5 催款函模板

作為小企業主，您知道發票和催款單的重要性。 它們不僅可以幫助您跟踪銷售和應收賬款，而且還可以成為追回欠您款項的有效工具。 如果您正在尋找一些新鮮的想法來幫助您撰寫有效的催款函，請查看本文中的五個催款函樣本。 每一個都旨在幫助您每次都按時獲得報酬。 讓我們開始吧！

什麼是催款函？

催收函是債權人或催收機構寄給債務人的一封信，通常是在債務人未能支付貸款或其他債務義務之後。 這封信的目的是提醒債務人未償還的債務並鼓勵付款。

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如何寫討債信

催收機構和債權人通常使用標準的催收信模板。 雖然這些模板可能會有幫助，但重要的是要了解每種債務情況都是獨一無二的。 因此，您需要調整催收信以適應債務的具體情況。

以下是幫助您撰寫有效催款函的步驟：

第 1 步：進入正題

寫催款函時，切中要點很重要。 清楚你想要什麼以及你為什麼要寫。 無需拐彎抹角或美化您的信息。

第 2 步：使用禮貌、專業的語氣

雖然直截了當很重要，但您也應該使用禮貌和專業的語氣。 畢竟，你是想討債，而不是樹敵。

第 3 步：保持簡短和甜美

您的催款函應該簡短而親切。 沒必要寫小說。 只需陳述事實並切入正題。

第 4 步：輕鬆付款

確保包含有關債務人如何付款的明確說明。 包括您的聯繫信息和任何其他相關詳細信息。

第 5 步：跟進

如果您在發送催款函後沒有收到付款，請不要害怕跟進。 可能需要電話、個人拜訪或跟進信件才能讓事情順利進行。

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催收信示例

假設您是一家小企業主，您剛剛寄出了當月的發票。 幾天過去了，您沒有收到一位客戶的付款。 你給他們打電話，但沒有人接聽。 下一步你要怎麼做？ 當然是發送催款函！

這是您可以使用的第一個催款函模板：

親愛的 __________，

我寫信是想提醒您，您的未結餘額 $ ______ 已逾期付款。 我強烈建議您盡快付款以避免任何額外費用或罰款。

如果您有任何疑問，請隨時通過 __________ 與我聯繫。

感謝您對此事的關注。

真摯地，

你的名字

更有效的催款函示例

使用像上面這樣的催款函模板是一個好的開始，但您需要做更多的工作才能獲得結果。 讓我們看一下第二個催收信示例，您可以使用它來幫助您獲得欠款。

第二催收信模板

第一個字母可能有效，但您可能需要採取更直接的方法才能獲得結果。 這第二個催款函模板就是為了做到這一點而設計的。

親愛的 __________，

我們很遺憾地通知您，您未能支付 __________ 美元的未償債務餘額。 請立即採取行動糾正這種情況。 繼續忽視債務支付可能導致許多法律處罰，包括扣發工資、法律訴訟和沒收資產。

如果您有任何疑問，請隨時聯繫我們的辦公室。

真摯地，

你的名字

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第三次催收信模板

讓我們來看看第三個可以作為不得已而為之的催收信模板。 當您未能成功收到付款並希望與您的客戶做出付款安排時，應使用這封信。

親愛的 __________，

我們很遺憾地通知您，您在我們的帳戶仍未付款。 您當前的未結餘額為 $____________。

迄今為止，我們尚未收到付款或收到您關於付款安排的消息。 請立即採取行動糾正這種情況。

如果您有任何疑問，請隨時聯繫我們的辦公室。

感謝您對此事的關注。

真摯地，

你的名字

第四次催收信模板

此催款函模板反映客戶有一段時間沒有付款（如果有的話），並且公司無法通過電話或郵件聯繫到他們。

親愛的 __________，

很遺憾地通知您，我們已經有一段時間沒有收到您的任何付款，也無法通過電話或郵件聯繫到您。

我們理解現在對每個人來說都是困難時期，但我們必須堅持立即支付未結餘額。

請盡快與我們聯繫以進行付款或討論付款安排。

感謝您的理解。

真摯地，

你的名字

第五次催收信模板

這是一封催款函模板，其中提到客戶尚未付款，企業無法通過電話或郵件聯繫到他們，這是最後通知，可能會採取法律行動。

親愛的 __________，

不幸的是，我們已經幾個月沒有收到您的任何付款，而且我們嘗試通過電話或郵件與您聯繫也沒有成功。

我們知道時局艱難，但我們必須堅持立即收到 $__,___ 的未結餘額。

這是您的最後通知，如果您未在 7 天內收到付款，我們將被迫採取法律行動。

感謝您對此事的理解和關注。

真摯地，

你的名字

催收信提示

收債信可以是一種有效的方式來收回欠您的錢。 但是您應該牢記一些事項，以確保您的信件盡可能有效。 以下是創建催款函的六個技巧：

使用模板

雖然您不需要使用模板，但遵循通用格式會很有幫助。 這將確保您的信件一致且專業。 如果您正在努力自己寫信，模板也是一個很好的工具，可以用來讓您的創意源源不斷。

包括所有相關信息

請務必在您的催收信中包含所有相關信息，例如欠款金額、債務日期和您的聯繫信息。 這將為您發送信件的人提供他們付款所需的所有信息。

清楚

正如我們之前提到的，重要的是要清楚你想要什麼以及你為什麼要寫作。 沒有必要拐彎抹角。 開門見山，明確表示您希望獲得報酬。

要有禮貌和理解

沒有人喜歡欠債。 因此，對客戶的情況保持禮貌、理解和同情是很重要的。 尤其是在像現在這樣的時期，許多人因通貨膨脹、高油價和其他經濟因素而在經濟上苦苦掙扎。

變通

請記住，每種債務情況都是獨一無二的。 因此，在您的方法上要靈活，並根據具體情況定制您的催款函。 任何兩個字母都不應該完全相同。

遵守法律

最後但並非最不重要的一點是，確保在發送催款函時遵守所有州和聯邦法律。 這包括規範收債員行為的《公平收債實務法》(FDCPA)。

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你在催收信中說什麼？

當債務未清償時，債權人可以採取法律行動追回欠款。 在催收信中，債權人通常會威脅如果不償還債務將採取此類行動。 這封信可以是催促債務人還款的恐嚇手段，也可以是採取法律行動的第一步。

什麼是催收函模板？

催收信模板是收債員用來要求償還債務的格式信函。 這封信通常包括債務金額、必須支付的日期以及收債員的聯繫信息。 使用模板時，請務必盡職調查並了解您所在州有關收債的法律。

您如何自定義催款函模板？

您可以通過添加您公司的信息並個性化該​​信件以適合個別客戶的情況來自定義催款信模板。 例如，如果客戶過去一直是一個很好的付款人，但最近錯過了付款，您可能希望包括一個友好的提醒，即付款即將到期。

圖片：Envato 元素