Bagaimana Menindaklanjuti dengan Klien Setelah Mengirim Faktur

Saat Anda mengirim faktur yang diperinci dengan benar ke klien, Anda biasanya akan mengharapkan untuk segera menerima pembayaran. Sayangnya, pasti akan ada saat-saat ketika Anda dihadapkan dengan klien yang pelupa, tidak terorganisir, atau hanya tidak mau membayar.

Terlepas dari alasannya, Anda masih perlu dibayar untuk pekerjaan Anda, dan itu mungkin mengharuskan Anda untuk menindaklanjuti faktur yang sudah lewat jatuh tempo. Meskipun situasi ini dapat membuat frustrasi, selalu penting untuk tetap profesional saat mendekati klien tentang pembayaran yang belum dibayar.

Pada artikel ini, kami akan memberikan beberapa saran tentang cara menindaklanjuti melalui email jika faktur tidak dibayar tepat waktu. Kami juga akan membahas bagaimana Anda dapat menangani situasi secara diplomatis, untuk mempertahankan hubungan yang baik (jika memungkinkan). Mari kita mulai!

Mengapa Penting untuk Menindaklanjuti (Dan Mencegah) Faktur yang Belum Dibayar

Menerima pembayaran segera setelah Anda mengirim faktur ke klien Anda sangat penting untuk menjaga bisnis Anda tetap berjalan dan memastikan arus kas yang lancar. Sayangnya, ada kalanya faktur tidak dibayar tepat waktu, karena sejumlah alasan.

Dalam situasi ini, Anda harus menindaklanjuti dengan klien Anda atas keterlambatan pembayaran, segera dan hati-hati. Jika Anda lalai melakukan ini, Anda mungkin kehilangan uang yang harus Anda bayar, karena klien bisa saja kehilangan atau lupa tentang fakturnya. Mereka mungkin juga bingung tentang bagaimana dan kapan harus membayar Anda.

Sebentar lagi, kita akan membahas bagaimana sebenarnya menangani faktur yang belum dibayar. Namun, juga cerdas untuk mempertimbangkan bagaimana Anda dapat mencegah hal ini menjadi masalah sama sekali. Dengan mengingat hal itu, berikut adalah beberapa cara agar Anda tidak melihat faktur yang belum dibayar di masa mendatang:

• Tulis faktur yang menyeluruh dan jelas. Mereka harus berisi semua informasi yang dibutuhkan klien untuk mengirimkan pembayaran.
• Sertakan informasi yang tepat tentang apa yang Anda kenakan. Jelaskan dengan tepat layanan apa yang Anda berikan, dipecah menjadi item individual jika relevan. Ini akan menghilangkan potensi ambiguitas yang mungkin membuat klien ragu untuk membayar.
• Berikan tanggal jatuh tempo tertentu. Hal ini membuat kecil kemungkinan bahwa klien akan menempatkan faktur Anda di backburner, dan melupakan semua tentang membayar Anda.
• Menawarkan metode pembayaran yang mudah. Kenali metode pembayaran apa yang nyaman bagi klien Anda (misalnya, pembayaran online), dan jika memungkinkan, tawarkan beberapa opsi kepada mereka.
• Membebankan biaya untuk keterlambatan pembayaran. Jelaskan persyaratan pembayaran faktur Anda bahwa jika pembayaran tidak diterima pada tanggal tertentu, Anda akan dikenakan biaya tambahan.

Dengan mengikuti langkah-langkah sederhana ini, Anda seharusnya dapat menghindari banyak situasi di mana faktur mungkin belum dibayar. Namun, kemungkinan masih ada saat pembayaran tidak dikirim sesuai kesepakatan, di mana Anda harus menghubungi klien secara langsung.

Cara Menindaklanjuti Faktur (4 Tips)

Dalam beberapa bagian berikutnya, kita akan melihat bagaimana Anda harus melanjutkan ketika menindaklanjuti dengan klien mengenai faktur yang telah jatuh tempo. Dengan melakukan empat tip utama ini, Anda dapat meningkatkan peluang menerima uang Anda dan tidak membakar jembatan Anda dengan klien.

1. Jangan menunggu terlalu lama untuk pembayaran yang telah jatuh tempo

Pertama, penting agar Anda tidak membiarkan faktur yang lewat jatuh tempo tidak dibayar terlalu lama. Kadang-kadang orang merasa bahwa menindaklanjuti terlalu cepat dapat dianggap memaksa atau tidak profesional. Namun, itu tidak bisa jauh dari kebenaran.

Faktanya, tidak ada yang lebih profesional daripada mengharapkan persetujuan Anda dihormati oleh semua pihak. Karena itu, Anda harus menindaklanjuti faktur yang telah jatuh tempo segera setelah tanggal jatuh tempo berlalu. Bersikap sopan, dan jangan menganggap kebencian atau ketidakmampuan. Sesuatu yang sederhana seharusnya cukup, seperti: “Saya hanya ingin mengingatkan Anda bahwa pembayaran ini jatuh tempo kemarin. Bisakah Anda memberi tahu saya kapan harus mengharapkannya? ”

Dalam kasus di mana klien lupa membayar atau kehilangan email Anda, ini seringkali cukup untuk menyelesaikan masalah. Setelah Anda mengirim email pengingat pembayaran awal, Anda akan ingin menindaklanjutinya lagi dalam waktu seminggu jika Anda tidak mendapat balasan.

2. Jadilah profesional setiap saat dalam email tindak lanjut faktur Anda

Meskipun tidak dibayar tidak diragukan lagi merupakan pengalaman yang membuat frustrasi, penting bagi Anda untuk mempertahankan nada dan sikap profesional selama proses berlangsung. Ini berlaku meskipun sudah melewati tanggal jatuh tempo pembayaran, dan Anda tidak menerima kabar dari klien.

Kenyataannya adalah marah, atau menganggap kurangnya pembayaran segera secara pribadi bukanlah hal yang konstruktif. Bahkan, Anda lebih mungkin untuk menyelesaikan situasi dengan cepat jika Anda mempertahankan nada yang tenang dan sopan dalam semua komunikasi Anda dengan klien tentang pembayaran yang terlambat.

Tetap profesional adalah kesempatan terbaik Anda untuk memastikan bahwa klien akan melakukan hal yang sama, sedangkan menjadi emosional kemungkinan akan memicu respons serupa. Perlu juga diingat bahwa faktur yang belum dibayar dapat disebabkan oleh kesalahan yang jujur, yang berarti Anda berisiko merusak jembatan yang berharga dengan mengirimkan email faktur yang sudah lewat jatuh tempo atau melontarkan tuduhan.

3. Jika email tidak berhasil, hubungi klien tentang pembayaran yang terlambat

Jika Anda telah mengirim beberapa email selama satu atau dua minggu, dan Anda tidak mendapat balasan apa pun, itu mungkin karena klien mengalami masalah dengan kotak masuk mereka. Pesan Anda mungkin berakhir di filter spam mereka, atau mereka mungkin hanya mengubah alamat mereka atau memberi Anda alamat yang salah karena kesalahan.

Dalam situasi ini, selalu merupakan ide yang baik untuk menjangkau melalui metode yang berbeda. Jika Anda memiliki nomor telepon klien, misalnya, Anda cukup menelepon mereka. Selain itu, lihat apakah Anda memiliki alamat email lain yang tercatat, atau apakah ada orang lain di organisasi mereka yang dapat Anda hubungi. Jangan takut untuk gigih, dan mencoba berbagai bentuk komunikasi sampai ada yang klik.

4. Jika semuanya gagal dalam tindak lanjut faktur, hubungi pengacara Anda

Jika proses ini telah berlangsung lebih dari sebulan tanpa tanggapan atau pembayaran, Anda mungkin perlu mengambil tindakan hukum. Pada titik ini, Anda harus menghubungi pengacara Anda, yang akan dapat mengirim surat permintaan kepada klien. Ini akan mencakup jumlah terutang yang harus Anda bayar, sebagaimana diuraikan dalam faktur asli.

Tentu saja, ini adalah strategi terakhir. Mudah-mudahan Anda tidak akan pernah berada dalam situasi di mana itu dibenarkan, tetapi Anda harus menyadari bahwa itu mungkin perlu. Jika klien mengabaikan Anda atau menolak untuk membayar, Anda berhak untuk mencari bantuan.

Kesimpulan

Sangat penting untuk mendapatkan bayaran untuk pekerjaan Anda, tetapi Anda mungkin menghadapi situasi di mana klien lupa atau memilih untuk tidak mengirimi Anda uang yang mereka pinjam. Dalam kasus ini, Anda harus berhati-hati tentang bagaimana Anda menindaklanjutinya.

Untuk rekap, inilah yang perlu Anda ingat saat menindaklanjuti faktur Anda:

1. Jangan menunggu terlalu lama pada faktur yang telah jatuh tempo.
2. Jadilah profesional setiap saat.
3. Jika mengirim email tidak berhasil, hubungi klien.
4. Jika semuanya gagal, hubungi pengacara Anda.

Apakah Anda memiliki pertanyaan tentang menangani faktur yang belum dibayar? Beri tahu kami di bagian komentar di bawah!