كيفية إنشاء فاتورة موحدة للمدفوعات الأسرع

بالنسبة لأصحاب الأعمال الحرة وأصحاب الأعمال الصغيرة ، الوقت حقًا هو المال. لسوء الحظ ، هناك بعض جوانب العمل لنفسك والتي تستغرق وقتًا ولكنها لا تدر دخلاً بشكل مباشر ، مثل إنشاء الفواتير وتتبع المدفوعات وتوليد الإيصالات. يمكّنك إيجاد طرق لتوفير الوقت في هذه المهام من التركيز على العمل الذي سيدفع لك عملاؤك مقابله بالفعل.

يعد استخدام الفواتير الموحدة طريقة ذكية لتبسيط عملية إصدار الفواتير وتسريعها. يمكن أن يساعدك إرسال فاتورة واحدة فقط تشمل جميع الأعمال المنجزة للعميل خلال فترة محددة على البقاء منظمًا وزيادة كفاءتك. علاوة على ذلك ، فإن عملية إنشاء فاتورة موحدة بسيطة ، ولا يمكن أن يكون تنفيذها في مشاريعك المستقلة أو مشاريع الأعمال الصغيرة أسهل.

في هذه المقالة ، سنشرح ماهية الفواتير المدمجة ، ولماذا يمكن أن تكون مفيدة ، وكيفية إنشائها باستخدام Hiveage. دعنا نذهب اليها!

مقدمة إلى الفواتير الموحدة (ولماذا يجب عليك استخدامها)

الفاتورة الموحدة هي عندما تحاسب العميل على جميع الأعمال المنجزة خلال فترة زمنية محددة مسبقًا. على سبيل المثال ، قد يرسل الكاتب المستقل فاتورة واحدة إلى العميل لجميع المقالات التي كتبها خلال فترة شهر واحد ، بدلاً من إرسال فاتورة منفصلة لكل مقالة على حدة. بغض النظر عما إذا كان الكاتب قد أكمل مقالتين في ذلك الشهر أو اثني عشر ، فسيظل يرسل فاتورة واحدة فقط.

قد تجد الفواتير الموحدة مفيدة بشكل خاص إذا كنت أنت أو عملك في المواقف التالية بشكل متكرر:

• لديك عملاء متكررون يقدمون طلبات للعديد من المنتجات أو الخدمات على أساس منتظم.
• غالبًا ما تعمل في مشاريع طويلة الأجل للعملاء ، والتي تحتوي على عدة مراحل يجب أن يتم وصف كل منها على أنها خدمات أو منتجات فردية.
• أنت تقدم خدمة مستمرة وتحاسب عملاءك في الساعة ، وتريد أن تحاسبهم على جميع الساعات التي عملت فيها خلال فترة زمنية معينة.

كما يمكنك أن تتخيل على الأرجح ، فإن استخدام الفوترة الموحدة يساعد في تبسيط عملية إعداد الفواتير لعملائك وتحسين كفاءتك. ستوفر الوقت الذي تقضيه في إنشاء فواتير فردية ، حيث سيتعين عليك تجميعها معًا بمعدل أقل. سيساعد وجود عدد أقل من الملفات لتتبعها أيضًا في التنظيم وإدارة الملفات. إذا احتجت في أي وقت إلى استرداد فاتورة ، فسيكون لديك عدد أقل من الملفات لفرزها.

ربما تكون أهم فائدة للفواتير الموحدة ، مع ذلك ، هي قدرتها على تبسيط عملية الدفع. يمكن أن يكون إرسال الكثير من الفواتير إلى العميل في فترة زمنية قصيرة وصفة لفقدان الفواتير والمدفوعات الضائعة.

من ناحية أخرى ، من غير المرجح أن يفقد العملاء مسار فاتورة واحدة ، مما يعني أنه لا ينبغي عليك قضاء الوقت في تعقب العملاء لتأمين المدفوعات المفقودة. يساعد هذا أيضًا عملائك على تجنب الفواتير المتأخرة والبقاء منظمين - لا يوجد سوى تاريخ فوترة واحد لتتبعه ، ودورة فوترة ثابتة - والتي من المحتمل أن تترك انطباعًا جيدًا عن طبيعة العمل مع عملك.

كيفية إنشاء فاتورة موحدة (في 3 خطوات)

لحسن الحظ ، يعد إنشاء فاتورة موحدة أمرًا بسيطًا إلى حد ما. علاوة على ذلك ، تقدم Hiveage العديد من الأدوات التي يمكن أن تساعدك على طول الطريق. دعنا نقسم ما ستحتاج إلى مراعاته عند إعداد أول فاتورة موحدة.

الخطوة 1: تحديد دورة فوترة الفاتورة

عند العمل مع عملاء متكررين أو في مشاريع طويلة الأمد ، من المهم تحديد دورة الفوترة التي ستستخدمها لفواتيرك الموحدة مسبقًا. سيكون من المفيد لعملائك معرفة متى تتوقع مدفوعاتهم. بالإضافة إلى ذلك ، فإن وجود دورة فوترة محددة يضمن أنك لن تنتظر عدة أشهر قبل أن ترى راتبك الأول.

يجب أن تكون دورات الفوترة التي تحددها منطقية بالنسبة لك ولعملائك وعملك. الدورات الشهرية و 30 يومًا شائعة ، ومع ذلك ، يمكن أن يكون من السهل عليك ولعملائك تتبعها. من الأفضل عدم جعل دوراتك طويلة جدًا ، حيث سيؤثر ذلك على التدفق المستمر للإيرادات إلى عملك.

الخطوة 2: احتفظ بسجلات تفصيلية للفواتير

من المهم للغاية الاحتفاظ بسجلات شاملة وواضحة للوقت الذي تقضيه في العمل في كل مشروع ، إلى جانب أي خدمات أو منتجات قد تقدمها لعملائك خلال كل دورة فوترة. ستحتاج إلى هذه المعلومات عند إنشاء فواتيرك الموحدة.

الحل البسيط هو تتبع ساعاتك في جدول بيانات أو في تقويم. إذا كنت ترغب في تبسيط هذه العملية حقًا ، فيمكنك أيضًا الاستفادة من ميزات التتبع المريحة لـ Hiveage. تتيح لك Hiveages ، من بين أشياء أخرى ، التوقف مؤقتًا وبدء الساعة عندما تأخذ فترات راحة من العمل ، وحفظ قوالب للمهام التي تقوم بمعالجتها بشكل منتظم (لسهولة حفظ السجلات).

الخطوة 3: اكتب فاتورتك (بدلاً من فواتير متعددة)

بمجرد جمع جميع المعلومات الضرورية والوصول إلى نهاية دورة الفوترة ، يمكنك إدخال أوقاتك وخدماتك ومنتجاتك في فاتورة وإرسالها إلى عميلك. تأكد من تضمين:

• تواريخ دورة الفواتير
• قائمة مفصلة بما تقوم بشحن العميل مقابله
• المبلغ الذي تتقاضاه من العميل مقابل كل بند
• إجمالي الفاتورة (بما في ذلك أي ضرائب ورسوم ذات صلة)

إذا كنت قلقًا بشأن نسيان شيء ما ، ففكر في استخدام مُنشئ الفواتير في Hiveage ، والذي يتضمن حقولًا لجميع المعلومات التي ستحتاج إلى توفيرها لعملائك. بالإضافة إلى ذلك ، إذا قمت بتتبع وقتك مع Hiveage ، يمكنك ببساطة تحويل سجلاتك إلى فاتورة ، مما يجعل العملية سريعة وسهلة.

الخلاصة: كيفية استخدام الفواتير الموحدة

يجب أن تتمحور إدارة عملك التجاري حول كسب المال ، وليس إدارة الأعمال الورقية. يمنحك استخدام الفواتير الموحدة مزيدًا من الوقت للإنفاق على جوانب عملك الأكثر أهمية بالنسبة لك ، بدلاً من قضاءه في عملية الفوترة. بالإضافة إلى أنه نظام أبسط وأكثر ملاءمة لك ولعملائك.

وأفضل ما في الأمر أنه يمكنك دمج الفواتير في ثلاث خطوات فقط:

1. تحديد فترة فوترة الفاتورة
2. احتفظ بسجلات مفصلة
3. اكتب فاتورتك

هل لديك أي أسئلة حول كيفية استخدام الفواتير الموحدة بشكل فعال؟ واسمحوا لنا أن نعرف في قسم التعليقات أدناه!