Cum să urmăriți clienții după trimiterea unei facturi

Când trimiteți o factură detaliată corespunzător unui client, vă veți aștepta de obicei să primiți plata prompt. Din păcate, vor exista inevitabil momente în care te confrunți cu clienți uituci, dezorganizați sau pur și simplu care nu vor să plătească.

Indiferent de motiv, tot trebuie să fiți plătit pentru munca dvs. și acest lucru poate necesita să urmăriți facturile care sunt restante. Deși aceste situații pot fi frustrante, este întotdeauna important să rămâneți profesioniști atunci când abordați clienții cu privire la plățile restante.

În acest articol, vă vom oferi câteva sfaturi despre cum să urmăriți prin e-mail dacă o factură nu este plătită la timp. De asemenea, vom discuta despre cum poți gestiona situația în mod diplomatic, pentru a păstra o relație bună (dacă este posibil). Să începem!

De ce este important să urmăriți (și să preveniți) facturile neplătite

Primirea plății imediat după ce trimiteți facturile către clienții dvs. este vitală pentru a vă menține afacerea pe linia de plutire și pentru a asigura un flux de numerar fluid. Din păcate, vor exista momente în care facturile nu vor fi plătite la timp, din mai multe motive.

În aceste situații, va trebui să urmăriți clienții dumneavoastră cu privire la întârzierea plăților, prompt și cu atenție. Dacă neglijați să faceți acest lucru, este posibil să pierdeți banii care vi se datorează, deoarece clientul ar fi putut pierde sau uita de factură. Ar putea fi, de asemenea, confuzi cu privire la cum și când să vă plătească.

Peste un moment, vom discuta cum să ne ocupăm de fapt de facturile neplătite. Cu toate acestea, este, de asemenea, inteligent să luați în considerare modul în care puteți preveni ca acest lucru să devină o problemă cu totul. Având în vedere acest lucru, iată câteva modalități prin care puteți evita să vedeți pe viitor facturile neplătite:

• Scrieți facturi amănunțite și clare. Acestea ar trebui să conțină toate informațiile de care clientul are nevoie pentru a trimite plata.
• Includeți informații exacte despre ceea ce taxați. Precizați exact ce servicii ați furnizat, defalcate în elemente individuale, acolo unde este cazul. Acest lucru va elimina orice potențială ambiguitate care ar putea face clientul să ezite să plătească.
• Furnizați o anumită dată limită. Acest lucru face mai puțin probabil ca clientul să vă pună factura pe backburner și să uite totul despre plata dvs.
• Oferiți o metodă de plată ușoară. Aflați ce metodă de plată este convenabilă pentru clientul dvs. (de exemplu, plata online) și, dacă este posibil, oferiți-i mai multe opțiuni.
• Permiteți o taxă pentru întârzierea plății. Precizați termenii de plată a facturii că, dacă plata nu este primită până la o anumită dată, veți aplica o taxă suplimentară.

Urmând acești pași simpli, ar trebui să puteți evita multe situații în care o factură ar fi fost altfel neplătită. Cu toate acestea, probabil că vor exista momente în care o plată nu este trimisă conform acordului, moment în care va trebui să contactați direct clientul.

Cum să urmăriți o factură (4 sfaturi)

În următoarele câteva secțiuni, vom arunca o privire asupra modului în care ar trebui să procedați atunci când urmăriți un client cu privire la o factură restante. Acționând aceste patru sfaturi cheie, puteți îmbunătăți șansele de a vă primi banii și de a nu vă arde punțile cu clientul.

1. Nu așteptați prea mult pentru o plată restante

În primul rând, este important să nu lăsați facturile restante neplătite pentru foarte mult timp. Uneori, oamenii simt că urmărirea prea devreme poate fi considerată insistentă sau neprofesională. Cu toate acestea, asta nu ar putea fi mai departe de adevăr.

De fapt, nimic nu poate fi mai profesionist decât să te aștepți ca acordul tău să fie onorat de toate părțile. Ca atare, ar trebui să urmăriți facturile restante de îndată ce scade data scade. Fiți politicos și nu vă asumați răutate sau incompetență. Ar trebui să fie suficient ceva simplu, cum ar fi: „Voiam doar să vă reamintesc că această plată era scadentă ieri. Îmi poți spune când să mă aștepți?”

În cazurile în care clientul pur și simplu a uitat să plătească sau a pierdut e-mailul, acest lucru este adesea suficient pentru a rezolva problema. După ce ați trimis e-mailul inițial de memento de plată, veți dori din nou urmărire în decurs de o săptămână dacă nu primiți răspuns.

2. Fii profesionist în orice moment în e-mailul de urmărire a facturii

Deși nu fiți plătit este, fără îndoială, o experiență frustrantă, este important să mențineți un ton și o atitudine profesională pe tot parcursul procesului. Acest lucru se aplică chiar dacă a trecut cu mult data scadentă a plății și nu ați primit niciun cuvânt de la client.

Realitatea este că pur și simplu nu este constructiv să te enervezi sau să iei personal lipsa unei plăți prompte. De fapt, este mult mai probabil să rezolvați rapid situația dacă mențineți un ton calm și politicos în toate comunicările cu clienții despre plățile restante.

A rămâne profesionist este cea mai bună șansă a ta de a te asigura că clientul va face același lucru, în timp ce a te emoționa este probabil să provoace un răspuns similar. De asemenea, merită să ne amintim că factura neplătită s-ar putea datora unei greșeli sincere, ceea ce înseamnă că riscați să ardeți o punte valoroasă trimițând un e-mail supărat cu factură restante sau aruncând acuzații.

3. Dacă trimiterea prin e-mail nu funcționează, sunați clienții pentru întârzierea plăților

Dacă ați trimis câteva e-mailuri în decurs de o săptămână sau două și nu ați auzit nimic, este posibil ca clientul să întâmpină probleme cu căsuța de e-mail. Mesajele tale ar putea ajunge în filtrul lor de spam sau pur și simplu și-au schimbat adresa sau ți-au furnizat una greșită din greșeală.

În această situație, este întotdeauna o idee bună să contactați printr-o metodă diferită. Dacă aveți numărul de telefon al clientului, de exemplu, puteți să-i sunați pur și simplu. În plus, vedeți dacă aveți o altă adresă de e-mail înregistrată sau dacă există altcineva în organizația lor la care puteți contacta. Nu-ți fie teamă să fii perseverent și să încerci diverse forme de comunicare până când ceva face clic.

4. Dacă toate celelalte eșuează în urma facturii, luați legătura cu avocatul dumneavoastră

Dacă acest proces a durat mai mult de o lună fără niciun răspuns sau plată, poate fi necesar să luați măsuri legale. În acest moment, ar trebui să vă contactați avocatul, care va putea trimite o scrisoare de cerere clientului. Aceasta va include suma restantă care vi se datorează, așa cum este menționat în factura originală.

Desigur, aceasta este o strategie de ultimă oră. Sper că nu veți fi niciodată într-o situație în care este justificat, dar ar trebui să fiți conștienți că poate fi necesar. Dacă clientul vă ignoră sau refuză să plătească, aveți dreptul de a căuta ajutor.

Concluzie

Este vital să fii plătit pentru munca ta, dar poți întâlni situații în care clienții fie uită, fie aleg să nu-ți trimită banii pe care îi datorează. În aceste cazuri, va trebui să fiți atenți la modul în care le urmăriți.

Pentru a recapitula, iată ce trebuie să aveți în vedere atunci când urmăriți facturile:

1. Nu așteptați prea mult pentru o factură restante.
2. Fii profesionist în orice moment.
3. Dacă trimiterea prin e-mail nu funcționează, sunați clientul.
4. Dacă toate celelalte nu reușesc, luați legătura cu avocatul dvs.

Aveți întrebări despre gestionarea facturilor neplătite? Spune-ne în secțiunea de comentarii de mai jos!