5 Șabloane de scrisori de colecție

În calitate de proprietar de mică afacere, știți importanța facturării și a scrisorilor de colectare. Nu numai că vă ajută să vă urmăriți vânzările și creanțele, dar pot fi și un instrument eficient pentru colectarea banilor care vi se datorează. Dacă sunteți în căutarea unor idei noi care să vă ajute să scrieți scrisori de colectare eficiente, consultați cele cinci mostre de scrisori de colectare din acest articol. Fiecare este conceput pentru a vă ajuta să fiți plătit la timp, de fiecare dată. Să ne scufundăm!

Ce este o scrisoare de colectare?

O scrisoare de colectare este o scrisoare trimisă de către un creditor sau o agenție de colectare unui debitor, de obicei după ce debitorul nu a făcut o plată pentru un împrumut sau o altă datorie. Scopul scrisorii este de a reaminti debitorului datoria restante și de a încuraja plata.

• CITEȘTE MAI MULT: 12 opțiuni de șablon de factură imprimabilă

Cum să scrieți scrisori de colectare a datoriilor

Agențiile de colectare și creditorii folosesc adesea șabloane standard de scrisori de colectare. Deși aceste șabloane pot fi utile, este important să înțelegeți că fiecare situație de datorie este unică. Ca atare, va trebui să vă adaptați scrisorile de colectare pentru a se potrivi circumstanțelor specifice ale datoriei.

Iată pașii care vă vor ajuta să scrieți scrisori de colectare eficiente:

Pasul 1: Treci la obiect

Când scrieți o scrisoare de colectare, este important să ajungeți la subiect. Fii clar ce vrei și de ce scrii. Nu este nevoie să-ți dai peste tufiș sau să-ți învelești mesajul.

Pasul 2: Folosește un ton politicos și profesional

Deși este important să fii direct, ar trebui să folosești și un ton politicos și profesional. La urma urmei, încerci să încasezi o datorie, nu să-ți faci un inamic.

Pasul 3: Păstrați-l scurt și dulce

Scrisoarea ta de colectare ar trebui să fie scurtă și dulce. Nu este nevoie să scrii un roman. Doar spuneți faptele și ajungeți la subiect.

Pasul 4: Ușurează plata

Asigurați-vă că includeți instrucțiuni clare cu privire la modul în care debitorul poate efectua o plată. Includeți informațiile dvs. de contact și orice alte detalii relevante.

Pasul 5: Urmărire

Dacă nu primiți plata după ce ați trimis scrisoarea de colectare, nu vă fie teamă să urmăriți. Un apel telefonic, o vizită personală sau o scrisoare de continuare poate fi necesară pentru a pune mingea în mișcare.

• CITEȘTE MAI MULT: Utilizați acest exemplu de factură pentru a vă crea propriul exemplu

Exemplu de scrisoare de colecție

Să presupunem că ești proprietarul unei mici afaceri și tocmai ți-ai trimis facturile pentru luna respectivă. Trec câteva zile și nu primești plată de la unul dintre clienții tăi. Le suni, dar nu ai niciun răspuns. Ce faci mai departe? Trimiteți o scrisoare de colectare, desigur!

Iată primul șablon de scrisoare de colecție pe care îl puteți folosi:

Dragă __________,

Vă scriu pentru a vă reaminte că plata soldului dvs. restant de ______ USD este restante. Vă încurajez cu tărie să efectuați plata cât mai curând posibil pentru a evita orice taxe sau penalități suplimentare.

Dacă aveți întrebări, vă rugăm să nu ezitați să mă contactați la ___________.

Vă mulțumim pentru atenția acordată acestei probleme.

Cu sinceritate,

Numele dumneavoastră

Exemple de scrisori de colectare mai eficiente

Utilizarea unui șablon de scrisoare de colecție ca cel de mai sus este un început bun, dar va trebui să faceți mai mult pentru a obține rezultate. Să aruncăm o privire la cel de-al doilea exemplu de scrisoare de colectare pe care îl puteți folosi pentru a vă ajuta să primiți banii care vi se datorează.

Şablon de scrisoare a doua colecţie

Prima scrisoare poate fi eficientă, dar poate fi necesar să adoptați o abordare mai directă pentru a obține rezultate. Acest al doilea șablon de scrisoare de colecție este conceput pentru a face exact asta.

Dragă __________,

Ne pare rău să vă informăm că nu ați reușit să efectuați o plată pentru soldul datoriei dvs. de __________ dolari. Vă rugăm să luați măsuri imediate pentru a remedia această situație. Continuarea neglijării plăților datoriilor poate duce la multe sancțiuni legale, inclusiv poprirea salariului, acțiuni în justiție și confiscarea activelor.

Dacă aveți întrebări, vă rugăm să nu ezitați să contactați biroul nostru.

Cu sinceritate,

Numele dumneavoastră

• CITEȘTE MAI MULT: Cine îți datorează bani? Mementourile de factură Xero ajută la colectare

Al treilea șablon de scrisoare de colecție

Să aruncăm o privire la cel de-al treilea șablon de scrisoare de colecție care poate fi folosit ca ultimă soluție. Această scrisoare ar trebui folosită atunci când nu ați reușit să primiți plăți și doriți să faceți un aranjament de plată cu clientul dvs.

Dragă __________,

Ne pare rău să vă informăm că contul dvs. de la noi rămâne neplătit. Soldul dvs. actual este ____________ USD restant.

Până în prezent, nu am primit plăți și nici nu am auzit de la dvs. cu privire la modalitățile de plată. Vă rugăm să luați măsuri imediate pentru a remedia această situație.

Dacă aveți întrebări, vă rugăm să nu ezitați să contactați birourile noastre.

Vă mulțumim pentru atenția acordată acestei probleme.

Cu sinceritate,

Numele dumneavoastră

Al patrulea șablon de scrisoare de colecție

Acest șablon de scrisoare de colectare reflectă faptul că clientul nu a efectuat nicio plată de ceva timp, dacă a fost deloc, și că compania nu a putut să-i contacteze prin telefon sau prin poștă.

Dragă __________,

Ne pare rău să vă informăm că nu am primit nicio plată de la dvs. de ceva timp și nu am putut să vă contactam prin telefon sau prin poștă.

Înțelegem că sunt vremuri dificile pentru toată lumea, dar trebuie să insistăm asupra plății imediate a soldului restant.

Vă rugăm să ne contactați cât mai curând posibil pentru a efectua o plată sau pentru a discuta modalitățile de plată.

Multumesc pentru intelegere.

Cu sinceritate,

Numele dumneavoastră

Şablon de scrisoare a cincea colecţie

Acesta este un șablon de scrisoare de colectare care menționează că clientul nu a efectuat nicio plată, compania nu a putut să-i contacteze prin telefon sau prin poștă, este o notificare finală și pot fi luate măsuri legale.

Dragă __________,

Din păcate, nu am primit nicio plată de la dvs. de câteva luni, iar încercările noastre de a vă contacta prin telefon sau prin poștă nu au avut succes.

Înțelegem că vremurile pot fi grele, dar trebuie să insistăm să primim imediat soldul restant de $__,___.

Aceasta este notificarea dvs. finală și vom fi forțați să luăm măsuri legale dacă plata nu este primită în termen de 7 zile.

Vă mulțumim pentru înțelegere și atenție la această problemă.

Cu sinceritate,

Numele dumneavoastră

Sfaturi pentru scrisori de colecție

O scrisoare de colectare a datoriilor poate fi o modalitate eficientă de a colecta banii care ți se datorează. Dar există câteva lucruri de care ar trebui să ții cont pentru a te asigura că scrisorile tale sunt cât mai eficiente posibil. Iată șase sfaturi despre crearea unei scrisori de colectare:

Utilizați un șablon

Deși nu trebuie să utilizați un șablon, poate fi util să aveți un format general de urmat. Acest lucru vă va asigura că scrisorile dumneavoastră sunt consecvente și profesionale. Un șablon este, de asemenea, un instrument grozav de folosit pentru a vă face sucul creativ să curgă dacă vă difiți să scrieți singur scrisoarea.

Includeți toate informațiile relevante

Asigurați-vă că includeți toate informațiile relevante în scrisorile dvs. de colectare, cum ar fi suma datorată, data datoriei și informațiile dvs. de contact. Acest lucru îi va oferi persoanei căreia îi trimiteți scrisoarea toate informațiile de care au nevoie pentru a efectua o plată.

Fii clar

După cum am menționat anterior, este important să fii clar ce vrei și de ce scrii. Nu e nevoie să dai peste tufiș. Treci la obiect și spune-i clar că te aștepți să fii plătit.

Fii politicos și înțelegător

Nimănui nu-i place să fie îndatorat. Deci, este important să fii politicos, înțelegător și simpatic cu situația clientului tău. Mai ales în vremuri ca acum, când mulți oameni se luptă din punct de vedere financiar din cauza inflației, prețurilor mari la gaze și a altor factori economici.

Fii flexibil

Amintiți-vă, fiecare situație de datorie este unică. Prin urmare, fiți flexibil în abordarea dvs. și adaptați scrisorile de colectare pentru a se potrivi circumstanțelor specifice. Nu există două litere exact la fel.

Urmați legea

Nu în ultimul rând, asigurați-vă că respectați toate legile de stat și federale atunci când trimiteți scrisori de colectare. Aceasta include Legea privind practicile echitabile de colectare a datoriilor (FDCPA), care reglementează acțiunile recuperatorilor de datorii.

• CITEȘTE MAI MULT: Raport: Oamenii se plâng de colectarea datoriilor, chiar dacă o faci corect

Ce spui într-o scrisoare de colecție?

Atunci când o datorie rămâne neachitată, creditorul poate lua măsuri legale pentru a recupera banii datorați. Într-o scrisoare de colectare, creditorul amenință de obicei că va lua o astfel de acțiune dacă datoria nu este plătită. Această scrisoare poate fi o tactică de sperietură pentru a-i determina pe debitor să plătească sau poate fi primul pas în luarea unei acțiuni legale.

Ce este un șablon de scrisoare de colecții?

Un șablon de scrisoare de colectare este o scrisoare-formular folosită de recuperatorii de datorii pentru a cere plata unei datorii. Scrisoarea include de obicei suma datoriei, data până la care trebuie plătită și informații de contact ale colectorului. Atunci când utilizați un șablon, asigurați-vă că faceți diligența necesară și înțelegeți legile statului dvs. privind colectarea datoriilor.

Cum personalizați un șablon de scrisoare de colecție?

Puteți personaliza un șablon de scrisoare de colectare adăugând informațiile companiei dvs. și personalizând scrisoarea pentru a se potrivi cu situația clientului individual. De exemplu, dacă clientul a fost un bun plătitor în trecut, dar a ratat o plată recent, este posibil să doriți să includeți un memento prietenos că plata este scadentă în curând.

Imagine: Envato Elements