كيفية المتابعة مع العملاء بعد إرسال الفاتورة

عندما ترسل فاتورة مفصلة بشكل صحيح إلى عميل ، فستتوقع عادةً استلام الدفع على الفور. لسوء الحظ ، ستكون هناك حتمًا أوقات تواجه فيها عملاء غاضبين أو غير منظمين أو ببساطة غير راغبين في الدفع.

بغض النظر عن السبب ، لا تزال بحاجة إلى الحصول على أموال مقابل عملك ، وقد يتطلب ذلك منك متابعة فواتيرك التي فات موعد استحقاقها. في حين أن هذه المواقف قد تكون محبطة ، فمن المهم دائمًا أن تظل محترفًا عند الاتصال بالعملاء بشأن المدفوعات المستحقة.

في هذه المقالة ، سنقدم بعض النصائح حول كيفية المتابعة عبر البريد الإلكتروني إذا لم يتم دفع الفاتورة في الوقت المحدد. سنناقش أيضًا كيف يمكنك التعامل مع الموقف دبلوماسيًا ، من أجل الحفاظ على علاقة جيدة (إن أمكن). هيا بنا نبدأ!

لماذا من المهم متابعة (ومنع) الفواتير غير المسددة

يعد تلقي المدفوعات بعد إرسال فواتيرك إلى عملائك مباشرة أمرًا حيويًا للحفاظ على نشاطك التجاري قائمًا وضمان التدفق النقدي السلس. للأسف ، ستكون هناك أوقات لا يتم فيها دفع الفواتير في الوقت المحدد ، لأي عدد من الأسباب.

في هذه المواقف ، ستحتاج إلى المتابعة مع عملائك بشأن الدفعات المتأخرة ، على وجه السرعة وبعناية. إذا أهملت القيام بذلك ، فقد تخسر الأموال المستحقة عليك ، حيث قد يكون العميل قد فقد الفاتورة أو نسيها. قد يتم الخلط بينهم أيضًا حول كيفية الدفع لك وموعده.

سنناقش بعد قليل كيفية التعامل فعليًا مع الفواتير غير المدفوعة. ومع ذلك ، من الذكاء أيضًا التفكير في كيفية منع هذا من أن يصبح مشكلة تمامًا. مع وضع ذلك في الاعتبار ، إليك بعض الطرق التي يمكنك من خلالها تجنب رؤية فواتير غير مدفوعة في المستقبل:

• اكتب فواتير شاملة وواضحة. يجب أن تحتوي على جميع المعلومات التي يحتاجها العميل لتقديم الدفع.
• قم بتضمين معلومات دقيقة حول ما تقوم بشحنه. اجعل من الواضح بالضبط ما هي الخدمات التي قدمتها ، مقسمة إلى عناصر فردية عند الاقتضاء. سيؤدي ذلك إلى إزالة أي غموض محتمل قد يجعل العميل يتردد في الدفع.
• قم بتوفير تاريخ استحقاق محدد. هذا يقلل من احتمالية أن يضع العميل فاتورتك على نار هادئة ، وينسى كل شيء عن الدفع لك.
• تقديم طريقة دفع سهلة. تعرف على طريقة الدفع المناسبة لعميلك (على سبيل المثال ، الدفع عبر الإنترنت) ، وإذا أمكن ، قدم خيارات متعددة لهم.
• فرض رسوم على التأخر في السداد. أوضح شروط دفع الفاتورة الخاصة بك أنه إذا لم يتم استلام الدفعة في تاريخ معين ، فستفرض رسومًا إضافية.

باتباع هذه الخطوات البسيطة ، يجب أن تكون قادرًا على تجنب العديد من المواقف التي قد تكون فيها الفاتورة غير مدفوعة. ومع ذلك ، من المحتمل أن تكون هناك أوقات لا يتم فيها إرسال دفعة على النحو المتفق عليه ، وعند هذه النقطة سيتعين عليك التواصل مع العميل مباشرةً.

كيفية متابعة الفاتورة (4 نصائح)

في الأقسام القليلة التالية ، سنلقي نظرة على كيفية المتابعة عند المتابعة مع أحد العملاء بخصوص فاتورة مستحقة السداد. من خلال تنفيذ هذه النصائح الأربعة الرئيسية ، يمكنك تحسين فرص تلقي أموالك وعدم حرق الجسور الخاصة بك مع العميل.

1. لا تنتظر طويلاً على دفعة متأخرة

أولاً ، من المهم ألا تدع الفواتير المستحقة لا تُدفع لفترة طويلة. في بعض الأحيان ، يشعر الناس بالرغبة في المتابعة في وقت مبكر جدًا ويمكن أن يظهروا على أنهم إلحاحيون أو غير احترافيين. ومع ذلك ، هذا أبعد ما يكون عن الحقيقة.

في الواقع ، لا شيء يمكن أن يكون أكثر احترافية من توقع أن يتم احترام اتفاقيتك من قبل جميع الأطراف. على هذا النحو ، يجب عليك متابعة الفواتير المتأخرة بمجرد مرور تاريخ الاستحقاق. كن مهذبًا ولا تفترض الحقد أو عدم الكفاءة. يجب أن يكون هناك شيء بسيط كافي ، مثل: "أردت فقط أن أذكرك أن هذه الدفعة كانت مستحقة أمس. هل يمكنك إعلامي متى أتوقع ذلك؟ "

في الحالات التي يكون فيها العميل قد نسي ببساطة الدفع أو فقد بريدك الإلكتروني ، يكون هذا غالبًا كافيًا لحل المشكلة. بمجرد إرسال رسالة تذكير الدفع الأولي عبر البريد الإلكتروني ، ستحتاج إلى المتابعة مرة أخرى في غضون أسبوع إذا لم تتلق ردًا.

2. كن محترفًا في جميع الأوقات في البريد الإلكتروني لمتابعة فاتورتك

في حين أن عدم الحصول على أجر يعد تجربة محبطة بلا شك ، فمن المهم أن تحافظ على نبرة وسلوك احترافيين طوال العملية. ينطبق هذا حتى إذا تجاوز تاريخ استحقاق الدفع ، ولم تتلق أي كلمة من العميل.

الحقيقة هي أنه ببساطة ليس من البناء أن تغضب ، أو تأخذ مسألة عدم الدفع الفوري على محمل شخصي. في الواقع ، من المرجح أن تحل الموقف بسرعة أكبر إذا حافظت على نبرة هادئة ومهذبة في جميع اتصالاتك مع العملاء بشأن المدفوعات المتأخرة.

إن البقاء على المستوى الاحترافي هو أفضل فرصة لك للتأكد من أن العميل سيفعل الشيء نفسه ، في حين أن الانفعالات العاطفية من المرجح أن تثير استجابة مماثلة. من الجدير أيضًا أن نتذكر أن الفاتورة غير المسددة قد تكون ناتجة عن خطأ صادق ، مما يعني أنك تخاطر بإحراق جسر ثمين عن طريق إرسال بريد إلكتروني فاتورة مستحقة غاضبة أو التخلص من الاتهامات.

3. إذا لم يعمل البريد الإلكتروني ، فاتصل بالعملاء بشأن المدفوعات المتأخرة

إذا كنت قد أرسلت بعض رسائل البريد الإلكتروني على مدار أسبوع أو أسبوعين ، ولم تسمع أي رد ، فقد يرجع ذلك إلى أن العميل يواجه مشكلات في صندوق الوارد الخاص به. قد ينتهي الأمر برسائلك في عامل تصفية البريد العشوائي ، أو ربما قاموا ببساطة بتغيير عنوانهم أو تزويدك بالعنوان الخطأ عن طريق الخطأ.

في هذه الحالة ، من الجيد دائمًا التواصل بطريقة مختلفة. إذا كان لديك رقم هاتف العميل ، على سبيل المثال ، يمكنك ببساطة الاتصال به. بالإضافة إلى ذلك ، تحقق مما إذا كان لديك عنوان بريد إلكتروني آخر في الملف ، أو إذا كان هناك شخص آخر في مؤسسته يمكنك الوصول إليه. لا تخف من أن تكون مثابرًا وأن تجرب أشكالًا مختلفة من التواصل حتى ينقر شيء ما.

4. إذا فشل كل شيء آخر في متابعة الفاتورة ، تواصل مع محاميك

إذا استمرت هذه العملية أكثر من شهر دون رد أو دفع ، فقد تحتاج إلى اتخاذ إجراء قانوني. في هذه المرحلة ، يجب عليك الاتصال بمحاميك ، والذي سيكون قادرًا على إرسال خطاب طلب إلى العميل. سيشمل هذا المبلغ المستحق عليك ، كما هو موضح في الفاتورة الأصلية.

بطبيعة الحال ، هذه استراتيجية أخيرة. من المأمول ألا تكون أبدًا في موقف يكون فيه ذلك مبررًا ، ولكن يجب أن تدرك أنه قد يكون ضروريًا. إذا كان العميل يتجاهلك أو يرفض الدفع ، فمن حقك طلب بعض المساعدة.

استنتاج

من الضروري أن تحصل على أجر مقابل عملك ، ولكن قد تواجه مواقف ينسى فيها العملاء أو يختارون عدم إرسال الأموال التي يدينون بها إليك. في هذه الحالات ، ستحتاج إلى توخي الحذر بشأن كيفية المتابعة معهم.

للتلخيص ، إليك ما تريد أن تضعه في اعتبارك عند متابعة فواتيرك:

1. لا تنتظر طويلاً على فاتورة متأخرة.
2. كن محترفًا في جميع الأوقات.
3. إذا لم يعمل البريد الإلكتروني ، فاتصل بالعميل.
4. إذا فشل كل شيء آخر ، تواصل مع محاميك.

هل لديك أي أسئلة حول التعامل مع الفواتير غير المسددة؟ واسمحوا لنا أن نعرف في قسم التعليقات أدناه!