Taylor Backman über den Einsatz von All-in-One-Lösungen zur Kostensenkung

Kürzlich reiste Small Biz in :15 On Location zum Zoho Day 2022 nach Austin, Texas. Hier setzt sich Zoho Senior Evangelist Taylor Backman mit Shawn Hessinger, dem Executive Editor von Small Biz Trends, zusammen, um die Vorteile von All-in-One Small zu besprechen Unternehmenssoftware in Ihr Unternehmen bringen kann.

3 Vorteile der All-in-One Business Software

1. Bietet Ihnen eine Lösung im Vergleich zu mehreren verschiedenen Lösungen.

Shawn: Wenn Sie ein wirklich kleines Unternehmen sind und gerade erst mit der Technologie beginnen, können Sie einige der Möglichkeiten erläutern, wie die Verwendung einer Lösung gegenüber einer Vielzahl unterschiedlicher Lösungen von Vorteil sein kann?

Taylor: Ich denke, wenn Sie sich ein All-in-One-Gerät ansehen, denken Sie darüber nach, was die verschiedenen Dinge sind, die das Unternehmen tut, woran arbeiten wir als Organisation? Und dann suchen wir nach einer Lösung, die diesen Anforderungen am besten gerecht wird und dann auch etwas ist, in das wir hoffentlich im Laufe der Zeit hineinwachsen oder unsere Nutzung im Laufe der Zeit erweitern können.

Ich denke also, dass Sie mit dieser Mentalität offensichtlich ein Produkt finden werden, das für Sie funktioniert, und es wird einen Preis geben, mit dem Sie sich wohlfühlen, und alles wird gut sein.

Aber im Laufe der Zeit werden Sie viel Geld und Zeit sparen, da Sie die Dinge später nicht zu sehr ändern müssen, weil all diese Änderungen sehr teuer werden … denn jetzt werden alle Daten, die an einem Ort lebten, verschwinden zu einem anderen Produkt.

Oder Sie müssen jetzt ein anderes Produkt kaufen, das bereits die Kosten erhöht, und jetzt müssen Sie dieses Produkt integrieren, das noch teurer wird. Und jetzt geraten die Kosten immer weiter außer Kontrolle.

Wenn wir uns also ansehen, was die Anforderungen sind, die wir haben, was ein vernünftiger Satz von Anforderungen ist, die wahrscheinlich in der Zukunft bestehen werden, dass wir anfangen können, darüber nachzudenken, eine passende Lösung zu finden, die einen guten Preis hat und für Sie funktioniert Heute hat das viele Dividenden, die sich weiter auszahlen.

2. Kritische Geschäftsdaten werden an einem zentralen Ort integriert.

Shawn: Sie haben die Integration erwähnt, und ich könnte mir vorstellen, dass das einer der wirklichen Vorteile ist, weil Sie es in manchen Fällen mit Daten, CRM-Systemen und ähnlichen Dingen zu tun haben. Können Sie einige Beispiele für Systeme nennen, die Sie möglicherweise in einer All-in-One-Lösung haben, die Sie integrieren möchten?

Taylor: Absolut. Ich meine, wenn wir zum Beispiel haben, wo bewahren wir alle unsere Kundeninformationen auf? Wir haben also einen zentralen Ort, an dem wir alle unsere Kundeninformationen aufbewahren. Und sobald wir diesen einen zentralen Ort haben, um darüber nachzudenken, was sind all die Interaktionen, die wir mit diesem Kunden haben?

Welchen Kanal oder welche Art und Weise auch immer wir mit diesem Kunden kommunizieren, wir möchten sicherstellen, dass dies integriert ist, damit die Daten in diesen Kundendatensatz einfließen und wir einen vollständigen Überblick darüber erhalten. Und das wird natürlich jedes Mal hilfreich sein, wenn Sie sich an sie wenden und mit ihnen sprechen.

Und dann, abhängig von der Art des Geschäfts, in dem Sie tätig sind, wenn Sie beispielsweise physische Produkte online verkaufen, möchten wir natürlich, dass diese Datensätze auch in das System integriert werden, damit wir wissen, um welche Produkte es sich handelt Einkauf.

Wenn wir ein dienstleistungsbasiertes Unternehmen sind und einen Vertrag unterzeichnen und jetzt mit der Abrechnung von Stunden beginnen müssen, möchten wir, dass unser Projektmanagement-Tool auch eine Verbindung herstellt. Auf diese Weise können wir sicherstellen, dass wir das gut verfolgen und in Rechnung stellen und dort eine gute Bilanz bekommen. Und dann natürlich Kundensupport, wenn wir Kunden wirklich unterstützen, dann wollen wir das.

3. Automatisierung spart Zeit und Geld

Shawn: Ich würde mir vorstellen, dass, wenn Ihre Daten nicht alle an einem Ort sind, beispielsweise Ihre Kundendaten, und Sie mehrere verschiedene Quellen haben, es sogar eine Menge Zeit kostet, diese hin und her zu übertragen … oder wie kleine Unternehmen dies können Berechnen Sie das irgendwie und finden Sie es heraus, um diese Einsparungen zu sehen, weil ich denke, dass es Einsparungen gibt, die über den Preis der Software hinausgehen.

Taylor: Ich meine, es ist schwer, das genau zu wissen. Aber denken Sie noch einmal an die schiere Anzahl von Personen, die Verwaltungsarbeiten erledigen, bei denen sie Daten eingeben. Hoffentlich hat Ihre Organisation nicht zu viel davon.

Aber wenn Sie das haben, denken Sie über eine Möglichkeit nach, wie Sie das jetzt auf irgendeine Weise automatisieren könnten, oder denken Sie über eine Möglichkeit nach, all diese Tabellenkalkulationen zu exportieren, damit sie dann Tabellenkalkulationen konsolidieren oder eine Tabellenkalkulation erstellen können, damit sie sich dann in Mini-Tabellenkalkulationen verwandeln kann und dann konsolidiert sich wieder.

Denken Sie darüber nach, was diese Prozesse sind, und denken Sie jetzt darüber nach, wie viel Zeit das kostet. Wenn Sie Mitarbeiter haben, die das tun, hängen Sie die Stundenkosten ihrer Zeit an diese Aufgaben an, richtig? Und wenn Sie jetzt anfangen können, wegzuautomatisieren oder einfach auf der Datenseite besser organisiert zu sein, wenn Sie anfangen können, dies aus ihren beruflichen Verantwortlichkeiten herauszuschneiden, dann können Sie eine buchstäbliche Dollarzahl an das anhängen, was Sie sparen, indem Sie diese neuen verwenden Tools und Erstellen neuer Prozesse.

Shawn: Lassen Sie uns auch über die Vorteile des Kundendienstes sprechen, denn wenn Sie 20 Apps statt einer haben, müssen Sie sich mit 20 Kundendienstzentren statt mit einem befassen.

Taylor: Das ist eine andere Sache. Sie haben 20 Verträge, mit denen Sie es zu tun haben, die 20 verschiedene Zahlungspläne haben, die sich auf 20 verschiedene Abrechnungszyklen beziehen und 20 verschiedene Benutzerkonten haben, die eingerichtet, verwaltet und aktiviert werden müssen. Das ist ein großes Problem, oder?

Ich meine, man kann das als kleines Gedankenexperiment durchführen. Sie verwenden zehn Anwendungen und müssen dafür einen neuen Mitarbeiter einarbeiten. Mach das zehnmal statt das eine Mal. Wie viel Geld hat dich das gekostet? Genau dort. Das ist erst der Anfang, oder? Also, ja, es gibt sicherlich eine Menge Redundanzen, die sich einschleichen.

Die Imbissbuden

Denken Sie bei der Auswahl von Software für kleine Unternehmen daran, es einfach zu halten, da All-in-One-Lösungen manchmal eine Vielzahl von Diensten zu geringeren Kosten bieten können.

Sehen Sie sich den Rest der Folge an, um weitere nützliche Geschäftstipps und Highlights zu erfahren, wie zum Beispiel:

• Weitere echte Vorteile bringt die Integration einer All-in-One-Softwareplattform.
• Möglichkeiten, die Kosten redundanter Prozesse zu berechnen und zu sehen, dass es Einsparungen gibt, die über den Preis der Software hinausgehen.
• Wie Sie verhindern können, dass Sie in einen Marketing-Strudel hineingezogen werden, der Sie bei der Auswahl der richtigen All-in-One-Software zu einer schlechten Passform und unnötigen Kosten führen kann.
• Wie Sie entscheiden können, ob eine All-in-One-Lösung für die Art der Branche, in der Sie tätig sind, gut geeignet ist.

Auf Soundcloud anhören:

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• 21 beste Business-Management-Tools für kleine Unternehmen
• Die 10 wichtigsten Gründe für ein All-in-One-System für den Betrieb Ihres Unternehmens

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