Conseils des équipes de contenu les plus productives

Publié: 2022-06-26

Si nous pouvions vous donner une clé pour une plus grande productivité, une clé qui pourrait par magie vous redonner une partie de vos nuits et week-ends, à quoi cela ressemblerait-il ? Nous supposons que vous ne vous attendriez pas à ce qu'il ressemble à un flux de travail. Cependant, votre flux de travail s'il n'est pas efficace peut vous voler vos nuits et vos week-ends.

Le flux de travail du marketing de contenu

Les étapes du workflow de marketing de contenu ressemblent à ceci :

Développer des idées de contenu

Priorité au développement de contenu

Créer

Organiser et ranger

Publication et promotion

Au fur et à mesure qu'une équipe de contenu franchit chacune de ces étapes, les données passent souvent des feuilles de calcul aux e-mails en passant par les documents Word. Il est plein d'inefficacités et les producteurs de contenu se sentent surmenés, frustrés et improductifs.

En adoptant ces 25 habitudes, vous pouvez apporter des améliorations à votre flux de travail pour obtenir des résultats comme ceux-ci :

Passer moins de nuits et de week-ends au travail
Faire des demandes de budget plus fructueuses
Coordonner les efforts entre les plateformes
Accroître l'appréciation et la visibilité de votre équipe
Simplifier les processus d'approbation

Cherchez partout des idées de contenu

Encouragez tous les membres de votre organisation, y compris ceux qui ne sont pas impliqués dans la création de contenu, à soumettre leurs idées.

Recherchez des idées dans les domaines suivants :

Commentaires des clients
Matériel que vous lisez
Les personnes avec qui vous êtes en désaccord
Des équipes orientées client (ventes et service client)
Presse de l'industrie
Conférences, webinaires et panels
Hashtags utilisés sur Twitter
Questions et réponses LinkedIn
Nouvelles
Choses que vous trouvez stupides

Établir un processus de production de contenu

Créez un processus permettant aux utilisateurs de suggérer, de demander ou de partager du contenu et des idées. Cela peut être en interne avec votre entreprise ou vous pouvez faire appel à des suggestions de l'extérieur avec un processus de demande. Par exemple, vous pouvez utiliser un formulaire Web, une adresse e-mail dédiée ou un outil de gestion du travail. Conservez un document en cours d'exécution de vos processus, assurez-vous que tout le monde le comprend et obligez tout le monde à suivre le même système.

Sélectionnez un propriétaire du processus

Désignez une personne gérant les processus du contenu demandé. Cela peut transformer un processus complexe et inefficace en un processus facile. Cette personne n'a pas nécessairement à faire beaucoup de travail, elle agit en tant que coordinateur triant et organisant les idées au fur et à mesure qu'elles arrivent, simplifiant le travail de l'équipe éditoriale.

Inclure des briefs créatifs avec chaque demande

Faites-en une exigence, chaque demande de contenu doit inclure un brief créatif pour que les producteurs aient toutes les informations de base dont ils ont besoin pour créer un contenu qui répond au brief et a un impact. Le brief créatif doit aider toutes les personnes impliquées à comprendre quels sont les objectifs ultimes pour tous les contenus. Créez un modèle de résumé de contenu qui s'applique à tous les types de contenu. Gardez le brief créatif aussi simple que possible, mais communiquez suffisamment d'informations pour vous assurer que les critères sont respectés.

Identifier les objectifs commerciaux de chaque demande

Demandez aux demandeurs de lier chaque idée de contenu à un objectif commercial clair. Le contenu est-il susceptible de générer des revenus ? Si non, en quoi le contenu est-il utile ? Quel sera son effet probable et comment cet effet sera-t-il mesurable ? Par exemple, vous vous attendez à ce qu'un article de blog de qualité incite les gens à visiter votre blog plus fréquemment. Peut-être vous attendez-vous à ce qu'un seul élément de contenu génère plus de prospects ou de ventes ? Les personnes qui créeront le contenu doivent comprendre son objectif et sa valeur commerciale comme prévu.

Connaître le contexte de chaque demande

Posez des questions aux demandeurs de contenu, telles que la manière dont le contenu doit être ciblé ; dans quel contexte ce contenu aurait-il un impact ; comment cela s'intègre-t-il au contenu existant ; comment il soutient une stratégie plus large.

Mettre en place une stratégie de diffusion de contenu

Comprenez tôt comment vous allez distribuer chaque élément de contenu. Ne supposez pas comment ce contenu va sortir. Assurez-vous que la personne responsable de la distribution sait pourquoi elle le fait. Avant de créer un contenu, réfléchissez aux coûts et aux ressources liés à sa distribution efficace. Ensuite, assurez-vous que votre stratégie de distribution correspond à votre budget et à votre cible.

Identifiez tous les formats et types de contenu dont vous avez besoin

Pensez à tous les formats et types de contenu dont vous avez besoin pour sauvegarder vos objectifs de contenu. Aurez-vous besoin d'images pour les réseaux sociaux ? Infographie ? Articles de blog ? Vidéos? Pages de destination ? Déterminez tous les types et formats de contenu dont vous avez besoin pour être efficace.

Prioriser toutes les demandes de contenu

Ne considérez pas toutes les demandes de contenu comme égales. Il est important d'établir un système de priorisation, surtout lorsqu'il s'agit d'une petite équipe ou que les ressources dont vous disposez sont limitées. Vérifiez régulièrement votre liste de priorités. N'entreprenez pas un projet juste parce qu'il atterrit sur vos genoux. Considérez quel sera l'impact de la volonté et tenez compte de l'effet que le moment pourrait avoir sur cet impact.

Connaître la quantité de travail sur laquelle vous pouvez vous engager

Identifiez les parties de votre entreprise que vous soutenez. Décidez à qui vous êtes responsable au sein de votre entreprise et à qui vous n'êtes pas.

Ensuite, décidez comment répartir le temps entre les parties de l'entreprise que vous avez identifiées.

Gérer les demandes aléatoires de manière cohérente

Attendez-vous à l'inattendu. Des demandes ad hoc se produiront et cela peut nuire au travail prioritaire d'une équipe de contenu. Pensez à établir des règles sur la façon dont vous traiterez les demandes aléatoires. Certaines équipes de contenu autorisent le traitement d'une seule de ces demandes à la fois.

Avoir un plan en place réduira le nombre de ces demandes et vous aidera à maintenir votre stratégie dans les délais. Cela aidera également à éviter l'épuisement professionnel dans votre équipe de contenu.

Répondre systématiquement aux demandeurs

Tenir les demandeurs informés du processus. Une fois qu'une demande de contenu vous a été soumise, ne laissez pas cette demande disparaître dans l'éther. Les gens veulent être mis à jour à chaque étape du processus. Établir un processus de communication avec les demandeurs. Informez-les si vous rejetez leurs idées, acceptez leurs idées et si plus d'informations sont nécessaires. Communiquez avec eux sur le calendrier de production.

Savoir quand dire non

C'est aussi simple que de savoir quand dire non. Plus vous communiquez vos priorités et les résultats vers lesquels vous travaillez, plus il devient facile de dire non. Chaque fois que vous dites non, vous aidez votre direction à comprendre que vous avez besoin de plus de ressources.

Créer des modèles de contenu

Les modèles aident les auteurs à créer du contenu de manière cohérente et efficace. Créez un modèle pour tous les types de contenu que vous produisez : communiqués de presse, e-books, brochures, etc. Si vous définissez la structure de chaque type de contenu, combien de temps cela prend, votre équipe voit ce qu'elle doit faire.

Concevoir un système de rappel

Créez un système de rappel pour vous aider à rester sur la bonne voie avec vos jalons de contenu. Il n'est pas nécessaire qu'il s'agisse d'alertes ou d'e-mails automatisés. Une simple liste de tâches dans un bloc-notes sur votre bureau peut être tout aussi efficace.

Identifiez vos producteurs, réviseurs et approbateurs

Comprenez qui produit, révise et approuve le contenu à chaque étape de votre processus. Lorsque les attentes ne sont pas claires, des inefficacités peuvent survenir. Par exemple, si vous envoyez des brouillons d'exemples de contenu à des personnes qui n'ont pas besoin de le voir, vous perdez leur temps et le vôtre.

Créer un environnement de responsabilisation

Les gens ne suivront pas toujours même le processus d'examen le plus fluide, ils sont occupés, distraits ou tergiversent. Avec chaque producteur, réviseur et approbateur, indiquez clairement ce que vous attendez et quand vous l'attendez. Demandez à chaque partie d'essayer de s'engager à livrer ce qui est nécessaire à temps.

Communiquer

Tous les maillons de la chaîne doivent savoir où se situe un élément de contenu dans le processus. Les parties prenantes doivent savoir ce qui est prévu pour l'avenir. Des choses aussi simples que quelqu'un qui part en vacances doivent être connues de tous. La production de contenu n'a jamais de véritable point final - le travail est en cours. Recherchez des commentaires à chaque étape du processus afin de savoir où les choses fonctionnent et où des améliorations pourraient être apportées.

Savoir à quoi ressemble "terminé"

Pour que le contenu avance en douceur, toute l'équipe doit comprendre quand un élément de contenu est terminé.

Décidez où stocker les fichiers

Lorsque le contenu est terminé, où placez-vous les fichiers ? Comment d'autres personnes peuvent-elles accéder aux fichiers ? Stockez vos fichiers de contenu dans un endroit accessible à toute personne qui en a besoin.

Rendre les noms de fichiers cohérents

Configurez les conventions de dénomination des fichiers. Lorsque vous nommez les fichiers de manière cohérente, vous pouvez les trier facilement. Par exemple, commencer chaque nom de fichier par la date.

Publiez au bon moment

Ce n'est pas parce que le contenu est terminé qu'il est temps de le publier. Soyez flexible dans la sélection du moment où le contenu terminé est publié, vous pouvez alors être stratégique dans la publication et la promotion. Par exemple, un package de contenu déployé sur quelques jours peut avoir plus d'impact.

Intégrez votre promotion à votre contenu

La personne qui fait la promotion de votre contenu tient ces personnes informées afin qu'elles aient des ressources et des plans en place pour que le contenu soit prêt.

Développer les bonnes pratiques promotionnelles

Trouvez les meilleures pratiques de promotion de contenu pour votre organisation. Déterminez quels hashtags fonctionnent le mieux dans vos publications sur les réseaux sociaux. Recyclez vos meilleurs articles de blog plus anciens. Ce qui fonctionne le mieux, faites-le et faites-le régulièrement.

Conclusion

Mieux vous et tous ceux avec qui vous travaillez comprenez comment votre flux de travail de contenu doit fonctionner, plus vous êtes productif.