Tipps von den produktivsten Content-Teams

Veröffentlicht: 2022-06-26


Wenn wir Ihnen einen Schlüssel zu größerer Produktivität geben könnten, einen Schlüssel, der Ihnen auf magische Weise einige Ihrer Nächte und Wochenenden zurückgeben könnte, wie würde das aussehen? Wir vermuten, dass Sie nicht erwarten würden, dass es einem Workflow ähnelt. Wenn Ihr Arbeitsablauf jedoch nicht effizient ist, kann er Ihre Nächte und Wochenenden stehlen.


Der Content-Marketing-Workflow

Die Phasen des Content-Marketing-Workflows sehen in etwa so aus:

Content- Ideen entwickeln

Priorisierung der Entwicklung von Inhalten

Erstellen

Ordnen und aufbewahren

Veröffentlichen und fördern

Während sich ein Content-Team durch jede dieser Phasen bewegt, werden Daten häufig von Tabellenkalkulationen über E-Mails zu Word-Dokumenten hin und her bewegt. Es ist voller Ineffizienzen und Content-Produzenten fühlen sich überarbeitet, frustriert und unproduktiv.

Indem Sie diese 25 Gewohnheiten übernehmen, können Sie Ihren Arbeitsablauf verbessern, um Ergebnisse wie diese zu erzielen:

  • Verbringen Sie weniger Nächte und Wochenenden mit der Arbeit
  • Ergiebigere Budgetanfragen stellen
  • Koordinierung der Bemühungen über Plattformen hinweg
  • Steigerung der Wertschätzung und Sichtbarkeit für Ihr Team
  • Genehmigungsverfahren vereinfachen

  1. Suchen Sie überall nach Ideen für Inhalte

Ermutigen Sie jeden in Ihrer Organisation – einschließlich derjenigen, die nicht an der Erstellung von Inhalten beteiligt sind –, ihre Ideen einzureichen.

Suchen Sie nach Ideen aus folgenden Bereichen:

  • Kundenbewertung
  • Gelesenes Material
  • Menschen, mit denen Sie nicht einverstanden sind
  • Kundenorientierte Teams (Vertrieb und Kundenservice)
  • Branchenpresse
  • Konferenzen, Webinare und Panels
  • In Twitter verwendete Hashtags
  • LinkedIn Fragen und Antworten
  • Nachrichten
  • Dinge, die du dumm findest

  1. Etablieren Sie einen Content-Produktionsprozess

Erstellen Sie einen Prozess, der es Menschen ermöglicht, Inhalte und Ideen vorzuschlagen, anzufordern oder zu teilen. Dies kann intern bei Ihrem Unternehmen sein oder Sie können mit einem Anfrageprozess Anregungen von außen abrufen. Sie können beispielsweise ein Webformular, eine dedizierte E-Mail-Adresse oder ein Arbeitsverwaltungstool verwenden. Halten Sie ein laufendes Dokument Ihrer Prozesse, stellen Sie sicher, dass jeder es versteht, und machen Sie es zur Voraussetzung, dass alle dasselbe System befolgen.


  1. Wählen Sie einen Eigentümer des Prozesses aus

Benennen Sie eine Person, die die Prozesse für angeforderte Inhalte verwaltet. Dies kann einen komplexen und ineffizienten Prozess in einen einfachen verwandeln. Diese Person muss nicht unbedingt viel Arbeit leisten, sie fungiert als Koordinator, der die eingehenden Ideen sortiert und organisiert, was die Arbeit des Redaktionsteams vereinfacht.


  1. Fügen Sie jeder Anfrage kreative Briefings bei

Machen Sie es zu einer Anforderung, dass jede Inhaltsanfrage ein kreatives Briefing enthalten sollte, damit die Produzenten alle Hintergrundinformationen haben, die sie benötigen, um Inhalte zu erstellen, die dem Briefing entsprechen und Wirkung zeigen. Das Kreativ-Briefing sollte allen Beteiligten helfen zu verstehen, was die ultimativen Ziele für alle Inhalte sind. Erstellen Sie eine Vorlage für Content Briefings, die für alle Arten von Inhalten gilt. Halten Sie das Kreativ-Briefing so einfach wie möglich, aber kommunizieren Sie genügend Informationen, um sicherzustellen, dass die Kriterien erfüllt werden.


  1. Identifizieren Sie die Geschäftsziele jeder Anfrage

Bitten Sie die Anfragenden, jede Inhaltsidee mit einem klaren Geschäftsziel zu verknüpfen. Ist der Inhalt wahrscheinlich einkommenssteigernd? Wenn nicht, wie ist der Inhalt nützlich? Welche Wirkung wird wahrscheinlich sein, und wie wird diese Wirkung messbar sein? Zum Beispiel erwarten Sie, dass ein qualitativ hochwertiger Blogbeitrag die Leute dazu bringt, Ihren Blog häufiger zu besuchen. Vielleicht erwarten Sie, dass ein einzelner Inhalt mehr Leads oder Verkäufe generiert? Die Personen, die die Inhalte erstellen, müssen ihren beabsichtigten Zweck und geschäftlichen Wert verstehen.


  1. Kennen Sie den Kontext jeder Anfrage

Stellen Sie Inhaltsanforderern Fragen, z. B. wie der Inhalt ausgerichtet werden soll; in welchem ​​Kontext würde dieser Inhalt eine Wirkung haben; wie es zu bestehenden Inhalten passt; wie es eine umfassendere Strategie unterstützt.


  1. Richten Sie eine Content-Distribution-Strategie ein

Verstehen Sie frühzeitig, wie Sie die einzelnen Inhalte verteilen werden. Gehen Sie nicht davon aus, wie diese Inhalte veröffentlicht werden. Stellen Sie sicher, dass jeder, der für die Verteilung verantwortlich ist, weiß, warum er dies tut. Denken Sie vor dem Erstellen von Inhalten über die Kosten und die Ressourcen nach, die mit der effektiven Verbreitung verbunden sind. Stellen Sie dann sicher, dass Ihre Vertriebsstrategie zu Ihrem Budget und Ihrem Ziel passt.


  1. Identifizieren Sie alle Inhaltsformate und -typen, die Sie benötigen

Denken Sie an alle Formate und Arten von Inhalten, die Sie benötigen, um Ihre Inhaltsziele zu unterstützen. Benötigen Sie Bilder für soziale Medien? Infografiken? Blogeinträge? Videos? Startseiten? Erarbeiten Sie alle Arten und Formate von Inhalten, die Sie benötigen, um effektiv zu sein.


  1. Priorisieren Sie alle Anfragen nach Inhalten

Betrachten Sie nicht alle Inhaltsanfragen als gleich. Die Einrichtung eines Systems zur Priorisierung ist wichtig, insbesondere wenn es sich um ein kleines Team handelt oder Ihre Ressourcen begrenzt sind. Überprüfen Sie regelmäßig Ihre Prioritätenliste. Nehmen Sie kein Projekt in Angriff, nur weil es Ihnen in den Schoß fällt. Überlegen Sie, welche Auswirkungen der Wille haben wird, und berücksichtigen Sie, welche Auswirkungen das Timing auf diese Auswirkungen haben könnte.


  1. Machen Sie sich bewusst, wie viel Arbeit Sie leisten können

Identifizieren Sie, welche Teile Ihres Unternehmens Sie unterstützen. Entscheiden Sie, wem Sie in Ihrem Unternehmen verantwortlich sind und wem nicht.

Entscheiden Sie dann, wie Sie die Zeit auf die von Ihnen identifizierten Teile des Unternehmens verteilen.


  1. Behandeln Sie zufällige Anfragen konsequent

Erwarte das Unerwartete. Ad-hoc-Anfragen werden gestellt und können von der priorisierten Arbeit eines Content-Teams ablenken. Denken Sie darüber nach, Regeln für den Umgang mit zufälligen Anfragen festzulegen. Einige Content-Teams lassen zu, dass jeweils nur eine dieser Anfragen bearbeitet wird.

Ein Plan wird die Anzahl dieser Anfragen reduzieren und Ihnen helfen, Ihre Strategie im Zeitplan zu halten. Es wird auch dazu beitragen, Burnout in Ihrem Content-Team zu vermeiden.


  1. Reagieren Sie konsequent auf Anfragende

Informieren Sie die Anforderer über den Vorgang. Nachdem eine Inhaltsanfrage an Sie übermittelt wurde, lassen Sie diese Anfrage nicht im Äther verschwinden. Die Leute wollen bei jedem Schritt auf dem Laufenden gehalten werden. Etablieren Sie einen Kommunikationsprozess mit Anfragenden. Informieren Sie sie, wenn Sie ihre Ideen ablehnen, akzeptieren und weitere Informationen benötigen. Kommunizieren Sie mit ihnen über den Produktionszeitplan.


  1. Wisse, wann du nein sagen musst

So einfach ist es zu wissen, wann man nein sagen muss. Je mehr Sie Ihre Prioritäten und die Ergebnisse, auf die Sie hinarbeiten, kommunizieren, desto einfacher wird es, Nein zu sagen. Jedes Mal, wenn Sie Nein sagen, machen Sie es Ihrem Management leichter zu verstehen, dass Sie mehr Ressourcen benötigen.


  1. Erstellen Sie Vorlagen für Inhalte

Vorlagen unterstützen Autoren bei der konsistenten und effizienten Erstellung von Inhalten. Erstellen Sie eine Vorlage für alle Arten von Inhalten, die Sie produzieren: Pressemitteilungen, E-Books, Broschüren usw. Wenn Sie die Struktur jeder Art von Inhalten und den Zeitaufwand festlegen, sieht Ihr Team, was es tun sollte.


  1. Entwerfen Sie ein Erinnerungssystem

Erstellen Sie ein Erinnerungssystem, das Ihnen hilft, mit Ihren Content-Meilensteinen auf dem Laufenden zu bleiben. Es müssen keine automatisierten Benachrichtigungen oder E-Mails sein. Eine einfache Aufgabenliste in einem Block auf Ihrem Schreibtisch kann genauso effizient sein.


  1. Identifizieren Sie Ihre Produzenten, Prüfer und Genehmiger

Verstehen Sie in jeder Phase Ihres Prozesses, wer Inhalte erstellt, überprüft und genehmigt. Wenn die Erwartungen nicht klar sind, kann es zu Ineffizienzen kommen. Wenn Sie beispielsweise Inhaltsbeispiele an Personen senden, die diese nicht sehen müssen, verschwenden Sie deren und Ihre eigene Zeit.


  1. Schaffen Sie eine Rechenschaftsumgebung

Die Leute folgen nicht immer dem reibungslosesten Überprüfungsprozess, sie sind beschäftigt, lassen sich ablenken oder zögern. Machen Sie bei jedem Produzenten, Prüfer und Genehmiger deutlich, was Sie erwarten und wann Sie es erwarten. Bitten Sie jede Partei, sich zu verpflichten, das Erforderliche rechtzeitig zu liefern.


  1. Kommunizieren

Alle Glieder in der Kette müssen wissen, wo ein Inhalt im Prozess steht. Stakeholder müssen wissen, was für die Zukunft geplant ist. So einfache Dinge wie jemand, der Urlaub macht, müssen allen bekannt sein. Die Produktion von Inhalten hat nie einen echten Endpunkt – die Arbeit geht weiter. Holen Sie in jeder Phase des Prozesses Feedback ein, damit Sie wissen, wo die Dinge funktionieren und wo Verbesserungen vorgenommen werden könnten.


  1. Wissen, wie „abgeschlossen“ aussieht

Damit Inhalte reibungslos vorankommen, sollte das gesamte Team verstehen, wann ein Inhalt fertig ist.


  1. Entscheiden Sie, wo Dateien gespeichert werden sollen

Wenn der Inhalt fertig ist, wo legen Sie die Dateien ab? Wie können andere auf die Dateien zugreifen? Speichern Sie Ihre Inhaltsdateien an einem Ort, der für jeden zugänglich ist, der sie benötigt.


  1. Machen Sie Dateinamen konsistent

Richten Sie Dateinamenskonventionen ein. Wenn Sie Dateien einheitlich benennen, können Sie sie leicht sortieren. Beginnen Sie zum Beispiel jeden Dateinamen mit dem Datum.


  1. Veröffentlichen Sie zur richtigen Zeit

Nur weil der Inhalt fertig ist, heißt das noch lange nicht, dass es an der Zeit ist, ihn zu veröffentlichen. Seien Sie flexibel bei der Auswahl, wann fertige Inhalte veröffentlicht werden, dann können Sie bei der Veröffentlichung und Werbung strategisch vorgehen. Beispielsweise kann ein Inhaltspaket, das über ein paar Tage verteilt wird, eine größere Wirkung haben.


  1. Integrieren Sie Ihre Werbung in Ihre Inhalte

Wer auch immer Ihre Inhalte bewirbt, halten Sie diese Personen auf dem Laufenden, damit sie über Ressourcen und Pläne verfügen, wenn die Inhalte fertig sind.


  1. Entwickeln Sie Best Practices für Werbezwecke

Finden Sie die besten Content-Promotion-Praktiken für Ihr Unternehmen. Finden Sie heraus, welche Hashtags in Ihren Social-Media-Beiträgen am besten funktionieren. Recyceln Sie Ihre besten älteren Blog-Posts. Was auch immer am besten funktioniert, tun Sie es und tun Sie es regelmäßig.

Fazit

Je besser Sie und alle, mit denen Sie zusammenarbeiten, verstehen, wie Ihr Content-Workflow funktionieren sollte, desto produktiver.