كيفية تفصيل الفواتير لتحسين الوضوح

من الواضح أن فواتيرك هي الطريق للحصول على مدفوعاتك ، ولكن إذا لم يتم تفصيلها بشكل صحيح ، فقد يؤدي ذلك إلى تأخير الدفع ودعوة استفسارات من عملائك ، مما يؤدي في بعض الأحيان إلى مستحقات قديمة. يشبه إلى حد كبير المسار المليء بالعقبات ، كل حاجز يحفظك من أموالك التي كسبتها بشق الأنفس.

ومع ذلك ، من خلال تنفيذ بعض النصائح البسيطة ، يمكنك التأكد من أن فواتيرك واضحة ، وثاقبة ، والأهم من ذلك أنها مدفوعة في الوقت المحدد. يمكنك بعد ذلك الانتقال إلى الوظيفة التالية ، حيث تبدأ الدورة مرة أخرى.

في هذه المقالة ، سنناقش كيفية التفصيل بشكل صحيح ، ونقدم بعض النصائح المفيدة لإنشاء فاتورة مفصلة. هيا بنا نبدأ!

فوائد تفصيل فواتيرك بشكل صحيح

قبل أن ننتقل ، دعنا نناقش ماهية "التفصيل". بعبارات بسيطة للغاية ، فهذا يعني وصف العمل الذي قمت به وتقديم التكلفة. بمعنى آخر ، إنه تفصيل لما أكملته ، مع تكلفة مرتبطة بكل منها:

فقط من هذا الوصف المختصر ، يمكنك على الأرجح استخلاص سبب كون التصنيف نعمة لعملائك وعملائك. أولاً ، يمكنهم رؤية ما يدفعون مقابله بالضبط ، وكيف يتم تقسيم التكلفة. هذا يجعل دفع الفاتورة سريعًا للغاية بالنسبة لهم ، حيث يحتاجون ببساطة إلى مراجعة الفاتورة وبدء الدفع.

ومع ذلك ، في حين أن الدفع الفوري يعد ميزة ، إلا أنه يمكن أيضًا أن يجعل حل النزاعات أكثر بساطة. على سبيل المثال ، يجب ألا تستغرق جميع الاستعلامات ما عدا أكثرها تعقيدًا أكثر من لمحة لحلها نظرًا لمستوى التفاصيل التي ستوفرها. يجب أن تُظهر الفاتورة بالضبط ما العمل الذي قمت به ، وتفاصيل التكلفة. أي شيء أقل سينتج عنه عملية حل مطولة.

قم بإنشاء فاتورة مفصلة لتحسين الوضوح

ستسعد بمعرفة أن إنشاء فاتورة مفصلة هي عملية بسيطة وتعتمد على بعض النصائح المنطقية. هنا ثلاثة منهم فقط!

1. تقديم أوصاف مباشرة ومفهومة

أولاً ، العائق الأساسي لقبول الدفع للعميل أو العميل هو الوصف غير الواضح. بعد كل شيء ، إذا كان السطر ينص ببساطة على "الأعمال المقدمة" ، فليس هناك الكثير لإخبار العميل بما يشير إليه هذا بالفعل وما إذا كانت الرسوم صحيحة. هذا له تأثير غير مباشر ، لأنه سيتم استدعاؤك لتقديم الوضوح - والذي يمكن أن يسبب تأخيرات غير ضرورية.

باختصار ، يجب أن يتمحور كل شيء في الفاتورة حول تقديم إجراء واحد للعميل: دفع فاتورته. هذا يعني أنه يجب أن يكونوا قادرين على الإجابة على الأسئلة هل تكلفة هذا العمل صحيحة؟ وهل أفهم ما أدفع مقابله؟ إذا كانت هذه الإجابات "لا" في كلتا الحالتين ، فإن أوصافك تحتاج إلى بعض العمل.

لحسن الحظ ، هذا حل سهل. ننصح بتقديم أكبر قدر ممكن من التفاصيل في سطر واحد. بالطبع ، يعتمد هذا على العمل الذي قمت به ، لكننا نوصي أيضًا بتقسيم المهام الأكبر إلى إدخالات فرعية يسهل فهمها.

2. قسّم المشاريع الكبيرة إلى أجزاء صغيرة

في كثير من الأحيان ، لن تكمل فقط وظيفة واحدة أو وظيفتين صغيرتين لعميل ، ولكن مشروع أكبر يتكون من العديد من المهام الفرعية. اعتمادًا على الوظيفة نفسها ، لا حرج في إبقاء المشروع في سطر واحد ، خاصة إذا كنت قد وافقت بالفعل على التكلفة الكاملة.

ومع ذلك ، فإن تقسيم المشروع إلى عدة إدخالات يتم تسعيرها وفقًا لذلك يتيح لعميلك رؤية شيئين:

• العمل الدقيق الذي قمت به.
• كم تكلف كل مهمة.

إلى جانب ضمان الدفع السريع ، فإن هذا له فائدة أخرى. من خلال تقسيم كل مهمة في المشروع ، قد يغري العميل بمد العمل معك بناءً على السعر الفردي لكل مهمة.

علاوة على ذلك ، يمكنهم أيضًا وضع ميزانية للمشاريع المستقبلية داخليًا دون إشراكك في البداية. هناك أيضًا فائدة عند الموافقة على تلك الميزانيات من قبل الرؤساء.

الخبر السار هو أنه إذا كنت قد حصلت على باقي العناصر بالترتيب ، فيجب أن يكون تقسيم المشروع إلى مكوناته أمرًا سهلاً. ومع ذلك ، يمكنك بدء هذه العملية مباشرة من البداية باستخدام وظيفة تقدير Hiveage:

هنا ، يمكنك تقديم عرض أسعار مفصل لعميلك من إيقاف التشغيل ، وتحويله إلى فاتورة في نهاية المشروع. من خلال التفصيل في البداية ، يمكنك إصدار فاتورة كاملة في ثوانٍ ، مما يوفر طريقًا واضحًا آخر نحو الفاتورة المودعة.

3. لا تنسى تفصيل التكاليف الخاصة بك أكثر من اللازم

أخيرًا ، لدينا عنصر تفصيل ربما لم تفكر فيه من قبل. بينما يجب أن تكون المهام التي تكملها مفصلة بالكامل ، يجب أن تكون تكلفة تلك المهام كذلك.

ببساطة ، من خلال تقسيم التكلفة باستخدام الفواتير التفصيلية ، لن يتمكن العميل من رؤية السعر الإجمالي لكل إدخال فحسب ، بل أيضًا السعر المعتمد على الوقت إن أمكن ، إلى جانب أي تكلفة للوحدة مرتبطة بالوظيفة.

كما أشرنا في هذه المقالة ، فإن إعطاء العميل أكبر قدر ممكن من المعلومات يحرره من دفع فاتورة. يعد تقسيم التكلفة الكامل مجرد جانب آخر يمكن أن يساعد.

ومع ذلك ، فإن إنشاء فواتير مفصلة يتطلب بعض التفكير. ستحتاج بالتأكيد إلى إظهار الإجمالي الإجمالي للإدخال المعني ، لكن تقسيم هذا الإجمالي يعتمد على مكانتك أو عملك. عادة ، ستقوم بتضمين بعض مما يلي:

• مبلغ الوحدة ، إذا كنت تبيع منتجات أو خدمات بمضاعفات.
• الرسوم المستندة إلى الوقت ، مثل الأجر بالساعة (إذا كنت تعمل لحسابهم الخاص أو مبدعًا)
• السعر لكل وحدة ، والذي يرتبط عادةً بكل من المادتين المذكورتين أعلاه.

الخبر السار هو أن معظم برامج إصدار الفواتير التي تستحقها توفر القدرة على تقسيم التكاليف إلى وحدات ومعدلات ، لذلك بغض النظر عن الحل الذي اخترته ، ستتمكن من إنشاء فاتورة مفصلة دون عناء.

الخلاصة: كيفية استخدام قالب فاتورة مفصلة

كلما سهّلت على العميل الدفع ، زادت سرعة نمو دخلك. يمكن أن يساعد تفصيل فواتيرك من أجل الوضوح المطلق في ضمان سير عملية الدفع بسلاسة. بعد كل شيء ، بدون تفصيل واضح للعمل الذي قمت به ، سيتعين على العميل العمل من خلال الاستعلامات - وهي خسارة خاسرة لكلا الطرفين.

في هذا المنشور ، نظرنا في كيفية تفصيل فواتيرك لتحسين الوضوح. نعتقد أن هناك ثلاث نصائح للمضي قدمًا:

1. تأكد من أن أوصاف كل مهمة أو وظيفة واضحة وسهلة الفهم.
2. قد تحتاج إلى تقسيم المشاريع الكبيرة إلى مهام أصغر.
3. قم بتفصيل تكاليف الوظيفة لمساعدة عملائك على معرفة ما إذا كانوا قد تم تحميلهم بشكل صحيح.

هل لديك أي نصائح لتقديم فواتير مفصلة بشكل واضح؟ واسمحوا لنا أن نعرف في قسم التعليقات أدناه!