5 Vorlagen für Mahnschreiben

Als Kleinunternehmer wissen Sie, wie wichtig Rechnungsstellung und Mahnschreiben sind. Sie helfen Ihnen nicht nur dabei, den Überblick über Ihre Verkäufe und Forderungen zu behalten, sondern können auch ein wirksames Instrument zum Einziehen von Geldern sein, die Ihnen geschuldet werden. Wenn Sie nach neuen Ideen suchen, die Ihnen helfen, effektive Mahnschreiben zu schreiben, sehen Sie sich die fünf Beispiele für Mahnschreiben in diesem Artikel an. Jedes einzelne ist so konzipiert, dass es Ihnen hilft, jedes Mal pünktlich bezahlt zu werden. Tauchen wir ein!

Was ist ein Mahnschreiben?

Ein Inkassoschreiben ist ein Schreiben, das von einem Gläubiger oder einem Inkassobüro an einen Schuldner gesendet wird, typischerweise nachdem der Schuldner eine Zahlung für ein Darlehen oder eine andere Schuldverpflichtung nicht geleistet hat. Der Zweck des Schreibens besteht darin, den Schuldner an die ausstehende Schuld zu erinnern und zur Zahlung aufzufordern.

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So schreiben Sie Inkassobriefe

Inkassobüros und Gläubiger verwenden häufig Standardvorlagen für Mahnschreiben. Obwohl diese Vorlagen hilfreich sein können, ist es wichtig zu verstehen, dass jede Schuldensituation einzigartig ist. Daher müssen Sie Ihre Inkassoschreiben an die spezifischen Umstände der Forderung anpassen.

Hier sind die Schritte, die Ihnen helfen, effektive Mahnschreiben zu schreiben:

Schritt 1: Kommen Sie zum Punkt

Wenn Sie ein Mahnschreiben schreiben, ist es wichtig, auf den Punkt zu kommen. Machen Sie deutlich, was Sie wollen und warum Sie schreiben. Sie müssen nicht um den heißen Brei herumreden oder Ihre Botschaft beschönigen.

Schritt 2: Verwenden Sie einen höflichen, professionellen Ton

Es ist zwar wichtig, direkt zu sein, aber Sie sollten auch einen höflichen und professionellen Ton verwenden. Schließlich versuchen Sie, Schulden einzutreiben, und sich keinen Feind zu machen.

Schritt 3: Halten Sie es kurz und bündig

Ihr Mahnschreiben sollte kurz und bündig sein. Es ist nicht nötig, einen Roman zu schreiben. Nennen Sie einfach die Fakten und kommen Sie auf den Punkt.

Schritt 4: Machen Sie die Zahlung einfach

Stellen Sie sicher, dass Sie klare Anweisungen enthalten, wie der Schuldner eine Zahlung leisten kann. Fügen Sie Ihre Kontaktinformationen und alle anderen relevanten Details hinzu.

Schritt 5: Nachverfolgung

Wenn Sie nach dem Versenden Ihres Mahnschreibens keine Zahlung erhalten, scheuen Sie sich nicht, nachzufassen. Ein Telefonanruf, ein persönlicher Besuch oder ein Follow-up-Brief können erforderlich sein, um den Stein ins Rollen zu bringen.

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Mahnschreiben Beispiel

Angenommen, Sie sind Inhaber eines Kleinunternehmens und haben gerade Ihre Rechnungen für den Monat versandt. Ein paar Tage vergehen und Sie erhalten keine Zahlung von einem Ihrer Kunden. Du rufst sie an, aber es kommt keine Antwort. Was machst du als nächstes? Natürlich Mahnschreiben schicken!

Hier ist die erste Mahnschreibenvorlage, die Sie verwenden können:

Sehr geehrter __________,

Ich möchte Sie daran erinnern, dass die Zahlung Ihres ausstehenden Betrags in Höhe von ______ $ überfällig ist. Ich empfehle Ihnen dringend, die Zahlung so schnell wie möglich zu leisten, um zusätzliche Gebühren oder Strafen zu vermeiden.

Wenn Sie Fragen haben, zögern Sie bitte nicht, mich unter ___________ zu kontaktieren.

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit in dieser Angelegenheit.

Aufrichtig,

Dein Name

Beispiele für effektivere Mahnschreiben

Die Verwendung einer Vorlage für Mahnschreiben wie oben ist ein guter Anfang, aber Sie müssen mehr tun, um Ergebnisse zu erzielen. Werfen wir einen Blick auf das zweite Beispiel für ein Mahnschreiben, mit dem Sie das geschuldete Geld erhalten können.

Zweite Vorlage für Mahnschreiben

Der erste Buchstabe kann effektiv sein, aber Sie müssen möglicherweise einen direkteren Ansatz wählen, um Ergebnisse zu erzielen. Diese zweite Mahnschreiben-Vorlage wurde genau dafür entwickelt.

Sehr geehrter __________,

Wir bedauern, Ihnen mitteilen zu müssen, dass Sie den ausstehenden Betrag Ihrer Schulden in Höhe von __________ Dollar nicht beglichen haben. Bitte ergreifen Sie unverzüglich Maßnahmen, um diese Situation zu beheben. Die fortgesetzte Vernachlässigung von Schuldenzahlungen kann zu vielen rechtlichen Sanktionen führen, darunter Lohnpfändung, rechtliche Schritte und Beschlagnahme von Vermögenswerten.

Bei Fragen wenden Sie sich bitte an unser Büro.

Aufrichtig,

Dein Name

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Vorlage für das dritte Mahnschreiben

Werfen wir einen Blick auf die dritte Vorlage für Mahnschreiben, die als letzter Ausweg verwendet werden kann. Dieses Schreiben sollte verwendet werden, wenn Sie keine Zahlungen erhalten haben und eine Zahlungsvereinbarung mit Ihrem Kunden treffen möchten.

Sehr geehrter __________,

Wir bedauern, Ihnen mitteilen zu müssen, dass Ihr Konto bei uns unbezahlt bleibt. Ihr aktuelles Guthaben beträgt ____________ $ ausstehend.

Bis heute haben wir keine Zahlung erhalten oder von Ihnen bezüglich der Zahlungsmodalitäten gehört. Bitte ergreifen Sie unverzüglich Maßnahmen, um diese Situation zu beheben.

Bei Fragen können Sie sich gerne an unsere Büros wenden.

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit in dieser Angelegenheit.

Aufrichtig,

Dein Name

Vierte Mahnschreibenvorlage

Diese Mahnschreiben-Vorlage spiegelt wider, dass der Kunde eine Zeit lang keine Zahlungen geleistet hat, wenn überhaupt, und dass das Unternehmen ihn weder telefonisch noch per Post erreichen konnte.

Sehr geehrter __________,

Wir bedauern, Ihnen mitteilen zu müssen, dass wir seit einiger Zeit keine Zahlungen von Ihnen erhalten haben und Sie weder telefonisch noch per E-Mail erreichen konnten.

Wir verstehen, dass dies für alle schwierige Zeiten sind, aber wir müssen auf der sofortigen Zahlung des ausstehenden Betrags bestehen.

Bitte kontaktieren Sie uns so schnell wie möglich, um eine Zahlung vorzunehmen oder Zahlungsmodalitäten zu besprechen.

Danke für Ihr Verständnis.

Aufrichtig,

Dein Name

Vorlage für das fünfte Mahnschreiben

Dies ist eine Vorlage für ein Mahnschreiben, in der erwähnt wird, dass der Kunde keine Zahlungen geleistet hat, das Unternehmen ihn weder telefonisch noch per Post erreichen konnte, es sich um eine endgültige Mitteilung handelt und rechtliche Schritte eingeleitet werden können.

Sehr geehrter __________,

Leider haben wir seit mehreren Monaten keine Zahlungen von Ihnen erhalten, und unsere Versuche, Sie telefonisch oder per E-Mail zu erreichen, waren erfolglos.

Wir verstehen, dass die Zeiten schwierig sein können, aber wir müssen darauf bestehen, den ausstehenden Betrag in Höhe von __,___ $ unverzüglich zu erhalten.

Dies ist Ihre letzte Mitteilung und wir sind gezwungen, rechtliche Schritte einzuleiten, wenn die Zahlung nicht innerhalb von 7 Tagen eingeht.

Vielen Dank für Ihr Verständnis und Ihre Aufmerksamkeit in dieser Angelegenheit.

Aufrichtig,

Dein Name

Tipps zum Mahnschreiben

Ein Inkassoschreiben kann ein wirksames Mittel sein, um Gelder einzutreiben, die Ihnen geschuldet werden. Aber es gibt ein paar Dinge, die Sie beachten sollten, damit Ihre Briefe so effektiv wie möglich sind. Hier sind sechs Tipps zum Erstellen eines Mahnschreibens:

Verwenden Sie eine Vorlage

Obwohl Sie keine Vorlage verwenden müssen, kann es hilfreich sein, ein allgemeines Format zu haben, dem Sie folgen können. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihre Briefe konsistent und professionell sind. Eine Vorlage ist auch ein großartiges Werkzeug, um Ihrer Kreativität freien Lauf zu lassen, wenn Sie Schwierigkeiten haben, den Brief selbst zu schreiben.

Fügen Sie alle relevanten Informationen hinzu

Stellen Sie sicher, dass Sie alle relevanten Informationen in Ihre Inkassoschreiben aufnehmen, wie z. B. den geschuldeten Betrag, das Datum der Forderung und Ihre Kontaktinformationen. Dadurch erhält die Person, der Sie den Brief senden, alle Informationen, die sie benötigt, um eine Zahlung vorzunehmen.

Klar sein

Wie wir bereits erwähnt haben, ist es wichtig, sich darüber im Klaren zu sein, was Sie wollen und warum Sie schreiben. Es besteht keine Notwendigkeit, um den heißen Brei herumzureden. Kommen Sie auf den Punkt und machen Sie deutlich, dass Sie eine Bezahlung erwarten.

Seien Sie höflich und verständnisvoll

Niemand hat gerne Schulden. Daher ist es wichtig, höflich, verständnisvoll und verständnisvoll mit der Situation Ihres Kunden umzugehen. Besonders in Zeiten wie jetzt, in denen viele Menschen aufgrund von Inflation, hohen Benzinpreisen und anderen wirtschaftlichen Faktoren finanziell zu kämpfen haben.

Sei flexibel

Denken Sie daran, dass jede Schuldensituation einzigartig ist. Seien Sie also flexibel in Ihrem Ansatz und passen Sie Ihre Mahnschreiben an die spezifischen Umstände an. Keine zwei Buchstaben sollten genau gleich sein.

Folge dem Gesetz

Stellen Sie zu guter Letzt sicher, dass Sie beim Versenden von Mahnschreiben alle staatlichen und bundesstaatlichen Gesetze einhalten. Dazu gehört der Fair Debt Collection Practices Act (FDCPA), der die Handlungen von Inkassounternehmen regelt.

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Was sagen Sie in einem Mahnschreiben?

Wenn eine Schuld nicht bezahlt wird, kann der Gläubiger rechtliche Schritte einleiten, um das geschuldete Geld zurückzuerhalten. In einem Inkassoschreiben droht der Gläubiger typischerweise mit solchen Maßnahmen, wenn die Forderung nicht beglichen wird. Dieses Schreiben kann eine Panikmache sein, um den Schuldner zur Zahlung aufzufordern, oder es kann der erste Schritt sein, um rechtliche Schritte einzuleiten.

Was ist eine Mahnschreibenvorlage?

Eine Mahnschreibenvorlage ist ein Formschreiben, das von Inkassounternehmen verwendet wird, um die Zahlung einer Schuld zu verlangen. Das Schreiben enthält in der Regel die Höhe der Schuld, das Datum, bis zu dem sie bezahlt werden muss, und Kontaktinformationen für den Eintreiber. Stellen Sie bei der Verwendung einer Vorlage sicher, dass Sie Ihrer Sorgfaltspflicht nachkommen und die Gesetze Ihres Staates in Bezug auf die Schuldeneintreibung verstehen.

Wie passen Sie eine Mahnschreibenvorlage an?

Sie können eine Mahnschreibenvorlage anpassen, indem Sie die Informationen Ihres Unternehmens hinzufügen und das Schreiben an die Situation des einzelnen Kunden anpassen. Wenn der Kunde beispielsweise in der Vergangenheit ein guter Zahler war, aber kürzlich eine Zahlung verpasst hat, möchten Sie möglicherweise eine freundliche Erinnerung hinzufügen, dass die Zahlung bald fällig ist.

Bild: Envato Elements