Semua yang Perlu Anda Ketahui tentang Program Referensi Karyawan

Diterbitkan: 2022-04-18

Apa itu program rujukan karyawan?

Program rujukan karyawan adalah strategi SDM ketika perusahaan mendorong karyawan saat ini, sering kali menggunakan insentif, untuk merujuk kandidat yang memenuhi syarat untuk pekerjaan di organisasi mereka.

Mengapa program rujukan karyawan bekerja?

Dalam 10 tahun terakhir, 28-30% karyawan baru di organisasi berasal dari referensi karyawan. Gerry Crispin, seorang kepala di CareerXRoads, sebuah perusahaan strategi staf.

Ada berbagai manfaat dari program referral karyawan:

Karyawan baru yang dirujuk oleh karyawan cenderung berkinerja lebih baik daripada karyawan baru yang tidak dirujuk oleh karyawan. Talenta top menarik talenta top. Survei LinkedIn mengungkapkan bahwa karyawan bintang cenderung merujuk karyawan bintang lainnya.
Program rujukan karyawan bisa lebih hemat biaya daripada strategi perekrutan lainnya (headhunter, iklan berbayar, dll.). Itu tergantung pada nilai hadiah rujukan tetapi karena dikelola oleh organisasi, itu dapat diatur di bawah biaya perekrutan rata-rata, untuk mencegah pengeluaran berlebihan.
Referensi karyawan sering kali merupakan cara tercepat untuk menemukan bakat eksternal secara lokal. Sebuah studi LinkedIn menemukan bahwa dibutuhkan rata-rata 29 hari untuk merekrut kandidat yang dirujuk dibandingkan dengan 39 hari untuk merekrut kandidat menggunakan cara lain seperti papan pekerjaan.
Kandidat pekerjaan yang dirujuk oleh karyawan biasanya cocok dengan budaya yang baik dan mungkin membutuhkan lebih sedikit orientasi saat dipekerjakan.
Program rujukan karyawan dapat meningkatkan kepuasan karyawan dan menghasilkan tingkat retensi yang lebih baik dari karyawan saat ini. 46% dari karyawan yang dirujuk tetap di posisi mereka setidaknya selama tiga tahun.
Karyawan baru yang dirujuk oleh karyawan memiliki tingkat retensi yang lebih tinggi daripada karyawan baru yang tidak dirujuk oleh karyawan.
Referensi ditemukan menghasilkan keuntungan sekitar 25% lebih banyak daripada perekrutan dari sumber lain.
Program referral karyawan memungkinkan untuk menjangkau kandidat pasif yang sulit dijangkau melalui cara lain.

Bagaimana merancang program rujukan karyawan yang baik?

1. Tentukan tujuan program rujukan karyawan Anda

Tidak mengherankan, untuk merancang program rujukan Anda dengan baik, Anda harus mulai dengan menetapkan tujuan. Sasaran yang mungkin dicapai dengan pembuatan program rujukan karyawan dapat mencakup:

Meningkatkan kualitas pegawai yang direkrut.
Meningkatkan tingkat retensi karyawan baru.
Meningkatkan kepuasan dan semangat kerja karyawan.
Meningkatkan kecocokan budaya karyawan baru.
Menurunkan biaya perekrutan secara keseluruhan.
Mempercepat waktu perekrutan untuk kandidat eksternal.
Penargetan yang lebih baik dan mencari pencari kerja pasif.
Memperluas seleksi pelamar potensial.
Meningkatkan keragaman dalam organisasi.
Mencari kandidat dengan keahlian khusus, terutama untuk posisi yang sulit diisi.

2. Siapkan infrastruktur

Untuk meningkatkan tingkat partisipasi, program rujukan karyawan harus dirancang sederhana dan ramah pengguna. Organisasi harus menerapkan proses standar untuk karyawan yang membuat rujukan. Formulir rujukan, baik online atau kertas, harus meminta informasi yang cukup untuk mengidentifikasi karyawan dengan benar, kandidat rujukan dan pembukaan tertentu yang direkomendasikan untuk kandidat serta hubungan antara karyawan dan kandidat rujukan. Formulir tidak boleh terlalu panjang dan mengajukan pertanyaan yang tidak perlu pada saat itu. Pertanyaan lebih lanjut harus ditanyakan langsung baik kepada karyawan atau calon yang dirujuk jika manajer perekrutan.

Pelacakan rujukan harus otomatis, terutama di perusahaan skala besar. Alat terbaik untuk itu adalah ATS (sistem pelacakan pemohon). Mereka dapat memiliki manajemen program rujukan bawaan atau setidaknya melacak status rujukan dan memungkinkan pengiriman acara ke aplikasi manajemen rujukan lain (misalnya menggunakan panggilan API) jika rujukan memenuhi kriteria untuk mendapatkan hadiah. Kemudian, sistem manajemen rujukan harus memberikan penghargaan kepada perujuk yang memenuhi syarat.

3. Tentukan siapa yang dapat berpartisipasi dalam program rujukan karyawan Anda

Anda harus memutuskan siapa yang dapat berpartisipasi dalam program dan menjelaskannya dengan jelas dalam syarat dan ketentuan Anda. Batas populer meliputi:

Tidak termasuk karyawan dan manajer SDM kepada siapa karyawan baru akan melapor dari menerima bonus.
Tidak termasuk wakil presiden ke atas.
Tidak termasuk sementara, musim panas, kontrak, dan mantan karyawan.
Memperluas siapa saja yang dapat berpartisipasi dalam program referral karyawan yang mencakup alumni, kontraktor, pelanggan, vendor, dan mitra. (Perhatikan bahwa memberi penghargaan kepada non-karyawan adalah pertanyaan yang sulit dari perspektif keuangan dan logistik).
Menghargai hanya karyawan yang masih menjadi karyawan aktif pada saat pembayaran (biasanya 3-6 bulan setelah perekrutan).

4. Tentukan aturan dan ketentuan program rujukan karyawan Anda

Untuk menuliskan syarat dan ketentuan program rujukan karyawan Anda, Anda harus memikirkan dan mendiskusikan secara internal beberapa pertanyaan terlebih dahulu:

Siapa yang dapat merujuk kandidat di organisasi Anda?
Bagaimana mereka bisa merujuk kandidat?
Siapa kandidat yang valid untuk lowongan yang memenuhi syarat untuk hadiah program rujukan? Misalnya, hanya orang-orang yang sebelumnya tidak bekerja di perusahaan Anda, yang tidak bekerja dalam 12 bulan terakhir di perusahaan Anda, yang belum pernah melamar posisi di perusahaan Anda, dll.
Apa imbalan dalam program rujukan Anda?
Kapan hadiah akan dibayarkan? Setelah seseorang merujuk kandidat? Setelah kandidat diterima? Setelah masa percobaan kandidat? Setelah tahun pertama masa kerja kandidat? Apakah mereka akan dibayarkan pada salah satu kesempatan ini atau lebih banyak (hadiah terpisah)?
Apakah semua posisi memenuhi syarat untuk mendapatkan hadiah atau hanya posisi tertentu? Mungkin hanya posisi penuh waktu, hanya posisi yang sulit diisi, di atas posisi level penggajian tertentu, atau lokasi tertentu.
Bagaimana karyawan Anda dapat merujuk kandidat, apakah ada sistem untuk ini atau jenis penghitungan referensi lainnya?
Apakah beberapa posisi diberi insentif lebih baik daripada yang lain?

5. Pikirkan insentif untuk program rujukan karyawan Anda

Nilai hadiah harus cukup untuk memotivasi, tetapi tidak terlalu banyak sehingga mengganggu atau menghabiskan anggaran Anda. Para ahli merekomendasikan antara dua sampai empat persen dari gaji tahunan pekerjaan itu. Ada beberapa cara untuk menghargai referensi yang berhasil, misalnya:

Uang tunai – ini adalah hadiah paling umum untuk referensi.
Hari liburan dengan bayaran ekstra – ini mungkin lebih murah daripada hadiah uang tunai dan bisa lebih memotivasi karyawan karena tidak ada cara lain untuk mendapatkan hadiah ini.
Poin karyawan dapat ditukar dengan hadiah – Anda dapat membuat program gamified dari program rujukan Anda dan menetapkan poin untuk tingkat rujukan tertentu, misalnya 5 poin jika seseorang merujuk kandidat, 10 poin jika kandidat diundang untuk wawancara, 15 poin jika mereka lolos ke putaran kedua wawancara, 50 poin jika mereka dipekerjakan, 100 poin jika mereka tinggal lebih lama dari masa percobaan, 200 poin jika mereka tinggal 1 tahun dan seterusnya. Kemudian Anda dapat memberikan katalog hadiah yang dapat ditukarkan oleh karyawan dengan poin mereka. Ini adalah cara yang bagus untuk memotivasi lebih banyak rujukan karena mengakui bahkan tindakan merujuk seseorang, tidak hanya karyawan yang berhasil.
Hadiah – barang curian, produk atau layanan gratis dari perusahaan atau perusahaan mitra Anda, sertifikat hadiah, bunga, cokelat, apa pun yang memotivasi karyawan Anda.
Kelayakan untuk berpartisipasi dalam kontes dengan hadiah "berharga" – Anda dapat membuat kontes di mana setiap orang yang merujuk seseorang dapat berpartisipasi dalam menggambar hadiah mahal.
Pengakuan – bisa dalam buletin perusahaan atau dalam rapat staf, secara langsung, saat makan malam 1:1 dengan karyawan Anda. Ini bisa sangat memotivasi karyawan Anda, untuk melihat bahwa Anda sangat menghargai waktu dan upaya mereka untuk membuat rujukan.
Tiket ke pertunjukan atau acara – ini tergantung pada karyawan Anda, tempat yang tersedia, dan bisnis Anda, tetapi jika Anda memiliki bisnis seperti Adidas, memberi penghargaan kepada referensi dengan kursi baris pertama di pertandingan terbaik bisa menjadi pengalaman yang sangat berharga.
Kartu hadiah makanan dan minuman – hadiah kecil dan sederhana tetapi bisa sangat berguna bagi karyawan Anda. Bayangkan tiket masuk gratis sebulan penuh di kafetaria perusahaan atau kartu hadiah $200 untuk Starbucks. Ini adalah hadiah yang akan benar-benar digunakan sebagian besar karyawan.
Perjalanan atau liburan – Google menemukan bahwa memberi karyawannya perjalanan ke Hawaii lebih baik daripada menawarkan bonus tunai rujukan karyawan senilai $1 juta. Orang biasanya tidak mau menghabiskan banyak uang untuk liburan mahal dan tidak mau, bahkan jika mereka diberi cukup uang untuk membelinya, karena mereka secara rasional berpikir untuk membelanjakan uang mereka. Jika mereka mendapatkan liburan berbayar sebagai hadiah, mereka akan menggunakannya dan menikmatinya lebih dari menerima uang tunai yang akan mereka belanjakan untuk hal-hal yang lebih duniawi.
Sumbangan tunai untuk amal pilihan karyawan – ini dapat memotivasi terutama di tempat kerja di mana tanggung jawab sosial atau lingkungan menjadi fokus. Contoh: DigitalOcean memberikan hadiah rujukan untuk amal.
Perawatan sehari penuh atau akhir pekan di spa kesehatan mewah – itu adalah variasi lain dari ide liburan. Dapat lebih mudah untuk menebus bagi karyawan yang tidak merencanakan liburan besar atau di musim non-liburan. Itu juga lebih murah daripada mendanai perjalanan ke Hawaii.
Perjalanan sehari berbayar ke taman hiburan yang menyenangkan bagi karyawan dan keluarga mereka – ini adalah ide liburan kecil lainnya untuk karyawan dengan anak-anak.
Pendidikan – mensponsori peningkatan pendidikan/keterampilan jangka pendek atau pelatihan yang telah diminati oleh karyawan yang merujuk selama beberapa waktu.
Gadget – ini bisa menjadi motivasi di perusahaan teknologi dimana karyawannya cenderung tertarik dengan gadget terbaru.
Asuransi kesehatan atau jiwa tambahan – menawarkan polis asuransi yang dibayar sekaligus untuk menjamin keluarga karyawan/karyawan.

Pengakuan tidak harus menunggu sampai rujukan dipekerjakan. Anda bisa memberikan hadiah kecil kepada karyawan yang memberikan petunjuk yang baik. Jika Anda membuat karyawan merasa dihargai, mereka akan merujuk lagi. Seringkali bukan salah mereka calon tidak dipekerjakan, mungkin mereka telah memberikan petunjuk yang baik tetapi posisi itu diisi oleh seseorang internal atau posisi itu ditutup karena pemotongan anggaran. Menghargai bahkan tindakan merujuk, terlepas dari apakah kandidat dipekerjakan atau tidak, memotivasi karyawan untuk merujuk lebih banyak orang lebih baik daripada hanya memberi penghargaan kepada karyawan yang berhasil.

Anda dapat melakukannya dengan memberikan hadiah yang lebih kecil untuk setiap referensi atau dengan menampilkan jumlah referensi di setiap pertemuan untuk mengenali mereka yang menghasilkan. Anda juga dapat memberikan beberapa barang curian atau diskon produk khusus kepada mereka, yang mereferensikan kandidat.

6. Tambahkan gamifikasi ke program rujukan Anda

Untuk membuat partisipasi dalam program lebih menyenangkan bagi karyawan Anda, Anda dapat menambahkan elemen gamifikasi ke dalamnya.

Pasar lepas Fiverr ingin meningkatkan referensi karyawan dengan melacak berbagi pekerjaan sosial dan menambahkan gamification dengan menawarkan poin untuk berbagi pekerjaan dan merujuk teman. Mereka telah menerapkan elemen kompetisi untuk merujuk kandidat sejak program rujukan karyawan mereka memberikan poin dan kredit kepada karyawan untuk semua tindakan yang mereka ambil dan itu memberi tahu mereka tentang perubahan status rujukan mereka. Berdasarkan poin yang diperoleh karyawan di papan peringkat rujukan dan karyawan perujuk teratas menerima hadiah setiap tiga bulan dan setiap tahun.

7. Tetap beri tahu karyawan tentang status rujukan mereka

Karyawan yang merujuk kandidat berharap untuk menerima pembaruan tentang proses tersebut. Mereka tertarik dengan status perekrutan teman mereka. Tidak mendapat tanggapan dari perekrut dapat membuat karyawan enggan untuk merujuk lagi. Memberi tahu mereka setiap langkah akan membuat mereka merasa terlibat dan penting.

Anda harus memberi tahu karyawan apa yang terjadi di setiap tahap proses. Apakah ada yang melihat CV kandidat yang dirujuk? Apakah ada jadwal wawancara? Apakah Anda akan memperpanjang penawaran? Bersikaplah setransparan mungkin dan buat informasi mudah diakses oleh karyawan.

8. Iklankan program rujukan karyawan Anda

Program referral karyawan Anda akan sia-sia jika karyawan Anda tidak tahu tentang program Anda atau tidak tahu bagaimana berkontribusi di dalamnya. Anda harus menjaga agar aturan program dapat diakses dan jelas, misalnya di portal karyawan SDM atau di kokpit mereka. Kirimkan notifikasi dan reminder tentang program secara berkala, misalnya jika aturan program berubah, jika ada open posisi baru, jika ada yang berhasil ditutup (terima kasih kepada referer yang memungkinkan). Juga, kirimkan iklan reguler program Anda kepada semua karyawan baru yang mungkin tidak mengetahuinya. Ini membantu menjaga program tetap diingat dan menghasilkan upaya berkelanjutan dari karyawan.

Anda harus mengembangkan rencana komunikasi termasuk komunikasi berkelanjutan dan komunikasi satu kali yang disampaikan secara omnichannel untuk memastikan semua orang di organisasi mendapat informasi yang baik tentang program tersebut. Selalu, dalam semua komunikasi, ingatkan karyawan tentang bagaimana mereka dapat mengirimkan rujukan. Terkadang karyawan mungkin mengenal seseorang tetapi kewalahan oleh proses rujukan atau jumlah usaha yang mereka butuhkan untuk melakukannya.

Anda dapat memperluas jangkauan program rujukan Anda jika Anda menggabungkannya dengan media sosial. Jika Anda hanya mengizinkan karyawan Anda mengirimkan CV lengkap dengan email, mereka akan merekomendasikan lebih sedikit orang daripada jika Anda hanya menambahkan tombol "rujuk seseorang di LinkedIn" dan biarkan mereka memilih orang dari jaringan mereka, tanpa mengharuskan mereka melampirkan CV atau memberikan yang lain rincian kontak. Salah satu opsi yang baik adalah juga menggunakan Referensi LinkedIn, opsi bawaan LinkedIn untuk referensi karyawan.

Bagaimana mengukur keberhasilan program referral karyawan Anda?

Anda harus secara teratur mengukur kinerja program rujukan karyawan Anda dan mengubahnya sesuai kebutuhan (atau menghentikannya, jika tidak berhasil). Beberapa metrik yang mungkin ingin Anda lacak untuk program rujukan karyawan Anda meliputi:

Jumlah total rujukan.
Jumlah rujukan per peran atau departemen atau lokasi.
Jumlah karyawan yang direkrut dari program rujukan karyawan versus metode perekrutan lainnya.
Jumlah kandidat yang memenuhi syarat yang dirujuk versus metode perekrutan lainnya.
Jumlah karyawan yang direkrut versus jumlah rujukan dalam program rujukan karyawan vs tingkat konversi yang sama dari CV yang ditinjau ke perekrutan dalam metode perekrutan lainnya.
Tingkat partisipasi tenaga kerja dalam program (berapa banyak karyawan yang berpartisipasi dalam program rujukan).
Tingkat retensi karyawan baru yang dirujuk versus karyawan baru yang bersumber melalui metode perekrutan lainnya.
Waktu orientasi dari karyawan baru yang dirujuk versus karyawan baru yang bersumber melalui metode lain.
Kinerja karyawan baru yang dirujuk versus karyawan baru yang ditemukan melalui metode lain.
Kepuasan karyawan terhadap program melalui survei karyawan.
Biaya mempekerjakan satu orang melalui program rujukan vs melalui metode lain.

Praktik terbaik untuk mengelola program rujukan karyawan Anda

1. Selalu terima referensi

Bahkan jika tidak ada lowongan saat ini. Anda harus mengumpulkan basis orang yang dapat Anda jangkau jika ada celah yang cocok. Praktik ini sangat penting untuk posisi yang sulit diisi.

2. Jalur cepat kandidat yang dirujuk melalui proses perekrutan

Tetapi evaluasi mereka dengan kriteria yang sama dengan kandidat yang tidak dirujuk. Jika pengetahuan, keterampilan, kemampuan, dan riwayat pekerjaan mereka memenuhi kriteria pekerjaan, pemberi kerja harus menjadwalkan mereka untuk langkah selanjutnya dalam proses perekrutan.

3. Mulailah mendorong karyawan untuk mereferensikan teman-teman mereka dalam fase orientasi

PURE, sebuah perusahaan asuransi properti Amerika, adalah contoh yang baik dari aturan itu. Antara 40% dan 60% karyawannya bersumber dari referensi. Mereka mencapai tingkat ini berkat melibatkan karyawan mereka dalam program rujukan langsung pada langkah orientasi. Segera setelah karyawan baru berhasil melewati minggu-minggu pertama di perusahaan, mereka ditanya apakah mereka mengenal orang lain yang cocok untuk perusahaan tersebut.

4. Tingkatkan pengalaman pengguna dalam proses lamaran pekerjaan Anda

Proses rujukan Anda tidak boleh panjang, rumit, atau membutuhkan banyak klik. Jika tidak, Anda berisiko mengusir perujuk. Merujuk kandidat harus semudah memilih orang dari daftar kontak atau daftar email LinkedIn Anda. Melamar posisi harus lancar dan sederhana untuk kandidat yang dirujuk.

5. Jelaskan dengan jelas siapa yang Anda cari

Karyawan Anda tidak langsung tahu apa yang Anda cari dari kandidat. Mereka mungkin memiliki gagasan tentang kecocokan budaya tetapi persyaratan pekerjaan tertentu mungkin kurang jelas. Tulis persyaratan pekerjaan yang jelas termasuk profesional serta sifat dan keterampilan pribadi. Sorot juga apa yang tidak Anda cari.

6. Atur perekrutan happy hour

Jika budaya perusahaan Anda lebih pada sisi informal, Anda dapat mencoba taktik yang cocok untuk Salesforce. Lemparkan jam-jam bahagia perekrutan di mana karyawan Anda dapat membawa teman dan kenalan mereka untuk mengenal perusahaan Anda dan membuka posisi dan berbicara dengan karyawan perusahaan lain sambil menikmati minuman dan makanan ringan informal. Ini akan membantu perekrut Anda menyaring kandidat, mungkin menjadwalkan beberapa wawancara yang lebih formal dan untuk para undangan, untuk memahami budaya perusahaan, mengajukan pertanyaan dan melihat apakah mereka ingin melamar. Anggap saja wawancara besar dan informal dengan banyak peserta. Ini akan membantu untuk menghalangi kandidat yang tidak cocok dan mendorong mereka, yang bisa cocok. Ini juga akan meningkatkan kepuasan karyawan Anda karena mereka juga akan menikmati acara dan pengalaman.

7. Lokalkan program rujukan karyawan Anda

Munculkan insentif khusus negara dan budaya untuk memberi penghargaan kepada karyawan. InMobi memvariasikan penghargaan program rujukan karyawan mereka berdasarkan negara. Di India, mereka menawarkan sepeda Royal Enfield (Harley Davidson dari India) dan di AS sebuah Vespa. Berkat lokalisasi pemilihan hadiah, tingkat rujukan InMobi melonjak dari 20% menjadi 50% untuk perusahaan dengan 900 orang.

8. Buat tim Anda beragam

Sayangnya, jika Anda memiliki masalah dengan keragaman tim (misalnya, mayoritas perusahaan Anda terdiri dari laki-laki kulit putih), menerapkan program rujukan dapat memperdalam tren (karena karyawan Anda akan membawa serta orang-orang serupa). Intel, untuk tetap menjadi yang teratas dalam perekrutan keragamannya, menggandakan bonus rujukannya ketika karyawan berhasil merujuk wanita dan minoritas. Ini memang diskriminasi positif tetapi juga merupakan cara untuk makan kue dan memiliki kue – memiliki program rujukan karyawan tetapi fokus pada keragaman.

Contoh program rujukan karyawan dengan manfaat non-tunai

Tempat penyulingan

Program rujukan penyulingan menunjukkan betapa pentingnya menanyakan terlebih dahulu kepada karyawan Anda apa yang paling memotivasi mereka, karena uang tunai tidak selalu merupakan insentif terbaik. Distillary mengganti insentif uang tunai dengan gadget teknologi. Mereka menawarkan perangkat sebagai hadiah rujukan seperti iPhone atau jam tangan Apple terbaru. Hadiah yang sulit didapat ini terbukti jauh lebih populer daripada uang tunai.

Hewlett Packard Enterprise

Merupakan contoh program rujukan karyawan yang baik yang memberikan penghargaan kepada karyawan yang merujuk melalui pengakuan publik di semua saluran sosial. Perujuk yang berhasil disebut "juara" dan diproyeksikan sebagai panutan dan contoh positif bagi karyawan lain.

Google

Mereka mengalihkan hadiah mereka dari uang tunai ke perjalanan ke Hawaii sebagai bonus rujukan. Karyawan Google dalam uji coba tersebut mengatakan bahwa program ini 28% lebih menyenangkan, 28% lebih berkesan, dan 15% lebih bijaksana daripada sistem berbasis uang tunai sebelumnya.

DigitalOcean

Mereka merestrukturisasi program rujukan karyawan mereka untuk memberi penghargaan kepada karyawan dengan bonus rujukan $3.500 dan sumbangan amal tambahan $1.500 atas nama anggota staf. Jika karyawan tersebut memilih untuk menyumbang lebih banyak, DigitalOcean akan menyamai donasi ekstra mereka. Referensi yang berhasil meningkat secara substansial. Pada tahun 2017, 40% dari karyawan baru DigitalOcean telah menjadi rujukan.

Seperti halnya kampanye pemasaran lainnya, program rujukan karyawan sebagian besar bersifat coba-coba. Untuk menyingkirkan strategi rujukan yang tidak beresonansi cukup baik dengan karyawan Anda, Anda perlu melakukan beberapa pengujian dan penyesuaian. Tapi jangan khawatir, begitu Anda menemukan formula untuk program rujukan yang sukses, Anda akan menghemat waktu dan uang untuk headhunter yang mahal dan bisa merekrut kandidat berharga yang kemungkinan besar akan tinggal bersama Anda lebih lama. Dan itu adalah skenario menang-menang.

Apakah Anda siap untuk membangun program rujukan karyawan pertama Anda dengan Voucherify?

Memulai