Tout ce que vous devez savoir sur les programmes de recommandation d'employés

Publié: 2022-04-18

Qu'est-ce qu'un programme de recommandation d'employés ?

Un programme de recommandation d'employés est une stratégie RH lorsque les entreprises encouragent les employés actuels, souvent à l'aide d'incitations, à recommander des candidats qualifiés pour des emplois dans leurs organisations.

Pourquoi les programmes de recommandation d'employés fonctionnent-ils ?

Au cours des 10 dernières années, 28 à 30 % des nouvelles embauches dans les organisations sont venues de recommandations d'employés. Gerry Crispin, directeur chez CareerXRoads, une société de stratégie de recrutement.

Les programmes de recommandation d'employés présentent divers avantages :

Les nouvelles recrues recommandées par les employés ont tendance à être plus performantes que les nouvelles recrues non recommandées par les employés. Les meilleurs talents attirent les meilleurs talents. L'enquête de LinkedIn a révélé que les employés vedettes ont tendance à référer d'autres employés vedettes.
Les programmes de recommandation d'employés peuvent être plus rentables que d'autres stratégies de recrutement (chasseurs de têtes, publicité payante, etc.). Cela dépend de la valeur de la récompense de recommandation, mais comme elle est gérée par l'organisation, elle peut être fixée en dessous des coûts d'embauche moyens, pour éviter les dépenses excessives.
Les recommandations d'employés sont souvent le moyen le plus rapide de trouver localement des talents externes. Une étude de LinkedIn a révélé qu'il faut en moyenne 29 jours pour embaucher un candidat référé, contre 39 jours pour embaucher un candidat en utilisant d'autres moyens comme les sites d'emploi.
Les candidats à un emploi recommandés par les employés sont généralement bien adaptés à la culture et peuvent nécessiter moins d'intégration lors de leur embauche.
Les programmes de référence des employés peuvent améliorer la satisfaction des employés et conduire à de meilleurs taux de rétention des employés actuels. 46 % des employés référés restent dans leur poste pendant au moins trois ans.
Les nouvelles recrues recommandées par les employés ont des taux de rétention plus élevés que les nouvelles recrues non recommandées par les employés.
On constate que les références produisent environ 25% de bénéfices en plus que les embauches provenant d'autres sources.
Les programmes de recommandation d'employés permettent d'atteindre des candidats passifs difficiles à joindre par d'autres moyens.

Comment concevoir un bon programme de recommandation d'employés ?

1. Définissez les objectifs de votre programme de recommandation d'employés

Sans surprise, pour bien concevoir votre programme de parrainage, vous devez commencer par définir des objectifs. Les objectifs qui pourraient être atteints avec la création d'un programme de recommandation d'employés pourraient inclure :

Améliorer la qualité des employés embauchés.
Augmenter les taux de rétention des nouveaux employés.
Améliorer la satisfaction et le moral des employés.
Améliorer l'adéquation culturelle des nouvelles recrues.
Réduire les coûts de recrutement globaux.
Accélérer le délai de recrutement des candidats externes.
Mieux cibler et sourcer les demandeurs d'emploi passifs.
Élargir la sélection des candidats potentiels.
Accroître la diversité au sein de l'organisation.
Recherche de candidats avec un ensemble de compétences spécifiques, en particulier pour les postes difficiles à pourvoir.

2. Mettre en place l'infrastructure

Pour augmenter les taux de participation, les programmes de référence des employés doivent être conçus pour être simples et conviviaux. Les organisations doivent mettre en œuvre un processus standard pour l'employé qui effectue la recommandation. Les formulaires de référence, qu'ils soient en ligne ou sur papier, doivent demander suffisamment d'informations pour identifier correctement l'employé, le candidat de référence et toute ouverture particulière pour laquelle le candidat est recommandé, ainsi que la relation entre l'employé et le candidat de référence. Les formulaires ne doivent pas être trop longs et poser des questions inutiles à ce moment-là. D'autres questions doivent être posées directement soit à l'employé, soit au candidat référé s'il s'agit du responsable du recrutement.

Le suivi des références doit être automatisé, en particulier dans les grandes entreprises. Le meilleur outil pour cela est ATS (systèmes de suivi des candidats). Ceux-ci pourraient avoir une gestion intégrée du programme de parrainage ou au moins suivre l'état des parrainages et permettre l'envoi d'un événement à une autre application de gestion des parrainages (par exemple à l'aide d'un appel API) si un parrainage répond aux critères pour être récompensé. Ensuite, le système de gestion des références doit attribuer les récompenses aux parrains éligibles.

3. Définissez qui peut participer à votre programme de recommandation d'employés

Vous devez décider qui peut participer au programme et l'expliquer clairement dans vos conditions générales. Les limites populaires incluent :

À l'exclusion des employés et des gestionnaires des RH à qui la nouvelle recrue relèvera de la réception des primes.
Hors vice-présidents et supérieurs.
Hors employés temporaires, d'été, contractuels et anciens.
Élargir le nombre de personnes pouvant participer à un programme de recommandation d'employés pour inclure les anciens, les sous-traitants, les clients, les fournisseurs et les partenaires. (Notez que récompenser les non-employés est une question difficile d'un point de vue financier et logistique).
Récompenser uniquement les employés qui sont encore actifs au moment du paiement (qui est souvent de 3 à 6 mois après l'embauche).

4. Définissez les règles et conditions de votre programme de parrainage d'employés

Pour rédiger les termes et conditions de votre programme de recommandation d'employés, vous devez d'abord réfléchir à quelques questions et en discuter en interne :

Qui peut recommander des candidats dans votre organisation?
Comment peuvent-ils référer les candidats ?
Qui est un candidat valide pour un poste vacant afin de se qualifier pour une récompense du programme de parrainage ? Par exemple, seules les personnes qui n'ont pas été employées auparavant dans votre entreprise, qui n'ont pas été employées au cours des 12 derniers mois dans votre entreprise, qui n'ont jamais postulé pour un poste dans votre entreprise, etc.
Quelles sont les récompenses de votre programme de parrainage ?
Quand les récompenses seront-elles payées ? Après que quelqu'un ait référé un candidat ? Après l'embauche du candidat ? Après la période d'essai du candidat ? Après la première année d'emploi du candidat ? Seront-ils payés à l'une de ces occasions ou à plusieurs reprises (récompenses fractionnées) ?
Tous les postes sont-ils éligibles à la récompense ou seulement certains ? Peut-être uniquement des postes à temps plein, uniquement des postes difficiles à pourvoir, au-dessus de certains postes au niveau de la masse salariale ou à certains endroits.
Comment vos employés peuvent-ils référer des candidats, existe-t-il un système pour cela ou tout autre type de référence ?
Certains postes sont-ils mieux incités que d'autres ?

5. Pensez aux incitations pour votre programme de recommandation d'employés

La valeur de la récompense doit être suffisante pour motiver, mais pas au point de devenir distrayant ou de dépasser votre budget. Les experts recommandent entre deux et quatre pour cent de la rémunération annuelle en espèces de l'emploi. Il existe plusieurs façons de récompenser les références réussies, par exemple :

Espèces - c'est la récompense la plus courante pour les parrainages.
Un jour de congé payé supplémentaire - cela peut s'avérer moins cher qu'un prix en espèces et peut être plus motivant pour l'employé car il n'y a pas d'autre moyen d'obtenir ce prix.
Les employés peuvent échanger des points contre un prix - vous pouvez créer un programme ludique à partir de votre programme de parrainage et attribuer des points pour certains niveaux de parrainage, par exemple 5 points si quelqu'un a référé un candidat, 10 points si le candidat a été invité à un entretien, 15 points s'ils passent au second tour de l'entretien, 50 points s'ils sont embauchés, 100 points s'ils restent plus longtemps que la période d'essai, 200 points s'ils restent 1 an et ainsi de suite. Ensuite, vous pouvez fournir un catalogue de prix contre lesquels les employés peuvent échanger leurs points. C'est un excellent moyen de motiver davantage de références, car cela reconnaît même le fait de recommander quelqu'un, pas seulement les embauches réussies.
Cadeaux – swag, produits ou services gratuits de votre entreprise ou d'entreprises partenaires, chèques-cadeaux, fleurs, chocolats, tout ce qui motive vos employés.
Admissibilité à participer à un concours avec un prix "précieux" - vous pouvez créer un concours dans lequel tous ceux qui ont référé quelqu'un peuvent participer au tirage d'une récompense coûteuse.
Reconnaissance - cela peut être dans un bulletin d'information de l'entreprise ou lors d'une réunion du personnel, en personne, lors d'un dîner 1: 1 avec votre employé. Cela peut être très motivant pour vos employés, de voir que vous appréciez vraiment leur temps et leurs efforts pour faire une recommandation.
Billets pour des spectacles ou des événements - cela dépend de vos employés, des lieux disponibles et de votre entreprise, mais si vous avez une entreprise comme Adidas, récompenser les parrainages avec des sièges au premier rang lors des plus grands matchs peut être une expérience vraiment enrichissante.
Cartes-cadeaux de nourriture et de boissons - des cadeaux simples et petits mais qui peuvent être très utiles pour vos employés. Imaginez un laissez-passer gratuit d'un mois à la cafétéria de l'entreprise ou une carte-cadeau de 200 $ pour Starbucks. C'est un prix que la plupart des employés utiliseraient vraiment.
Voyages ou vacances - Google a découvert qu'offrir à ses employés des voyages à Hawaï valait mieux que de leur offrir des primes en espèces de 1 million de dollars. Les gens ne sont généralement pas disposés à dépenser eux-mêmes beaucoup pour des vacances coûteuses et ne le feraient pas, même s'ils disposaient de suffisamment d'argent pour se le permettre, car ils pensent rationnellement à dépenser leur argent. S'ils obtiennent des vacances payées comme prix, ils les utiliseront et en profiteront plus que de recevoir de l'argent qu'ils dépenseraient pour des choses plus banales.
Dons en espèces à des œuvres caritatives au choix de l'employé - cela peut être motivant, en particulier sur les lieux de travail où la responsabilité sociale ou l'environnement sont au centre des préoccupations. Exemple : DigitalOcean donne le prix de parrainage à une association caritative.
Un traitement d'une journée ou d'un week-end dans un spa de luxe - c'est une autre variante de l'idée de vacances. Il peut être plus facile de racheter pour les employés qui ne prévoient pas de grandes vacances ou en dehors des saisons de vacances. C'est aussi moins cher que de financer un voyage à Hawaï.
Une excursion d'une journée payée dans un parc à thème amusant pour l'employé et sa famille - c'est une autre petite idée de vacances pour les employés avec enfants.
Éducation - parrainer une éducation/amélioration des compétences à court terme ou une formation que l'employé référant souhaite depuis un certain temps.
Gadgets - cela peut être motivant dans les entreprises technologiques où les employés ont tendance à s'intéresser aux derniers gadgets.
Assurance- maladie ou assurance-vie complémentaire – offrez une police d'assurance à paiement forfaitaire pour protéger la famille de l'employé/de l'employé.

La reconnaissance n'a pas à attendre qu'une référence soit embauchée. Vous pourriez donner une petite récompense à un employé qui a soumis une bonne piste. Si vous faites en sorte que les employés se sentent appréciés, ils vous recommanderont à nouveau. Souvent, ce n'est pas de leur faute si le candidat n'a pas été embauché, peut-être qu'il a fourni une bonne piste mais que le poste a été pourvu par une personne interne ou que le poste a été fermé en raison d'une réduction de budget. Récompenser même le fait de recommander, que le candidat soit embauché ou non, motive les employés à recommander davantage de personnes plutôt que de récompenser uniquement les embauches réussies.

Vous pouvez le faire en donnant de plus petites récompenses pour chaque référence ou en affichant un nombre de références à chaque réunion de toutes les mains pour reconnaître ceux qui en font. Vous pouvez également offrir des remises spéciales sur des cadeaux ou des produits à ceux qui recommandent des candidats.

6. Ajoutez la gamification à votre programme de parrainage

Pour rendre la participation au programme plus amusante pour vos employés, vous pouvez y ajouter un élément de gamification.

Le marché des freelances Fiverr souhaitait augmenter les recommandations d'employés en suivant le partage d'emploi sur les réseaux sociaux et en ajoutant de la gamification en offrant des points pour le partage d'emplois et le parrainage d'amis. Ils ont mis en place un élément de concours pour recommander des candidats puisque leur programme de recommandation d'employés a donné des points et un crédit aux employés pour toutes les actions qu'ils ont prises et les a informés des changements de statut de leurs recommandations. Sur la base des points que les employés ont obtenus dans le classement des références et les meilleurs employés référents ont reçu des cadeaux sur une base trimestrielle et annuelle.

7. Tenir les employés informés de l'état de leurs références

Les employés qui recommandent des candidats s'attendent à recevoir des mises à jour sur le processus. Ils s'intéressent à l'état d'avancement du recrutement de leur ami. Ne pas avoir de nouvelles des recruteurs peut rendre les employés réticents à se référer à nouveau. Les informer à chaque étape du processus les fera se sentir engagés et importants.

Vous devez informer les employés de ce qui se passe à chaque étape du processus. Quelqu'un a-t-il consulté le CV du candidat référé ? Un entretien est-il prévu ? Souhaitez-vous prolonger une offre ? Soyez le plus transparent possible et rendez les informations faciles d'accès pour les employés.

8. Annoncez votre programme de recommandation d'employés

Votre programme de recommandation d'employés sera inutile si vos employés ne connaissent pas votre programme ou ne savent pas comment y contribuer. Vous devez garder les règles du programme accessibles et claires, par exemple sur un portail des employés RH ou dans leur cockpit. Envoyez régulièrement des notifications et des rappels sur le programme, par exemple si les règles du programme changent, s'il y a de nouveaux postes ouverts, si certains ont été fermés avec succès (en remerciant les parrains qui ont rendu cela possible). Envoyez également une publicité régulière de votre programme à tous les nouveaux employés qui ne le connaissent peut-être pas. Cela aide à garder le programme à l'esprit et génère des efforts soutenus de la part des employés.

Vous devez élaborer un plan de communication comprenant des communications continues et ponctuelles diffusées sur tous les canaux pour vous assurer que tous les membres de l'organisation sont bien informés sur le programme. Dans toutes les communications, rappelez toujours aux employés comment ils peuvent soumettre des références. Parfois, les employés peuvent connaître quelqu'un mais être dépassés par le processus de recommandation ou par la quantité d'efforts qu'ils doivent y consacrer.

Vous pouvez étendre la portée de votre programme de parrainage si vous le combinez avec les médias sociaux. Si vous laissez seulement vos employés soumettre des CV complets avec des e-mails, ils recommanderont moins de personnes que si vous ajoutez simplement un bouton "parrainer quelqu'un sur LinkedIn" et laissez-les choisir des personnes de leur réseau, sans les obliger à joindre des CV ou à en fournir d'autres. détails du contact. Une bonne option consiste également à utiliser LinkedIn Referrals, l'option intégrée de LinkedIn pour les références d'employés.

Comment mesurer le succès de votre programme de recommandation d'employés ?

Vous devez mesurer régulièrement les performances de votre programme de recommandation d'employés et le modifier au besoin (ou l'interrompre s'il ne fonctionne pas). Certaines mesures que vous voudrez peut-être suivre pour votre programme de recommandation d'employés incluent :

Nombre total de renvois.
Nombre de références par rôle, département ou emplacement.
Nombre d'employés embauchés dans le cadre du programme de recommandation d'employés par rapport à d'autres méthodes de recrutement.
Nombre de candidats qualifiés référés par rapport aux autres méthodes de recrutement.
Le nombre d'employés embauchés par rapport au nombre de références dans le programme de référence des employés par rapport au même taux de conversion du CV examiné à l'embauche dans d'autres méthodes de recrutement.
Taux de participation de la main-d'œuvre au programme (combien d'employés ont participé au programme de recommandation).
Taux de rétention des nouvelles recrues référées par rapport aux nouvelles recrues provenant d'autres méthodes de recrutement.
Temps d'intégration des nouveaux employés référés par rapport aux nouveaux employés recrutés par d'autres méthodes.
Performance des nouvelles recrues référées par rapport aux nouvelles recrues trouvées par d'autres méthodes.
Satisfaction des employés à l'égard du programme grâce à des sondages auprès des employés.
Coût d'embauche d'une personne via un programme de parrainage par rapport à d'autres méthodes.

Meilleures pratiques pour gérer votre programme de recommandation d'employés

1. Acceptez toujours les recommandations

Même s'il n'y a pas de poste vacant actuellement. Vous devez rassembler une base de personnes que vous pouvez contacter s'il existe une ouverture appropriée. Cette pratique est particulièrement importante pour les postes difficiles à pourvoir.

2. Accélérer les candidats référés tout au long du processus d'embauche

Mais évaluez-les sur les mêmes critères que les candidats non référés. Si leurs connaissances, leurs compétences, leurs capacités et leurs antécédents professionnels répondent aux critères de l'emploi, les employeurs doivent les programmer pour la prochaine étape du processus d'embauche.

3. Commencez à encourager les employés à parrainer leurs amis lors de la phase d'intégration

PURE, une compagnie d'assurance immobilière américaine, est un bon exemple de cette règle. Entre 40 % et 60 % de ses employés ont été recrutés grâce à des références. Ils ont atteint ces taux grâce à l'implication de leurs employés dans le programme de parrainage dès l'étape d'intégration. Dès qu'un nouvel employé a passé les premières semaines dans l'entreprise, on lui demande s'il connaît quelqu'un d'autre qui pourrait convenir à l'entreprise.

4. Améliorez l'expérience utilisateur dans votre processus de candidature

Votre processus de parrainage ne doit pas être long, compliqué ou nécessiter beaucoup de clics. Sinon, vous risquez de chasser les référents. Parrainer un candidat devrait être aussi simple que de sélectionner des personnes dans votre liste de contacts LinkedIn ou votre liste de diffusion. La candidature au poste doit être fluide et simple pour les candidats référés.

5. Expliquez clairement qui vous recherchez

Vos employés ne savent pas instantanément ce que vous recherchez chez les candidats. Ils peuvent avoir une idée de l'adéquation culturelle, mais les exigences spécifiques du poste peuvent être moins claires. Écrivez des exigences professionnelles claires, y compris des traits et des compétences professionnels et personnels. Mettez également en évidence ce que vous ne cherchez pas.

6. Organisez des happy hours de recrutement

Si la culture de votre entreprise est plutôt informelle, vous pouvez essayer une tactique qui fonctionne pour Salesforce. Organisez des happy hours de recrutement où vos employés peuvent amener leurs amis et connaissances pour découvrir votre entreprise et ouvrir des postes et parler à d'autres employés de l'entreprise autour d'un verre et d'une collation informels. Cela aidera vos recruteurs à présélectionner les candidats, éventuellement à planifier des entretiens plus formels et pour les invités, à se familiariser avec la culture de l'entreprise, à poser des questions et à voir s'ils souhaitent postuler. Considérez cela comme une grande entrevue informelle avec plusieurs participants. Cela aidera à dissuader les candidats qui ne conviendraient pas de toute façon et à encourager ceux qui pourraient convenir. Cela augmentera également la satisfaction de vos employés car ils apprécieront également l'événement et l'expérience.

7. Localisez votre programme de parrainage d'employés

Proposez une incitation spécifique au pays et à la culture pour récompenser les employés. InMobi a varié les récompenses de son programme de parrainage d'employés selon les pays. En Inde, ils ont offert une moto Royal Enfield (la Harley Davidson de l'Inde) et aux États-Unis une Vespa. Grâce à la localisation de la sélection de récompenses, le taux de parrainage d'InMobi est passé de 20 % à 50 % pour une entreprise de 900 personnes.

8. Maintenez la diversité de vos équipes

Malheureusement, si vous avez un problème avec la diversité des équipes (par exemple, la majorité de votre entreprise est composée d'hommes blancs), la mise en place d'un programme de parrainage peut approfondir la tendance (car vos employés amèneront des personnes similaires). Intel, pour rester au top de ses embauches diversifiées, double sa prime de recommandation lorsque les employés recommandent avec succès des femmes et des minorités. Il s'agit en effet d'une discrimination positive, mais c'est aussi une façon de manger un cookie et d'avoir un cookie – mettez en place un programme de référence des employés, mais concentrez-vous sur la diversité.

Exemples de programmes de recommandation d'employés avec des avantages non monétaires

distillerie

Le programme de recommandation de la distillerie montre à quel point il est important de demander d'abord à vos employés ce qui les motive le plus, car l'argent n'est pas toujours la meilleure incitation. La distillerie a remplacé les incitations en espèces par des gadgets technologiques. Ils ont offert des appareils comme récompense de parrainage, tels que le dernier iPhone ou la montre Apple. Ces récompenses difficiles à obtenir se sont avérées beaucoup plus populaires que l'argent.

Hewlett Packard Entreprise

Est un bon exemple de programme de recommandation d'employés qui récompense les employés référents grâce à une reconnaissance publique sur tous les canaux sociaux. Les référents qui réussissent sont appelés « champions » et sont projetés comme des modèles et des exemples positifs pour les autres employés.

Google

Ils ont remplacé leurs récompenses en espèces par des voyages à Hawaï en tant que bonus de parrainage. Les Googleurs du projet pilote ont déclaré que le programme était 28 % plus amusant, 28 % plus mémorable et 15 % plus réfléchi que le système précédent basé sur l'argent.

DigitalOcean

Ils ont restructuré leur programme de recommandation d'employés pour récompenser les employés avec une prime de recommandation de 3 500 $ et un don caritatif supplémentaire de 1 500 $ au nom du membre du personnel. Si l'employé choisissait de faire un don supplémentaire, DigitalOcean égalait son don supplémentaire. Les renvois réussis ont considérablement augmenté. En 2017, 40 % des nouvelles recrues de DigitalOcean étaient des recommandations.

Comme pour toute campagne de marketing, les programmes de recommandation d'employés sont principalement des essais et des erreurs. Pour éliminer les stratégies de recommandation qui ne résonnent pas assez bien avec vos employés, vous devez faire des tests et des ajustements. Mais ne vous inquiétez pas, une fois que vous aurez trouvé la formule d'un programme de parrainage réussi, vous économiserez du temps et de l'argent sur des chasseurs de têtes coûteux et pourrez embaucher des candidats de valeur qui sont plus susceptibles de rester avec vous plus longtemps. Et c'est le scénario gagnant-gagnant.

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