5 modèles de sensibilisation par e-mail de planification d'événements à utiliser en 2023
Publié: 2022-12-28Vous en avez assez de devoir créer de nouveaux e-mails à chaque fois que vous en avez besoin pour des choses comme la planification d'événements ?
Différentes stratégies de messagerie pour différentes campagnes sont nécessaires pour chaque opportunité commerciale.
Cependant, cela peut être une perte de temps et de motivation de composer ces e-mails à la main.
Comme vous le savez peut-être, l'un des facteurs les plus importants pour convaincre les participants potentiels de s'inscrire à un tel événement est le niveau de personnalisation inclus dans les e-mails d'invitation qui leur sont envoyés.
Selon les statistiques, environ 78 % des spécialistes du marketing utilisent déjà le courrier électronique pour une communication personnalisée.
Aujourd'hui, nous allons vous guider à travers les bonnes façons d'inclure des e-mails de planification d'événements dans votre stratégie commerciale, et ce qu'il faut inclure lors de leur élaboration.
De plus, vous obtiendrez les 5 meilleurs modèles de sensibilisation par e-mail de planification d'événements à utiliser pour vos futures campagnes par e-mail.
Commençons!
Qu'est-ce que la sensibilisation par e-mail de planification d'événements ?
La sensibilisation par e-mail est une stratégie utilisée dans la planification d'événements pour atteindre des clients potentiels, des partenaires ou d'autres parties prenantes afin de promouvoir un événement à venir.
Vous pouvez utiliser ce type de diffusion par e-mail pour accroître la notoriété de l'événement, susciter l'intérêt de participer et établir des relations avec des participants ou des sponsors potentiels .
De plus, les e-mails de planification d'événements sont un excellent moyen de coordonner la logistique et de confirmer les détails avec les personnes impliquées dans l'événement.
La rédaction de tels e-mails inclut généralement des détails tels que la date, l'heure, le lieu et d'autres informations pertinentes liées à l'événement .
Ils peuvent également contenir des demandes de devis, d'estimations, etc.
Quand envoyons-nous des e-mails de planification d'événements ?
Lors de l'envoi d'e-mails de planification d'événements, vous devez donner aux fournisseurs et aux lieux le temps de se préparer pour l'événement et laisser suffisamment de temps aux participants pour répondre.
Il serait donc préférable que vous visiez à envoyer vos e-mails de planification d'événements au moins un mois à l'avance.
Quels sont les avantages de la sensibilisation par e-mail pour la planification d'événements ?
La sensibilisation par e-mail de planification d'événements offre plusieurs avantages, notamment :
Efficacité accrue - Vous permet de contacter rapidement et facilement plusieurs fournisseurs et sites pour trouver les meilleurs tarifs et services.
Économies de coûts - Vous permettent de comparer les devis et de trouver la meilleure offre en contactant plusieurs fournisseurs.
Organisation améliorée - Vous aide à rester organisé et à garder une trace de tous les détails liés à l'événement.
Communication améliorée - Assurez-vous que toutes les personnes impliquées dans l'événement sont sur la même longueur d'onde et au courant de tout changement ou mise à jour.
Et avant de passer à notre liste des 5 meilleurs modèles de sensibilisation pour la planification d'événements, vérifions d'abord ce qu'il faut inclure lors de leur rédaction.
Liste de contrôle des e-mails de planification d'événements [+ exemples]
Les modèles standard s'appliquent à la majorité des e-mails. Cela signifie créer des lignes d'objet qui attirent l'attention, rédiger des corps d'e-mails attrayants et inclure un appel à l'action clair.
Dans cette section, nous parlerons des détails plus raffinés que vous devriez incorporer pour vos e-mails de planification d'événements, qui varieront en fonction de votre relation avec le destinataire de l'e-mail.
Remarque : De plus, chaque section comprend un exemple de la structure de données appropriée pour vous aider à créer rapidement et facilement vos propres modèles.
Commençons!
1. Le but de l'événement et son résultat attendu️
Lors de la planification d'un événement par e-mail, il est essentiel de définir ses objectifs et ses résultats. Cela garantira que tous les participants sont sur la même page et travaillent vers un objectif commun.
De plus, le facteur le plus critique pour déterminer si vos destinataires sont intéressés ou non à assister à l'événement est la transparence des informations fournies, telles que le but de l'événement.
2. La date, l'heure et le lieu de l'événement️
Inclure des informations pertinentes dans l'invitation par e-mail, telles que le lieu, la date et l'heure de l'événement, est le deuxième aspect le plus crucial des e-mails de planification d'événement.
3. Un programme détaillé des activités et des intervenants️
Lors de la planification d'un événement, il est essentiel d'inclure un programme détaillé des activités et des conférenciers dans un e-mail à toutes les personnes impliquées.
L'horaire précise les personnes qui seront présentes, les sujets qui seront abordés et les heures auxquelles les divers événements auront lieu.
Cela permet à chacun de planifier en conséquence et d'assurer le bon déroulement de l'événement.
De plus, il contribue à promouvoir le sens de l'organisation et encourage la participation active de chacun.
4. Une liste des fournitures et équipements nécessaires️
Un e-mail de planification gagnerait à inclure une liste des fournitures et équipements nécessaires pour plusieurs raisons.
Cela peut aider à s'assurer que rien n'est oublié et que tout est comptabilisé.
Cela peut également aider à rationaliser le processus de planification d'événements, car tous les éléments nécessaires peuvent être identifiés et commandés à l'avance.
De même, en s'assurant que seuls les articles essentiels sont achetés ou loués, avoir une liste de fournitures et d'équipements peut aider à contrôler les coûts.
5. Le budget de l'événement et les détails de son financement️
Vous pouvez vous assurer que toutes les personnes impliquées comprennent clairement les coûts associés à l'événement et la provenance de l'argent en incluant des informations sur la manière dont l'événement sera financé.
L'inclusion de ces informations dans vos e-mails peut également aider à prévenir tout malentendu ou litige sur toute la ligne.
6. Une chronologie des tâches et des délais️
Il est utile d'inclure une chronologie des tâches et des délais dans un e-mail pour planifier un événement afin que les gens puissent avoir une idée des choses à l'avance.
Il offre un cadre dans lequel tout le monde peut travailler et maintient les gens sur la bonne voie.
En outre, il peut être utilisé pour rappeler aux gens leurs obligations et déléguer des tâches.
De plus, avoir une chronologie des tâches et des délais permet à chacun de voir la progression du processus de planification de l'événement.
7. Coordonnées de tout fournisseur ou partenaire impliqué dans l'événement️
Inclure les coordonnées de tous les fournisseurs ou partenaires impliqués dans les e-mails de planification d'événements afin que chacun sache qui contacter pour toute question ou préoccupation.
Ces informations permettent également de rationaliser la communication afin que toutes les parties reçoivent les mises à jour pouvant survenir au cours du processus de planification.
De même, l'inclusion des informations de contact garantit que toutes les parties impliquées disposent des informations nécessaires et que tout problème survenant est traité rapidement et efficacement.
8. Une invitation à l'événement avec un appel à l'action️
Le but de l'invitation à l'événement et de l'appel à l'action dans les e-mails de planification d'événements est d'inciter les gens à s'inscrire à l'événement.
Un "appel à l'action" est une demande directe au lecteur d'effectuer une sorte d'action, comme visiter un lien, s'inscrire à quelque chose ou acheter quelque chose.
En incluant un appel à l'action dans vos e-mails, vous pouvez augmenter la probabilité que les gens prennent l'action souhaitée.
De plus, cela peut aider à générer plus de trafic vers votre site Web, ce qui peut entraîner une augmentation des ventes et des revenus.
9. Une enquête de suivi ou un questionnaire pour mesurer le succès de l'événement️
L'inclusion d'un sondage ou d'un questionnaire de suivi fournit aux participants des commentaires sur le déroulement de l'événement et sur ce qui pourrait être amélioré pour les événements futurs.
L'enquête ou le questionnaire doit couvrir des sujets tels que la satisfaction globale à l'égard de l'événement, la mesure dans laquelle les objectifs de l'événement ont été atteints et les aspects qui doivent être améliorés.
Ces commentaires peuvent ensuite être utilisés pour planifier plus efficacement les événements futurs.
En outre, les résultats de l'enquête peuvent être utilisés pour fournir des preuves du succès de l'événement aux sponsors, bailleurs de fonds et autres parties prenantes.
5 meilleurs modèles de sensibilisation par e-mail de planification d'événements à utiliser en 2023
1. Promouvoir votre modèle d'e-mail Keynote
Si vous envisagez d'utiliser le courrier électronique pour promouvoir votre discours, assurez-vous de donner à votre public une raison claire et convaincante d'y assister.
Fournissez des détails sur l'événement, comme qui parlera et qui parrainera, ainsi qu'un lien vers la page d'inscription.
Assurez-vous également d'inclure un appel à l'action dans la description de votre événement et encouragez les lecteurs à agir et à s'inscrire.
2. Modèle d'e-mail d'annonce de conférence
Les e-mails d'annonce de la conférence sont un excellent moyen d'informer les gens des événements à venir.
Vous pouvez utiliser ce modèle pour envoyer des invitations, des rappels et des mises à jour aux participants potentiels.
3. Modèle d'e-mail de webinaire
Vous pouvez utiliser un modèle d'e-mail de webinaire pour promouvoir un webinaire à venir auprès de participants potentiels.
Fournissez plus d'informations sur le webinaire, partagez l'ordre du jour du webinaire et encouragez les gens à s'inscrire au webinaire.
Vous pouvez également utiliser un modèle d'e-mail de webinaire après le webinaire pour remercier les participants, fournir des informations de suivi et offrir des remises ou des bonus spéciaux.
4. Modèle d'e-mail d'invitation exclusif
Les e-mails d'invitation exclusifs sont un excellent moyen de cibler un groupe spécifique de personnes susceptibles d'être intéressées par ce que vous proposez.
De plus, ils peuvent vous aider à créer un sentiment d'urgence et d'exclusivité autour d'un événement ou d'un lancement de produit.
Par rapport à une campagne par e-mail plus générale, les e-mails d'invitation exclusifs peuvent aider à augmenter les taux d'engagement et de conversion.
5. Modèle d'e-mail d'invitation à un événement
Les e-mails utilisés pour les invitations à des événements que vous pouvez utiliser pour inviter des destinataires à tout type d'événement, y compris un mariage, une conférence d'affaires, une remise de prix ou une fête d'anniversaire.
Ces e-mails contiennent généralement des informations sur l'événement, y compris la date, l'heure, le lieu et tout autre détail pertinent.
Assurez-vous également d'inclure un appel à l'action et de demander au destinataire de répondre ou un lien vers un formulaire de réponse en ligne.
Bonus : Rédigez de nouveaux e-mails de planification d'événements sans modèles
Les modèles sont un excellent moyen d'avoir sous la main une version prête à envoyer des e-mails de planification d'événements.
Mais que diriez-vous de générer automatiquement des modèles d'e-mails de planification d'événements à partir d'une liste à puces d'informations pertinentes ?
Le module complémentaire de réécriture TextCortex offre une telle fonctionnalité.
Tout ce que vous avez à faire est d'écrire vos principaux points à retenir sous la forme de puces, de les mettre en surbrillance et de choisir la fonction " Bullet to email " dans le menu.
En quelques secondes, vous obtiendrez votre brouillon d'e-mail prêt à être envoyé, que vous pourrez encore peaufiner en combinant d'autres fonctionnalités pratiques telles que la réécriture, la tonalité, la saisie semi-automatique, l'expansion, etc.
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