5 Modelos de Carta de Cobrança

Como proprietário de uma pequena empresa, você conhece a importância do faturamento e das cartas de cobrança. Eles não apenas ajudam você a acompanhar suas vendas e contas a receber, mas também podem ser uma ferramenta eficaz para cobrar o dinheiro que lhe é devido. Se você está procurando algumas ideias novas para ajudá-lo a escrever cartas de cobrança eficazes, confira as cinco amostras de cartas de cobrança neste artigo. Cada um é projetado para ajudá-lo a ser pago no prazo, sempre. Vamos mergulhar!

O que é uma carta de cobrança?

Uma carta de cobrança é uma carta enviada por um credor ou agência de cobrança a um devedor, geralmente após o devedor não ter feito o pagamento de um empréstimo ou outra obrigação de dívida. O objetivo da carta é lembrar o devedor da dívida pendente e incentivar o pagamento.

• LEIA MAIS: 12 opções de modelo de fatura para impressão

Como escrever cartas de cobrança de dívidas

Agências de cobrança e credores costumam usar modelos de carta de cobrança padrão. Embora esses modelos possam ser úteis, é importante entender que cada situação de dívida é única. Como tal, você precisará adaptar suas cartas de cobrança para atender às circunstâncias específicas da dívida.

Aqui estão as etapas para ajudá-lo a escrever cartas de cobrança eficazes:

Passo 1: Vá direto ao ponto

Ao escrever uma carta de cobrança, é importante ir direto ao ponto. Seja claro sobre o que você quer e por que você está escrevendo. Não há necessidade de enrolar ou adoçar sua mensagem.

Etapa 2: use um tom educado e profissional

Embora seja importante ser direto, você também deve usar um tom educado e profissional. Afinal, você está tentando cobrar uma dívida, não fazer um inimigo.

Passo 3: Mantenha-o curto e doce

Sua carta de cobrança deve ser curta e agradável. Não há necessidade de escrever um romance. Basta expor os fatos e ir direto ao ponto.

Passo 4: Facilite o pagamento

Certifique-se de incluir instruções claras sobre como o devedor pode efetuar um pagamento. Inclua suas informações de contato e quaisquer outros detalhes relevantes.

Passo 5: Acompanhamento

Se você não receber o pagamento após enviar sua carta de cobrança, não tenha medo de fazer o acompanhamento. Um telefonema, uma visita pessoal ou uma carta de acompanhamento podem ser necessários para dar o pontapé inicial.

• LEIA MAIS: Use este exemplo de fatura para criar sua própria

Exemplo de carta de cobrança

Digamos que você seja proprietário de uma pequena empresa e acabou de enviar as faturas do mês. Alguns dias se passam e você não recebe o pagamento de um de seus clientes. Você liga para eles, mas ninguém atende. O que você faz em seguida? Envie uma carta de cobrança, é claro!

Aqui está o primeiro modelo de carta de cobrança que você pode usar:

Querido __________,

Estou escrevendo para lembrá-lo de que o pagamento de seu saldo pendente de $ ______ está vencido. Recomendo vivamente que efectue o pagamento o mais rapidamente possível para evitar taxas ou penalizações adicionais.

Se você tiver alguma dúvida, não hesite em entrar em contato comigo em ___________.

Obrigado por sua atenção a este assunto.

Sinceramente,

Seu nome

Exemplos de cartas de cobrança mais eficazes

Usar um modelo de carta de cobrança como o acima é um bom começo, mas você precisará fazer mais para obter resultados. Vamos dar uma olhada no segundo exemplo de carta de cobrança que você pode usar para ajudá-lo a receber o dinheiro devido.

Segundo Modelo de Carta de Cobrança

A primeira letra pode ser eficaz, mas pode ser necessário adotar uma abordagem mais direta para obter resultados. Este segundo modelo de carta de cobrança foi projetado para fazer exatamente isso.

Querido __________,

Lamentamos informar que você não efetuou o pagamento do saldo pendente de sua dívida de __________ dólares. Por favor, tome medidas imediatas para corrigir esta situação. Continuar a negligenciar os pagamentos da dívida pode resultar em muitas penalidades legais, incluindo penhora de salário, ação legal e apreensão de bens.

Se você tiver alguma dúvida, não hesite em entrar em contato com nosso escritório.

Sinceramente,

Seu nome

• LEIA MAIS: Quem te deve dinheiro? Lembretes de fatura Xero ajudam a coletar

Terceiro Modelo de Carta de Cobrança

Vamos dar uma olhada no terceiro modelo de carta de cobrança que pode ser usado como último recurso. Esta carta deve ser usada quando você não teve sucesso em receber pagamentos e está procurando fazer um acordo de pagamento com seu cliente.

Querido __________,

Lamentamos informar que sua conta conosco ainda não foi paga. Seu saldo atual é de $ ____________ pendentes.

Até o momento, não recebemos o pagamento ou ouvimos você sobre os arranjos de pagamento. Por favor, tome medidas imediatas para corrigir esta situação.

Se você tiver alguma dúvida, não hesite em entrar em contato com nossos escritórios.

Obrigado por sua atenção a este assunto.

Sinceramente,

Seu nome

Quarto Modelo de Carta de Cobrança

Este modelo de carta de cobrança reflete que o cliente não efetuou nenhum pagamento por algum tempo, se é que o fez, e que a empresa não conseguiu contatá-lo por telefone ou correio.

Querido __________,

Lamentamos informar que não recebemos nenhum pagamento seu há algum tempo e não conseguimos contatá-lo por telefone ou correio.

Entendemos que são tempos difíceis para todos, mas devemos insistir no pagamento imediato do saldo devedor.

Entre em contato conosco o mais rápido possível para fazer um pagamento ou para discutir as modalidades de pagamento.

Obrigado pela sua compreensão.

Sinceramente,

Seu nome

Modelo de Carta de Quinta Cobrança

Este é um modelo de carta de cobrança que menciona que o cliente não fez nenhum pagamento, a empresa não conseguiu contatá-lo por telefone ou correio, é um aviso final e uma ação legal pode ser tomada.

Querido __________,

Infelizmente, não recebemos nenhum pagamento seu há vários meses e nossas tentativas de contatá-lo por telefone ou correio não tiveram sucesso.

Entendemos que os tempos podem ser difíceis, mas devemos insistir em receber o saldo devedor de $__,___ imediatamente.

Este é o seu aviso final e seremos forçados a tomar medidas legais se o pagamento não for recebido dentro de 7 dias.

Obrigado pela sua compreensão e atenção a este assunto.

Sinceramente,

Seu nome

Dicas para cartas de cobrança

Uma carta de cobrança de dívidas pode ser uma maneira eficaz de cobrar o dinheiro devido a você. Mas há algumas coisas que você deve ter em mente para garantir que suas cartas sejam o mais eficazes possível. Aqui estão seis dicas sobre como criar uma carta de cobrança:

Use um modelo

Embora você não precise usar um modelo, pode ser útil ter um formato geral a seguir. Isso garantirá que suas cartas sejam consistentes e profissionais. Um modelo também é uma ótima ferramenta para fazer sua criatividade fluir se você estiver lutando para escrever a carta sozinho.

Inclua todas as informações relevantes

Certifique-se de incluir todas as informações relevantes em suas cartas de cobrança, como o valor devido, a data da dívida e suas informações de contato. Isso fornecerá à pessoa para quem você está enviando a carta todas as informações necessárias para efetuar o pagamento.

Seja claro

Como mencionamos anteriormente, é importante ser claro sobre o que você deseja e por que está escrevendo. Não há necessidade de rodeios. Vá direto ao ponto e deixe claro que você espera ser pago.

Seja educado e compreensivo

Ninguém gosta de estar em dívida. Portanto, é importante ser educado, compreensivo e solidário com a situação do seu cliente. Especialmente em tempos como agora, quando muitas pessoas estão lutando financeiramente devido à inflação, altos preços do gás e outros fatores econômicos.

Seja flexível

Lembre-se, cada situação de dívida é única. Portanto, seja flexível em sua abordagem e adapte suas cartas de cobrança para atender a circunstâncias específicas. Duas letras não devem ser exatamente iguais.

Siga a lei

Por último, mas não menos importante, certifique-se de seguir todas as leis estaduais e federais ao enviar cartas de cobrança. Isso inclui o Fair Debt Collection Practices Act (FDCPA), que regula as ações dos cobradores de dívidas.

• LEIA MAIS: Relatório: as pessoas reclamam da cobrança de dívidas, mesmo que você faça direito

O que você diz em uma carta de cobrança?

Quando uma dívida não é paga, o credor pode tomar medidas legais para recuperar o dinheiro devido. Em uma carta de cobrança, o credor normalmente ameaça tomar tal ação se a dívida não for paga. Esta carta pode ser uma tática de intimidação para levar o devedor a pagar, ou pode ser o primeiro passo para tomar uma ação legal.

O que é um modelo de carta de cobrança?

Um modelo de carta de cobrança é uma carta modelo usada por cobradores de dívidas para exigir o pagamento de uma dívida. A carta geralmente inclui o valor da dívida, a data em que deve ser paga e as informações de contato do cobrador. Ao usar um modelo, certifique-se de fazer a devida diligência e entender as leis do seu estado em relação à cobrança de dívidas.

Como você personaliza um modelo de carta de cobrança?

Você pode personalizar um modelo de carta de cobrança adicionando as informações da sua empresa e personalizando a carta de acordo com a situação de cada cliente. Por exemplo, se o cliente foi um bom pagador no passado, mas deixou de fazer um pagamento recentemente, convém incluir um lembrete amigável de que o pagamento vencerá em breve.

Imagem: Envato Elements