5 modèles de lettres de relance

En tant que propriétaire d'une petite entreprise, vous connaissez l'importance de la facturation et des lettres de recouvrement. Non seulement ils vous aident à suivre vos ventes et vos créances, mais ils peuvent également être un outil efficace pour recouvrer les sommes qui vous sont dues. Si vous cherchez de nouvelles idées pour vous aider à rédiger des lettres de relance efficaces, consultez les cinq exemples de lettres de relance dans cet article. Chacun est conçu pour vous aider à être payé à temps, à chaque fois. Plongeons-nous !

Qu'est-ce qu'une lettre de relance ?

Une lettre de recouvrement est une lettre envoyée par un créancier ou une agence de recouvrement à un débiteur, généralement après que le débiteur n'a pas effectué un paiement sur un prêt ou une autre dette. Le but de la lettre est de rappeler au débiteur l'encours de la dette et d'encourager le paiement.

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Comment rédiger des lettres de recouvrement de créances

Les agences de recouvrement et les créanciers utilisent souvent des modèles de lettre de recouvrement standard. Bien que ces modèles puissent être utiles, il est important de comprendre que chaque situation d'endettement est unique. En tant que tel, vous devrez adapter vos lettres de recouvrement aux circonstances spécifiques de la dette.

Voici les étapes pour vous aider à rédiger des lettres de relance efficaces :

Étape 1 : aller droit au but

Lorsque vous rédigez une lettre de relance, il est important d'aller droit au but. Soyez clair sur ce que vous voulez et pourquoi vous écrivez. Il n'est pas nécessaire de tourner autour du pot ou d'édulcorer votre message.

Étape 2 : Utilisez un ton poli et professionnel

Bien qu'il soit important d'être direct, vous devez également utiliser un ton poli et professionnel. Après tout, vous essayez de recouvrer une dette, pas de vous faire un ennemi.

Étape 3 : Soyez bref et concis

Votre lettre de relance doit être courte et douce. Pas besoin d'écrire un roman. Énoncez simplement les faits et allez droit au but.

Étape 4 : Facilitez le paiement

Assurez-vous d'inclure des instructions claires sur la façon dont le débiteur peut effectuer un paiement. Incluez vos coordonnées et tout autre détail pertinent.

Étape 5 : Suivi

Si vous ne recevez pas de paiement après avoir envoyé votre lettre de relance, n'ayez pas peur de faire un suivi. Un appel téléphonique, une visite personnelle ou une lettre de suivi peuvent être nécessaires pour lancer le bal.

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Exemple de lettre de relance

Disons que vous êtes propriétaire d'une petite entreprise et que vous venez d'envoyer vos factures pour le mois. Quelques jours passent et vous ne recevez pas le paiement d'un de vos clients. Vous les appelez, mais il n'y a pas de réponse. Qu'est ce que tu fais après? Envoyer une lettre de relance, bien sûr !

Voici le premier modèle de lettre de relance que vous pouvez utiliser :

Cher __________,

Je vous écris pour vous rappeler que le paiement de votre solde impayé de ______ $ est en souffrance. Je vous encourage fortement à effectuer le paiement dès que possible pour éviter tout frais ou pénalité supplémentaire.

Si vous avez des questions, n'hésitez pas à me contacter au ___________.

Merci de votre attention à cette question.

Sincèrement,

Votre nom

Exemples de lettres de relance plus efficaces

L'utilisation d'un modèle de lettre de relance comme celui ci-dessus est un bon début, mais vous devrez en faire plus pour obtenir des résultats. Jetons un coup d'œil au deuxième exemple de lettre de recouvrement que vous pouvez utiliser pour vous aider à vous faire payer l'argent qui vous est dû.

Deuxième modèle de lettre de recouvrement

La première lettre peut être efficace, mais vous devrez peut-être adopter une approche plus directe pour obtenir des résultats. Ce deuxième modèle de lettre de relance est conçu pour faire exactement cela.

Cher __________,

Nous regrettons de vous informer que vous n'avez pas effectué de paiement sur le solde impayé de votre dette de __________ dollars. Veuillez prendre des mesures immédiates pour remédier à cette situation. Continuer à négliger le paiement des dettes peut entraîner de nombreuses sanctions juridiques, notamment la saisie-arrêt de salaire, des poursuites judiciaires et la saisie d'actifs.

Si vous avez des questions, n'hésitez pas à contacter notre bureau.

Sincèrement,

Votre nom

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Troisième modèle de lettre de relance

Jetons un coup d'œil au troisième modèle de lettre de relance qui peut être utilisé en dernier recours. Cette lettre doit être utilisée lorsque vous n'avez pas réussi à recevoir des paiements et que vous cherchez à conclure une entente de paiement avec votre client.

Cher __________,

Nous avons le regret de vous informer que votre compte chez nous reste impayé. Votre solde actuel est de ____________ $.

À ce jour, nous n'avons pas reçu de paiement ni entendu parler de vous concernant les modalités de paiement. Veuillez prendre des mesures immédiates pour remédier à cette situation.

Si vous avez des questions, n'hésitez pas à contacter nos bureaux.

Merci de votre attention à cette question.

Sincèrement,

Votre nom

Modèle de lettre de quatrième collection

Ce modèle de lettre de recouvrement indique que le client n'a effectué aucun paiement depuis un certain temps, voire pas du tout, et que l'entreprise n'a pas été en mesure de le joindre par téléphone ou par courrier.

Cher __________,

Nous avons le regret de vous informer que nous n'avons reçu aucun paiement de votre part depuis un certain temps et que nous n'avons pas pu vous joindre par téléphone ou par courrier.

Nous comprenons que ce sont des moments difficiles pour tout le monde, mais nous devons insister sur le paiement du solde impayé immédiatement.

Veuillez nous contacter dès que possible pour effectuer un paiement ou pour discuter des modalités de paiement.

Merci pour votre compréhension.

Sincèrement,

Votre nom

Cinquième modèle de lettre de collecte

Il s'agit d'un modèle de lettre de recouvrement qui mentionne que le client n'a effectué aucun paiement, que l'entreprise n'a pas pu le joindre par téléphone ou par courrier, qu'il s'agit d'un avis final et qu'une action en justice peut être intentée.

Cher __________,

Malheureusement, nous n'avons reçu aucun paiement de votre part depuis plusieurs mois et nos tentatives pour vous joindre par téléphone ou par courrier ont été infructueuses.

Nous comprenons que les temps peuvent être difficiles, mais nous devons insister pour recevoir le solde impayé de __,___ $ immédiatement.

Ceci est votre dernier avis et nous serons obligés d'intenter une action en justice si le paiement n'est pas reçu dans les 7 jours.

Merci de votre compréhension et de votre attention à ce sujet.

Sincèrement,

Votre nom

Conseils pour les lettres de relance

Une lettre de recouvrement peut être un moyen efficace de recouvrer l'argent qui vous est dû. Mais il y a quelques points que vous devez garder à l'esprit pour vous assurer que vos lettres sont aussi efficaces que possible. Voici six conseils pour créer une lettre de relance :

Utiliser un modèle

Bien que vous n'ayez pas besoin d'utiliser un modèle, il peut être utile d'avoir un format général à suivre. Cela garantira que vos lettres sont cohérentes et professionnelles. Un modèle est également un excellent outil à utiliser pour donner libre cours à votre créativité si vous avez du mal à écrire la lettre par vous-même.

Inclure toutes les informations pertinentes

Assurez-vous d'inclure toutes les informations pertinentes dans vos lettres de recouvrement, telles que le montant dû, la date de la dette et vos coordonnées. Cela donnera à la personne à qui vous envoyez la lettre toutes les informations dont elle a besoin pour effectuer un paiement.

Être clair

Comme nous l'avons mentionné précédemment, il est important d'être clair sur ce que vous voulez et pourquoi vous écrivez. Il n'est pas nécessaire de tourner autour du pot. Allez droit au but et indiquez clairement que vous vous attendez à être payé.

Soyez poli et compréhensif

Personne n'aime être endetté. Il est donc important d'être poli, compréhensif et sympathique à la situation de votre client. Surtout à des moments comme maintenant, où de nombreuses personnes ont des difficultés financières en raison de l'inflation, des prix élevés de l'essence et d'autres facteurs économiques.

Être flexible

N'oubliez pas que chaque situation d'endettement est unique. Alors, soyez flexible dans votre approche et adaptez vos lettres de relance aux circonstances spécifiques. Deux lettres ne doivent pas être exactement identiques.

Suivez la loi

Enfin, assurez-vous de respecter toutes les lois nationales et fédérales lors de l'envoi de lettres de recouvrement. Cela comprend la Loi sur les pratiques équitables de recouvrement de créances (FDCPA), qui réglemente les actions des agents de recouvrement.

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Que dites-vous dans une lettre de relance ?

Lorsqu'une dette est impayée, le créancier peut intenter une action en justice pour récupérer l'argent dû. Dans une lettre de recouvrement, le créancier menace généralement de prendre une telle mesure si la dette n'est pas payée. Cette lettre peut être une tactique alarmiste pour inciter le débiteur à payer, ou elle peut être la première étape d'une action en justice.

Qu'est-ce qu'un modèle de lettre de recouvrement ?

Un modèle de lettre de recouvrement est une lettre type utilisée par les agents de recouvrement pour exiger le paiement d'une dette. La lettre comprend généralement le montant de la dette, la date à laquelle elle doit être payée et les coordonnées du collecteur. Lorsque vous utilisez un modèle, assurez-vous de faire preuve de diligence raisonnable et de comprendre les lois de votre état concernant le recouvrement de créances.

Comment personnaliser un modèle de lettre de relance ?

Vous pouvez personnaliser un modèle de lettre de relance en ajoutant les informations de votre entreprise et en personnalisant la lettre en fonction de la situation de chaque client. Par exemple, si le client a été un bon payeur dans le passé mais qu'il a manqué un paiement récemment, vous pouvez inclure un rappel amical indiquant que le paiement est bientôt dû.

Image : Éléments Envato