Jak skontaktować się z klientami po wysłaniu faktury?

Po wysłaniu do klienta faktury z właściwymi danymi zwykle oczekujesz, że otrzymasz płatność natychmiast. Niestety, nieuchronnie nadejdą chwile, kiedy będziesz miał do czynienia z klientami, którzy są zapominalscy, niezorganizowani lub po prostu nie chcą płacić.

Bez względu na przyczynę nadal musisz otrzymywać zapłatę za swoją pracę, a to może wymagać sprawdzenia przeterminowanych faktur. Chociaż takie sytuacje mogą być frustrujące, zawsze ważne jest, aby zachować profesjonalizm w kontaktach z klientami w sprawie zaległych płatności.

W tym artykule podamy kilka porad, jak skontaktować się z e-mailem, jeśli faktura nie zostanie zapłacona w terminie. Porozmawiamy również o tym, jak dyplomatycznie poradzić sobie z sytuacją, aby utrzymać dobre relacje (jeśli to możliwe). Zacznijmy!

Dlaczego ważne jest monitorowanie (i zapobieganie) niezapłaconych fakturach

Otrzymywanie płatności wkrótce po wysłaniu faktur do klientów ma kluczowe znaczenie dla utrzymania płynności Twojej firmy i zapewnienia płynnego przepływu środków pieniężnych. Niestety zdarzają się sytuacje, w których faktury nie są opłacane na czas, z wielu powodów.

W takich sytuacjach należy niezwłocznie i ostrożnie śledzić z klientami opóźnienia w płatnościach. Jeśli tego nie zrobisz, możesz stracić należne Ci pieniądze, ponieważ klient mógł zgubić lub zapomnieć o fakturze. Mogą również być zdezorientowani, jak i kiedy ci zapłacić.

Za chwilę omówimy, jak właściwie postępować z niezapłaconymi fakturami. Jednak mądrze jest również zastanowić się, w jaki sposób można całkowicie zapobiec temu, aby stało się to problemem. Mając to na uwadze, oto kilka sposobów na uniknięcie w przyszłości niezapłaconych faktur:

• Pisz dokładne, przejrzyste faktury. Powinny zawierać wszystkie informacje potrzebne klientowi do dokonania płatności.
• Podaj dokładne informacje o tym, za co płacisz. Wyjaśnij dokładnie, jakie usługi świadczyłeś, w razie potrzeby z podziałem na poszczególne elementy. To usunie wszelkie potencjalne niejasności, które mogą sprawić, że klient zawaha się zapłacić.
• Podaj konkretny termin. Dzięki temu mniej prawdopodobne jest, że klient odłoży Twoją fakturę na backburner i zapomni o zapłaceniu.
• Zaproponuj łatwą metodę płatności. Dowiedz się, jaka metoda płatności jest dogodna dla Twojego klienta (np. płatność online) i jeśli to możliwe, zaoferuj mu wiele opcji.
• Nalicz opłatę za zwłokę w płatności. Wyraźnie zaznacz warunki płatności faktury, że jeśli płatność nie zostanie odebrana w określonym terminie, zostanie naliczona dodatkowa opłata.

Wykonując te proste czynności, powinieneś być w stanie uniknąć wielu sytuacji, w których faktura mogłaby nie zostać zapłacona. Jednak prawdopodobnie nadal będą się zdarzać sytuacje, w których płatność nie zostanie wysłana zgodnie z ustaleniami, w którym to momencie będziesz musiał skontaktować się bezpośrednio z klientem.

Jak śledzić fakturę (4 wskazówki)

W kilku następnych sekcjach przyjrzymy się, jak należy postępować w przypadku kontaktu z klientem w sprawie zaległej faktury. Postępując zgodnie z tymi czterema kluczowymi wskazówkami, możesz zwiększyć szanse na otrzymanie pieniędzy i nie spalenie swoich mostów z klientem.

1. Nie czekaj zbyt długo na zaległą płatność

Po pierwsze, ważne jest, aby nie dopuścić do tego, aby przeterminowane faktury pozostawały nieopłacane przez bardzo długi czas. Czasami ludzie czują, że zbyt wczesna kontynuacja może wydawać się nachalna lub nieprofesjonalna. Jednak to nie mogło być dalsze od prawdy.

W rzeczywistości nie ma nic bardziej profesjonalnego niż oczekiwanie, że Twoja umowa zostanie dotrzymana przez wszystkie strony. W związku z tym powinieneś monitorować zaległe faktury, gdy tylko upłynie termin płatności. Bądź uprzejmy i nie zakładaj złośliwości ani niekompetencji. Powinno wystarczyć coś prostego, na przykład: „Chciałem tylko przypomnieć, że ta płatność była należna wczoraj. Czy możesz mi powiedzieć, kiedy się tego spodziewać?

W przypadkach, gdy klient po prostu zapomniał zapłacić lub zgubił Twój e-mail, często wystarcza to do rozwiązania problemu. Po wysłaniu e-maila z przypomnieniem o pierwszej płatności, jeśli nie otrzymasz odpowiedzi, w ciągu tygodnia skontaktuj się ponownie.

2. Bądź profesjonalny przez cały czas w e-mailu uzupełniającym do faktury

Chociaż brak zapłaty jest niewątpliwie frustrującym doświadczeniem, ważne jest, aby przez cały czas zachować profesjonalny ton i nastawienie. Obowiązuje to nawet wtedy, gdy termin płatności minął, a klient nie otrzymał żadnej wiadomości.

Rzeczywistość jest taka, że ​​denerwowanie się lub branie do siebie braku szybkiej zapłaty nie jest konstruktywne. W rzeczywistości jest znacznie bardziej prawdopodobne, że szybko rozwiążesz sytuację, jeśli utrzymasz spokojny, uprzejmy ton we wszystkich swoich kontaktach z klientami na temat zaległych płatności.

Zachowanie profesjonalizmu to Twoja najlepsza szansa, aby upewnić się, że klient zrobi to samo, podczas gdy emocjonalność prawdopodobnie wywoła podobną reakcję. Warto również pamiętać, że niezapłacona faktura może wynikać z uczciwego błędu, co oznacza, że ​​ryzykujesz spalenie cennego mostu, wysyłając gniewny e-mail z przeterminowaną fakturą lub wyrzucając oskarżenia.

3. Jeśli wysyłanie e-maili nie działa, zadzwoń do klientów w sprawie opóźnionych płatności

Jeśli wysłałeś kilka e-maili w ciągu tygodnia lub dwóch i nie otrzymałeś żadnych odpowiedzi, może to oznaczać, że klient ma problemy ze swoją skrzynką odbiorczą. Twoje wiadomości mogą trafiać do ich filtra antyspamowego lub po prostu zmieniły swój adres lub przez pomyłkę podały Ci niewłaściwy.

W takiej sytuacji zawsze dobrze jest sięgnąć inną metodą. Jeśli masz na przykład numer telefonu klienta, możesz po prostu do niego zadzwonić. Ponadto sprawdź, czy masz w pliku inny adres e-mail lub czy w organizacji jest ktoś inny, z kim możesz się skontaktować. Nie bój się być wytrwałym i próbować różnych form komunikacji, aż coś się kliknie.

4. Jeśli wszystko inne zawiedzie na fakturze, skontaktuj się ze swoim prawnikiem

Jeśli ten proces trwał ponad miesiąc bez odpowiedzi lub płatności, może być konieczne podjęcie kroków prawnych. W tym momencie powinieneś skontaktować się ze swoim prawnikiem, który będzie mógł wysłać do klienta list z żądaniem. Obejmuje to zaległą kwotę, którą jesteś należny, zgodnie z oryginalną fakturą.

Oczywiście jest to strategia ostatniej szansy. Miejmy nadzieję, że nigdy nie znajdziesz się w sytuacji, w której jest to uzasadnione, ale powinieneś mieć świadomość, że może to być konieczne. Jeśli klient cię ignoruje lub odmawia zapłaty, masz pełne prawo do szukania pomocy.

Wniosek

Zapłata za swoją pracę jest bardzo ważna, ale możesz spotkać się z sytuacjami, w których klienci albo zapomną, albo zdecydują się nie wysyłać Ci należnych pieniędzy. W takich przypadkach musisz uważać na to, jak się z nimi skontaktować.

Przypomnijmy, o czym należy pamiętać podczas sprawdzania faktur:

1. Nie czekaj zbyt długo na zaległą fakturę.
2. Zawsze bądź profesjonalny.
3. Jeśli wysyłanie e-maili nie działa, zadzwoń do klienta.
4. Jeśli wszystko inne zawiedzie, skontaktuj się ze swoim prawnikiem.

Masz pytania dotyczące obsługi niezapłaconych faktur? Daj nam znać w sekcji komentarzy poniżej!