Twój pracownik wykorzystuje 40 godzin urlopu i zarabia 25 USD na godzinę, obliczenie, którego użyjesz do ustalenia jego wynagrodzenia urlopowego, wygląda następująco:

40 godzin x 25 USD za godzinę = 1000 USD do zapłaty

To obliczenie może również dotyczyć wypłat urlopowych dla obecnych członków zespołu, gdy pozostają oni z niewykorzystanym urlopem, który nie podlega przedłużeniu.

Załóżmy na przykład, że polityka Twojej firmy stanowi, że pracownicy muszą wykorzystać wszystkie 80 godzin urlopu w ciągu roku kalendarzowego, niewykorzystane nie przechodzą z roku na rok, a firma musi wypłacić niewykorzystany urlop.

Wyobraź sobie, że pracownikowi, który zarabia 30 USD na godzinę, zostaje 1 grudnia 2023 r. 20 godzin niewykorzystanego urlopu. Załóżmy, że nie może wziąć tego urlopu przed 1 stycznia 2024 r., kiedy urlopy wszystkich pracowników zostaną zresetowane.

Aby ustalić, ile wypłaty są należne, oto jak obliczyć wypłatę urlopu:

Czas urlopu x Stawka wynagrodzenia = Wypłata urlopu

20 godzin x 30 USD/godz. = 600 USD do wypłaty

W jaki sposób obliczana jest wypłata urlopu dla odchodzących pracowników?

Jeśli obliczasz wypłatę dla pracownika, który odchodzi z firmy, musisz znać ilość urlopu, który pracownik zgromadził i nie wykorzystał. Jako przypomnienie:

Naliczony urlop = przepracowane godziny x naliczona stawka godzinowa

Załóżmy, że pracownik zarabiał 25 USD na godzinę na swoim stanowisku i ma jeszcze 40 godzin niewykorzystanego urlopu. Obliczenie wypłaty jest takie samo jak dla pracowników biorących urlop:

Czas urlopu x Stawka wynagrodzenia = Wypłata urlopu

40 godzin x 25 USD/godz. = 1000 USD do wypłaty

Jak śledzić wynagrodzenie urlopowe dla pracowników godzinowych

Korzystanie z arkusza kalkulacyjnego do śledzenia wynagrodzenia urlopowego może wydawać się proste i niedrogie, ale ryzykujesz błąd ludzki i wysokie koszty administracyjne. Wymaga to również znacznego czasu i wysiłku.

Zamiast tego zalecamy korzystanie z aplikacji do śledzenia wynagrodzeń urlopowych . Są szybkie i łatwe w użyciu, automatyzują wiele ręcznych zadań i zmniejszają ryzyko kosztownych błędów. Dokładnie rejestrują pracowników:

• Stawki godzinowe
• Roczne godziny urlopu i godziny przepracowane każdego roku, co jest równe stawce memoriałowej
• Godziny przepracowane w okresie rozliczeniowym
• Godziny urlopowe uzyskane w okresie rozliczeniowym
• Wszelkie wypłaty urlopowe

Co należy wziąć pod uwagę przy ustalaniu struktury i obliczaniu płatnego urlopu

Podczas konstruowania i obliczania płatnego urlopu należy pamiętać o kilku rzeczach.

Czas urlopu a WOM

Najpierw ustal, czy Twoja firma będzie oferować ogólne PTO, które obejmuje czas urlopowy, czy też będziesz oferować czas urlopowy jako tylko jeden rodzaj PTO. Większość firm oferuje ogólne PTO , z którego pracownicy mogą korzystać na wszelkiego rodzaju urlopy, w tym urlopy.

Dowiedz się więcej o różnicach między czasem urlopowym a innymi rodzajami płatnego czasu wolnego.

Zaawansowany lub naliczony urlop

Następnie zdecyduj, w jaki sposób Twoja firma będzie oferować urlop.

Korzyść z zaawansowanego czasu urlopu polega na tym, że wymaga mniej obliczeń — wszystkie godziny są dostępne w określonym dniu. Ale są też zagrożenia. Pracownicy mogą wykorzystać wszystkie godziny tak szybko, jak chcą, co może prowadzić do zbyt dużej ilości wolnego czasu na początku.

Z drugiej strony naliczone urlopy pomagają ograniczyć ilość czasu, w którym pracownicy biorą wolne, ale wymagają więcej pracy do śledzenia.

Pracownicy pełnoetatowi a pracownicy zatrudnieni w niepełnym wymiarze godzin

Musisz także ustalić kryteria kwalifikowalności . Czy pracownicy muszą przepracować określoną liczbę godzin, aby kwalifikować się do otrzymania urlopu, czy też każdy ma prawo?

Oferowanie uprawnień wszystkim jest najlepszym sposobem zapewnienia uczciwości, ale musisz zdecydować, w jaki sposób godziny urlopu odpowiadają godzinom pracy.

Typowe jest opieranie naliczania urlopu dla pracowników pełnoetatowych na 40-godzinnym tygodniu, ale obliczenia dla pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze godzin zależą od liczby przepracowanych godzin. Jeśli twoi pracownicy zatrudnieni w niepełnym wymiarze godzin pracują 20 godzin tygodniowo, 2 tygodnie urlopu to 40 godzin rocznie lub 1,5 godziny w dwutygodniowym okresie rozliczeniowym.

Prawa stanowe

Nie ma przepisów wymagających od firm oferowania PTO, ale jeśli firma to zapewnia, podlega pewnym przepisom. Różnią się one w zależności od stanu, więc należy jasno określić, które dotyczą pracowników.

Jeśli masz pracowników w wielu stanach, musisz zrozumieć wymagania prawne w każdym stanie. Na przykład niektóre stany wymagają od firm wypłaty niewykorzystanego urlopu, gdy pracownik odchodzi. Kilka stanów wyklucza politykę urlopową „wykorzystaj lub strać”, która wymaga od pracowników rezygnacji z niewykorzystanego urlopu tuż przed rozpoczęciem nowego roku.

Przeniesienie czasu PTO/urlopu

Zastanów się, czy zastosujesz zasadę „wykorzystaj albo strać”, czy też pozwolisz pracownikom przenieść niewykorzystany urlop na następny rok. Jeśli zdecydujesz się zezwolić na przeniesienie czasu PTO/urlopu, zdecyduj, czy pracownicy mogą przenosić wszystkie niewykorzystane godziny, czy tylko część.

Na przykład niektóre firmy zezwalają na przesunięcie tygodnia PTO/urlopu. Niektóre firmy ustalają limit, aby pracownicy mogli przerzucić cały niewykorzystany czas, ale kiedy osiągną określoną liczbę, przestają naliczać dodatkowy czas, dopóki nie wykorzystają części.

Wchodząc w negatyw

Jeśli pracownik jest poza PTO/czasem urlopowym, ale potrzebuje wolnego, czy może naliczyć ujemne saldo (wykorzystując przyszłe godziny urlopu do opłacenia wstecznego czasu wolnego) lub wziąć bezpłatny urlop?

Obie są powszechnymi opcjami, ale zezwolenie na naliczanie ujemnego salda wymaga większego nadzoru i śledzenia. Zdecyduj, jaki sposób działania będzie najlepszy dla Twojej firmy.

Nieograniczony WOM

Zarządzanie przeniesieniami i ujemnymi saldami może wydawać się zniechęcające, więc warto rozważyć zalety i wady oferowania nieograniczonego WOM.

Taka polityka może przyciągnąć nowych pracowników i zmniejszyć wypalenie wśród obecnych pracowników, ale może też prowadzić do nadużyć systemu lub nierównego traktowania pracowników. Zważ zalety i wady i podejmij decyzję, która wydaje się odpowiednia dla Twojej organizacji.

Wniosek

Zaoferowanie pracownikom płatnego urlopu jest konieczne, aby zapewnić im zdrową równowagę między życiem zawodowym a prywatnym, a wiedza o tym, jak obliczyć wynagrodzenie urlopowe dla pracowników, jest równie ważna. Ważne jest również, aby zrozumieć, czym są wypłaty urlopowe: Rekompensaty, które pracownicy otrzymują w zamian za niewykorzystany urlop.

Możesz obliczyć urlop urlopowy oraz wynagrodzenie urlopowe i wypłaty za pomocą kilku prostych formuł i śledzić wynagrodzenie urlopowe za pomocą wydajnego rozwiązania cyfrowego, takiego jak Connecteam.

Istnieje wiele rzeczy, które należy wziąć pod uwagę podczas konstruowania i udoskonalania polityki dotyczącej płatnych urlopów, a także podczas obliczania wynagrodzenia urlopowego. Obejmują one przepisy stanowe, rezerwy dla pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze godzin, ujemne salda i inne.

Aby uzyskać dodatkowe informacje, zapoznaj się z naszym przewodnikiem po WOM i modułach do śledzenia urlopów.

Często zadawane pytania

Jak przeliczyć godziny urlopu na dni?

Aby obliczyć godziny urlopu na dni urlopu, możesz wziąć liczbę naliczonych godzin urlopu i podzielić ją przez godziny przepracowane w ciągu dnia. Na przykład, jeśli masz zgromadzone 40 godzin PTO, możesz podzielić 40 przez 8 godzin dziennie. Rezultatem jest 5 dni urlopu.

Jaka jest dobra stopa naliczania PTO?

Stawki urlopowe są różne, ale stawka 4 godzin na dwutygodniowy okres rozliczeniowy jest ogólnie uważana za dobrą, według Zippia. Daje to około 2,5 tygodnia urlopu rocznie.

Chcesz otrzymywać więcej świetnych artykułów prosto do swojej skrzynki pocztowej? Zapisz się tutaj